Организационные документы

Одна из управленческих функций, реализуемых в деятельности предприятий – это функция организации системы и процессов управления.

Организационная деятельность учреждения (предприятия) выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие его статус, компетенцию, структуру, штатную численность и другие аспекты.

Организационные документы – комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства предприятия. Организационно-правовые документы содержат положения обязательные для исполнения и являются правовой основой деятельности предприятия.

Виды организационных документов:

1. Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Устав утверждает высший орган управления учреждения (предприятия).

Содержание устава зависит от формы собственности компании и способа управления ее деятельностью.

Так в соответствии со ст. 9 Федерального закона «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» устав унитарного предприятия должен содержать:

1. полное и сокращенное фирменные наименования унитарного предприятия;

2. указание на место нахождения унитарного предприятия;

3. цели, предмет, виды деятельности унитарного предприятия;

4. сведения об органе или органах, осуществляющих полномочия собственника имущества унитарного предприятия;

5. наименование органа унитарного предприятия (руководитель, директор, генеральный директор и др.);

6. порядок назначения на должность руководителя унитарного предприятия, а также порядок заключения с ним, изменения и прекращения трудового договора в соответствии с трудовым законодательством и иными содержащими нормы трудового права нормативными правовыми актами;

7. перечень фондов, создаваемых унитарным предприятием, размеры, порядок формирования и использования этих фондов;

8. иные предусмотренные законодательством сведения этих фондов, в том числе:

– сведения о размере уставного фонда государственного или муниципального унитарного предприятия, порядке источниках его формирования, а также о направлениях использования прибыли;

- сведения о порядке распределения и использования доходов казенного предприятия.

Устав унитарного предприятия утверждается уполномоченными государственными органами РФ, государственными органами субъекта РФ или органами местного самоуправления.

Согласно ст. 12 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» устав общества с ограниченной ответственностью должен содержать:

1) полное и сокращенное фирменное наименование общества;

2) сведения о месте нахождения общества;

3) сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, порядке принятия органами общества решения, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов;

4) сведения о размере уставного капитала общества;

5) сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества;

6) права и обязанности участников общества;

7) сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества;

8) сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу;

9) сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам;

10) иные сведения, предусмотренные законодательством, в частности сведения о филиалах и представительствах общества с ограниченной ответственностью.

Устав общества с ограниченной ответственностью утверждается учредителями общества.

Устав акционерного общества, как это предусмотрено ст. 11 Федерального закона «Об акционерных обществах», должен содержать следующие сведения:

1) полное и сокращенное фирменные наименования общества;

2) место нахождения общества;

3) тип общества (открытое или закрытое)

4) количество, номинальную стоимость, категории (обыкновенные, привилегированные) акций и типы привилегированных акций, размещаемых обществом;

5) права акционеров – владельцев акций каждой категории (типа);

6) размер уставного капитала общества;

7) структуру и компетенцию органов управления общества и порядок принятия ими решений;

8) порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, в том числе перечень вопросов, решение по которым принимается органами управления общества квалифицированным большинством голосов или единогласно;

9) сведения о филиалах и представительствах общества;

10) иные положения, предусмотренные законодательством.

Устав акционерного издается собранием учредителей общества.

Устав оформляют на стандартном листе с внесение необходимых реквизитов общего бланка:

08 наименование организации;

10 наименование вида документа;

11 дата документа;

14 место составления или издания документа.

16 гриф утверждения документа;

20 текст устава;

22 подпись.

Пример устава представлен в приложении 1.

2. Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений (см. рис). (Например, Общее положение о министерствах, Положение о бухгалтерском учете и т. д.) Положения также входят в состав унифицированной системы и имеют установленную структуру текста.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений.

Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия.

Положение оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:

08 наименование организации;

10 наименование вида документа;

11 дата документа

16 гриф утверждения документа;

12 регистрационный номер документа;

18 заголовок к тексту

20 текст документа

22 подпись

24 визы согласования

Положение является сложным документом. Структура и содержание Положения определяются, как правило, организацией–разработчиком.
Структура текста Положения о подразделении (службы) обычно включает следующие разделы:

1. Общие положения (полное официальное наименование подразделения, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделений, наличие печатей)

2. Основные задачи

3. Функции

4. Права

5. Ответственность (устанавливается виды дисциплинарной, административной, а при необходимости и уголовной ответственности)

6. Взаимоотношения (взаимодействия с другими подразделениями и организациями).

Пример оформления положения представлен в Приложении 2.

3. Инструкция – правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц. Заголовок инструкции должен содержать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования.

Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).

Текст инструкции носит указующий характер и содержит распорядительные слова: ДОЛЖЕН, СЛЕДУЕТ, НЕОБХОДИМО, и т. д.
Инструкция содержит следующие реквизиты:

08 наименование организации;

10 наименование вида документа;

11 дата документа;

12 регистрационный номер документа;

14 место составления или издания документа;

16 гриф утверждения документа;

18 заголовок к тексту;

20 текст документа;

21 отметка о наличии приложения;

22 подпись;

27 отметка об исполнителе;

30 идентификатор электронной копии документа.

На каждого работника предприятия составляется должностная инструкция – документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.
Основные разделы текста должностной инструкции:

1) общие положения (область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы;

2) должностные обязанности (виды работ, выполняемые специалистом);

3) права (права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей);

4) ответственность (указывается, за что конкретно несет ответственность специалист).

Пример оформления должностной инструкции представлен в Приложении 3.

4. Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.
Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, с указанием перечня должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов, и месячном фонде заработной платы.

Форма документа определена постановлением Госкомстатат РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Штатное расписание содержит следующие реквизиты:

08 наименование организации;

10 наименование вида документа;

11 дата документа;

14 место составления или издания документа;

16 гриф утверждения документа;

20 текст документа;

22 подпись;

24 визы согласования документа.

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью организации.
Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия.

5. Структура и штатная численность – организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Составляется и подписывается также как и штатное расписание.

6. Правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт, в котором отражаются следующие вопросы:

­ организация работы предприятия;

­ взаимные обязанности работников и администрации;

­ предоставление отпусков;

­ командирование сотрудников;

­ внутриобъектный режим.

Конкретные требования к порядку оформления проекта документа не определены. В этой связи учреждение вправе самостоятельно определить соответствующие требования, в частности к составу и оформлению реквизитов.

Пример оформления правила внутреннего трудового распорядка представлен в Приложении 4.

7. Договор – правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.

В современном законодательстве договор выступает в качестве основного документа, устанавливающего разнообразные связи и экономические отношения между гражданами, гражданами и организациями и между организациями. Договоры составляются при документировании сделок купли–продажи, оформлении отношений аренды, поручительства, поставки продукции, ценообразования, распределения прибыли, взаимоотношений субъектов предпринимательской деятельности, а также как учредительный документ при образовании некоторых форм предприятий.

Содержание договора, как правило, включает: наименования организаций, заключающих договор (или сведения о физических лицах); ссылку на их учредительные документы; фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон; сведения об обязательствах сторон; условия и формы расчета; санкции при нарушении и невыполнении в срок обязательств; срок действия договора.

Основная часть договора излагается в разделе о взаимных обязательствах сторон, который должен полно, четко, однозначно регламентировать взаимоотношения сторон, его отдельные или специальные условия.

Законодательство регламентирует содержания договора в целом, но устанавливает его обязательность, а также условия, которые должны включаться в текст договора, документирующего ту или иную деятельность. Это могут быть (кроме перечисленных выше) условия возмещения вреда (возможных убытков), порядок разрешения споров, права владения, распоряжения, пользования имуществом, положения об обеспечении экономической безопасности и другие условия, обязательные при осуществлении той или иной деятельности.

Пример оформления договора представлен в Приложении 5.

8. Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Текст регламента состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки и разбитых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Регламент коллегиального или совещательного органа определяет статус этого органа; порядок планирования работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; внесение материалов на рассмотрение; порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании; ведение протокола заседания; оформление решений; порядок доведения решений до исполнителей; материально-техническое обеспечение заседаний.

В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласования с заинтересованными подразделениями и юридической службой. Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального органа.

Регламент оформляется на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами регламента являются:

08 наименование организации (а также наименование коллегиального или совещательного органа, если регламент посвящен данному органу);

10 наименование вида документа;

11 дата документа;

12 регистрационный номер документа;

14 место составления или издания документа;

16 гриф утверждения документа;

18 заголовок к тексту;

20 текст документа;

22 подпись;

24 визы согласования документа.

Пример оформления регламента представлен в Приложении 6.

Дата добавления: 2017-02-01