Приглашения и рассылка их

Составление списка приглашенных.

Выбор вида приема.

Организация приемов.

Любой прием должен быть предварительно подготовлен самым тщательным образом. В подготовку приема входят: выбор вида приема, составление списка приглашаемых лиц, рассылка приглашений, составление плана рассадки за столом на завтраке, обеде или ужине. Составление меню, сервировка стола и обслуживание гостей. Подготовка тостов или речей, составление схемы приема.

В зависимости от случая, по которому необходимо устроить прием, избирается вид приема. При этом следует учитывать международную дипломатическую практику, согласно которой наиболее торжественными, а следовательно, и наиболее почетными видами приемов является обед или вечерний прием. Если речь идет о гостящих в стране главе или премьер – министра, министра иностранных дел, другого члена правительства страны пребывания, то целесообразно избрать обед. В менее важных случаях следует воспользоваться другими из выше перечисленных видах приемов. При этом всегда следует учитывать протокольные традиции и обычаи, установившиеся в данной стране. Эти традиции помогут в выборе вида приема.

Одним из важнейших моментов организации приема является составление списка гостей. Приглашение на дипломатический прием всегда носит политический характер, поэтому составление списков должно поручатся ответственному работнику и утверждаться руководителем учреждения, устраивающего прием. Составитель списка, прежде всего, должен определить общее количество гостей, которое предлагается пригласить на прием. Это количество не должно превышать нормальных возможностей обслуживания и помещений, где будет проходить прием, при этом необходимо учесть определенный процент гостей, которые в силу разного рода причин не смогут или откажутся быть на приеме.

В список гостей с иностранной стороны, прежде всего, включается представители официальных гостей, дипкорпуса, если он приглашается, и представители общественности. На приемы, проводимые в узком составе, не рекомендуется приглашать лиц с резко противоположными взглядами и позициями. Чтобы такие приемы прошли успешно, на них целесообразно приглашать лиц одинаковой партийной принадлежности или связанных взаимной дружбой и интересами.

Приглашения на прием направляются на бланке, отпечатанном типографским способом. Имя, фамилия приглашенного и его должность пишутся от руки или на машинке. Для приемов по случаю национального праздника или в честь какого – либо государственного деятеля или делегации заказываются специальные бланки, на которых указанно, по какому случаю проводится прием.

При организации завтраков, обедов и других приемов с рассадкой гостей за столом в приглашении содержится просьба ответить (R.S.V.P. или «просьба ответить»). В случае, когда завтрак или обед дается в честь премьер – министра или министра иностранных дел страны пребывания или другого высокопоставленного лица, приглашение ему высылается только после того, как ему сделано устное приглашение и оно им принято. В этом случае буквы R S.V.P. на письменном бланке зачеркиваются и над ними пишутся буквы “p. m.” Или “pour memoire”, или “to remind”.

Когда под буквами R. S. V. P. («просьба ответить») написано regrets only («только в случае отказа»), то ответ следует давать в том случае, если по каким – либо причинам Вы не сможете присутствовать на данном мероприятии.

Приглашения рассылаются в зависимости от местной практики не позднее, чем за одну – две недели до приема. В зависимости от конкретных обстоятельств приглашения рассылаются с курьером или почтой. Приглашение официальным лицам и видным деятелям рекомендуется всегда рассылать с курьером.

Рассадка за столом на официальных завтраках, обедах или ужинах осуществляется в соответствии с общепринятыми протокольными правилами.

Рассадка требует строгого соблюдения признанного служебного или общественного положения гостей. Нарушение этого основного правила рассадки может быть истолковано, как сознательное нанесение ущерба как лично гостю, так и стране им представляемой, что может привести к неприятным последствиям или осложнениям в отношениях. В качестве примера можно привести такой случай, ставший уже широко известным. Французский посол в США Альфан был приглашен на обед к американскому сенатору. Когда он пришел и увидел план рассадки за столом, то заявил, что за стол не сядет, так как считает, что ему неправильно отведено место. Он сказал: «Как Альфан, я могу сидеть хоть под столом, но как посол, как представитель Франции я должен занять место, подобающее представляемой мной стране». Сенатору пришлось срочно изменить план рассадки.

Чтобы избежать трудностей в рассадке, необходимо еще до рассылки приглашений иметь точное представление о том, на какие места будут посажены гости. С этой целью заранее составляется примерный план рассадки и, в случае обнаруживающихся затруднений с рассадкой, вносят поправки в намечаемый список приглашаемых на завтрак, обед или ужин.

Во избежание ошибок в рассадке старшинство гостей проверяется в протокольной службе ведомства иностранных дел.

Соблюдаются следующие правила рассадки: первым считается место справа от хозяйки дома, вторым – слева от хозяйки дома; в отсутствие женщин первым считается место справа от хозяина дома, вторым – слева от него; гость особо высокого ранга может быть посажен напротив хозяина дома, в этом случае вторым будет место справа от хозяина дома; если хозяйка дома отсутствует, на ее место может быть посажена одна из приглашенных женщин или же, как сказано выше, мужчина самого высокого ранга; женщина не сажается рядом с женщиной, муж с женой; женщина не сажается на концы столов; учитывается знание языков рядом сидящих гостей; в доме иностранного дипломата предпочтение оказывается представителям местных гостей перед иностранными дипломатическими представителями и наоборот; после (или во время какого – либо двухстороннего совещания или конференции) возможна рассадка на завтраке, обеде или ужине одной делегации напротив другой; почетным является место напротив входной двери, а если дверь находится сбоку, на стороне стола, обращенной к окнам, выходящим на улицу; в случае необходимости переводчики могут сажаться сзади гостей.

Дата добавления: 2017-01-14