Систематизация и хранение документов.

Тема 10. Организация документооборота.

Тема 9. Особенности оформления и ведения документации по личному составу.

Темы рефератов и творческих работ:

1. Общая характеристика и назначение документации по личному составу.

2. Особенности документирования трудовых правоотношений (оформление приема на работу, перевода, увольнения, командировки, отпуска).

3. Ведение трудовых книжек.

4. Воспитание ответственности, добросовестности при оформлении документов, влияющих на стаж сотрудника.

Вопросы для самопроверки:

1. Общая характеристика и назначение документации по личному составу.

2. Особенности документирования трудовых правоотношений (оформление приема на работу, перевода, увольнения, командировки, отпуска).

3. Ведение трудовых книжек.

4. Воспитание ответственности, добросовестности при оформлении документов, влияющих на стаж сотрудника.

Практикум:

Задание 1.

Оформите заявление о приёме на работу сотрудника.

Задание 2.

Оформите приказ о приёме на работу сотрудника.

Задание 3.

Составьте штатное расписание на организацию, по всей численности работников.

Задание 4.

Составьте трудовой договор на работника организации.

Задание 5.

Заполните анкету на работника организации.

Задание 6.

Заполните личную карточку на работника организации.

Задание 7.

Составьте реестр и заполните трудовые книжки на работников.

Задание 8.

Составьте акт на списание испорченных бланков трудовых книжек.

Задание 9.

Заполните и составьте приказ о командировке работника организации, служебное задание на командировку и командировочное удостоверение.

Задание 10.

Составьте приказы о поощрении работника и его переводе на другую должность или работу.

Основные формы и бланки приведённых выше документов, которые необходимо будет заполнить, представляются преподавателем непосредственно на практическом занятии. Студенты по своим созданным организациям заполняют полный предоставленный комплект документов.

Темы рефератов и творческих работ:

1. Организация документооборота: регистрация и движение документов.

2. Номенклатура дел организации: содержание, форма, порядок разработки и управления.

3. Основные признаки заведения дел. Порядок формирования документов в дела.

4. Сроки хранения документов. Экспертиза ценности документов.

5. Хранение и передача документов.

Вопросы для самопроверки:

1. Организация документооборота: регистрация и движение документов.

2. Номенклатура дел организации: содержание, форма, порядок разработки и управления.

3. Основные признаки заведения дел. Порядок формирования документов в дела.

4. Сроки хранения и экспертиза ценности документов.

5. Выделение документов с истекшими сроками хранения. Хранение и передача документов.

Практикум:

Задание 1.

В мае месяце было создано ОАО «ЛИДЕР». Штатный состав данной организации – 456 человек. В штатное расписание были включены должности заведующего канцелярией и секретаря Генерального директора. На кого из них должна быть возложена обязанность вести документооборот на предприятии ОАО «ЛИДЕР»?

Задание 2.

В апреле месяце 2008 года было создано предприятие ООО «ФИАЛКА». Руководством было предложено создать в структуре предприятия канцелярию и ввести её в состав административно-хозяйственного отдела. Против этого выступила заведующая канцелярией Орлова А.Д. Кто прав в сложившейся ситуации? Каким образом Орлова А.Д. доказывала руководству свою точку зрения?

Задание 3.

Секретарь – помощник руководителя, предварительно просмотрев документацию, поступившую в организацию, всю её передаёт руководителю. При этом в папку с документами вкладывается письменный комментарий, включающий сведения о составе документов, вопросах, содержащихся в них, от кого получены документы и кому направляются. Правильно ли в организации понимают назначение операции «предварительное рассмотрение документов»?

Задание 4.

Первичная обработка документов, поступивших по почте, в ЗАО «КРИСТАЛЛ» производится следующим образом: работники экспедиции вскрывают все конверты и уничтожают их. Затем все документы, включая бухгалтерские, финансовые и т. п., передаются инспектору по регистрации, который фиксирует в регистрационных формах, помимо прочих сведений, количество листов и наличие приложений к документам. Определите, какие требования к процессу первичной обработки документов, в данном случае, были нарушены и какие негативные последствия могут быть после этого?

Задание 5.

За год организация получила 12500 документов, из них 300 – это расчётно-денежные и финансовые документы, 12 – плановые и отчётные, 56 – рекламные буклеты. Было отправлено 13450 документов, из них 450 – расчётно-денежные и финансовые документы, 10 – отчётно-статистические. В аппарате управления было составлено 50 актов, 125 докладных записок и 30 справок. Руководители предприятия за год издали 40 приказов, каждый из которых был размножен в 10 экземплярах, 43 распоряжения, из которых 13 были размножены в 20 экземплярах, а 30 – в 10 экземплярах. Определить по приведённым данным итоговый годовой документооборот организации.

Задание 6.

Руководитель компании издал приказ, который обязал службу делопроизводства составить аналитическую справку о документообороте производственной компании. В справке должны содержаться данные о составе, направленности движения и технологии обработки документов, а также об объёме документооборота за предыдущий год. Какие задачи по совершенствованию работы аппарата управления и его документационной деятельности можно решить, имея такие данные?

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Теоретические и практические знания в области документационного обеспечения объектов и систем управления в организации являются фундаментальной основой для обеспечения эффективности работы предприятия и его управленческих звеньев.

Изучение процессов ДОУ способствует формированию у выпускников достаточно широкого кругозора, позволяющего им свободно ориентироваться и быстро реагировать на изменяющиеся реалии экономической ситуации в сфере производственной деятельности предприятия.

В результате изучения дисциплины «ДОУ» студент должен знать

- действующие законодательные акты и нормативно-методические материалы по вопросам документирования управленческой деятельности и технологии работы с документами;

- состав и виды основных служебных документов, входящих в современные унифицированные системы управленческой документации;

- основные требования, предъявляемые к реквизитам служебных документов, порядок придания документам юридической силы;

- структурные части текстов основных управленческих документов;

- особенности языка и стиля служебных документов; требования к текстам коммерческих писем;

- основные процедуры технологического процесса обработки управленческих документов; этапы движения документов (документооборот), порядок регистрации документов и ведения контроля их исполнения;

- особенности работы с документами, содержащими коммерческую тайну;

- порядок систематизации документов, создания первичных документальных комплексов (дел), составления, оформления и ведения номенклатуры дел организации;

- правила формирования документов в дела, оформления и описания дел, подготовки дел к сдаче в архив;

- порядок передачи документов на архивное хранение;

- порядок выделения документов к уничтожению;

- виды ответственности, предусмотренной за нарушение действующего законодательства по архивному делу.

После изучения дисциплины «ДОУ» студент должен уметь:

- документировать управленческие действия по разработке, принятию и выполнению управленческих решений в экономической сфере в соответствии с действующим законодательством;

- составлять и оформлять основные виды организационных, распорядительных и информационно-справочных документов;

- составлять служебные письма, в том числе коммерческие, по основным вопросам профессиональной деятельности специалистов данного профиля;

- составлять тексты документов в соответствии с современными требованиями к языку и стилю служебных документов;

- работать с управленческой документацией как ответственный исполнитель, соблюдая информативные требования по вопросам своевременного и качественного исполнения документов;

- работать с документами конфиденциального характера, обеспечивая сохранность коммерческой тайны организации;

- кратко и четко формулировать заголовки формируемых в структурных подразделениях или организации дел в зависимости от содержания входящих в дело документов;

- правильно индексировать формируемые дела в соответствии с принятой в организации классификацией структурных подразделений;

- хранить служебные документы с соблюдением требований действующего архивного законодательства.

Главной целью данного учебного практикума является формирование практических навыков и умений в области документооборота и документоведения в организации.

Использование данного практикума в изучении дисциплины «Документационное обеспечение управления» является неотъемлемой частью процесса обучения и совершенствования подготовки по направлениям специалистов в области их профессионального роста, накопления практического опыта, навыков и знаний систем документирования управленческой деятельности.

ЛИТЕРАТУРА

1. Андреева, В. И. Делопроизводство [Текст]: практическое пособие / В. И. Андреева. - 8-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНТЕЛ-СИНТЕЗ, 2011.

2. Андреева, В. И. Делопроизводство в кадровой службе [Текст]: практическое пособие / В. И. Андреева. - 3-е изд., перераб.. и доп. – М.: ИНТЕЛ-СИНТЕЗ, 2012.

3. Андреева, В. И. Документационное обеспечение управления персоналом [Текст]: учебное пособие / В. И. Андреева. – М.: ИНТЕЛ-СИНТЕЗ, 2013.

4. Андреева, В. И. Образцы документов по делопроизводству [Текст]: учебный практикум / В. И. Андреева. – М.: ИНТЕЛ-СИНТЕЗ, 2012.

5. Басаков, М. И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах [Текст]: учебное пособие / М. И. Басаков. - 2-е изд., испр. и доп. – Ростов-н/Д., 2011.

6. Верховцев, А. Д. Делопроизводство в кадровой службе [Текст] / А. Д. Верховцев. – М.: ИНФРА-М, 2011.

7. Веселов, П. В. Аксиомы делового письма [Текст]: культура делового общения и официальной переписки / П. В. Веселов. – М.: Маркетинг, 2012.

8. ГОСТ Р-51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Электронный ресурс] // Консультант Плюс. «Технология 3000, серия 2012».

9. ГОСТ Р-6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации. – М.: Изд-во стандартов, 2013.

10. Кирсанова, М. В. Современное делопроизводство [Текст]: учебное пособие / М. В. Кирсанов. – Новосибирск: Альфа, 2012.

11. Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления [Текст]: учебное пособие / М. В. Кирсанов, Ю. М. Аксенов. – Новосибирск: Альфа, 2013.

12. Колтунова, М. В. Деловое письмо. Что нужно знать составителю [Текст] / М. В. Колтунова. – М.: АНХ, 2011.

13. Кузнецова, Т. В. Документационное обеспечение управления [Текст]: учебно-справочное пособие / Т. В. Кузнецова. – М.: РИОР, 2013.

14. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления) [Текст]: учебник для вузов / Т. В. Кузнецова. – М.: ЮНИТИ–ДАНА, 2012.

15. Фоменко, В. Н. Документационное обеспечение управления [Текст]: учебное пособие / В. Н. Фоменко. – Волгоград: Изд-во ВКБ, 2013. – 96 с.

16. Трудовой кодекс Российской Федерации [Текст]. – М.: РИОР, 2002.

17. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-2003 [Электронный ресурс] // Консультант Плюс «Технология 3000, серия 2013».

Дата добавления: 2017-02-01