Особенности системы внутреннего контроля

Хороший и постоянный внутренний контроль требуется всем организациям. Налаженная система внутреннего контроля противодействует возникновению ошибок, которые могут быть в текущей работе, и следовательно, сводит к минимуму возможность принятия неправильных, невыгодных решений и возникновению убытков. Это относится в полной мере, как к непреднамеренным, так и умышленным ошибкам.

Причем случайные ошибки легко обнаружить при хорошем внутреннем контроле. Умышленным, зачастую можно противостоять только при хорошо продуманной системе постоянных проверок и разделения ответственности.

Что же такое внутренний контроль?

Под внутренним контролем подразумевается постоянная, ежедневная работа, позволяющая:

1. Сделать финансовую отчетность правильной;

2. Использовать ресурсы организации в соответствии с планами руководства.

Контроль позволяет принимать более и менее верные, правильные решения и постоянно выявлять фактическое состояние дел в хозяйственных системах различной степени сложности и структуризации.

Внутренний контроль следует рассматривать как определенную систему. Под системой понимается совокупность каких-либо элементов, объединенных по определенным признакам или взаимосвязям и составляющих единое целое.

Согласно определению, приведенному в МСА 400 «Оценки риска и внутренний контроль»: «Система внутреннего контроля» означает все процедуры и политику (внутренний контроль), которые приняты руководством субъекта для оказания помощи в достижении цели руководства субъекта, направленной, насколько это практически выполнимо, на обеспечение упорядоченного и эффективного ведения его деятельности, включая соблюдение политики руководства субъекта, сохранность активов, предотвращение и выявление мошенничества и ошибок, точность и полноту бухгалтерских записей, а также своевременную подготовку надежной финансовой информации.

Под системой внутреннего контроля субъекта хозяйствования следует понимать совокупность ее составляющих:

1. Контрольная среда;

2. Систему бухгалтерского учета;

3. Процедуры контроля.

Под контрольной средой понимают действия, мероприятия и процедуры, отражающие общее отношение высшего руководства (директоров, владельцев компании) к контролю и важности контроля для этой организации.

Состояние контрольной среды зависит от стиля работы руководителей, их философии и эффективной системы разъяснения целей контроля и надзора за деятельностью персонала. Другими словами, условия в которых осуществляется контроль, предусматривает наличие соответствующей структуры управления.

Контрольная среда формируется под воздействием следующих факторов:

1. Политика и стиль управления;

2. Организационная структура;

3. Распределение полномочий сотрудников;

4. Действия управленческого звена;

5. Отношение к персоналу;

6. Внешние факторы

Важнейшим фактором системы внутреннего контроля предприятия является политика и стиль управления, другими словами компетентность персонала, осуществляющего функции контроля. При частой смене руководителя и должностных лиц (вице-президента, финансового директора, главного бухгалтера) возрастает степень совершения с их стороны технических и управленческих ошибок вследствие недостаточного опыта и знаний в данном бизнесе. Отсюда текучесть и рядовых сотрудников (бухгалтеров), недовольных некомпетентностью принимаемых решений или постановки нереальных финансовых целей со стороны руководства.

Данное обстоятельство вызывает сомнения в способности предприятия поддерживать эффективную систему контроля.

Организационная структура. Важными аспектами организационной структуры является определение ключевых областей ответственности и порядка составления отчетов. Без правильного определения подотчетности трудно говорить об эффективности внутреннего контроля.

Распределение полномочий сотрудников. Обязательным условием, обеспечивающим эффективность контрольных процедур является выполнение ниже перечисленных четырех функций различными подразделениями или сотрудниками бухгалтерской службы:

1. Санкционирование хозяйственных операций. Разрешительная подпись на осуществление определенного вида операции.

2. Регистрация хозяйственных операций. Ведение учетных записей на соответствующих носителях информации (ручная и компьютерная обработка информации).

3. Обеспечение сохранности активов в ходе хозяйственных операций. Например, закрепление материальной ответственности (фактическое распоряжение) за определенными активами предприятия и осуществление контроля за их использованием.

4. Периодическое сопоставление существующих активов с суммами, записанными в учетных регистрах. Подразумевается периодическое проведение инвентаризации активов предприятия и принятие соответствующих мер по результатам проверки.

Обязанности должны быть распределены таким образом, чтобы две и более функции не выполнялись одним служащим. Такое распределение имеет следующие два преимущества:

1. Предупреждение умышленного искажения информации. Преднамеренное искажение информации потребовало бы сговора двух и более лиц;

2. Возможность координирования действий для обнаружения и исправления случайных и неправомерных ошибок

Действия управленческого звена. Знание процесса, с помощью которого аппарат управления образует системы, позволяющие осуществлять проверку, составлять отчеты по финансовой деятельности и проводить анализ таких отчетов говорит об эффективной системе контроля на конкретном предприятии.

Отношение к персоналу. Если напредприятии с персоналом ведется должная работа, то это говорит о том что персонал обладает достаточной компетентностью для квалифицированного исполнения своих обязанностей, что снижает вероятность допущения с его стороны ошибок и искажений в отчетной документации. Работа с персоналом предусматривает: разработку мероприятий и процедур, включающих системы поощрения, вознаграждения, обучения, контроля и оценки деятельности сотрудников, укомплектование предприятия необходимым и достаточным количеством сотрудников и создание для них оптимальных условий работы. То есть, если работа с персоналом ведется на должном уровне, то это говорит об соответствующе уровне эффективности системы контроля.

Внешние факторы, влияющие на работу предприятия. Внешние факторы, которые как правило не являются объектом контроля со стороны управленческого звена, могут также воздействовать на работу предприятия. Например, проверка со стороны банковских органов, таможенных служб и др. организаций, потребует от должностных лиц дополнительного контроля за соответствующими операциями., либо разработки специальных мероприятий и процедур контроля, что в свою очередь повышает эффективность системы контроля на предприятии. И на оборот, зависимость предприятия от решений внешних органов, может подтолкнуть ответственных лиц на неадекватные действия, что может отрицательно повлиять на эффективность системы внутреннего контроля.

Система бухгалтерского учета включает сбор, анализ и документирование хозяйственных операций. Она может считаться эффективной если отвечает следующим требованиям:

1. Операции в учете правильно отражают временной период их осуществления;

2. Операции в учете зафиксированы в правильных суммах;

3. В соответствии с принятой учетной политикой операции правильно отражены по счетам бухгалтерского учета;

4. Зафиксированы все операции, имеющие значение для учета и отчетности.

Хорошо налаженная система учета позволяет достигнуть следующих целей:

1. санкционирование операций осуществляется в соответствии с общим и специальным разрешением руководства;

2. все операции и сразу записываются в виде точной суммы в соответствующих счетах и в должный срок, чтобы дать возможность подготовить финансовые отчеты в соответствии с установленными принципами представления отчетности;

3. доступ к активам и записям разрешается только с разрешения руководства;

4. записанные активы сравниваются с имеющимися в наличии активами через определенные промежутки времени, а относительно всех расхождений принимаются соответствующие меры.

Другими словами система учета определяет, собирает, анализирует, пересчитывает, классифицирует, записывает, суммирует и представляет сведения об операциях и событиях. Такие процедуры и документы помогают руководству эффективно заниматься бизнесом и правильно составлять финансовую отчетность.

Процедуры контроля направлены на предотвращение, выявление и исправление ошибок и искажений, которые могут возникнуть в ходе учета хозяйственных операций. Процедуры, представляют собой особые мероприятия и процедуры сверх тех, которые являются частью системы контроля и бухгалтерского учета. Они выполняются для того, чтобы была уверенность, что цели поставленные системой внутреннего контроля будут достигнуты. Например, документирование информации по реализации товаров (процедура системы учета) на основе предварительно пронумерованных счетов (контрольная среда) являются частью системы проверки финансовой отчетности. А учет численной последовательности счетов-фактур является процедурой контроля, позволяющей получить уверенность в том, что были задокументированы все товарно-материальные ценности, предназначенные для отправки покупателям. Такими процедурами могут быть:

· Арифметическая проверка правильности бухгалтерских записей;

· Проведение сверок расчетов;

· Проверка правильности осуществления документооборота и наличия разрешительных записей руководящего персонала;

· Проведение периодически плановых и внезапных инвентаризаций кассовой наличности, бланков строгой отчетности, ценных бумаг и товарно-материальных ценностей на предмет выяснения соответствия данных бухгалтерского учета фактическому наличию перечисленных объектов;

· Использование для целей контроля информации из источников, расположенных вне данной организации;

· Меры, направленные на физическое ограничение доступа несанкционированных лиц к активам предприятия, к системе ведения документации и записей по бухгалтерским счетам; сравнение плановых и сметных показателей с фактически имеющими место и выяснение причин существенных расхождений.

Таким образом, система внутреннего контроля означает все методики и процедуры контроля, принятые руководством хозяйствующего субъекта для целей правильного и эффективного осуществления бизнеса, включая строгое соблюдение методов руководства, охрану активов, предотвращение и обнаружение мошенничества и ошибок, точность и полноту учетных записей и своевременную подготовку финансовой отчетности.

Для правильно организованной системы внутреннего контроля характерно:

· Система сбора информации своевременно выявляет имеющиеся ошибки;

· Действующая система ответственности не позволяет сотрудникам организации единолично совершать от начала до конца любые сделки;

· Имеется система согласований любых операций;

· Регулярно проводятся инвентаризации;

· Финансовая отчетность и отклонения от планов анализируются.

Построение внутреннего контроля может быть различным и зависит от деятельности организации, ее размера, степени оснащенности ЭВМ, возможностей руководства осуществлять личный контроль и многих других факторов.

На практике выбор системы внутреннего контроля зависит от разницы между затратами на внедрение определенной системы и предполагаемой выгодой от его применения.

Однако никакая система внутреннего контроля не может с абсолютной уверенностью подтвердить, что цели, ради которых она создана, достигнуты в силу существования неотъемлемых ограничений, каковыми являются:

· обычное требование руководства, заключающееся в том, чтобы затраты на внутренний контроль не превышали ожидаемого полезного эффекта;

· большинство процедур внутреннего контроля направлены на обычные операции, а не на операции неординарного характера;

· возможность допущения ошибки каким-либо лицом из-за небрежности, рассеянности, ошибок суждения и неправильного понимания инструкций;

· возможность избежать процедуры внутреннего контроля путем сговора членов руководства или сотрудников с лицами на хозяйствующем субъекте и за его пределами;

· возможность пренебрежения принципами внутреннего контроля лицами, ответственными за обеспечение внутреннего контроля;

· возможность того, что процедуры могут не отвечать требованиям из-за изменения условий, и потому соответствие процедуры может нарушаться.

Дата добавления: 2014-01-03