Лекція № 12

План

Лекція № 11

Тема. Засвідчення, надання документам юридичної сили

1. Проставлення підписів на документах.

2. Розташування печаток, штампів.

3. Гриф затвердження на документі.

1. Документи підписують посадові особи установи відповідно до їх компетенції, що встановлено чинними нормативно-правовими актами.

В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписують лише керівник установи або його заступник відповідно до їх повноважень.

Документи, що надсилають іншим установам (закладам, організаціям), підписує перша посадова особа установи, а також керівники структурних підрозділів відповідно до їх компетенції. Підпис складається з найменування посади особи, що підписала документ, (розташовують ліворуч), особистого підпису (ставлять посередині рядка) та його розшифрування ініціалу (ів) й прізвища посадової особи (вказують праворуч). Розшифрування підпису в дужки не беруть.

Якщо документ надруковано не на бланку, вказую повну назву посади особи, яка підписує документ:

Начальник Головного

архівного управління

при Кабінеті Міністрів України Підпис Ініціал(и), прізвище

Якщо документ надруковано на бланку, вказують скорочену назву посади особи, яка підписує документ:

Начальник Головного

управління Підпис Ініціал(и), прізвище

Документи, як правило, підписує одна особа. Два або більше підписів проставляють в тому випадку, коли за зміст документа відповідають кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), їх підписи розміщують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб. Наприклад:

Директор інституту Підпис Ініціал(и), прізвище

Головний бухгалтер Підпис Ініціал(и), прізвище

Підписують, як правило, перший примірник документа. При надсиланні службового документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники документа.

Якщо установа надсилає ініціативний службовий документ одночасно кільком підвідомчим організаціям, підписують лише оригінал, який залишають у справі, а на місця розсилають засвідчені примірники.

Документи, підготовлені кількома установами, підписують всі керівники цих установ, причому їх підписи ставляться на документі поруч на одному рівні, наприклад:

Заступник міністра охорони здоров’я України Підпис Ініціали, прізвище

Заступник міністра освіти України Підпис Ініціали, прізвище

Документи колегіальних органів підписують голова засідання колегіального органу і секретар, наприклад:

Голова комісії Підпис Ініціал(и), прізвище

Секретар Підпис Ініціал(и), прізвище

При підписанні документів, складених комісією, зазначають не посади осіб, якими складено документи, а розподіл обов'язків у складі комісії, наприклад:

Голова комісії Підпис Ініціал(и), прізвище

Члени комісії Підпис Ініціал(и), прізвище

Якщо посадова особа, підпис якої зазначено на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначають посаду особи, яка підписала документ, її прізвище. Виправлення вносять чорнилом або машинописним способом, наприклад, "Виконувач обов'язків", "Заступник". Не дозволено підписувати документ, якщо перед найменуванням посади написано прийменник "за" або проставлено навскісну риску.

Документи, що вимагають надсилання зворотної Інформації, звітів, різних відомостей, не передбачених державною статистичною звітністю, підписує керівник установи, окремі з них - його заступники.

Підпис розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.

2. Підпис відповідальної особи на документі повинен завірятися печаткою. Печатку прикладають до документів, що вимагають особливого засвідчення.

Печатки є гербові та прості.

Гербовою печаткою завіряють підписи відповідальних осіб на документах, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; а також фіксують витрати грошових коштів і матеріальних цінностей. Також печатку прикладають до статутів, положень установ, договорів, посвідчень, доручень, які вимагають відбитка печатки.

Примірний перелік документів, на які ставлять гербову печатку:

- акти (прийому закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, виконання робіт; списання; експертизи тощо);

- аркуші погодження проектів нормативно-правових актів;

- висновки і відгуки установ на дисертації й автореферати, що направляють до Вищої атестаційної комісії України;

- довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату тощо);

- довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення;

- договори (про матеріальну відповідальність, підряди, науково-технічне співробітництво, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо);

- завдання (на проектування: об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо);

- заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо);

- заявки (на обладнання, винаходи тощо);

- зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції;

- посвідчення про відрядження;

- кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів, на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо);

- листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо);

- подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; преміями);

- протоколи (погодження планів поставок);

- реєстри (чеків, бюджетних доручень);

- специфікації (виробів, продукції тощо);

- статути державних підприємств (об'єднань);

- титульні списки;

- штатні розписи.

Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображують. Проста (негербова) печатка відтворює найменування міністерства (установи), її прикладають до документів, що виходять за межі установи: на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання, на копіях документів, що надсилаються в інші установи, на довідках з місця роботи тощо.

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

3. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Затвердження - спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Документ затверджують відповідні органи або посадові особи, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах.

Примірний перелік документів, що підлягають за­твердженню:

- акти (перевірок і ревізій, прийому закінчених будівництвом об'єктів, списання; експертизи; передачі справ; ліквідації установ);

- завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо);

- звіти (про виборчу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи);

- кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо);

- нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії, технологічного проектування; чисельності працівників тощо);

- переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових документальних матеріалів, що створюються в установах із зазначенням термінів зберігання документів;

- плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції, розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо);

- програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо);

- розцінки на здійснення робіт;

- статути державних підприємств (об'єднань);

- структура і штатна чисельність;

- форми уніфікованих документів;

- штатні розписи.

Затвердження документа здійснюють двома способами: грифом "затвердження" або виданням відповідного документа (постанови, рішення, наказу, розпорядження). Обидва способи затвердження мають однакову силу. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні бути затверджені відповідним розпорядчим документом установи, що видала акт.

Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), найменування посади, особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Міністр освіти України

Підпис Ініціал(и), прізвище

18.01.2002

У разі затвердження документа кількома посадовими особами їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні.

При затвердженні документа розпорядчим актом (постановою, рішенням, наказом, протоколом) на документі проставляють гриф за такою формою:

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністра України
18.02.2002 № 356

Гриф затвердження документа розташовують праворуч у верхньому куті першого аркуша документа.

Тема. Текст як основний реквізит документу

Дата добавления: 2014-01-04