Документы по личному составу

Документы по личному составу составляют особую роль делопроизводства, они характеризуют правовую, трудовую и служебную детальность работников организации. Создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками.

Обязательное ведение кадровой документации на любых предприятиях предусмотрено: КЗОТом, Инструкцией по ведению трудовых книжек и т.д. Документы чаще не «гостированы» по оформлению, могут применяться унифицированные трафаретные формы.

Имеют длительные сроки хранения и хранятся в сейфах, шкафах отдельно от документов, содержащих сведения производственного характера.

К ним относят: приказ по личному составу, заявление, трудовой договор, трудовая книжка, личное дело, резюме, характеристика.

Приказ по личному составу – фиксирует сведения о кадрах (приём на работу, перемещение, увольнение, отпуск, поощрение). Оформляются на бланках формата А4, хранятся 75 лет. Часто из приказа делаются выписки (копия подлинного документа).

Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приёме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска. Пишется от руки, в произвольной форме. На заявлении о приёме ставится виза руководителя подразделения или ведущего специалиста и резолюция (решение) руководителя.

Заявление поступает в отдел кадров, или работнику, ведущему документы по кадрам, издаётся приказ. Хранение заявлений производится в соответствии с Перечнем Росархива (ст. 343) 5 лет.

Трудовой договор – это соглашение между трудящимися и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определённой специальности, с подчинением трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечить условия труда, предусмотренные законодательством, соглашением сторон.

Составляется в 2 экземплярах и подписывается руководителем и работником, заверяется печатью организации.

Различают основные и дополнительные условия договора. Основные: соглашения о работе по одной или нескольким специальностям, квалификации, месте работы, срок действия и вид трудового договора, условия оплаты труда. Дополнительные могут касаться любых вопросов труда, социально-бытового обслуживания работника.

Срочный трудовой договор заключается в том случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределённый срок, с учётом характера предстоящей работы. Заключаются в основном тогда, когда работа не имеет постоянного характера (замещение работника, находящегося в отпуске, командировке).

Трудовые договора включаются в состав личных дел. Если личные дела не заводятся, то они формируются в отдельное дело по алфавиту. Хранятся 75 лет, если отсутствует приказ по личному составу или 5 лет после увольнения при наличии приказа по личному составу.

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий стаж работы. Она ведётся на предприятиях независимо от формы собственности, только по месту работы. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Все записи вносятся в трудовую книжку после издания приказа, не позднее недельного срока, при увольнении – в день увольнения. Оформление и порядок ведения трудовой книжки изложены в «Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях». Работник своей подписью заверяет правильность внесения данных, и ставит печать.

Хранится 50 лет, при увольнении выдаётся на руки.

Личное дело – совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Оформляется после издания приказа о приёме на работу. Порядок работы с ними не регламентируется, организация сама решает вопросы их ведения.

Хранится 75 лет в специально оборудованной комнате, назначается ответственный за ведение.

Резюме – документ, содержащий сведения биографического характера, представляется лицом при трудоустройстве. Текст резюме не должен превышать 2 страниц печатного текста. В резюме обязательно должна быть указана информация об образовании, трудовой деятельности, специальных знаниях, семейном положении. Хранится в архиве организации 5 лет.

Характеристика – документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение администрации о нём. Составляет администрация и общественные организации, по просьбе работника.

Характеристику подписывает руководитель предприятия, структурного подразделения, ведущий специалист, подпись заверяется печатью. Также, как и резюме хранится 5 лет.

Дата добавления: 2015-07-13