Стиль и оформление служебных документов

Текст служебного документа не спутаешь ни с каким другим текстом. Это говорит о том, что за годы существования служебной документации у нее выработался свой стиль, подчиняющийся определенным правилам, которые составной частью входят в деловой этикет.

Специфическую «окраску» таким документам придает использование сложившихся в отечественном делопроизводстве формулировок и языковых штампов, таких, как:

«освободить от занимаемой должности...»;

«контроль за исполнением возложить...»;

«оплата гарантируется...»;

«во исполнение решения...»;

«мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт в том, что...»; «настоящая справка выдана (кому) в том, что (предмет справки), для предъявления (куда)» и т.д.

Наличие таких штампов облегчает процесс составления служебных документов и обеспечивает им нужную информативность, облегчает, «стандартизирует» процесс восприятия документов. Этим же обус­ловливается и необходимость лаконизма, точность формулировок, однозначность смыслового содержания служебных документов.

Деловой этикет требует, чтобы документы были достоверными, доказательными, объективными, убедительными. Точность в подборе фактов, оценках ситуации особенно необходима в документации, отражающей конфликтные моменты в сфере деловых отношений. Если, например, готовится отказ в просьбе, то он должен быть на­писан в доброжелательном тоне с убедительными объяснениями, чтобы оставалась возможность продолжения деловых отношений. Поэтому не следует начинать письмо с отказа, прежде необходимо объяснить, чем он вызван.

Хотя документы пишутся, как правило, в нейтральном тоне, сам СТИЛЬ документа может быть расценен как доброжелательный или грубый, как вежливый или бестактный и т.п.

Как отмечают специалисты, современной деловой документации скорее присуща сухость, чем увлечение чрезмерной вежливостью. Западный стиль в этом отношении несколько мягче.

Неприятное впечатление от документа оставляет неаккуратность его оформления. Следует внимательно вычитывать документ, чтобы устранить возможные ошибки и описки. Нередко наблюдается неверное построение текста, несоразмерное расположение его частей, отсутствует разбивка по абзацам, что значительно затрудним восприятие текста. В служебных документах следует бороться с неправильным использованием слов и терминов, неуместным пни неоправданным употреблением иностранных слов, ненужными или непонятными адресату сокращениями и т.п. Нужно помнить, существуют официально установленные требования к оформлению документов. В частности, помимо тех требований, которые уже были названы, можно отметить следующие.

В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы, причем на первой странице цифра «1» не ставится. Номера страниц должны проставляться посередине верхнего поля листа арабскими цифрами на расстоянии 10—15 мм от верхнего края.

Текст документов рекомендуется печатать через 1,5 интервала. До­кументы мелкого формата допускается печатать через один интервал. Если документы предполагается издать типографским способом, они печатаются через два интервала.

Реквизиты (наименование организации, адрес и т.д.), состоящие из нескольких строк, печатаются через один интервал. При этом со­ставные части наименования адресата, грифа утверждения, отметки о наличии приложения, грифа согласования следует отделять друг от друга 1,5—2 межстрочными интервалами. А сами реквизиты отделя­ются друг от друга 2—4 межстрочными интервалами.

Название вида документа печатают прописными буквами. Рас­шифровка подписи печатается на уровне последней строки наиме­нования должности. Если документ подписывается несколькими должностными лицами и их подписи располагаются одна под другой, наименование должностей и расшифровку подписей разделяют 2—4 межстрочных интервала.

Дата в служебных документах может оформляться любым из следу­ющих способов: 20.05.95 или 20.05.1995. После цифр, обозначающих год, точка не ставится. В зависимости от назначения документа до­пускается приводить элементы даты в такой последовательности: год, месяц, день месяца. Допускается также словесно-цифровой способ оформления дат в актах, служебных письмах, приказах, протоколах, других документах, содержащих сведения финансового характера. Например: 17 января 1995 г. или 17.01.95.

Если в тексте используются цифры, то следует знать, как их записывать. Например, число 159 000 в тексте документа выглядит так: 159 тыс. Такая запись значительно облегчает восприятие цифр.

Однозначное число пишется словом, а не цифрой, например: товар доставлен в трех контейнерах. Если однозначное число сопровождается единицей измерения, оно пишется словом: на одно изделие требуется три метра ткани. Многозначные числа, как правило, записываются цифрами. Но если цифра стоит в начале предложения, ее следует писать словами.

Дата добавления: 2014-01-03