Возникновение и развитие отечественного делопроизводства

Понятие, содержание и основные задачи делопроизводства

Тема 1. Основы документационного обеспечение управления

Приступая к изучению оформления управленческих документов, прежде всего, следует ознакомиться с основными профессиональными терминами и определениями.

Делопроизводство – это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения дела: «дело производить» – решать вопрос. В ходе решения возникла необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу.

Объектом делопроизводства являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет делопроизводства – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Основные задачи делопроизводства :

1) отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;

2) обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

Делопроизводство является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Параллельно с термином «делопроизводство» в настоящее время используют термин документационное обеспечение управления (далее – ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. Термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин:

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, события, явлениях и процессах независимо от формы их представления. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.

Носителем информации выступает документ. Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (опознание). Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т. д.).

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа.

В процессе управленческой деятельности мы сталкиваемся с огромным количеством разновидностей документов. Каждую из них в свою очередь отличают от других не только оформления и содержания, но и порядок исполнения. Классификация документов служит для повышения эффективности работы с ними. Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовать документационную деятельность.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности де­лятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, т. е. по вопросам общего руковод­ства предприятием (организацией) и его производственной деятель­ностью. Эти документы могут составлять работники всех подраз­делений предприятий. Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т. д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

По месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, по­ступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц).

По содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов).

По форме изложения (степени унификации): индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме), трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении), типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления– типовые инструкции), примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии), унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации)

По срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в оп­ределенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

По происхождению: служебные, затрагивающие интересы пред­приятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

По виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликат.

Подлинник – это подписанный и надлежащим образом офор­мленный экземпляр документа, составленный в первый раз; копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение под­линника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в уста­новленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостове­рения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного доку­мента, а выписка из того или иного его раздела. При оформле­нии выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и орга­низациям предоставлено право в случае утери владельцем под­линного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат.»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

По средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т. д.

По сфере использования: организационно-распорядительные, финансовые, научно-технические, отчетно-статистические.

По степени гласности: открытые, с грифом ограничения доступа («для служебного пользования» – информация, предназначенная только для работников данного предприятия; «коммерческая тайна» – информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю; «секретно» – информация, составляющая государственную тайну).

1.2. Нормативно-методическая база
документационного обеспечения управления

В настоящее время документационное обеспечение управления на предприятиях, в организациях и учреждениях регулируется действующим законодательством, распорядительными документами вышестоящих органов, правилами и указаниями архивного управления.

Нормативно-методическая база ДОУ – это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения. Эта база также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты).

Нормативно-методическая база ДОУ включает:

1. законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

2. постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;

3. государственную систему документационного обеспечения управления (Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ – Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33);

4. правовые акты органов представительной и исполни­тельной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;

5. правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;

6. государственные стандарты на документацию;

7. унифицированные системы документации;

8. общероссийские классификаторы технико–экономической и социальной информации;

9. нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;

10. нормативные документы по организации архивного хра­нения документов.

Отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами.

Федеральный закон «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. № 5485–1 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. К государственной тайне закон относит защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» от 29 декабря 1994 г. № 77 устанавливает виды документов, входящих в состав обязательного экземпляра, обязанности и права производителей документов, обязанности получателей обязательного экземпляра.

Федеральный закон «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 г. № 184устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех органов управления, и определяет меры государственной за­щиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации и в области документационного обеспечения управления.

Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 г. № 98 регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства (ноу–хау).

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125 регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации» от 2 мая 2006 г. № 59 регулирует правоотношения, связанные с реализацией гражданином Российской Федерации закрепленного за ним Конституцией Российской Федерации права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления, а также устанавливается порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами.

Федеральный закон«Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149–ФЗ устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом, наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов.

Федеральный закон «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 г. № 63 устанавливает виды электронных подписей, средства электронной подписи, сертификат ключа проверки электронной подписи, квалифицированный сертификат, выдачу квалифицированного сертификата. К принципам использования электронной подписи закон относит:

1) право участников электронного взаимодействия использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению;

2) возможность использования участниками электронного взаимодействия по своему усмотрению любой информационной технологии и (или) технических средств;

3) недопустимость признания электронной подписи и (или) подписанного ею электронного документа не имеющими юридической силы только на основании того, что такая электронная подпись создана не собственноручно, а с использованием средств электронной подписи для автоматического создания и (или) автоматической проверки электронных подписей в информационной системе.

Кроме того, в 2003 г. введен ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» предусматривает при подготовке и офор­млении документов использовать 30 реквизитов вместо 29 по ГОСТ 6.30–97.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности:

– федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие, наряду с русским языком, в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
– предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Что касается кадровой документации в организациях, то ею занимается ряд федеральных ведомств. Так, например, Госкомстат России, Госстандарт России и Росархив курируют ряд документов по кадрам, разрабатывают, утверждают организационно-распорядительные документы по кадрам.

В целом же нормативную базу, регулирующую документационное обеспечение управления кадрами, условно можно разделить на следующие группы.

1 группа – федеральные нормативные акты, касающиеся вопросов трудового права работников: Конституция Российской Федерации; Кодекс законов о труде Российской Федерации; Гражданский кодекс Российской Федерации (часть 2); Основы законодательства Российской Федерации о нотариате и др. Также в эту группу входят некоторые законы, указы Президента Российской Федерации и постановления Правительства Российской Федерации по трудовым отношениям: аттестации, переподготовке и повышению квалификации служащих, государственной службе, ведению личных дел и т. д.

2 группа – ведомственные нормативные акты по труду, архивному делу, документационному обеспечению кадровой деятельности, классификации и стандартизации, кадровой документации и др. К ним относятся:

· Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;

· Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений и организаций;

· Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров;

· Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях;

· общероссийские классификаторы: профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР); Общероссийский классификатор знаний (ОКЗ); информации о населении (ОКИН); специальностей по образованию (ОКСО); управленческой документации (ОКУД); предприятий и организаций (ОКПО) и др.;

· государственные стандарты Р 6.30–2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”, Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

· Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

· основные правила работы ведомственных архивов;

· перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.

Эти ведомственные нормативные акты, как правило, носят межведомственный характер и обязательны для применения в организациях Российской Федерации.

3 группа – литература по трудовому праву, документационному обеспечению управления кадрами, автоматизации кадровой деятельности и др.

Литература по этим вопросам достаточно разнообразна. В ней рассматриваются как общие вопросы организации и функционирования кадровых служб, работы с кадровой документацией, так и отдельные участки кадровой деятельности (учет кадров, ведение личных дел и трудовых книжек и др.).

Все перечисленные нормативные документы имеют большое значение для организации делопроизводственного процесса в учреждениях.

Контрольные вопросы:

1. Что включает в себя понятие «делопроизводство»?

2. С чем связано появление понятия «документационное обеспечение управления»?

3. Какие основные законы регулируют ДОУ?

4. Какие группы документов, регулирующих документационное обеспечение управления кадрами, знаете?

С древнейших времен дошли до нас документы, сохранившие сведения об истории, особенностях быта и отношениях между людьми. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем как средство общения, передачи информации. Они представляют собой одно из важнейших хранилищ человеческой памяти.

1. Делопроизводство в Древнерусском государстве (X–XI вв.) и в период феодальной раздробленности (XI–XV вв.).

В период формирования и расцвета Древнерусское государство имело свою письменность, которая использовалась для документирования частной жизни (например, письма новгородцев на бересте), правовых отношений, охраны собственности (жалованные, вкладные грамоты).

В период феодальной раздробленности (XIII–XV вв.) развитие феодальных отношений фиксируется в частноправовых актах (купчие грамоты на землю и иное имущество). Отношения между княжествами закрепляются в договорах великих и удельных князей. Создаются письменные памятники права – судные грамоты. Управленческие решения подчиненным верховная власть фиксировала в указных грамотах. В процессе судебной деятельности составлялись: судные списки, правовые грамоты, бессудные грамоты, мировые.

Всю работу с официальными документами осуществляли специальные должностные лица, имевшие небольшой штат помощников. В XIV в. людей, профессионально занимающихся работой с документами стали называть дьяками.

Этот период характеризуется накоплениям традиций в области составления документов: создаются устойчивые формуляры документов, устанавливаются приемы их удостоверения – подписи, скрепы, печати, возникают стадии написания документа –черновик и беловик.

2. Приказное делопроизводство (XVI–XVII вв)

Государственное делопроизводство как система начинает складываться с момента образования централизованного Русского государства в конце XV в. и начала процесса создания аппарата

В конце XV в. в России появились приказы – центральные органы государственной власти, выдающие отдельными отраслями княжеского управления, и органы государственного управления на местах – приказные, земские и губные избы. В этих органах и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство.

Производство дела в приказах начиналось либо с момента поступления документа извне, либо с подготовки собственного документа по указанию боярина или князя. На входящем документе указывались дата поступления и автор. Документы, относящиеся к делу, подклеивали один к другому, места склеек заверялись дьяком, ведущем делопроизводство, подписью с обратной стороны. Чтобы ознакомиться с делом, надо было развернуть свиток и, читая, сворачивать его. От такого обращения документы быстро ветшали. Приказами направлялись в приказные избы «грамоты», а из приказных изб в вышестоящие инстанции «отписки». Простые люди обращались в различные инстанции с «челобитными» и прошениями. Подклеенные друг другу документы наматывали на палочки в свитки длиной в среднем 50–80 м. Ленты при чтении волочились, отсюда возникло такое понятие, как «волокита», обозначающее несвоевременное и не по существу решение того или иного вопроса.

Дата добавления: 2017-02-01