Общие требования к оформлению документов

Текст документа следует излагать ясно, убедительно и емко, но вместе с тем по возможности кратко. Также в тексте документа должны соблюдаться грамматика и орфография используемого для его изложения языка.

Текстовые образцы.

Текстовые формуляры (шаблоны, трафареты);

Унифицированные и типовые тексты соответствующих видов документов;

Текст документа должен излагаться на государственном языке, либо на национальном языке субъекта РФ, используемом в качестве государственного наряду с русским. Документы, направляемые в другие государства, могут излагаться как на русском языке, так и на официальных языках соответствующих государств либо на английском языке.

Требования к содержанию документов

Тема 2. Оформление управленческих документов

Под содержанием документа понимается вся включенная в него информация, при этом основными информационным компонентом документа является его текст – выраженная средствами служебно-делового языка сущность зафиксированных в документе фактов, событий, управленческих решений и вытекающих из него действий.

В зависимости от функционального назначения документа текст может быть представлен в виде:

1) связный текст – грамматически и логически согласованная информация, значимая для надлежащего осуществления компанией своей деятельности, то есть упорядоченная последовательность предложений, распределенных по абзацам;

2) анкетная форма – представления текста применяется, если в содержании документа характеризуется по определенным признакам только один объект (вопрос);

3) табличная форма (таблица) – представления текста применяется, если в содержании документа по определенным признакам характеризуются два или более объектов (вопросов) одновременно.

В целях обеспечения своевременной и качественной подготовки текстов документов рекомендуется применять:

Подготовка содержания любого документа начинается с изучения существа вопроса деятельности организации, излагаемого в данном документе, соответствующих положений законодательных и нормативных правовых актов, локальных нормативных актов и организационно-распорядительных документов, а также имеющихся в распоряжении организации справочных материалов и (или) материалов переписки.

Содержание документа должно включать достоверную и аргументированную информацию и увязываться с документами, ранее изданными по данному вопросу деятельности организации, но при этом не дублировать их содержание, а в необходимых случаях иметь на них соответствующие ссылки.

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций, предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами, что обеспечивает:

­ их юридическую силу;

­ оперативное и качественное составление и исполнение;

­ быстрый поиск

­ широкое использование компьютеров при составлении документов и работе с ними

Большинство управленческих документов, в том числе исходящие документы, оформляются на бланке.

Бланк – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем типографским способом постоянной информацией.

Бланки документов можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств компьютерной техники при создании конкретного документа. Для наиболее важных документов предприятия используют бланки, выполненные типографским способом, с эмблемой, имеющей высокую степень детализации, с тиснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющими подделку. Как правило, такие бланки нумеруются типографским способом или специальными нумераторами. Использование каждого такого бланка должно фиксироваться в специальных регистрационных бланках.

Бумага для бланков должна обладать такими качествами, как несворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутствие пыления с поверхности листа, а также соответствие требованиям по плотности – от 80 г/м² до 200 г/м² и по белизне – от 88% до 98%.

Для изготовления бланков в основном используются два формата листов бумаги А4 – (210* 297 мм) и А5 (148*210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля соответствующих размеров:

Левое – 20 мм;

Правое – 10мм;

Верхнее – 20 мм;

Нижнее – 20мм.

ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Допускает создание бланков предприятия, структурного подразделения и должностного лица.

В соответствии с требованиями ГОСТа установлены следующие виды бланков предприятия:

1. Общий бланк – бланк предприятия или структурного подразделения для изготовления любого вида документа (кроме письма). В зависимости от учредительных документов организации может содержать следующие реквизиты:

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания);

04 код организации;

08 наименование организации;

14 место составления или издания документа.

2. Бланк для письма. В зависимости от учредительных документов организации на бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты:

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания);

04 код организации;

05 основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
юридического лица;

06 ИНН/ КПП налогоплательщика;

08 наименование организации;

09 справочные данные об организации.

3. Бланк конкретного вида документа, кроме письма. Данный бланк целесообразно создавать, если в организации применяется большое количество документов конкретных видов.

В зависимости от учредительных документов организации на бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты:

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания);

08 наименование организации;

10 наименование вида документа;

14 место составления или издания документа.

Предусмотрены два варианта расположения реквизитов бланка – угловое и продольное.

Продольное расположение заголовочной части документа предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, т. е. равным удалением каждой строки от левого и правого поля.

Наиболее используемое в настоящее время угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, факсов, т. к. правый верхний угол используется для указания адреса получателя. Правая верхняя часть листа может использоваться также для других реквизитов: грифа утверждения (в актах, инструкциях) и резолюции руководителя (на поступивших документах). По подсчетам специалистов угловое расположение экономит до 20% площади листа документа.

Угловое расположение реквизитов имеет два вида: фланговое и центрированное. При фланговом расположении строки бланка начинаются от границы левого поля, правый край не выравнивается. При угловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются (центруются) относительно половины листа документа, т. е. находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа.

Каждый документ состоит из определенного набора реквизитов.

Реквизит – обязательный элемент любого официального документа.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа.

Формуляр–образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Требования к оформлению реквизитов:

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

02. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) – помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКНО).

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06. Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки (ИНН/КПП) на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Реквизиты 4–6 могут размещаться на бланке или печататься при подготовке документа.

Реквизиты 8–14 располагаются в левом верхнем углу бланка.

08. Наименование организации должно соответствовать установленному в ее учредительных документах и уставе (положении). Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком, в качестве государственного нацио­нальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах предприятия. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства структурного подразделения указывают в том случаях, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования предприятия.

09. Справочные данные об организации включают почтовый адрес номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10. Наименование вида документа, пишут заглавными буквами (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ и т. д.). В письме и факсе наименование вида документа не указывают.

11. Датой документа является дата его подписания или утверждения для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько предприятий, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2008 года следует оформлять: 05.01.2008.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2008 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2008.01.05.

12. Регистрационный номер документа складывается из индекса структурного подразделения, в котором документ был подготовлен и где будет храниться его копия после отправки, номера дела по номенклатуре, в которое эта копия подшивается, порядкового номера исходящего документа. Он может также дополняться индексами корреспондентов, вопросов деятельности, должностных лиц, исполнителей и т. д. На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы проставляются через косую в порядке расположения авторов документа.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа размещается только на бланках писем и факсов. Реквизит вносят при оформлении ответа на инициативное (полученное учреждением) письмо (факс). Дата и номер для ссылки берут из инициативного письма, чтобы помочь учреждению при получении ответа быстро найти соответствующую копию.

14. Место составления или издания документа оформляют в соответствии с административно-территориальным делением России и указывают лишь в тех случаях, если местонахождение предприятия не вошло в его название. Перед названиями городов Москва и Санкт-Петербург буква г. (город) не ставится, а перед названиями остальных населенных пунктов проставляется их сокращенное обозначение, например, г., пос., и др.

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном. Например:

15. Адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ОАО «Северные регионы»

В. А.Лагунину

или

АО «Электроцентромонтаж»

Главному бухгалтеру

В. М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Кировской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома

«Медиадом»

Н. В.Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат» указывается наименование организации, затем почтовый адрес, например:

Нижегородский строительный техникум

ул. Чапаева, д. 7

г. Нижний Новгород, 150003

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем его почтовый адрес, например:

А. А. Соколову

ул. Радищева, д. 5, кв. 6,

г. Ростов, Ростовского района,

Ярославской обл., 152100

16. Гриф утверждения – реквизит, указывающий нормативный или правовой характер его содержания. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ должности утверждающего лица, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ОАО «Нева»

личная подпись И. И. Иванов

дата

При утверждении документа гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом начальника

Главного управления контроля

от 23.12.2011 № 34

или

УТВЕРЖДЕН

Протоколом Совета Университета

от 07.12.2011 № 4

17. Резолюция – после первичной обработки и регистрации документ направляют руководителю для рассмотрения, результат которого отражается в резолюции. Резолюция закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Включает в

себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Текст резолюции может быть двух видов.

1. Резолюции, содержащие решение вопроса («Зачислить», «Отказать», «Выделить» и др.)

2.Резолюции, содержащие указания на порядок подготовки вопроса, например:

Г. В. Алешиной

П. Д. Сережиной

Прошу подготовить проект договора с ОАО «Нева» к 04.11.2011

личная подпись

01.11.2011

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Основные правила подготовки резолюции:

1) в резолюции должно быть указано, кому направляется для исполнения документ, безадресная резолюция считается неверно оформленной;

2) документ следует направить одному исполнителю. Если письмо адресуется нескольким исполнителям, следует ставить персональные задачи каждому исполнителю;

3) форма обращения к исполнителю в резолюции должна быть корректной и соответствовать служебной этике;

4) способ решения задачи выбирается в зависимости от должностного положения и квалификации исполнителя. Если исполнителю можно доверить самостоятельный выбор – способа решения, то в резолюции можно его не указывать. Если самостоятельный выбор способа решения задачи самим исполнителем нежелателен, следует конкретизировать, что и как он должен делать;

5) сроки исполнения задания не обязательно указывать в резолюции, если в самом документе они указаны. Если в самом документе сроки не указаны, то резолюция без указания срока исполнения считается неверно оформленной;

6) резолюция должна иметь реквизиты – дату и подпись.

18. Заголовок – выражает краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку. Заголовок отвечает на вопрос «о чем?» и формулируется с помощью отглагольного существительного (ДОГОВОР – О поставке товаров), но в таких документах, как протокол, инструкция, акт, правила, заголовок должен отвечать на вопрос «кого?» или «чего?» (ПРОТОКОЛ – заседания ученого совета, АКТ – ревизии).

19. Отметка о контроле означает, что документ поставлен на контроль. Она может быть в виде буквы «К» или контрольной даты, написанной ярким цветным карандашом или чернилами, или в виде штампа «КОНТРОЛЬ». Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.

20. Текст – основной элемент любого документа. Одно из главных требований к тексту – краткость, которая достигается заменой сложных предложений простыми, исключением повторов и излишних подробностей. Формулировки в служебных документах должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований. Достичь ясности в изложении помогают точность подбора слов и прямой их порядок в предложении (сказуемое следует за подлежащим). Тон служебных документов должен быть нейтральным. В письмах, факсах рекомендуется избегать категоричных выражений.

Переписка ведется от третьего лица, местоимения заменяют существительными (ОАО «Нева» не возражает). В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица. Так же пишут объяснительные и докладные записки, заявления.

Обычно тексты большинства управленческих документов состоят из двух частей:

Дата добавления: 2017-02-01