Антуан де Сент-Экзюпери

План

Лекція № 14

У К Р А Ї Н И

Західних областей

Р О С І Я Н И

(1944-1996 р.р.)

Етносоціологічне дослідження

ЛЬВІВ

«Центр Європи»

Тема. Використання таблиць та правила їх заповнювання

1. Таблиця як елемент тексту документа.

2. Правила заповнювання таблиць.

Виклад тексту документа у вигляді таблиці застосовують для кращого унаочнення та зручності порівняння показників. Як пра­вило, у вигляді таблиць оформлюють цифровий матеріал. Форму таблиці та її елементи наведено на рисунку 8.

Рис. 8

На всі таблиці документа мають бути посилання в тексті доку­мента, при посиланні слід писати слово «таблиця» із зазначенням її номера.

Таблиці, за винятком таблиць додатків, слід нумерувати арабськими цифрами наскрізною нумерацією, починаючи з циф­ри «1».

Таблиці кожного додатка позначають окремою нумерацією арабськими цифрами з додаванням перед цифрою позначення додатку.

Якщо в тексті тільки одна таблиця, вона має бути позна­чена «Таблиця 1» або «Таблиця Б.1», якщо вона наведена в додатку Б.

Допускається нумерувати таблиці в межах розділу. В цьому разі номер таблиці складається з номера розділу та порядкового номера таблиці, які сполучають крапкою.

Назва таблиці повинна відображати її зміст, бути точною, стислою. Якщо з тексту документа витікає зміст таблиці, то на­зву їй можна не давати. Назву слід розташовувати над таблицею і друкувати з великої літери після слова «Таблиця» та її номера через тире. При цьому слово «Таблиця» та її номер виділяють напівгрубим шрифтом і друкують, починаючи над верхнім лівим кутом таблиці.

При перенесенні частини таблиці на ту саму або іншу сторін­ку назву поміщають тільки над першою частиною таблиці, над іншими ЇЇ частинами зазначають тільки номер таблиці з таким написом:

«Продовження таблиці ____» - на тій самій сторінці чи подальших сторінках;

«Кінець таблиці ____» - на тій самій сторінці чи на останній сторінці розташування таблиці (див. додаток Ж).

Заголовки колонок та рядків таблиці слід писати з великої літери, а підзаголовки колонки - з малої літери, якщо вони становлять одне речення із заголовком, або з великої літери, якщо вони мають самостійне значення. В кінці заголовка і підза­головка крапку не ставлять. Заголовки та підзаголовки переважно зазначають в однині. Заголовки колонок і текст рядків таблиці розташовують сцентрованим або флаговим способом залежно від специфіки таблиці.

Розділяти заголовки та підзаголовки боковика і колонок діагональними лініями не дозволяється.

Горизонтальні й вертикальні лінії, що розмежовують рядки таблиці, дозволено не проводити, якщо їх відсутність не утруднює користування таблицею.

Головка таблиці має бути відокремлена лінією від решти таб­лиці.

Заголовки колонок записують здебільшого паралельно до ряд­ків таблиці. За потреби заголовки колонок можна розташувати перпендикулярно до рядків.

Дозволено як виняток нумерувати колонки таблиці арабськими цифрами (рисунки 9 і 11):

- коли в тексті документа необхідно посилатися на певну колонку;

- коли таблицю потрібно переносити на чергову сторінку; у цьому разі головку таблиці на подальших сторінках не наво­дять.

Рис. 9

Спеціальну колонку ««Чергове число» (Ч. ч.)° в таблиці по­дають як виняток (див. рисунок 9), наприклад, за великої кількості параметрів.

За потреби нумерування показників, параметрів чи інших даних чергове число рекомендовано зазначати в першій колонці (боковику) таблиці безпосередньо перед їх назвою, як показано на рисунку 10, а). Перед числовими значеннями величин і познач­ками типів, марок продукції тощо чергове число не ставлять.

Рис. 10

Залежно від розміру таблицю подають відразу після тексту, в якому на неї вперше посилаються, або на наступній сторінці, а за потреби — у додатку до документа.

Допускається розміщати таблицю вздовж довгого боку аркуша документа (альбомне розташування).

Якщо колонки або рядки таблиці виходять за формат сторінки, таблицю можна поділити на частини, які розташовують одну під одною або поряд, при цьому в кожній частині таблиці повторюють її головку і (або) боковик. При поділі таблиці на частини допус­кається її головку і боковик на перенесених частинах замінювати номерами колонок і рядків, обов'язково проставивши ці номери в першій частині таблиці.

Таблицю зліва, справа, зверху і знизу здебільшого обмежують лініями. Якщо в кінці сторінки таблиця переривається і її продов­ження переходить на наступну сторінку, в першій частині таблиці нижню обмежувальну горизонтальну лінію не проводять (рисунок 11). Якщо таблиця переривається справа, тобто частина колонок переноситься нижче або на іншу сторінку, в першій частині таб­лиці праву обмежувальну вертикальну лінію не проводять.

Рис. 11

Таблиці з невеликою кількістю колонок допускається ді­лити на частини і розташовувати одну частину поряд з іншою на одній сторінці, повторюючи головку таблиці відповідно до рисунка 12.

Рис. 12

За необхідності показати в тексті документа форму таблиці її наводять як заповнену головку таблиці.

Правила заповнювання таблиць такі:

У заголовку графи або рядка одиницю фізичної величини пи­шуть після назви цієї величини, між ними ставлять кому.

Якщо всі показники, наведені в колонках таблиці, виражені тією самою одиницею фізичної величини, то її позначку роз­міщують над таблицею праворуч, а при поділі таблиці на части­ни — над кожною її частиною відповідно до рисунка 3.2.

Якщо в більшості колонок таблиці наведено показники, що виражені в однакових одиницях фізичних величин (наприклад, у міліметрах, вольтах), але є колонки з показниками, вираженими в інших одиницях, то над таблицею слід писати назву переважного показника і позначення його фізичної величини, наприклад, «Роз­міри в міліметрах», «Напруга у вольтах», «Кількість у штуках». У заголовках решти колонок необхідно подавати назви показників і (або) позначки інших одиниць фізичних величин відповідно до рисунка 9.

Для скорочення тексту заголовків і підзаголовків колонок деякі поняття можна замінювати літерними позначками відповідно до ГОСТ 2.321 [43], стандартів комплексу ДСТУ 3651 [35 - 37] або іншими позначками, якщо вони пояснені в тексті або приведені на ілюстраціях, наприклад: О - діаметр, Н - висота, Ь — довжина.

Показники з тою самою літерною позначкою групують послі­довно в порядку зростання їхніх індексів відповідно до рисунка 9.

Обмежувальні слова «більше», «не більше», «менше», «не менше» тощо треба подавати в одному рядку або колонці таблиці з назвою відповідного показника після позначки його одиниці фізичної величини, якщо вони стосуються всього рядка або ко­лонки. При цьому перед обмежувальними словами ставлять кому (рисунок 9).

Позначки одиниці фізичної величини, спільної для всіх даних у рядку, слід зазначати після ЇЇ назви відповідно до рисунка 10.

Позначку одиниці фізичної величини можна виносити в окрему колонку (рядок).

Якщо в колонці таблиці подано значення тої самої величини, то позначку одиниці фізичної величини наводять у заголовку (підзаголовку) цієї колонки відповідно до рисунка 13. Числові значення величин, однакові для декількох рядків, дозволено зазначати один раз (рисунки 9 і 13).

Рис. 13

Якщо числові значення величин у колонках таблиці виражені в різних одиницях фізичної величини, їхні позначки подають у підзаголовку кожної колонки.

Позначки, використані в таблиці, мають бути пояснені в тексті або графічному матеріалі документа.

Граничні відхили, що стосуються всіх числових значень вели­чин, поданих в одній колонці, зазначають у головці таблиці під назвою або позначенням показника згідно з рисунком 14.

Рис. 14

Текст, що повторюється в рядках тої самої колонки і скла­дається з одиночних слів, що чергуються з цифрами, замінюють лапками (рисунок 15).

Рис. 15

Якщо текст, що повторюється, складається з двох і більше слів, то при першому повторенні його замінюють словами «Те саме», а далі лапками (рисунок 16). Якщо попередня фраза є частиною наступної, то допускається замінити її словами «Те саме» і додати додаткові відомості.

Рис. 16

Не можна замінювати лапками повторювані в таблиці цифри, математичні знаки, знаки відсотка й номера, познаки марок матеріалів і типорозмірів продукції, позначення нормативних документів.

За відсутності деяких даних у таблиці слід ставити прочерк (тире) відповідно до рисунка 15.

При зазначенні в таблицях послідовних інтервалів чисел, що охоплюють усі числа ряду, їх записують «Від... до... включ.», «Понад... до... включ.» відповідно до рисунка 15.

В інтервалі, що охоплює числа ряду, між крайніми числами ряду в таблиці дозволено ставити тире відповідно до рисунка 17.

Інтервали чисел у тексті записують зі словами «від» і «до» (маючи на увазі «Від... до... включно»), якщо після чисел указана одиниця фізичної величини або числа становлять без­розмірні коефіцієнти, або через дефіс, якщо числа становлять порядкові номери.

Приклад

1... товщина шару має бути від 15 мм до 20 мм

25- 16, рисунок 1-13

Щоб пояснити окремі дані таблиці, їх відмічають надрядко­вим знаком виноски. Якщо в таблиці є виноски і примітки, спочатку наводять ви­носки, потім - примітки.

Числове значення показника необхідно вписувати на рівні першого рядка його назви.

Значення показника, наведеного у вигляді тексту, записують на рівні першого рядка його назви.

Цифри в колонах таблиці мають проставлятися так, щоб розділи чисел у колонці було розташовано один під одним, якщо вони стосуються одного показника. В одній колонці має бути збережено, як правило, однакову кількість десяткових знаків для всіх значень величин.

Дата добавления: 2014-01-04