Контроль как функция управления. Этапы процесса контроля

Успешное достижение задач, стоящих перед организациями, во многом предопределяется посредством контроля, который является механизмом обратной связи и позволяет органам управления отслеживать эффективность деятельности подчиненных инстанций. Контроль содействует последовательности осуществления процессов, позволяя тем самым сосредоточить внимание на конкретном процессе или результате, уменьшать отклонения от нормы и повышать вероятность успеха.

Таким образом, контроль представляет собой процесс, в котором руководство устанавливает, достигает ли организация своих целей.

Одной из важнейших особенностей контроля является его всеобъемлемость. Контроль не может оставаться исключительно прерогативой контролера или его помощников. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто специально ему этого не поручал.

Для того чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен отвечать ряду требований, основными из которых являются: стратегическая направленность, ориентация на конечные результаты, соответствие делу, своевременность, гибкость, простота, экономичность.

Контроль можно классифицировать по периодичности и срокам проведения, видам, форме и содержанию.

По периодичности проведения выделяют: стратегический, тактический и оперативный контроль.

По срокам проведения различают плановый и внезапный контроль.

Основными видами контроля являются: предварительный, текущий и заключительный

По форме осуществления контроль может быть:

внутренним – система контроля организуется предприятием самостоятельно;

внешним – контроль со стороны внешних контрольных органов, вышестоящей организации, государственных органов и т.п.

По содержанию или объему вопросов, подлежащих проверке, следует различать полный или выборочный (частичный) контроль.

Контроль, как правило, осуществляется руководителями всех рангов, а также временно или постоянно назначаемыми (специальными) контрольными органами.

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа: установление стандартов, сравнение результатов, корректировка действий.

Стандарты - этот конкретные цели, продвижение к которым поддается количественным или качественным измерениям.

Установление стандартов демонстрирует, насколько близко, в сущности, слиты функции контроля и планирования. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации.

Установление стандартов включает: выработку критериев и определение стандартов допустимых отклонений.

Критерий - это показатель или правило, на основании которого принимается решение о соответствии чего-либо установленной норме. Руководство не может эффективно осуществлять контроль в отсутствии критериев. Неизбежным следствием отсутствия критериев является управление по наитию, которое фактически уже руководством и не является, а есть обычная реакция на ситуацию, вышедшую из под контроля.

Критерий дает четкую и ясную цель для направления усилий членов организации. Однако деятельность организации - не черно-белое кино, в жизни всё же бывает необходимость отклоняться в какой-то мере от поставленной цели. Поэтому одной из характерных черт хорошего стандарта системы контроля состоит в том, что в нем содержатся реалистичные допуски параметров цели.

Определение масштаба допустимых отклонений - вопрос кардинально важный. Если взять слишком большой масштаб, то возникающие проблемы могут приобрести грозные очертания. Но, если масштаб взять слишком маленьким, то организация реагировать на очень небольшие отклонения, что весьма расточительно. Такая система контроля может парализовать и дезорганизовать работу организации и будет скорее препятствовать, чем помогать достижению целей. Поэтому основной проблемой определения масштабов допустимых отклонений является установление оптимальных интервалов срабатывания системы контроля.

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении (сравнении) реально достигнутых результатов с установленными стандартами путем измерения и оценки этих результатов.

Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты - это самый трудный и порой дорогостоящий элемент контроля. Для того чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю. Вначале необходимо выбрать единицу измерения, причем такую, которую можно преобразовать в те единицы, в которых выражен стандарт. В качестве общего правила можно отметить, что стандарт в специфической форме предопределяет величины, которые впоследствии должны быть измерены.

Выбор подходящей единицы - это зачастую легкая часть проведения контрольных измерений. Очень важно, чтобы периодичность и точность измерений тоже были согласованы с деятельностью, подлежащей контролю. Иными словами, измерения должны проводиться так, чтобы обеспечить максимальную объективность контроля.

Полученные после измерения результаты подлежат дальнейшему анализу и оценке на предмет соответствия установленным стандартам.

Целью оценки является принятие руководством решения о необходимости внесения корректировок в действия организации или ее отдельных подразделений.

Таким образом, после оценки результатов процесс контроля переходит на третий этап - корректировка действий. При этом руководитель должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, т.е. не вмешиваться в рабочий процесс; устранить выявленные отклонения или пересмотреть ранее установленные стандарты.

Ничего не предпринимать - наиболее благоприятное развитие событий, свидетельствующее о том, что установленные цели благополучно достигаются. К счастью, дела не всегда идут плохо. Однако в управлении нельзя рассчитывать на то, что случившееся один раз, впоследствии повторится снова. Даже наиболее совершенные методы периодически должны подвергаться изменениям. Поэтому контроль должен периодически повторяться.

Смысл устранения отклонений на этапе корректировки действий организации состоит в том, чтобы понять причины отклонений и добиться возвращения организации к правильному образу действий.

Осуществление корректировки может быть достигнуто путем улучшения знания каких-либо внутренних переменных факторов данной организации, усовершенствования функций управления или технологических процессов.

Важно подчеркнуть, что причиной возникающих проблем может быть любая переменная величина и что вклад в отклонение полученных результатов от желаемых может давать сочетание различных факторов. Естественно поэтому руководитель не может выбрать какое-то одно корректирующее действие только поэтому, что оно решает только что возникшую проблему. Прежде, чем выбирать корректирующее действие, необходимо взвесить все, имеющие отношения к данной проблеме внутренние переменные и их взаимосвязи. Поскольку все подразделения организации так или иначе связаны между собой, любое крупное изменение в одном из них затронет всю организацию. Вот почему руководитель должен вначале убедиться, что предпринимаемое им корректирующее действие не создает дополнительных трудностей, но поможет их разрешить. Кроме того, хотя временами это может быть очень трудно, опытный руководитель старается избегать решений, которые в краткосрочном плане сулят преимущества, однако в долгосрочном влекут за собой большие затраты.

Пересмотр стандартов имеет место вследствие их нереальности, т.к. они основываются на планах, а планы - это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты.

Стандарты, требования которых выполнить очень трудно, фактически делают бесполезными стремления членов организации достичь поставленных целей, как и в случае с корректирующими действиями, необходимость радикального пересмотра стандартов (в сторону повышения или понижения) может служить симптомом проблем, возникающих либо в процессе собственно контроля, либо в процессе планирования.

Необходимо отметить, что при разработке процедуры контроля руководители должны принимать во внимание поведение людей. Некоторые руководители забывают, что наряду с положительными аспектами функции контроля могут вызывать непреднамеренные срывы в поведении людей. Эти негативные явления часто становятся побочными результатами наглядности действий системы контроля.

Во избежании непреднамеренного негативного воздействия контроля на поведение людей и повышения, таким образом, его эффективности специалистами в области управления выработан ряд рекомендаций, к основным из которых следует отнести: установление осмысленных и понятных всем членам организации стандартов; коллективное обсуждение проблем повышения эффективности системы контроля; отказ от чрезмерно многочисленных форм контроля; установление жестких, но достигаемых стандартов; рациональная мотивация членов организации, строго придерживающихся установленных стандартов.

Дата добавления: 2017-02-01