Нормативно-методическое регулирование делопроизводства 1 страница

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методической база - документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб, подразделений и работников учреждения.

Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления.

Типология, языковое и композиционное представление деловых бумаг закреплены следующими основными документами:

1. Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.
Стандарт распространяется на постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования стандарта являются рекомендуемыми.

2. Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (Утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477), которые устанавливает единый порядок и общие требования к организации и ведению делопроизводства.

3. Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утверждены приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76). Положения Методических рекомендаций устанавливают общие требования к организации и функционированию подразделений документационного обеспечения управления (служб делопроизводства), документированию управленческой деятельности, созданию документов и организации работы с ними в федеральных органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах и распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных технологий.

4. Инструкциями по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, их территориальных и структурных подразделений, разработанными на основе Методических рекомендаций Федерального архивного агентства в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в процессе деятельности организаций и подразделений, совершенствования делопроизводства.

5. Законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела.

6. Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Оформление текстов и графической информации научной, технической документации и деловых бумаг основывается также на Государственных стандартах по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД) и Межгосударственных стандартах Единой системы конструкторской документации (ЕСКД).[15]

В современных условиях законодательная база в области делопроизводства и архивного дела требует дальнейшего развития и совершенствования, особенно в части электронного документирования, электронного документооборота и создания электронных архивов.

В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт. Основные стандарты в области делопроизводства:[16]

- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.

- ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

- ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой.

- ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

- ГОСТ Р 50922-96. Защита информации. Основные термины и определения.

Нормативные документы по труду служат для определения численности работников, исчисления затрат времени на выполнение конкретных заданий и определения объемов выполняемых работ. В настоящее время действует несколько нормативных документов.

- Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Разработаны Центральным бюро нормативов труда (ЦБНТ) Минтруда РФ в 1995 году и рекомендованы для определения трудоемкости работ и численности работников в органах власти, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Нормативная часть этого документа содержит:

a) нормы затрат времени на работы по документационному обеспечению управления (обработку, регистрацию, учет количества и контроль исполнения документов, ведение карточек и т. д.);
b) нормы затрат времени на работы сотрудников архива (каталогизацию, создание справочного аппарата к архивам, учет документов, контроль за сохранностью и т. д.).

- Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. Разработаны ВНИИДАД в 1992 году и содержат нормативы времени для составления планов и договоров. По ним можно произвести расчет трудозатрат, проанализировать производительность труда работников и рассчитать их численность.

- Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Разработаны ЦБНТ Минтруда РФ в 1993 году. Предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в обычных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов. Нормы времени распространяются на все виды работ с документами и разделены на два блока:

a) нормы времени на работы по документационному обеспечению управления (разработку должностных инструкций, номенклатуры дел организации, унифицированных форм и типовых текстов документов и т. д.);
b) нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизированной архивной технологии работы (составление статистических отчетов, выполнение запросов по поиску документов и т. д.).

Классификаторы предназначены для автоматизации работ с документами. Они позволяют при поиске, сортировке и обработке использовать специальные коды, которые присваиваются документам. Классификаторы – это нормативные документы, которые содержат перечень наименований документов и их кодов в систематизированном виде. Классификация и кодирование применяются в статистике, экономике, банковском и таможенном деле. Классификаторы сокращают многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов. Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ). В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов.[17]

По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. К сфере делопроизводства можно отнести следующие классификаторы:

- Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

- Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Российская Федерация не имеет единого органа, который бы осуществлял единые порядки и единую юридическую ответственность за всю документацию, которая создаётся на её территории. Вместо этого ответственность за документы лежит на отдельных органах государственной власти, которые управляют ими в силу своих функциональных обязанностей. Государственная архивная служба, её ведомства, собирают и хранят документы.

Центральный орган федерации отвечает за рационализацию делопроизводства. Этими ведомствами разрабатываются нормативы, рекомендации относительно делопроизводства как единого целого, в отдельных направлениях взаимодействия с документацией.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:[18]

- правила оформления документов;

- правила работы с документами;

- обеспечение сохранности документов;

- порядок передачи документов на архивное хранение;

- работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);

- внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

- работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

- юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Если говорить о состоянии нормативно-правовой базы сферы делопроизводства в современных условиях, то нельзя не отметить, что законодательная база в области делопроизводства и архивного дела требует дальнейшего и скорейшего развития и совершенствования.

В большей степени это в первую очередь касается электронного документирования и документооборота, а также создания электронных архивов.

Основные тенденции развития законодательно-нормативной базы в области управления документами в России:[19]

1. Попытка гармонизировать российское законодательство в области управления документами с законодательством Европейских государств, а также стран ближнего зарубежья и СНГ.

2. Ужесточение требований к определенным видам деятельности, в том числе к документированию этой деятельности.

3. Активное расширение сферы использования электронных документов, как в государственном управлении, так и в коммерческой деятельности.

Сложности переходного периода обусловлены многоуровневостью законодательно-нормативного регулирования не только на федеральном, но и на региональном и муниципальном уровнях.

Принятые законодательные изменения и те изменения, которые планируется внести в законодательство в ближайшее время, показывает, насколько они масштабны и значительны. Принятое законодательство пока не может в полной мере эффективно применяться, поскольку для этого необходимо разработать значительное число подзаконных нормативных актов.

Самый, пожалуй, актуальный вопрос в нормативной базе сегодня - это обеспечение правового статуса электронного документа в течение его жизненного цикла. В ближайшее время нормативно должна быть решена задача по обеспечению юридической силы, аутентичности и подлинности электронных документов. Разрозненный характер законодательства не дает возможность сформировать государственную конструкцию информационной системы, обеспечивающей эффективное функционирование СЭД, в т.ч. в различных архивах.

Несмотря на трудности, работа по развитию и совершенствованию нормативной базы делопроизводства движется.

ГЛАВА II. АНАЛИЗ ВНУТРЕННЕЙ РЕГЛАМЕНТАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «ВОЛНААВТО»

2.1. Основные направления деятельности, задачи и функции ООО «ВолнаАвто». Структура и личный состав ООО «ВолнаАвто»

Объектом исследования дипломного проекта является ООО «ВолнаАвто».

Компания ООО «ВолнаАвто» находится по адресу 173003, Великий Новгород, ул. Большая Санкт-Петербургская д. 39 корп. 11.

Основным видом деятельности является «Оптовая торговля автотранспортными средствами». Организация также осуществляет деятельность по следующим неосновным направлениям:

- розничная торговля автотранспортными средствами,

- техническое обслуживание и ремонт автотранспортных средств,

- оптовая торговля автомобильными деталями, узлами и принадлежностями,

- розничная торговля автомобильными деталями, узлами и принадлежностями,

- оптовая торговля прочими строительными материалами,

- розничная торговля строительными материалами, не включенными в другие группировки,

- деятельность автомобильного грузового транспорта.

Общество с ограниченной ответственностью «ВолнаАвто» создано в соответствии с действующим на территории РФ законодательством, в частности, Гражданским Кодексом РФ, Законом «Об обществах с ограниченной ответственностью», а также Уставом, утвержденным решением учредителей, от 10 июня 2005 года.

Общество с ограниченной ответственностью подразумевает организацию, уставный капитал которой включает доли, распределяемые между учредителями. Ей присущи следующие характерные черты:

– уставный фонд организуется путем долевого участия учредителей;

– члены общества несут ответственность только в сумме, не превышающей размер вклада;

– создать такую организацию может как юридическое, так и физическое лицо;

– в качестве учредителей может выступать один человек либо группа лиц.

Для обеспечения деятельности Общества образуется Уставный капитал в размере 10 600 (Десять тысяч шестьсот) рублей.

Основной целью ООО «ВолнаАвто» является осуществление коммерческой деятельности для извлечения прибыли.

ООО «ВолнаАвто» создано для осуществления хозяйственной деятельности в целях удовлетворения общественных потребностей в его услугах и реализации на основе получения прибыли экономических интересов учредителей.

В ООО «ВолнаАвто» проводится интенсивная работа одновременно со всеми посредниками. Предприятие арендует складские площади и офисные помещения.

Численность персонала ООО «ВолнаАвто» составляет 7 человек.

На рисунке 2 представлена организационная структура ООО «ВолнаАвто».

Данная организационная структура относится к типу функциональных.

Рисунок 2 - Организационная структура управления ООО «ВолнаАвто»

Оценка финансово-хозяйственной деятельности проводится на основании данных об основных показателях, характеризующих финансовое состояние предприятия, взятых из финансовой документации. Можно проследить деятельность организации по основным экономическим показателям, представленным в таблице 1.

Таблица 1.

Расчет динамики финансовых результатов

№ п/п	Показатель	2013 год	2014 год	Прирост
Тыс. руб.	%
1.	2.	4.	5.	6.	7.
1.	Объем реализации (без НДС)				30,6
2.	Себестоимость производственная				32,6
3.	Валовая прибыль				19,3
4.	Управленческие расходы				13,9
5.	Коммерческие расходы				26,4
6.	Прибыль от реализации				17,4
7.	Прочие доходы				37,6
8.	Прочие расходы				35,5
9.	Налогооблагаемая прибыль				17,3
10.	Налог на прибыль				17,3
11.	Чистая прибыль				17,3

Рост объема реализации составил 95805,0 тыс. руб., что связано с ростом спроса на основные виды услуг ООО «ВолнаАвто». При этом темп роста себестоимости в 201 году превышал темпы роста выручки на 2,0%, что сказалось на замедлении темпов роста валовой прибыли – она увеличилась на 189,3%, что в денежном выражении составило 9314,0 тыс. руб.

В 2014 году выросли и управленческие, и коммерческие расходы, при этом коммерческие расходы выросли на 26,4%, поэтому темп роста прибыли от реализации был еще ниже, чем у валовой прибыли – 17,4%.

Прочие доходы в 2013-2014 годах были ниже прочих расходов – на 457,0 тыс. руб. и 565,0 тыс. руб. соответственно. Это замедлило темпы роста балансовой прибыли – он составил 17,3%, то есть уменьшился на 0,1% по сравнению с темпами роста прибыли от реализации.

Чистая прибыль в 2014 году выросла на 4138,0 тыс. руб.

Таким образом, ООО «ВолнаАвто» может быть охарактеризовано как успешное предприятие, которое работает прибыльно.

2.2. Анализ организации документационного обеспечения управлением в ООО «ВолнаАвто»

Анализ организации документационного обеспечения управления в ООО «ВолнаАвто» должен включать в себя несколько элементов, такие как:

1. Анализ организации службы делопроизводства

2. Анализ общего документопотока в организации за год

3. Анализ внутренних нормативных документов, регламентирующих работу с документацией в ООО «ВолнаАвто»

4. Общую характеристику работы с документами в организации на основе локальных правовых актов.

В ООО «ВолнаАвто», как в любой другой малой организации, есть специалисты, которые занимаются ведением делопроизводства. Однако эти специалисты не объединены в одну службу ДОУ, а занимаются обособленно различными направлениями документационной деятельности и ведением документации по определенному направлению.

В ООО «ВолнаАвто» ведением делопроизводства занимаются следующие специалисты:

- секретарь занимается ведением документации, связанной с непосредственной деятельностью организации, а также ведением кадровой документации;

- бухгалтер фирмы занимается оформлением и учетом коммерческой документации;

Проанализируем подробно каждое из указанных направлений.

Секретарь фирмы осуществляет следующие функции по ведению кадрового делопроизводства:

1. По оформлению и учету:

- оформление приема на работу рабочих, инженерно-технических работников и служащих, назначения на руководящие должности, оформление трудовых договоров, ознакомление с политикой качества предприятия;

- оформление перевода на другую работу, отпусков, прекращения трудового договора;

- оформление, ведение и хранение личных дел работников;

- заполнение и ведение личных карточек, алфавитных книжек;

- оформление и ведение, учет и хранение трудовых книжек;

- учет молодых специалистов;

- учет работников предпенсионного возраста;

- учет представляемых к награждению и награжденных работников;

- внесение изменений в учетные данные работников;

- подготовка и сдача документации по кадрам в архив;

- ведение архивного делопроизводства;

- оформление списков на получение и возврат страховых медицинских полисов и организация выдачи и возврата их работникам предприятия.

2. Подготовка исходных данных для обработки на ЭВМ.

3. Составление сведений о ходе приема на работу по всем категориям работников.

4. Оформление больничных листков в части подтверждения непрерывного стажа работы.

5. Выдача работникам предприятия справок, копий (выписок) документов о настоящей и прежней работе.

6. Учет состояния трудовой дисциплины в подразделениях предприятия.

7. Участие в планировании дополнительной потребности предприятия в необходимом количестве рабочих, инженерно-технических работников и служащих требуемых специальностей и квалификации, обеспечение ими подразделений предприятия.

8. Составление совместно с подразделениями расчета дополнительной потребности предприятия в молодых специалистах.

10. Проведение анализа качественного состава рабочих, инженерно-технических работников, служащих, осуществление мероприятий, направленных на качественное улучшение кадров.

11. Ведение работы по замещению руководящих и инженерно-технических должностей, занятых работниками без соответствующего образования, дипломированными специалистами.

12. Организация работы по подготовке резерва руководящих кадров.

13. Анализ высвобождаемых работников и характеристик квалификационных требований к кадрам для комплектования имеющихся и вновь создаваемых рабочих мест.

14. Участие в работе по определению потребности в переподготовке (переквалификации), освоении новых профессий:

- в подготовке предложений по организации обучения специалистов, зачисленных в резерв руководящих кадров;

- в проведении аттестации персонала.

15. Оформление документов для назначения пенсий, пособий.

16. Контроль за использованием рабочего времени, соблюдение трудовой дисциплины.

17. Контроль за своевременным уходом работников в очередные отпуска согласно графикам.

18. Своевременное оформление документов к оплате (отпуска, больничные листы, справки).

19. Подготовка материалов, проектов, приказов по работе с кадрами.

Кадровое делопроизводство занимает наибольший объем – около половины всех временных затрат секретаря. Это свидетельствует, во-первых, о важности кадрового делопроизводства как элемента кадровой работы, а, во-вторых, о необходимости грамотной и методической организации работы с кадровыми документами.

В состав кадровой документации, используемой в ООО «ВолнаАвто» входят следующие документы:

- трудовой договор (контракт);

- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1);

- личная карточка (форма № Т-2);

- учетная карточка научного работника (форма № Т-4);

- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);

- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);

- табель учета рабочего времени (форма № Т-13);

- личные заявление работников предприятия;

- графики отпусков;

Эффективное управление документацией невозможно без установления и поддержания строго определенного порядка обработки документов. Решение этой важной задачи делопроизводства обеспечивается посредством разработки особого документа – графика документооборота.

График документооборота – это документ, устанавливающий рациональный порядок (сроки и очередность) обработки бухгалтерских документов с учетом их количества и исходя из потребности бухгалтерской службы в документированной информации.[20] Функциональное назначение графика заключается в минимизации материальных и временных затрат на обработку бухгалтерских документов, создании оптимальных условий для работы с указанными документами должностных лиц предприятия и, в конечном счете, в повышении эффективности деятельности бухгалтерской службы предприятия в целом.

В соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете работу по подготовке проекта графика документооборота организует главный бухгалтер ООО «ВолнаАвто». Непосредственная подготовка проекта реализуется бухгалтером, отвечающим за ведение бухгалтерского делопроизводства.

Для составления проекта графика документооборота ООО «ВолнаАвто» используются следующие исходные данные:

­ перечень документов, подлежащих исполнению (в целом по бухгалтерской службе и отдельно – по ее структурным подразделениям);

­ перечень исполнителей, допущенных к подготовке соответствующих видов бухгалтерских документов;

­ сроки исполнения документов;

­ типовые технологии обработки документов.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по обработке документов, с указанием их исполнителей, порядка взаимодействия, а также сроков выполнения соответствующих работ.

Пример оформления графика документооборота представлен на рисунке 3.

Наименование документа

Создание документа

Проверка документа

Обработка документа

Передача в архив

Количество экземпляров

Ответственный за выписку

Ответственный за оформление

Ответственный за исполнение

Срок исполнения

Ответственный за проверку

Кто представляет

Порядок представления

Срок представления

Кто исполняет

Срок исполнения

Кто исполняет

Срок исполнения

Рисунок 3 – График документооборота ООО «ВолнаАвто» на 2010 год

Проект графика документооборота утверждается приказом руководителя предприятия. Выписки из графика документооборота передаются исполнителям (соответствующим подразделениям) для применения в практической деятельности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное, полное и качественное исполнение бухгалтерских документов и достоверность содержащихся в них сведений несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением графика документооборота организует главный бухгалтер ООО «ВолнаАвто».

Табель форм документов – это подготовленный в соответствии с действующими на предприятии правилами перечень унифицированных форм документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и должностными лицами.

Альбом унифицированных форм документов – это подготовленный в соответствии с действующими на предприятии правилами сборник унифицированных форм документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и должностными лицами предприятия. Подготовку табеля и альбом форм документов бухгалтерской службы в ООО «ВолнаАвто» проводят одновременно. Подготовку проектов табеля форм и альбома форм организует главный бухгалтер ООО «ВолнаАвто» совместно с бухгалтером, отвечающим за ведение бухгалтерского делопроизводства.

Таким образом, в системе делопроизводства компании ООО «ВолнаАвто» выделяются три основных направления – кадровое, бухгалтерское и общеорганизационное.

Далее представим характеристику документопотока в организации по данным годового документооборота и анализу объемов входящей, исходящей и внутренней документации.

Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. Принято выделять три основных документопотока организации:

- поступающие (входящие) документы;

- отправляемые (исходящие) документы;

- внутриведомственные документы.

Для более наглядной характеристики объема входящих, исходящих и внутренних документов в ООО «ВолнаАвто», на рисунке 4 представлены графики объемов указанных видов корреспонденции за 2012-2014 гг.

Рисунок 4 - Объем документооборота по видам корреспонденции в ООО «ВолнаАвто» за 2012-2014 гг.

Наибольший объем документопотоков приходится на входящие документы, что объясняется, в первую очередь, тем, что сюда относятся различные нормативно-правовые акты, справочная документация, распоряжения и т.п., отправляемые в ООО «ВолнаАвто» вышестоящими инстанциями, и не всегда требующими ответа. Объем документопотока входящих документов вырос за три года на 7,7%, в том числе, за счет роста числа контрагентов, с которыми фирма ведет переписку.

На втором по объему месте находится исходящая документация, объем которой вырос на 16,5% за 2012-2014 гг., что также связано с развитием коммерческой деятельности компании.

А вот динамика объемов внутренней документации отрицательная – ее объем сократился на 16,8% за три года, что является положительной тенденцией, так как чрезмерный внутренний поток документов не всегда свидетельствует об эффективных коммуникациях, наоборот, свидетельствует о растущей бюрократии, так как внутренние документы также надлежит фиксировать.

В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго уровня. Например, документы, поступающие в организацию, могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращения граждан и др. Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.). Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов.[21]

Дата добавления: 2015-08-31