Использование ФСА в экономической оценке ИТ-проекта, как метода оценки воздействия бизнес-процессов и услуг ИС на бизнес предприятия

Основные принципы и понятия функционально-стоимостного анализа (ФСА).

Тема 9: МОДЕЛИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА

На сегодняшний день модель функционально-стоимостного анализа (ФСА) является наиболее развитым способом учета затрат. Внедрение информационных технологий зачастую изменяет бизнес-процессы предприятия. При большой доле накладных расходов в себестоимости, типичной для современного предприятия, это не может не сказаться на общих затратах. Количественная оценка такого изменения определяется именно моделью ФСА.

Функционально-стоимостной анализ (ФСА) был разработан в США на рубеже 1970-х – 1980-х годов и пришел на смену методу прямых затрат.

Основная причина устаревания последнего состояла в резком снижении удельного веса затрат на сырье, материалы и заработную плату производственных рабочих в себестоимости продукции, происшедшем после энергетического кризиса 1973 года.

Методология ФСА является обобщением метода прямых затрат, позволяющим единообразно учитывать все виды затрат предприятия.

Рассмотрим теперь основные понятия методологии ФСА:

- объект затрат – конечный продукт или услуга, затраты на которую анализируются в модели;

- ресурс – любой фактор производства, используемый предприятием. Примеры — труд, материалы, сырье, внешние услуги и т.д.;

- функция (действие, вид деятельности) – процедура, которая осуществляется людьми или машинами для получения объекта затрат;

- фактор затрат — измеритель интенсивности потребления функции или ресурса. Фактор затрат, измеряющий интенсивность потребления ресурса, называется фактором затрат ресурсов. Фактор затрат, измеряющий интенсивность потребления функции, называется фактором интенсивности функции (фактором использования).

Таким образом, в рамках модели ФСА определяется интенсивность потребления функций в расчете на каждый объект затрат, с одной стороны, и интенсивность потребления ресурсов функциями — с другой, что, в частности, подразумевает определение факторов затрат для всех функций

Первоначальное построение модели ФСА предполагает следующие этапы:

1. Определение цели проекта и его границ. На данной стадии обозначается цель проекта (например, анализ бизнес-процессов, расчет себестоимости продукции и т.д.). Различные цели для одной и той же организации приводят, вообще говоря, к различным моделям ФСА. Также задаются границы проекта, например компания в целом или отдельный завод.

2. Определение функций. Проводится инвентаризация видов деятельности в границах, установленных на шаге 1. В результате работ определяются:

- функции и их взаимоотношения друг с другом, ресурсами и объектами затрат (в терминах входа, выхода, механизма и управления);

- соответствующие иерархии функций, ресурсов и объектов затрат. Если модель строится с целью анализа бизнес-процессов, среди функций также могут выделяться добавляющие и не добавляющие стоимость, а также может проводиться классификация по иным признакам.

3. Построение модели функций в формате IDEF0 и первоначальной модели ФСА. На данной стадии в границах проекта создается функциональная модель (обычно в формате IDEF0), документирующая результаты, полученные на этапе 2. В качестве механизмов присоединяются ресурсы, задействованные при выполнении функций. Результатом является функциональный срез модели ФСА, обеспечивающий данные о функциях, ресурсах и объектах затрат, но не содержащий данных собственно об издержках.

4. Уточнение модели ФСА. Первоначальная функциональная модель перегруппировывается, исходя из конечной цели проекта. Например, функции, важные с точки зрения роли в бизнес-процессе, но имеющие низкую себестоимость, могут быть сведены в одну функцию или полностью удалены из модели. Аналогичные операции проводятся с ресурсами и объектами затрат. Конечный результат перегруппировки обусловлен целью проекта построения модели ФСА.

5. Определение факторов затрат. Фактор затрат играет двойственную роль в модели ФСА – с одной стороны, он представляет причину, по которой в бизнес-процессе собственно, происходят затраты (так, для функций обработки заказов фактором затрат является единичный заказ), с другой стороны – натуральный измеритель затрат (в приведенном примере заказ измеряется штуками). Сами факторы затрат могут быть двух видов. Факторы использования функций определяют интенсивность потребления функций в процессе создания объектов затрат. Факторы затрат ресурсов определяют интенсивность потребления ресурсов функциями. Для каждой функции определяется единственный фактор использования, для каждого ресурса – единственный фактор затрат. Если это невозможно, то требуется дальнейшая декомпозиция функции. При условии, что единственной целью проекта является определение издержек, декомпозиция функций завершается в тот момент, когда каждой функции присваивается фактор использования и каждому ресурсу – фактор затрат. Факторы затрат для различных функций и ресурсов могут, вообще говоря, совпадать, однако существенно установление соответствия «функция – фактор использования» и «ресурс — фактор затрат».

6. Определение путей соответствия. В модели ФСА, по сути, затраты перераспределяются с исходных счетов (обычно привязанных к статьям затрат и подразделениям предприятия) на объекты затрат. Путь от исходного счета к объекту затрат и называется путем соответствия. При этом с каждым путем соответствия должен быть связан фактор затрат, задающий механизм распределения первоначального счета затрат на промежуточные или окончательные объекты затрат (в качестве первых выступают функции). Механизм может представлять собой определенное процентное соотношение или критерий, построенный на некоем натуральном показателе (например, числе обработанных заказов). Таким образом устанавливается соответствие объектов затрат ФСА и счетов затрат традиционного учета.

7. Определение количественных соотношений факторов затрат. На данном этапе факторам затрат, распределяемым по нескольким путям соответствия, присваиваются веса для каждого из таковых Исходный счет затрат распределяется между путями соответствия либо равномерно, либо в заданном количественном/процентном соотношении. Для определения последних применяются следующие способы:

- исторические данные. Например, на протяжении рассматриваемого периода по объекту затрат А было обработано 100 заказов, а по объекту В – 150 заказов. Фактору затрат «число заказов на закупку» назначается количество 100 единиц для пути соответствия с объектом затрат А и 150 единиц для пути соответствия с объектом затрат В;

- наблюдения и измерения. Допустим, оператор А в среднем 80% времени тратит на продукт Р1 и 20% времени – на продукт Р2. Для путей соответствия, связанных с продуктами Р1 и Р2, устанавливаются процентные соотношения 80 и 20 соответственно. Количественные соотношения в этом случае устанавливаются путем умножения общего объема фактора затрат, например 160 часов за месяц, на соответствующие пропорции;

- интервью и оценки. Например, рабочий оценивает время, затрачиваемое машиной Ml на производство продукции PI и Р2 соответственно. Полученные значения присваиваются путям соответствия между фактором затрат «машинное время машины МI» и объектами затрат Р1 и Р2;

- моделирование, в ходе которого количественные соотношения факторов затрат определяются или верифицируются на основе численной модели рассматриваемой сферы деятельности.

Соотношение вышеперечисленных способов устанавливается, исходя из конкретной ситуации. Способ исторических данных предпочтителен при наличии таковых. В противном случае для наиболее важных факторов затрат применяются наблюдение и измерение (более точный и более дорогой метод), для прочих – интервью и оценки (менее точный, но более дешевый). Метод моделирования, как правило, завершает исследование и используется либо для определения сложных соотношений путей соответствия на основе всей совокупности имеющихся данных, либо для верификации уже определенных соотношений.

8. Сбор данных о затратах. До начала собственно работ по сбору данных необходимо зафиксировать период анализа ФСА. За этот период должна быть доступна необходимая информация о затратах. При отсутствии данных необходимо либо изменить период, либо воспользоваться приближенными значениями. В качестве исходных данных используются счета затрат главной книги, распределяемые по факторам затрат по путям соответствия.

9. Результат: определение затрат для различных объектов затрат. На этом этапе сформированная ранее структура функций и затрат вносится в расчетную систему. Под последней может пониматься широкий круг систем, начиная от системы таблиц MS Excel и заканчивая специализированными системами в архитектуре «клиент-сервер». На основании введенных данных определяются затраты для всех объектов затрат.

Итак, что же может дать ФСА в оценке воздействия ИТ-проекта на акционерную стоимость предприятия?

Во-первых, модель ФСА позволяет оценить затраты, связанные с отдельными бизнес-процессами предприятия. Таким образом, открывается возможность сравнительно достоверной оценки влияния ИТ-проекта на изменение затрат по тем или иным бизнес-процессам. При этом сопоставление моделей ФСА для существующих и предлагаемых в рамках ИТ-проекта бизнес-процессов определяет денежный поток от реализации ИТ-проекта (положительный или отрицательный). Задача, следовательно, состоит в сопоставлении ФСА-оценок существующих и проектируемых бизнес-процессов.

Оценка существующих бизнес-процессов в модели ФСА описана ранее (шаги 1-9). Проблему, таким образом, представляет построение модели ФСА для проектируемых бизнес-процессов ввиду невозможности использовать при определении затрат методов исторических данных, наблюдения и измерения, интервью и оценки, – иными словами, большинства методов построения модели ФСА. Рассмотрим порядок проведения такой процедуры исходя из того, что речь идет об эволюционном развитии бизнес-процессов предприятия, а не о широко; масштабном реинжиниринге (Под реинжинирингом в современной теории управления понимаются изменения, охватывающие более 20% бизнес-процессов предприятия). Данное предположение позволяет сделать следующие допущения, важные для дальнейшего рассмотрения:

- набор объектов затрат остается неизменным;

- набор ресурсов остается неизменным, не считая появления нового ресурса – информационной системы – и исключения предыдущей информационной службы (при ее наличии) из состава ресурсов, а также возможного сокращения численности сотрудников;

- набор факторов затрат за исключением факторов затрат, связанных с информационной системой, остается неизменным. В рамках этих допущений применение модели ФСА для определения денежного потока от ИТ-проекта сводится к оценке изменений функциональной модели и ее ресурсоемкости, то есть попросту к перегруппировке операций бизнес-процесса, изменению затрат на некоторые из них, появлению новых операций и удалению тех, которые стали излишними. Для оценки финансовых последствий изменений бизнес-процессов мы определим обитую модель изменения затрат на бизнес-процессы в рамках ИТ-проекта и опишем действия, необходимые для адаптации такой модели к реальному проекту.

Моделирование воздействия ИТ-проекта на бизнес-процесс состоит в выделении факторов, способствующих снижению и росту затрат. Дальнейшая адаптация модели к конкретному проекту будет состоять в оценке значимости выделенных факторов в рассматриваемом проекте.

Итак, к факторам снижения затрат в результате осуществления ИТ-проекта следует отнести:

- устранение функций повторного ввода данных и контроля их согласованности в результате повышения интеграции данных в масштабе предприятия;

- устранение функций контроля согласованности данных различных подразделений при внесении изменений;

- уменьшение трудозатрат на проведение рутинных операций по подготовке планов и отчетов (консолидации данных по формальным правилам, объемных выборок и группировок и др.);

- уменьшение трудозатрат на операции контроля за счет применения формальных алгоритмов при вводе данных.

В свою очередь, к факторам повышения затрат в результате ИТ-проекта относятся:

-увеличение трудозатрат на ввод отдельного торгового документа за счет более сложной системы признаков, сопровождающих документ в системе;

- возникновение функций, отсутствующих в простых информационных системах, таких как ведение системы справочников;

- увеличение сложности информационной системы и связанных с ней затрат на администрирование, техническую поддержку, самоподдержку и простои (см. модель ССВ).

В свете перечисленных факторов для оценки финансовых результатов ИТ-проекта в рамках модели ФСА необходимы следующие меры:

1. Инвентаризация функциональной модели существующих бизнес-процессов с точки зрения операций, относящихся к различным категориям снижения и повышения затрат.

2. Верификация полученных результатов по целевой модели бизнес-процессов, разработанной в ходе реализации ИТ-проекта. Одним из обязательных этапов ИТ-проекта является построение целевой модели бизнес-процессов. Верификация состоит в проверке реализации обнаруженных выгод и проблем в целевой модели бизнес-процессов. Таким образом, могут быть скорректированы целевая модель бизнес-процесса (не реализованы возможные выгоды), а также перечень выгод и проблем ФСА (выгоды в заданных рамках проекта не могут быть реализованы, а изменение рамок проекта нецелесообразно).

3. Оценка затрат ресурсов в проектируемых бизнес-процессах. Для скорректированной функциональной модели оцениваются выгоды и затраты.

4. Сопоставление затрат для существующей и целевой модели, фиксирование высвобождения и дополнительного привлечения ресурсов.

5. Разработка плана адаптации бизнес-процессов. Высвобождаемые люди должны быть либо уволены, либо переориентированы на другие задачи. Во втором случае необходимы затраты на обучение, реорганизацию и т.д. Аналогичным образом привлечение дополнительных людей требует затрат на рекрутинг и т.д.

6. Интегральная оценка финансового результата, включая затраты на адаптацию бизнес-процессов.

Следует особо отметить роль предпосылок эволюционного развития, сформулированных в начале данного раздела. Выполнение этих условий позволяет сопоставлять бизнес-процессы инкрементно — не выстраивая полную модель ФСА для планируемых бизнес-процессов. В противном случае, то есть при широкомасштабном реинжиниринге, оценка проекта невозможна без полной модели ФСА, поскольку, вообще говоря, изменяются факторы затрат и пути соответствия. Между тем достоверность этой модели в момент проектирования не может быть высокой, поскольку на этапе реализации в спроектированные бизнес-процессы могут быть внесены существенные изменения. Таким образом, оценка финансовых последствий проектов по реинжинирингу значительно менее достоверна, нежели соответствующая оценка проектов эволюционного развития бизнес-процессов.

Во-вторых, практикуемая в ФСА оценка затрат ресурсов на выполнение функций в натуральной форме (посредством факторов затрат и путей соответствия) позволяет оценить распределение ресурсов между функциями и бизнес-процессами в целом. Тем самым становится возможной оценка «узких мест» бизнес-процесса, а именно выявление «критического пути» — последовательности функций, определяющих общее время выполнения бизнес-процесса и ресурсов, формирующих данное время выполнения. То же касается других неденежных параметров бизнес-процесса: вероятности успеха, процента использования ресурсов, числа этапов бизнес-процесса и т.д. Приведем пример. Вероятность успеха относится к бизнес-процессам, успешное завершение которых не является предопределенным, например к бурению скважин в нефтяной промышленности или к выдаче и сопровождению ссуды в банковском деле. Вероятность успеха бизнес-процесса зависит от достоверности, своевременности и полноты полученной информации, возникающей в данном или в иных бизнес-процессах. Эти параметры информации определяются временем выполнения, а также качеством результата отдельных этапов бизнес-процессов, и, в свою очередь, зависят от состава и объема ресурсов, вовлеченных в бизнес-процесс. Анализ в рамках модели ФСА позволяет описать все вышеперечисленные зависимости в количественных терминах. Однако единовременный характер оценки, представляющей собой мгновенный срез бизнес-процесса, сужает круг задач, где возможно ее использование (так, управление производительностью требует по меньшей мере повторных измерений, оценивающих результат управления). По этой причине использование таких оценок требует перехода к расширенной модели ФСА, которая будет рассмотрена ниже.

Дата добавления: 2014-01-03