Правила оформления реквизитов документов

Чтобы правильно составлять документы, необходимо знать правила оформления реквизитов.

2.1.1 Реквизит «Дата». Датирование документа обязательно для придания ему юридической силы. Датой документа является дата его подписания, утверждения или события, которое зафиксировано в документе, например в актах, протоколах. Датой вступления распорядительных документов в силу считается дата их доведения до адресата, если в самом документе не указан иной срок.

Все служебные отметки на документе, связанные с его созданием, прохождением и исполнением, например, визирование, согласование, регистрация, написание резолюций, в обязательном порядке датируются.

Дата служит одним из поисковых признаков и обязательно указывается при оформлении юридически точных и полных ссылок на документ.

Дата подписания (принятия) документа и индекс наносятся на специально отведенном на бланке месте. Если документ составлен не на бланке, его дата и индекс (номер) проставляются так же, как на бланке.

Дата оформляется от границы левого поля, через 2 интервала после названия вида документа, подписи двумя способами: 9 апреля 2010г. или 09.04.2010. Первый способ применяется преимущественно при указании дат в тексте финансовых документов, а также в нормативных правовых актах, второй – при датировании документов после подписания, утверждения, согласования, а также в реквизитах «Текст», «Ссылка на индекс и дату входящего документа», «Резолюция», «Визы», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии», «Отметка о переносе данных на машинный носитель».

2.1.2 Реквизит «Регистрационный индекс». Регистрационный индекс документа – это его условное цифровое обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке рядом с датой.

Регистрацию проводят децентрализовано по группам документов – обычно в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Обязательным элементом реквизита «Регистрационный индекс» является его порядковый номер в течение года с января по декабрь.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов, кроме порядкового номера, чаще всего дополняется условным индексом структурного подразделения или исполнителя, составившего документ, корреспондента, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшиты документ или копия отправленного документа. Например: 12-34/89, где 12 – индекс структурного подразделения, 34 – номер дела по номенклатуре, 89 – порядковый номер отправляемого документа.

2.1.3 Реквизит «Наименование вышестоящей организации». Вышестоящая организация указывается на бланках организаций, которые имеют прямое или административное подчинение. Как правило, такими организациями являются различные министерства, управления.

2.1.4 Реквизит «Наименование организации». Наименование организации-автора должно всегда соответствовать установленным требованиям законодательства, нормативных и учредительных документов. Оно указывается в точном соответствии с учредительными документами организации (уставом, положением и др.). Сокращенное наименование помещается вслед за полным наименованием и применяется только в том случае, если оно официально зафиксировано в учредительном документе организации.

2.1.5 Реквизит «Название вида документа». Реквизит «Название вида документа» должен соответствовать видам документов, используемым в унифицированной системе организационно-распорядительной документации.

2.1.6 Реквизит «Ссылка на индекс и дату входящего документа». Важным реквизитом является ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.

При подготовке ответов следует указывать индекс и дату документа, на который дается ответ, под датой и номером исходящего документа.

Например:

10.02.2010 № 07-06/12

На № 02-16/381 от 24.01.2010

2.1.7 Реквизит «Место составления или издания». Реквизит «Место составления или издания» располагают на общем бланке под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс». Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным устройством Республики Беларусь.

2.1.8 Реквизит «Заголовок к тексту». Заголовок должен быть кратким, точно передавать смысл текста документа. Он может состоять из нескольких строк, каждая из которых имеет законченный смысл. Длина строки не должна превышать 28 печатных знаков. Заголовок образуется, как правило, с помощью отглагольного существительного в предложном падеже, начинается предлогом «о» («об») и должен отвечать на вопрос «о чем?» (например: «О предоставлении»).

В протоколах, актах, правилах, инструкциях заголовок чаще всего отвечает на вопросы «кого?» или «чего?» (например: протокол заседания президиума, акт приема дел, правила внутреннего трудового распорядка).

Заголовок составляется специалистом, готовившим документ, и размещается в левом верхнем углу над текстом, что значительно облегчает обработку документа и работу с ним, так как не читая всего текста, можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение.

2.1.9 Реквизит «Адресат». Адресат-местонахождение учреждения, организации или лица, которому направляется документ.

Месторасположение адресата на документе в правом верхнем углу в ограничительных отметках на бланке.

Печатается с четвертого положения табулятора через один межстрочный интервал с полутора-двумя интервалами между составными частями реквизита. Каждая составная часть реквизита «адресат» (элемент) должна начинаться с новой строки, в конце смысловых строк реквизита знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки препинания сохраняются. Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу, например:

«Могилевский государственный университет»

или «Могилевский государственный университет»

Начальнику управления бухгалтерского учета и финансов

Ивановой Л. В.

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:

Директору завода «Строммашина»

Петрову В. К.

Состав реквизита меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа, так как для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому предназначен документ.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно, например:

Ректорам высших учебных заведений.

Адресование документа частному лицу осуществляется в соответствии с требованиями Почтовых правил.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам. При адресовании документа в другие организации почтовый адрес указывается после названия организации или должности, например:

Министерство образования

Республики Беларусь

Начальнику Управления

Петрову О. Н.

220010, г.Минск, ул. Советская, 9.

2.1.10 Реквизит «Гриф утверждения». Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Реквизит необходим для утверждения организационных документов. Оформляется с пятого положения табулятора в правом верхнем углу документа.

Гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор предприятия

Подпись А. Б. Сидоров

Дата.

Если документ составлен не на бланке, то в наименование должности включается наименование предприятия, организации, учреждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Ректор Могилевского

государственного университета

Подпись И. И. Сидоров

Дата.

При утверждении документа приказом или протоколом, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ ректора университета

15.03.2000 N^о 55

или УТВЕРЖДЕНО

Протокол заседания

ученого совета

12.05.2000 N^о 5.

Гриф утверждения является обязательным реквизитом лишь для некоторых видов документов: актов, договоров, заданий, инструкций, нормативов, отчетов, планов, положений, смет, стандартов, структуры и штатной численности, тарифных ставок, штатных расписаний и изменений к ним.

2.1.11 Реквизит «Подпись». Подпись – обязательный реквизит документа. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с их полномочиями, установленными правовыми актами. В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, если документ оформлен на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Наименование должности пишется от левого поля до третьего положения табулятора. Расшифровка подписи (инициалы, фамилия) печатается от шестого положения табулятора до границы правого поля. Реквизит «подпись» отделяется от текста 2-мя интервалами.

При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Ректор университета Подпись Расшифровка

Главный бухгалтер Подпись Расшифровка

Если документ подписывают несколько равнозначных должностных лиц, их подписи располагаются на одном уровне, например:

Юрист Юрист

Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка

Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ. Не допускается ставить косую черту перед наименованием должности.

2.1.12 Реквизит «Виза». Согласование документа внутри организации с заинтересованными подразделениями и должностными лицами оформляется визой согласования документа.

Проекты документов, представляемые на подпись, должны быть завизированы. Реквизит «Виза» включает личную подпись, ее расшифровку и дату, а при необходимости – должность визирующего. Отказ должностного лица от визирования не допускается. При наличии разногласий точка зрения визирующего излагается перед визой или на отдельном листе с указанием об этом в форме «Замечания прилагаются».

Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на оборотной стороне последнего листа проекта документа.

2.1.13 Реквизит «Резолюция». Реквизит содержит конкретные указания руководителя предприятия или организации со сроками их исполнения и ответственного за исполнение должностного лица. Резолюцию накладывают, а не пишут. Это есть официально употребляемый термин, характеризующий её сущность, заключающуюся в отношении должности и документа. Резолюция должна содержать решение вопроса, а не порядок его подготовки. Элементы резолюции: фамилия исполнителя, должность, конкретные указания, сроки исполнения, подпись руководителя, дата наложения. Резолюция располагается между адресатом и текстом. Резолюция пишется от руки.

2.1.14 Реквизит «Фамилия исполнителя и номер его телефона». Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Исакова 234557

Отметка об исполнителе документа позволяет получателю документа (адресату) выяснить по телефону интересующие его вопросы или дать ответ, если решение вопроса не требует документального закрепления.

Примечание- Номера телефонов указываются без черточек.

2.1.15 Текст письма. Текст – основной реквизит делового письма. Текст документа должен быть кратким, достоверным, аргументированным, не допускающим различных толкований. Краткость текста достигается лаконичностью изложения, заменой сложных предложений простыми, исключением повторений и излишних подробностей. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам или около 17 см. Обычная длина строки составляет 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом бумаги А4.

Тексты документов большого объема делятся на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

2.1.16 Реквизит «Гербовая печать». Гербовая печать ставится на документах, где её воспроизведение специально предусматривается нормативным актом. В организациях, не имеющих гербовой печати, основанных на негосударственной форме собственности, вместо гербовой печати ставится простая круглая печать. Оттиск следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его личной подписи.

2.1.17 Реквизит «Гриф согласования». Согласование должно обеспечивать правильное и всестороннее решение вопросов о качестве подготовленного документа, его целесообразности, своевременности, экономической и научно-технической обоснованности его содержания, о соответствии документа действующему законодательству и правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.

Согласование проектов документов производится с организациями, учреждениями и предприятиями, структурными подразделениями и должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.

Согласование может быть двух видов: внутреннее (с различными подразделениями и должностными лицами) и внешнее (с подчиненными и неподчиненными организациями).

Дата добавления: 2017-01-13