Тема 6. Основные формы документооборота в организации

Документации

Темы рефератов и творческих работ:

1. Роль и значение информационно-справочных документов в управленческой среде, их состав.

2. Служебная переписка. Письмо как основной вид документа для осуществления коммуникаций.

3. Внутренняя переписка в организации: докладные, объяснительные, служебные записки, выписки, протоколы, акты, справки.

4. Внешняя переписка организации: телеграфная и факсимильная связь.

Вопросы для самопроверки:

1. Роль и значение информационно-справочных документов в управленческой среде, их состав.

2. Служебная переписка. Письмо как основной вид документа для осуществления коммуникаций.

3. Внутренняя переписка в организации: докладные, объяснительные, служебные записки, выписки, протоколы, акты, справки.

4. Внешняя переписка организации: телеграфная и факсимильная связь.

Практикум:

Задание 1.

Используя следующую постановочную часть заполните докладную записку.

В связи с завершением работы по договору 901.03 и реорганизации структуры департамента происходит перераспределение функций сотрудников: перевод С.Т. Никонова, П.Т. Тимофеева в Департамент торговли потребительскими товарами на территории Волгоградской области с последующими изменениями в структуре штатного расписания. Докладная записка подписана Начальником Департамента В.А Микулиным.

Задание 2.

Используя следующую ситуацию, составьте объяснительную записку.

Инспектор канцелярии ЗАО «СИРИУС» И.И. Русакова, в соответствии с приказом генерального директора С.Ю. Сергеева от 12.05.07г. № 45 должна была к 22.05.07г. провести экспертизу документов, хранящихся в канцелярии. В связи с длительной болезнью заведующей канцелярией И.И. Русакова выполняла её обязанности и данное поручение не было выполнено в срок. После выхода на работу заведующая канцелярией потребовала объяснительную записку с И.И. Русаковой.

Задание 3.

Используя следующую ситуацию, составьте служебную записку.

В рамках совершенствования технологического процесса обработки производственных изделий начальник производственного отдела М.Ю. Прохоров подал служебную записку директору организации ООО «Проминструмент» О.В. Алексееву с просьбой закупки нового и обновления существующего технологического оборудования на своём производственном участке.

Задание 4..

Составьте три заявления.

1. Директору НПО «МАЯК» В.В. Арефьеву от С.В. Артемьева с просьбой устроиться на работу бригадиром 5 производственного участка согласно окладу штатного расписания с окладом 6000 рублей.

2. Директору НПО «МАЯК» В.В. Арефьеву от начальника производственного участка А.В. Артомонова с просьбой увольнения с работы с сохранением компенсационной выплаты.

3. Директору НПО «МАЯК» В.В. Арефьеву от начальника финансового отдела Ю.С. Юровой, в связи с командировкой в рамках повышения квалификации работников.

Задание 5.

ОАО «АВАНГАРД», расположенное в г. Киров (юридический адрес – ул. Лесная, 22, тел. 46-01-34, факс [phone]) имеет филиал в г. Елец (ул. Вокзальная, 34, тел. 23-34-78, факс (6342) 23 – 44-98) и представительство в г. Москве (ул. Сиреневая 101 / 33, тел. [phone], факс [phone]).

Спроектируйте бланк служебного письма для головного офиса, акционерного общества, его филиала и представительства.

Задание 6.

Оформите реквизит «адресат» в письме следующего вида.

Открытое Акционерное Общество «ПРЕМЬЕР» направило письмо об оказании помощи в спонсорской деятельности в Префектуру Центрального административного округа, генеральному ОАО «ТРАЙД» господину С.Т. Окуневу и в ЗАО «ОПТИМА».

Задание 7.

Начальник канцелярии предприятия «ПРОЖЕКТОР» В.Ю. Устинова использовала бланк предприятия для составления служебного письма в администрацию города с просьбой личного характера, которое сама и подписала.

Правомерны ли действия В.Ю. Устиновой? Изучите гл. №13 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Установите, нарушение требований, каких норм произошло в этом случае. Какова мера ответственности предприятия.

Задание 8.

Используя следующую ситуацию, оформите телефонограмму.

Начальник управления кадров ОАО «ТЕЛЕМОСТ» Б.Е. Ивакин направил телефонограмму во все отделения Общества. Телефонограмма обязывала работников кадровых служб прибыть в головной офис ОАО «ТЕЛЕМОСТ» для участия в практической конференции на тему «Новые правила работы с трудовыми книжками работников». Конференция проводится в конференц-зале 16.08.2008года с 12-00 до 18-00 часов.

Задание 9.

Московский городской фонд обязательного медицинского страхования (МГФОМС) направил в организации города письмо-извещение о необходимости в месячный срок зарегистрироваться в фонде в качестве плательщика страховых взносов. К письму были приложены образцы заявления, список документов, необходимых для оформления страхования.

Составьте указанное письмо на бланке и выявите правильность оформления приложений:

а) Приложения: названное в тексте на 2с.

б) Приложение: образец заявления на 1л. в 1 экз.;

список документов на 2л. в 1 экз.

в) Приложения: образец заявления и список документов в 1 экземпляре, всего на 2с.

Задание 10.

Оформите телеграмму.

Просим подтвердить Ваше согласие на изменение условий поставок деталей запасных частей узлов и агрегатов по договору реконструкции транспортной развязки 23 км автодороги Москва – Волгоград, а также сообщить своё решение по срокам проведения работ. Телеграмма подписана Начальником отдела капстроительства ОАО «ПРИБОЙ», 106578, г. Москва, улица Учинская, 6, С.А. Платовым.

Темы рефератов и творческих работ:

1. Виды форм документооборота, их основные черты.

2. Организация традиционного документооборота фирмы.

3. Организация электронного документооборота фирмы.

4. Организация работы с внутренними документами.

5. Организация работы с входящими документами.

6. Организация работы с исходящими документами.

Вопросы для самопроверки:

1. Виды форм документооборота, их основные черты.

2. Организация традиционного документооборота фирмы.

3. Организация электронного документооборота фирмы.

4. Организация работы с внутренними документами.

5. Организация работы с входящими документами.

6. Организация работы с исходящими документами.

Практикум:

1. Нарисуйте и разработайте процедуру традиционного документооборота для предприятий различных форм собственности.

2. Используя возможные автоматизированные программные комплексы ДОУ, организуйте электронный документооборот фирмы

Дата добавления: 2017-02-01