Особенности письменной речи в деловом общении

В настоящее время развитие бизнеса сделало возможным изменение письменных форм, создание новых форм речевых моделей в деловом общении. Особенностью официально-делового стиля является унификация документов, т.е. установление единообразия состава и форм управленческих документов. Вторая особенность – стандартизация – форма юридического закрепления унификации. В их рамках создана Единая государственная система документации, изданы ГОСТы, развивается система, связанная с электронными видами коммуникации.

Специфика культуры письменной официально-деловой речи заключается в том, что она предполагает владение двумя нормами: текстовыми и языковыми.

Вся система речи строится как стандарт (нормативный документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции; правила, обеспечивающие производство). При этом используется документ (лат. Свидетельство), т.е. деловая бумага, обладающая юридической силой. Документ состоит из отдельных элементов, которые называют реквизитами (лат. требуемое, необходимое). Основные функции документа: информационная, коммуникативная, управленческая, правовая. Документ оформляется на бланке, т.е. бумаге с воспроизведёнными типографским способом реквизитами. Именно реквизиты обеспечивают юридическую силу документа. Совокупность реквизитов и их расположение называют формуляром документа.

Нормы документа (текстовые и языковые)

Текстовые нормы связаны со сложившейся официально-деловой ситуацией. Ситуация диктует выбор соответствующего документа.

Для текстовых норм важны требования к построению определённых типов и частей. Текстовые нормы документов различают три степени жёсткости:

1. Образец-матрица. Он характеризуется фиксированием всех основных параметров текста:

а) набором элементов (реквизита),

б) их последовательностью,

в) их пространственным расположением.

Для него существуют готовые бланки с необходимыми реквизитами. Это, например, справка, доверенность.

2. Образец-модель. Он даёт большую свободу. Здесь фиксируются два основных параметра текста: а) набор реквизитов, б) их последовательность. Это, например, деловое письмо, заявление.

3. Образец-схема. Характеризуется одним параметром – набором реквизитов. Например, объяснительная записка.

К языковым нормам документа относятся точность, логичность, однозначность, краткость и стандартизация текста, использование для этого готовых форм, клише.

Точность и стандартизация влекут за собой использование:

1) специальной лексики, приближенной к терминологии (истец, ответчик, вышестоящий, контракт, импорт, кредит);

2) конструкций типа вышеуказанный, нижеследующие, нижеподписавшийся, а также устойчивых словосочетаний;

3) предлогов (в связи с болезнью, в соответствии с протоколом);

4) глагольно-именного сказуемого (принима ть участие, провести расследование, произвести осмотр);

5) пассивных конструкций (оплата гарантируется, документация возвращена);

6) утверждения через отрицание (учёный совет отклоняет);

7) синтаксической схемы перечисления.

Все эти нормы закреплены в ГОСТах, утверждённых Правительством России, и различных руководствах, справочниках, инструкциях.

Речевой этикет документа

В деловой сфере общения важное значение придаётся этикетным нормам.

1. Формы общения начинаются со слов «уважаемый». На первое место перед фамилией ставится слово «господин». Если указывается имя-отчество, то обращение принимает личный характер. Восклицательный знак после обращения указывает на взволнованность, запятая же снижает эмоциональность.

2. Категория одушевлённости используется очень редко (неправ. В связи с тем, что школа ушла играть в футбол…).

3. Пишут «прошу, сообщаю». «Я» употребляется только в докладных и объяснительных записках.

4. Местоимение «он» тоже не используется. Используются Ф.И.О.

5. Служебные документы должны быть нейтральны по тону. Поэтому в изложении содержания не допускаются иронизирование, вульгарность, грубость. Также не следует впадать в излишнюю вежливость. Тон должен быть уважительным и доброжелательным, текст предельно корректным.

Служебные документы применяются в общественной практике и личной.

Схема личной практики: частное лицо® организация; организация® частное лицо.

Схема общественной практики: внешние связи - организация® организация; внутренние связи – должностное лицо® должностное лицо.

Личная документация

К личным документам относятся заявление, доверенность, объяснительная записка, автобиография резюме, расписка и др.

Заявление - документ, содержащий просьбу лица и адресо­ванный организации или должностному лицу учреждения. Ключевое слово – просить.

Его основные компоненты:

-адрес (наименование официальной должности, инициалы лица, которому адресовано заявление);

-должность, фамилия, инициалы заявителя (чье заявление, а не от кого) в родительном падеже;

- краткая аргументация существа дела: в связи с чем написано заявление, каковы основания для положительного решения вопроса, конкретные сроки и условия желательного варианта решения;

- дата и подпись заявителя.

Расположение частей заявления:

1. Наименование адресата – должность, фамилия, инициалы (в дательном падеже) пишется вверху с отступом в треть строки.

2. Фамилия, имя, отчество заявителя - под адресом без предлога от .(Если заявление пишется на имя работника той же организации, к которой относится автор заявления, то последний должен указать свою должность после фамилии и инициалов, а если заявление адресовано в какую-либо иную организацию, то подающий заявление указывает свой адрес).

3. Заголовочная часть (наименование документа пишется в середине листа с заглавной буквы).

4. Текст заявления пишется с красной строки.

5.Опись прилагаемых документов.

6. Подпись заявителя (внизу справа).

7.Дата подачи заявления (ниже подписи и слева листа, число и год пишутся цифрами, а месяц словами).

Оформление наименования адресата:

Если оно представляет собой название организации, то ставится в винительном падеже; если это название должностного лица - в дательном падеже.

Клишированные элементы:

1. Просьба выражается:

Прошу + инфинитив (разрешить, допустить и т.п.)

Прошу Вашего разрешения (согласия) + на что? (на зачисление, на выезд)

2. Конструкции для ввода аргументации: ввиду того, что...; в связи с тем, что...; на основании то, что; потому что...; так как...; учитывая (что?)...

Доверенность- документ, дающий кому-либо право (полномочия) действовать от имени лица, выдавшего доверенность.

Структура доверенности на получение денег

1. Наименование документа.

2. Фамилия, имя, отчество (иногда должность, адрес, паспортные данные – в зависимости от цели написания доверенности) доверителя.

3. Фамилия, имя, отчество (иногда должность),адрес, паспортные данные доверенного лица.

4. Содержание доверенности (КТО – доверяю – КОМУ - ЧТО СДЕЛАТЬ) (сумма пишется цифрами и в скобках прописью).

5. Подпись доверителя.

6. Дата выдачи доверенности.

7. Наименование должности и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя.

8. Дата удостоверения и подпись.

Расположение частей доверенности:

1.Наименование документа пишется в центре строки.

2.Текст начинается с красной строки.

3. Дата - слева, подпись – справа.

4.Под датой и подписью необходимо предусмотреть место, чтобы заверить документы.

Объяснительная записка - документ, содержащий объяснение причин какого-либо нарушения в производственном процессе.

Структура объяснительной записки

1.Наименование адресата (руководитель организации, подразделения).

2.Фамилия, инициалы, должность работника, пишущего объяснительную записку.

3. Заголовочная часть (наименование документа пишется в середине листа с заглавной буквы).

4. Текст объяснительной записки.

5. Опись прилагаемых документов.

6. Подпись (внизу справа).

7. Дата написания объяснительной записки (ниже подписи и слева листа, число и год пишутся цифрами, а месяц словами).

Расписка – официальный документ, удостоверяющий получение чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т.п.), заверенный подписью получателя.

Структура расписки

1. Наименование документа (в центре, с заглавной буквы).

2. Фамилия, имя, отчество, должность лица, дающего расписку.

3. Наименование учреждения, предприятия или лица, от которого получено что-либо.

4. Точное наименование полученного с указанием количества или суммы (количество и сумма пишутся сначала цифрами, затем в скобках прописью).

5. Подпись получателя (справа).

6. Дата составления расписки (слева).

Автобиография как деловой документ (в отличие от литературной автобиогра­фии) должна содержать сведения, социально значимые и важные для офи­циального представления о жизни человека с учетом цели создания доку­мента. Так, при поступлении на работу следует назвать свою основную специальность и время окончания вуза (другого учебного заведения), должности, которые занимал автор документа в предыдущие годы, владе­ние смежными специальностями, знание иностранных языков и пр.

В автобиографии принята хронологическая последовательность в из­ложении основных событий жизни, стандартизированное начало.

Каждый новый блок информации нужно начинать с определения времени и графически обозначать абзацем.

Концовка документа стандартна: дата и подпись.

Резюме как особый вид документа

Резюме – краткое письменное описание занимаемых в течение жизни должностей, мест работы и образования.

Цель составления резюме – представить свою рабочую биографию наиболее выигрышно (и в то же время объективно), для того чтобы получить желаемую работу.

Резюме напоминает анкету, но предполагает большую свободу.

Работодатель может уделить вашему резюме не более 20-30 секунд. Поэтому ваша информация должна быть представлена в наиболее сжатой и удобной форме.

Резюме составляют по следующей форме:

· фамилия, имя, отчество;

· дата и место рождения;

· семейное положение, если есть дети, указать дату их рождения;

· гражданство;

· адрес и телефон (домашний и служебный);

· должность, которую хочет получить соискатель;

· образование (перечень начинается с указания последнего учебного заведения, которое окончил соискатель, далее перечисление идёт в обратном порядке);

· опыт работы (где и кем работал, перечисление идёт в обратном хронологическом порядке);

· профессиональные навыки (знание языка, владение компьютером и пр.)

· возможные командировки;

· личные качества (ответствен/ответственна, коммуникабелен/коммуникабельна, доброжелателен/доброжелательна);

· увлечения;

· дата составления

Дата добавления: 2017-01-14