Разработка плана, этапов и сроков работы по проекту

Планированием называется непрерывный процесс определе­ния наилучшего способа действий для достижения поставлен­ных целей. Логически оно связано с остальными основопола­гающими функциями менеджмента: организацией, мотивацией, регулированием, контролем, координацией, учетом и анализом.

Главное в планировании работ по инновационному проекту — непрерывное поддержание стратегии проекта с учетом происхо­дящих изменений на пути к достижению целей. В проекте пла­нируется предметная область (результаты проекта, их характери­стики и комплекс работ), стоимость, время выполнения всего j проекта и его отдельных этапов, качество, затраты, риски, объем поставок.

Наряду с общими принципами планирования в рассматри­ваемой области используются и принципы научной обоснованно­сти работы, согласованности, доминирования стратегических ас­пектов, гибкости и эластичности.

Принцип гибкости характеризует способность планов реаги­ровать на проявления неучтенных факторов, отражать риски, свойственные рыночной экономике.

Принцип эластичности проявляется в способности сохранять необходимые резервы даже при оптимальных решениях и преду­сматривать плановые варианты¹. Планирование деятельности предприятий опирается на достигнутый уровень показателей в предыдущий отчетный период, производственную мощность и нормативы ее достижения. При составлении планов проектов отправными точками являются: ТЭО, научно-исследовательский и конструкторский потенциал, техническое задание (ТЗ) и дого­вор на проведение НИОКР.

ТЗ необходимы в обязательном порядке при выполнении проектов по заказу государственных органов, министерств и ве­домств, учреждений Российской Академии наук, внебюджетных фондов и других крупных инвесторов.

¹ Морозов Ю.П. Инновационный менеджмент. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000.

Различают разновидности ТЗ: на выполнение научно-исследовательских работ (НИР), на выполнение опытно-конструкторских работ (ОКР) и технологических работ. ТЗ на выполнение НИР содержит следующие сведения:

§ наименование темы НИР;

§ исполнитель;

§ заказчик;

§ основание для разработки;

§ статус работы;

§ источник финансирования;

§ исходные данные;

§ состояние проблемы;

§ цель работы;

§ отличия, новизна, преимущества;

• содержание работы;

• конечный результат работы;. область применения;

• внедрение результатов работы;

• права сторон;

• требования к представляемой продукции;

• условия приемки работ;

• стоимость работ;

• сроки выполнения работ;

• предмет нормирования;

• перечень основных исполнителей;

• требования к составу исполнителей;

• перечень рецензентов;

• особые условия.

В приложении 1 содержатся методические указания по запол­нению каждой позиции. Для проектов, имеющих локальный ха­рактер и невысокую стоимость работ, может применяться упро­щенный вариант ТЗ на выполнение НИР:

• тема НИР;

• характеристика НИР;

• исполнитель (руководитель);

• вуз (организация), в котором проводится НИР;

• основание для проведения;

• направление научной деятельности вуза (организации), по которому проводится НИР;

• приоритетное направление науки и техники, по которому проводится НИР;

• коды темы по ГРНТИ (государственная регистрация науч­но-технической информации);

• ключевые слова и словосочетания, характеризующие тема­тику НИР и ожидаемые результаты;

• срок выполнения работы;

• плановый объем средств на проведение НИР;. имеющийся научный задел;

• цели, содержание и основные требования к проведению НИР;

• ожидаемые результаты;

• научная, научно-техническая и практическая ценность ожи­даемых результатов; технико-экономические показатели;

• предполагаемое использование результатов.

В ТЗ на выполнение ОКР добавляются технические (тактико-технические) требования; стадии и этапы разработки; порядок контроля и приемки (приложение 2). К тактико-техническим тре­бованиям относятся:

• состав продукции и требования к конструктивному устрой­ству (и ее содержанию);

• показатели назначения;

• требования к надежности;

• требования к технологичности;

• требования к уровню унификации и стандартизации;

• требования безопасности;

• эстетические и эргономические требования;

• требования к патентной чистоте;

• требования к составным частям продукции, сырью, исход­ным и эксплуатационным материалам;

• условия эксплуатации (использования);

• дополнительные требования (к учебной продукции, трена­жерам, сервисной аппаратуре, стендам для проверки про­дукции и др.);

• требования к маркировке и упаковке;

• требования к транспортировке и хранению.
Планирование по проекту также учитывает качества целей и,

в частности, их соподчиненность. В процессе планирования идут от более значимых целей (вышестоящих) к менее значимым, рассматриваемым как задачи. Работы определяются по содержанию, после чего оценивается их продолжительность и стоимость.

Предметная область проекта определяется в результате его осмысления, в ней содержатся сведения о том, какая информа­ция требуется для выполнения НИР, и перечислены методы, сред-

ства и способы, необходимые для выполнения проекта. Напри­мер, можно воспользоваться методом структурной декомпози­ции и техникой творческого процесса («мозговая атака», запись идей, творческая конфронтация, системно-техническое структу­рирование и др.). Для анализа результатов можно использовать технико-экономический анализ информации, функционально-стоимостный, системный и другие разновидности.

При выработке различных подходов к проекту и генерации вариантов осуществления проекта могут быть использованы:

• логические и интуитивные методы, включая вероятностные и альтернативные сетевые модели;

• имитационное моделирование;

• метод экспертных оценок;

• методы качественного анализа.

Для оценки доходов и прямых и косвенных затрат повсе­местно применяется стоимостный анализ, в котором при оценке предпочтительности того или иного варианта используется на­бор критериев и показателей.

После определения предметной области составляется кален­дарный план. На его основе организуется согласованная работа всех участников. Он определяет даты начала и окончания отдель­ных работ, их последовательность, исполнителей, ресурсы, стои­мость, промежуточные и конечные результаты по этапам, поря­док приемки работ и в некоторых случаях — источники финан­сирования (если их несколько). В качестве примера ниже при­водится форма этого документа, который служит обязательным приложением к договору (контракту) на выполнение НИР. Ка­лендарные планы составляются на весь жизненный цикл проекта.

Для оценки продолжительности работ проекта используется информация об объемах и количественных характеристиках, исполь­зуемых ресурсах и исполнителях. Чем больше исполнителей, тем короче продолжительность выполняемых работ. Но при этом воз­растает стоимость проекта, поэтому всегда существует система ограничений лимитирующих состав команды при планировании объекта по временным параметрам. Такими ограничениями преж­де всего являются размер используемых материально-техничес­ких и других ресурсов и интенсивность выполнения работ.

Продолжительность отдельных работ, суммирующихся затем этапы и направления, может быть определена различными ме­тодами:

• методом аналогии, если имеются сведения об аналогичных
работах и проектах;

• анализом коммерческих баз данных по оценке продолжи­тельности работ;

• использованием имеющейся в СНиПах, справочниках нор­мативной базы;

• применением экспертных оценок и учетом оптимистиче­ских, пессимистических и наиболее вероятных оценок вре­мени при формировании сетевых моделей;

• моделированием с помощью генерации случайных чисел с учетом различных допущений (метод Монте-Карло).

Наибольшее распространение получили вероятностные ме­тоды определения продолжительности работ. При нормальном законе распределения применяется формула:

Чтобы уложиться в рамки установленных сумм бюджета, в лю­бом проекте рассчитываются, затраты на заработную плату коман­ды, стоимость потребленных материалов, сырья и использования оборудования, оплата транспортных услуг и услуг связи и т.д.

Документ, в котором определены все необходимые расходы на подготовку и реализацию проекта, называется сметой затрат. В ней обосновываются:

• необходимость применения оборудования;

• необходимость приобретения материалов;

• объем и направления использования средств, относящихся к накладным расходам (транспортные, почтовые и комму­нальные услуги, услуги связи, оплата текущего ремонта и

т.д.);

• стоимость работ, выполняемых исполнителями и соиспол­нителями.

Смета расходов на выполнение работ по проекту имеет при­веденную ниже форму (табл. 7.2).

Предметные статьи расходов кодируются в соответствии с установленным рубрикатором — шестизначным кодом. Напри­мер, оплата труда — 110100, начисления на оплату труда — 110200, командировки и служебные разъезды — 110400, приобретение обо­рудования и предметов длительного пользования — 240120 и т.д.

Вторая работа, которая осуществляется по планированию стои­мости проекта, состоит в разработке бюджета проекта, представ­ляющего собой распределение планируемых затрат в соответст­вии с этапами и сторонами выполнения проекта. В небольших проектах расчет сметы затрат и разработка бюджета происходят как один процесс. В сложных проектах предусматривается вы­полнение названных работ по каждому направлению.

При планировании затрат используются различные методы:

• расчетные — определяют потребности в ресурсах на основе норм и нормативов (по труду, расходу материалов, техно­логические нормативы и др.);

• метод экспертных оценок — привлекают независимых спе­циалистов и консалтинговые фирмы;

• нормативы отчислений и платежей в бюджет и внебюджет­ные фонды и др.

На основе сметной документации производятся расчеты за выполнение работ между заказчиком и исполнителем, осущест­вляется и финансирование проекта, выполняется экономический анализ расходования финансовых средств по направлениям, сро­кам и этапам и тем самым обеспечивается в дальнейшем кон­троль за использованием бюджетных средств.

В сложных проектах может быть предусмотрено составление различных по видам смет:

• сводной сметы, определяющей все виды затрат на весь проект;

• локальных смет, составляемых на отдельные виды работ и процессы;

• объективных смет;

• сметных расчетов на отдельные виды затрат.

Впроектах на выполнение НИР и ОКР в качестве обязательного элемента планируются конечные показатели.

Конечными результатами могут выступать: норма, стандарт, материал, технология, процесс, методика, Устройство, опытный образец, конструкторская докумен-

тация, аннотация, научно-исследовательский отчет, про­грамма и другая продукция;

• патенты;

• монографии, статьи и другие публикации.

В любом случае конечные показатели должны иметь более высокий научный, технический, технологический, организаци­онный, методический, социальный, экономический уровень, от­личаться высокой степенью совершенства, обеспечивая ускоре­ние научно-технического и социального прогресса.

Экономический эффект проекта определяется разностью меж­ду суммой выгод от осуществления проекта и суммой затрат на его разработку и реализацию.

Возможны два подхода к определению экономического эф­фекта от применения проекта:

1) сравнивает результаты (объемы выпуска, производитель­ность труда, производственные затраты и т.д.) до применения проекта и после;

2) означает определение тех же критериальных показателей при условиях: без проекта и с учетом действия проекта.

Первый подход не исключает влияния других внутренних и внешних факторов, действовавших одновременно с внедрением проекта (изменения цен, тарифов, внедрения отдельных органи­зационно-технических мероприятий и т.д.), учесть их влияние зачастую не представляется возможным. Кроме того, этот под­ход предполагает выбор базисного периода, а в качестве послед­него принимается субъективно наиболее благоприятный период работы организации по ограниченному кругу показателей, что не всегда согласуется с предметной областью проекта.

Данные обстоятельства ведут к искажениям в оценке ожи­даемых результатов от применения проекта, поэтому предпочти­тельнее второй подход.

Экономическая оценка проектов осуществляется на этапе составления бизнес-плана проекта или при определении его эф­фективности. Для крупных проектов составляется сводный план управления, включающий результаты планирования всех функ­ций управления проектом.

Дата добавления: 2015-07-13