Организационная структура управления

Эффективность работы любой компании во многом зависит от грамотно разработанной организационной структуры.

Организационная структура разрабатывается для того, чтобы можно было:

· конкретно представить руководителей и отделы компании;

· определить иерархию взаимосвязей (четкое распределение полномочий);

· в дальнейшем грамотно разработать функциональную структуру.

Организационная структура представлена на рисунке 1.

Далее будет представлено описание организационной струткры.

Во главе управления компанией стоит директор.

Директор контролирует своих подчиненных и следит за правильностью выполнения работ.

Заместитель директора согласованно с директором решает ряд вопросов, касающихся компании, а также подписывает необходимые документы и обеспечивает высококачественное предоставление услуг клиентам.

Главный бухгалтер выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества.

Главный инженер руководит отделом логистики и сам, непосредственно, учавствует в рабочем процессе.

Договорной отдел занимается начислением заработной платы, отпускных, больничных сотрудникам, разрабатывает формы договоров и отчетов.

Транспортный отдел обеспечивает выполнение установленного плана перевозок с соблюдением требований безопасности движения.

Отдел кадров возглавляет работу по обеспечению кадрами руководителей следит за своевременным приемом на работу, обучает специалистов.

Отдел техники безопасности осуществляет контроль за созданием безопасных и здоровых условий труда на предприятии.

Отдел логистики занимается распределением почты с учетом наиболее рационального использования складских площадей

Рис.1. Организационная структура управления ООО «Pony Express»

1.3. Функциональная структура управления ООО «Pony Express».

Рассмотрев организационную структуру компании, которая была представлена в разделе 1.2, можно описать функциональную структуру управления в табл.2.

Функциональная структура управления ООО «Pony Express»

№

Должность

Функции

Директор

1. Разрабатывает и проводит мероприятия, направленные на повышение эффективности производства. 2. Обеспечивает получение разрешительных документов на использование оборудования почтовой связи. 3. Руководит всеми видами деятельности на предприятии 4.Организует работу по всем стандартам и требованиям 5. Организует работу и эффективное взаимодействие структурных подразделений почтового отделения в целях удовлетворения потребностей населения,

Продолжение таблицы 2

органов власти, физических и юридических лиц в почтовых услугах.
6. Обеспечивает соответствующие установленным контрольным срокам продвижение и доставку всех видов почтовых отправлений.

Заместитель директора

1. Обеспечивает высококачественное и культурное предоставление услуг потребителям почтовой связи. 2. Подписывает ряд документов 3.Согласованно с директором решает вопросы, касающиеся развития организации 4.Контролирует работу всех структурных подразделений 5.Обеспечивает сохранность почтовых отправлений и денежных сумм. 6. Организует своевременное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб на работу почтовой связи, принимает необходимые меры по предупреждению нарушений и устранению недостатков в деятельности почтового отделения. 7. Составление штатного расписания

Главный бухгалтер

1.Выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, расчеты с поставщиками и заказчиками, а также за предоставленные услуги и т.п.).

Продолжение таблицы 2

2. Участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.

3. Осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке.

Главный инженер

1.Руководит отделом логистики и сам, непосредственно, учавствует в рабочем процессе. 2.Занимается «системной» частью, а именно: распределением, получением посылок и приходных накладных, манифестов. 3.Руководит деятельностью технических служб организации, контролирует состояние трудовой и производственной дисциплины. 4. Обеспечивает постоянное повышение уровня технической подготовки компании, надежность и долговечность в соответствии с государственными стандартами.

Продолжение таблицы 2

5. Руководит разработкой перспективных планов развития компании.
6. Способствует созданию наиболее благоприятных и безопасных условий труда.
7. Организует разработку и выполнение планов внедрения новой техники.

Отдел техники безопасности

1.Осуществляет контроль за созданием безопасных и здоровых условий труда на предприятии, проведением мероприятий в этой области, соблюдением действующего законодательства, инструкций, правил и норм по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии. 2.Организует изучение условий труда на рабочих местах. 3.Организует проверку технического состояния оборудования, предохранительных и защитных устройств. 4.Обеспечивает участие отдела в разработке и внедрении более совершенных конструкций оградительной техники и других средств защиты, маршрутов безопасного движения транспорта. 5.Обеспечивает проведение вводных инструктажей работников предприятия по технике безопасности. 6. Контролирует составление смет расходов на мероприятия по охране труда и технике безопасности по подразделениям

предприятия.

Отдел логистики

1.Руководит работой склада по приему, хранению и отпуску почты. 2.Занимается распределением почты с учетом наиболее рационального использования складских площадей. 3. Обеспечивает сохранность складируемых материалов. 4. Обеспечивает соблюдение режимов хранения. 5. Готовит место для принятия последующей почты. 6. Организует проведение погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением правил охраны труда, техники безопасности.

Отдел кадров

1.Возглавляет работу по обеспечению кадрами руководителей, специалистов и рабочих требуемых специальностей и квалификации в соответствии с тематическими направлениями работы и структурой учреждения (организации). 2.Обеспечивает своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, а также положениями, инструкциями и другими руководящими материалами, касающимися работы с кадрами.

Продолжение таблицы 2

3.Организация учета личного состава.

4.Ведение и хранение установленной документации по кадрам.

5.Выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

Транспортный отдел

1.Обеспечение выполнения установленного плана перевозок с соблюдением требований безопасности движения. 2.Разработка расписаний маршрутов и обеспечение их выполнения с соблюдением режима труда и отдыха персонала, занятого в перевозках. 3.Разработка текущих различных видов ремонта оборудования и автотранспорта, а также мер по улучшению их эксплуатации и обслуживания. 4.Обеспечение соблюдения установочных норм расхода топлива. 5.Обеспечение своевременного ведения учета и отчетности о работе отдела по всем технико-экономическим показателям; составление и обработка документов первичной отчетности (путевые листы).

Продолжение таблицы 2

Договорной отдел

1. Начисляет заработную плату, отпускные, больничные листы, разносит в лицевые счета работников, в карточки пенсионных взносов. 2.Разработка форм договоров и отчетной документации. 3.Разработка алгоритма договорного документооборота в связи с созданием, корректировкой, заключением и исполнением договоров. 4.Хранение экземпляров утвержденных договоров и соглашений. 5.Обеспечение своевременного рассмотрения заявлений и жалоб клиентов, а также подготовки заключений по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

Поставленная задача «Мониторинг потока посылок» является функцией отдела логистики, которую также выполняет и главный инженер.

1.4 Функциональная структура АСУ ООО «Pony Express»

АСУ ООО «Pony Express содержит в себе такие подсистемы, как:

1. Подсистема «Управление транспортом» решает такие задачи, как: соблюдение установочных норм расхода топлива, разработка расписаний маршрутов и обеспечение их выполнения с соблюдением режима труда,а также контроль над транспортом (ремонт и т.д)

2. Подсистема «Управление договорами» начисляет заработную плату сотрудникам, разрабатывает формы договоров и отчетной документации, а также надежно хранит различные утвержденные договора и соглашения.

3. Подсистема «Управление кадрами» решает такие задачи, как: своевременное оформление приема, перевода или увольнения сотрудников, организует учет личного состава, учет отпусков, контроль подготовки специалистов.

4.Подсистема «Управление безопасностью» решает задачи: контроль над созданием безопасных условий труда, создание и проведение инструктажа по технике безопасности, организация проверки технического состояния оборудования.

5. В подсистеме «Отдел логистики» решаются задачи по приему почтовых материалов, распределению их по складским секторам с учетом рационального использования места на сладе (мониторинг потока посылок), хранению и подготовке места для принятия последующих материалов.

Рис.2. Функциональная структура управления ООО «Pony Express»

1.5 Информационное обеспечение подсистемы «Отдел логистики»

Информационное обеспечение - это совокупность массивов данных, языковых средств описания данных, иерархия функциональных процессов, которые связаны между собой потоками данных, методов организации, хранения, накопления и доступа к информационным массивам, обеспечивающих выдачу всей информации, необходимой в процессе решения функциональных задач.

Другими словами информационное обеспечение - это создание информационных условий функционирования предприятия, обеспечение необходимой информацией, включение в систему средств поиска, получения, накопления, передачи, обработки информации, организация банков данных.

Входные потоки информации предоставляют всю необходимую информацию для решения поставленной задачи. Выходные потоки являются результатом решения поставленной задачи, а также служат входными потоками для решения других задач.

Подсистема «Отдел логистики» включает в себя множество задач, которые передают друг другу информацию.

Целью данного представления будет являться наглядное представление, как каждый из процессов преобразует свои выходные данные в выходные, а также выявление связей между этими процессами.

Основными компонентами диаграмм потоков данных являются:

Источники информации (внешние сущности) порождают информационные потоки (данные), переносящие информацию к подсистемам или процессам, которые в свою очередь переносят информацию к другим процессами или подсистемам и т.д.

На первой диаграмме (рис.3.) внешние объекты имеют связь: входные и выходные потоки ßàосновной процесс.

На второй диаграмме (рис.4.) показано разбиение основного процесса на составные (дочерние) процессы.

Рис.4. Развернутая схема информационных потоков.

Обозначение потока	Содержание потока	Периодичность	Носитель
I_вх1	Товарные накладные (транспортные)	ежедневно	Электронный и бумажный документ
I_вх2	Препроводительная ведомость	ежедневно	Электронный и бумажный документ
I_вых1	Расходная накладная	раз в квартал	Бумажный документ

1.6 Программное обеспечение подсистемы «Отдел логистики»

Программное обеспечение – это совокупность программ обработки информации, позволяющая организовать решение задач на компьютере. Программное обеспечение образует комплекс взаимосвязанных и разнообразных функциональных задач, определяющих способность решения того или иного класса задач.

Основу общесистемного программного обеспечения подсистемы составляет операционная система (OC) — программа, которая загружается при включении компьютера. Она осуществляет диалог с пользователем, управление компьютером, его ресурсами (оперативной памятью, местом на дисках и т.д.), запускает другие (прикладные) программы на выполнение. Операционная система обеспечивает пользователю и прикладным программам удобный интерфейс с устройствами компьютера. Для решения данной задачи было использовано не столь новая, но надежная операционная система Windows 7 версии.

Windows 7 обладает весьма удобным интерфейсом, а также позволяет работать с множеством программ, работа которых недопустима, например, в Vista.

В качестве прикладного программного обеспечения будут использованы такие программные компоненты, как:

Microsoft Access - это самая популярная сегодня настольная система управления базами данных. Ее успех заключается в прекрасной реализации продукта, рассчитанного как на начинающего, так и квалифицированного пользователя. СУБД Access для работы с данными использует процессор баз данных Microsoft Jet, объекты доступа к данным и средство быстрого построения интерфейса - конструктор форм. Для получения распечаток используются конструкторы отчетов. Автоматизация рутинных операций может быть выполнена с помощью макрокоманд. На тот случай, когда не хватает функциональности визуальных средств, пользователи Access могут обратиться к созданию процедур и функций. При этом как в макрокомандах можно использовать вызовы функций, так и из кода процедур и функций можно выполнять макрокоманды.

Microsoft Office 2007 - пакет офисных программ, включающий текстовый редактор Microsoft Word и т.д.

Microsoft Visual Basic - средство разработки программного обеспечения, разрабатываемое корпорацией Microsoft и включающее язык программирования и среду разработки. Язык Visual Basic унаследовал дух, стиль и отчасти синтаксис своего предка - языка Бейсик, у которого есть немало диалектов. В то же время Visual Basic сочетает в себе процедуры и элементы объектно-ориентированных и компонентно-ориентированных языков программирования. Среда разработки VB включает инструменты для визуального конструирования пользовательского интерфейса.

В качестве специального программного обеспечения будет использована система мониторинга потока посылок.

1.7 Техническое обеспечение подсистемы «Отдел логистики»

В состав локальной сети (ЛВС) входит следующее оборудование:
-Активное оборудование – коммутаторы, маршрутизаторы;
-Пассивное оборудование – кабели, монтажные шкафы, кабельные каналы, информационные розетки;
-Компьютерное и периферийное оборудование – серверы, рабочие станции, принтеры, сканеры.

Комплекс технических средств обеспечивает сбор, передачу, хранение и обработку информации. В комплекс технических средств ООО «Pony Express» входят 3 стационарных компьютера, маршрутизатор для выхода в интернет, сервер, факс, сканер штрих-кода.

В настоящее время в различных странах мира созданы и эксплуатируются различные типы ЛВС с различными размерами и топологией.

Топологией (структурой) компьютерной сети называется физическое расположение компьютеров относительно друг друга и способ их соединения линиями связи.

В компании «Pony Express»будет использована топология типа звезда.

Звезда- это топология, при которой все компьютеры присоединяются к центральному сетевому концентратору, для того, чтобы все компьютеры могли войти в интернет.

Основным достоинством данной топологии является целостность работы всей сети при выходе из строя одного из компьютеров. Также топология «звезда» обладает высокой производительностью сети и легким поиском ошибок и неисправностей в сети.

В качестве главного недостатка стоит отметить: если выйдет из строя центральный концентратор, то система потеряет работу в целом.

Основные технические характеристики компьютеров.

- Оперативная память: 6 модулей PC2-6400 800MHz DDR2 ECC FB-DIMM Kingston;

- Жесткие диски: 500,0 Gb HDD Seagate 7200.10 16Mb SATAII@RAID: H200;

- Модули оперативной памяти DIMM 512Mb PC2-6400(800Mhz) Samsung Original;

Структура локальной сети подсистемы «Отдел логистики» представлена на рис. 5.

Рис.5. Структура локальной сети подсистемы «Отдел логистики».