Краткие теоретические сведения.

Разработка компьютерных бланков в текстовом редакторе Microsoft Word.

Компьютерные технологии подготовки текстовых документов.

Практическая работа 1.

ВВЕДЕНИЕ

В развитых странах в настоящее время совершаются одновременно две взаимопроникающие революции: в информационных технологиях (ИТ) и в бизнесе. Глобальные явления постиндустриального общества, развитие персональной электронно-вычислительной техники, средств связи, систем телекоммуникаций, усиление роли знаний, а также революционное изменение в части методов управления, – реинтеграция вышеперечисленных процессов влияет на развитие абсолютно всех областей деятельности человечества.

В условиях масштабных трансформаций социальных и экономических отношений актуализируется необходимость повышения эффективности управленческих решений в сфере труда и менеджмента российских организаций, повышается роль ИТ. Современный Сегодня существует потребность в специалистах, сочетающих в себе знания в области экономики и навыки применения новых информационных технологий.

Для реализации этих целей и разработан данный практикум по курсу «Информационные технологии в экономике».

Практические занятия проводятся в аудитории, оснащенной проекционной техникой, компьютерами, имеющими выход в Интернет, с использованием программного обеспечения: Мiсrоsoft Office, информационно-справочной системы «Консультант-плюс», AllFusion Modeling Suite, «1С Предприятие 8.0» (конфигурация «1С: Бухгалтерия 8.0»), демо-роликов фирмы 1С и др.

Цель: овладеть навыками разработки и создания, редактирования, применения компьютерных бланков при помощи текстового редактора Microsoft Word.

Управленческая деятельность невозможна без работы с информацией, которая отражается в различных текстовых документах. Приказы, отчеты, письма, сообщения и другие информационные документы, деловые и научные сообщения и т.п., подготовленные с помощью компьютерной технологии, являются неотъемлемой частью информационного пространства современной организации, составляют основу системы делопроизводства.

Информационные ресурсы в управлении представляют собой понятие, определяющее совокупность методов и средств для выполнения операций управления документными потоками организации. Технологической базой информационных ресурсов является офисная система организации (система документооборота), которая базируется на корпоративной сети и использует специализированное программное обеспечение (ПО). Это ПО по своей направленности на реализацию задач делопроизводства, обслуживания потребностей офиса организации определяется сегодня как офисное ПО.

Термином офисный – (от английского office – контора) обозначают все, что имеет отношение к рутинному и творческому труду, связанному с созданием и обработкой деловых, научных документов, обработкой разного рода информации и др. Технологический цикл офиса может включать объединение, накопление, обработку, отображение (документирование), распределение и передачу информации.

Офисные программы – это программы, результатом деятельности которых является документ. Комплекс программ, который позволяет объединить в рамках одного универсального интерфейса традиционные приложения ПК, которые раньше использовались в виде независимых программных средств, называется интегрированным пакетом. Интеграция ПО позволяет затрачивать минимум времени на связь различных компонентов, использовать данные разных форматов без выхода из среды программного продукта. Это обеспечивает быстроту обработки данных, и упрощает переход из одной функциональной части пакета в другую.

В последние годы определилась тенденция массового использования интегрированных пакетов, ориентированных на возможности стандартных программных средств (текстовый редактор, электронная таблица, база данных) и наибольшую популярность получил пакет программ Мiсгоsoft Office – мощное и многофункциональное программное средство («электронный офис»), используя которое можно облегчить работу по подготовке, хранению и обработке различных офисных документов.

Microsoft Office включает в себя:

· Word - текстовый процессор;

· Excel - электронные таблицы;

· PowerPoint - средство подготовки презентаций;

· Outlook - персональный планировщик;

· Access - для создания и администрирования БД;

· FrontPage - для разработки, создания, обслуживания Web – узла;

· Publisher – настольная издательская система для создания публикаций профессионального уровня;

· Visio – система подготовки диаграмм;

· SharePoint – система для организации групповой работы в Интернете;

· Photo Editor – редактор фотографий;

· и др.

Текстовый процессор Microsoft Word – многофункциональная программа обработки текстов (универсальный текстовый процессор), предназначенная для создания текстовых файлов, содержащих непосредственно текст и сопровождающие его таблицы, иллюстрации в форме рисунков, слайдов презентаций, фотографий и т.п., и передачи этих файлов в информационное пространство как в форме традиционных документов, так и в форме Web-документов.

Word занимает центральное положение в офисном пакете Microsoft Office и позволяет организовать эффективный обмен данными между составляющими приложениями, что позволяет пользователям в значительной степени автоматизировать разработку офисных документов разной содержательности и сложности.

Под текстом понимается последовательность знаков, входящих в некоторое множество (алфавит) и обладающих в этом множестве определенным смыслом. (То есть каждый знак рассматривается в таком контексте как символ. Поэтому часто данные такого типа называют еще символьными). В более узком смысле текстом называют некоторую последовательность закодированных в двоичном коде знаков, которую можно хранить, передавать, преобразовывать с помощью компьютера. Кодирование символов производится с помощью таблиц кодировки.

В настоящее время в мире существует множество текстовых редакторов, которые отличаются друг от друга сложностью, функциональными возможностями, стоимостью, требованиями к объему памяти ПК, к процессору и компьютеру в целом. Научившись работать в одном редакторе, можно легко освоить работу в другом, т.к. существует много сходных возможностей.

Подробно со всеми возможностями работы в текстовом процессоре Microsoft Word можно ознакомиться в меню Справка (рис. 1.1). Такой же справкой вы можете воспользоваться при работе с любым приложением офисного пакета Microsoft Office.

Рис. 1.1. Окно справки Microsoft Word

Документами являются не только издания, рукописи, приказы, письма и т.д. К документам относятся и различные бланки, опросные листы и другие вспомогательные записи, в процессе обработки которых формируются другие документы: статистические отчеты, заявки и др. Их особенность заключается в том, что они имеют относительно постоянную структуру, а формирование документа заключается в вписывании отдельных слов или предложений или в установке пометок на отдельных строках.

Основой для подготовки таких документов служат всевозможные бланки или формы. Эти документы как бы фиксируют содержание диалога между различными системами, фирмами, отдельными людьми. В этом смысле структура формы определяет структуру диалога, интерфейса между коммуникатирующими объектами. Одним из примеров может служить бланк-заказ, используемый в логистических системах предприятий.

ИТ позволяют повысить эффективность использования различных бланков и форм за счет повышения скорости обработки данных, активизации диалога. Такие формы принято определять как экранные формы или компьютерные бланки. Они состоят из непосредственно бланка, содержащего реквизиты одного из участников диалога, и диалогового окна, куда заносится информация вторым участником диалога.

Форма – это текстовый документ, содержащий поля для ввода информации. Для компьютерных документов характерно использование компьютерных форм или компьютерных (электронных) бланков.

Поле формы – это особое поле в документе, в которое можно ввести текст, выбрать значение из раскрывающегося списка и др.

Заполнение формы создает состояние интерактивного ввода информации на экране компьютера. Такая форма может содержать подсказки и автоматически выполняемые программы – макросы. В форму можно включать различные функции. Поля форм можно затенять, чтобы руководить процессом заполнения данных.

Формы целесообразно выполнять в виде шаблонов, что позволяет их многократно использовать. При заполнении формы, основанной на шаблоне, заполняется только ее копия – оригинал остается неизменным. При создании нового документа на основе формы информацию можно вводить только в поля, предусмотренные при создании формы, остальная часть документа остается без изменения. В текстовом процессоре Word для разработки форм предусмотрена специальная панель инструментов (рис. 1.2.).

Панель Формы устанавливается с помощью команды Панели инструментов в меню Вид.

Рис. 1.2. Панель инструментов Формы

Дата добавления: 2017-02-01