Протокол

Протокол – це документ колегіальних органів, у якому фіксують місце, час, мету й результат проведення зборів, конференцій, засідань, нарад та ін. У протоколі занотовують склад присутніх і відсутніх, зміст доповідей, що заслухані, та винесені ухвали з обговорених питань.

Протоколом також оформляється певна діяльність адміністративних, державних, міждержавних структур, слідчих, міліцейських та судових органів.

Відповідно до обсягу фіксованих даних усі протоколи поділяють на три групи.

Стислі (короткі), текст яких містить лише назви обговорених питань (під рубрикою “СЛУХАЛИ”) та ухвалу або поширену резолюцію щодо цих питань (під рубрикою “УХВАЛИЛИ”).

Повні, у тексті яких, окрім ухвал, стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зібрання. До повного протоколу заносять також запитання доповідачам та конспективний запис виступів під час обговорення.

Стенографічні, у яких дослівно зафіксовано виступи, репліки, запитання, обговорення та весь хід засідання, зборів.

У протоколах зазначають такі відомості:

1. Назва документа (посередині) та порядковий номер (після слова “Протокол”).

2. Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада).

3. Назва установи, підприємства чи організації, де відбулися збори, конференція.

4. Дата проведення зборів, наради, засідання.

5. Кількісний склад учасників.

6. Порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді, конференції.

7. Текст поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить пункти: “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “УХВАЛИЛИ”.

8. Перелік додатків до протоколу.

9. Підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови зборів, секретаря).

Текст протоколу, записаний на підставі виступів учасників зібрання, повинен бути стислим і лаконічним (для стислих і повних), але має містити інформацію, яка всебічно та зрозуміло характеризує обговорення конкретних питань.

Зразок:

Протокол № 17

загальних зборів трудового колективу

швейної фабрики “Зоряна”

10.02.2006 м. Тернопіль

Присутні: генеральний директор фабрики Федченко Є.П., заступник ген.директора з господарської роботи Петренчук І.Д., начальники відділів: Шелеховський М.В., Піддубна К.Я., Цвіркун Г.П., начальники цехів: Яременко Л.Ф., Зайчук С.О., працівники фабрики – 170 ос. (список додається).

Відсутні: Іваненко О.Д., Грачов Д.Ю.

Порядок денний:

1. Впровадження нових технологій у виробництво.

2. Заходи щодо упорядкування навколишньої території.

1.Слухали: Шелеховського М.В. з інформацією про підготовку до впровадження сучасних технологій у виробництво.

Виступили: 1. Піддубна К.Я. – запропонувала залучити до розробки нових моделей весняної колекції (з урахуванням впровадження нових технологій) спеціалістів міського “Будинку моделей”.

2. Яременко Л.Ф. – нагадав про необхідність заміни старого обладнання на нове, яке б відповідало сучасним технологічним процесам.

Ухвалили: 1. Залучити до виробничого процесу спеціалістів міського “Будинку моделей”.

2. Впровадити сучасні технології у виробництво (контроль доручити Шелеховському М.В.).

2. Слухали: Петренчука С.О. з інформацією про заплановані заходи щодо упорядкування навколишньої території.

Виступили: Зайчук С.О., Дьяченко В.Ю. з пропозицією розробити графік черговості робіт щодо упорядкування навколишньої території та призначити відповідальними за кожен з видів робіт конкретні цехи та відділи.

Ухвалили: Доручити складання графіка черговості щодо упорядкування навколишньої території Цвіркуну Г.П.

Додатки:

1) список учасників зборів на 5 с. в 1 пр.;

2) текст виступу Шелеховського М.В. на 3 с. в 1 пр.;

3) текст виступу Петренчука І.Д. на 2 с. в 1 пр.

Голова зборів підпис С.А.Коломієць

Секретар підпис І.В.Донченко

ВИТЯГ ІЗ ПРОТОКОЛУ

Витяг із протоколу – один із найпоширеніших видів документації. Він є короткою формою повного протоколу й відображає конкретне питання.

Витяг надається окремим особам чи надсилається організаціям, установам на їх письмовий запит. У протоколі, із якого зроблено витяг, зазначають, на якій підставі, кому й коли подано чи надіслано документ.

Реквізити:

1. Назва документа.

2. Номер документа, із якого робиться витяг.

3. Назва організації, установи, яка проводила засідання, нараду.

4. Дата проведення зборів, засідання.

5. Номер питання, що розглядалося, і його суть (як його сформульовано у протоколі).

6. Винесена ухвала щодо питання, яке розглядалося.

7. Посада, прізвище та ініціали того, хто підписав оригінал (без його підпису).

Зразок:

Витяг із протоколу № 5

засідання профспілкового комітету

Рівненського педагогічного коледжу

від 24.05.2006

2. Слухали: Боярову В.С. з клопотанням про надання путівки до оздоровчого санаторію “Лісовий” у зв’язку з реабілітацією після операції.

Ухвалили: надати Бояровій В.С. путівку до названого санаторію.

Оригінал підписали:

Голова зборів Я.І.Стороженко

Секретар О.Б.Ступка

Печатка

Дата добавления: 2014-01-03