Основные преимущества электронной почты e-mail

Интернет — система глобальной связи в режиме реального времени.

Электронная почта (e-mail)

Электронная почта весьма удобна в использовании и дешевле, чем другие средства передачи информации (обычная почта, факс или теле­фон). Этот вид связи позволяет эффективно передавать информацию в режиме реального времени, причем в самом разнообразном виде и в форме, позволяющей отправителю и получателю не тратить дополни­тельных усилий ивремени на перепечатку и компьютерный набор.

• Относительно низкая стоимость

• Простота и удобство пользования

• Передача в режиме реального времени

• Возможность передачи разнообразной информации

• Четкость учета и регистрации

При условии оплаты подключения к Интернету пользование элек­тронной почтой не требует дополнительных расходов, что делает эту форму передачи информации в настоящий момент самой дешевой. Оп­лачивается только подключение к сети Интернет и не требуется пла­тить *за каждое отправленное и полученное сообщение.

К достоинствам электронной почты можно отнести также доволь­но массовый охват, масштабы которого включают всех пользователей сети Интернет E-mail позволяет лучше, причем непосредственно, изу­чить и обслужить потребителей фирмы, активно развивать деловые от­ношения с ее партнерами. При этом техника и время передачи инфор­мации многочисленным адресатам практически так же просты, как и при передаче информации одному респонденту.

При этом информация с помощью e-mail передается в весьма удобной форме, которая обеспечивается специальной программой и не требует дополнительного набора сообщения, если это документ или другая информация, содержащаяся в компьютере или компью­терной сети. Электронная почта удобна и для получателя, поскольку ему не нужно переоформлять и перепечатывать ее. Он может исполь­зовать ее либо в полученном виде, либо видоизменять в требуемых це­лях, не перепечатывая. Естественно, это не только упрощает проце­дуру передачи, получения и использования информации, но и эконо­мит время.

Экономия времени прежде всего обеспечивается тем, что информа­ция передается в режиме реального времени. Практически сразу, как информация отправлена, она уже получена адресатом, что выгодно от­личает ее от связи по обычной, даже самой быстрой, почте.

Электронная почта позволяет отправлять и получать различного вида сообщения: не только набранные текстовые сообщения, но и файлы из баз данных: текстовые файлы, фотографии, таблицы, рече­вые и музыкальные сообщения. В этом случае информация передается в электронном формате, что позволяет отправителю и получателю не тратить времени на ее дополнительную обработку, поскольку отсутст­вует необходимость ввода печатной информации или ее преобразова­ния в электронную форму. При этом практически мгновенно можно сделать сколько угодно копий информации и в случае необходимости дополнить и разослать ее по нужным адресам и т.д., что значительно упрощает работу с материалами и документами в компании. Особо следует отметить легкость переадресовки и распространения инфор­мации с помощью электронной почты.

Электронная почта позволяет исключить ошибки, возможные при перепечатывании информации, и не требует дополнительной провер­ки и считывания. Передача информации, с помощью электронной почты четко фиксируется как у отправителя так и у получателя. В соответствующих директориях указываются число, час и минута отправления и получения информации. Кроме того, если информация не была по­лучена адресатом, это также фиксируется как неотправленная коррес­понденция. Все это позволяет четко учитывать отправленную и полу­ченную почту без дополнительных затрат времени и усилий на ее реги­страцию. Такая форма почты позволяет осуществлять контроль за перепиской каждого сотрудника фирмы.

Электронная почта является в настоящее время основным видом связи между компаниями и между компаниями и потребителями. В ряде стран уже изданы законодательные акты, подтверждающие право считать подписи в коммерческих документах (контрактах, со­глашениях и др.), пересылаемых по электронной почте, юридически правомочными, и они приравниваются к подписи в письменной фор­ме в реальных условиях. Также важно, что использование электрон­ной почты не требует обязательного присутствия адресата для полу­чения и немедленного ответа, как это, например, происходит при те­лефонном общении.

Однако существуют определенные недостатки этого, казалось бы, второстепенного вида связи:

1) имеются серьезные опасения в надежности и достоверности по­лучаемой информации, например, адрес и/или само сообщение могут быть поддельными. С такой проблемой призваны бороться специаль­ные программы шифрования текстов и включение в конец каждого от­правляемого сообщения файла цифровой подписи;

2) при передаче электронных сообщений необходимо помнить, что система не может обеспечить их конфиденциальность и они могут быть намеренно или случайно использованы в корыстных и крими­нальных целях;

3) избыточный рост количества получаемых информационных со­общений также создает серьезные трудности в компании. Лишняя ин­формация, так называемый информационный шум, осложняет работу соответствующих подразделений фирмы. В этом случае рекомендуют устанавливать в компьютеры специальные программы-фильтры, пропускающие только обусловленную особыми ограничениями информа­цию, сортирующие ее согласно инсталлированным критериям и бло­кирующие и уничтожающие ту информацию, которую данная фирма получать не хочет; *

4) своей простотой электронная почта ослабляет внимание сотруд­ников компании, и отправляемая ими корреспонденция может быть неправильно понята и привести к серьезным ошибкам в работе с парт­нерами;

5) при всех своих достоинствах электронная почта не может и не должна полностью заменить другие формы общения, и особенно лич­ные контакты в бизнесе.

Дата добавления: 2014-01-03