Зустріч та розміщення (розсадження) учасників переговорів

Кількість учасників

Часові рамки переговорів

Важливий крок до успіху на переговорах - це правильний вибір часу. У першу чергу це відноситься до вибору часу дня й дня тижня.

Визначаючи це, необхідно враховувати наступне:

якщо переговори починаються з ранку, то до 11 години організм уже має потребу в "підзарядці" й у цей час бажано зробити невелику перерву, запропонувати партнерам що-небудь перекусити й випити чашечку кави. Це потрібно щоб підбадьорити й додатково привернути до себе партнерів;

не плануйте зустріч перед самим обідом: міркування про їжу й певна поспішність можуть тільки перешкодити переговорам;

не плануйте зустріч відразу після обіду: її бажано проводити хоча б через годину після того, надавши партнерові можливість зібратися з думками й подивитися інформацію, що надійшла;

досить складний день для переговорів - понеділок. З одного боку, у понеділок необхідний час, щоб настроїтися на робочий ритм після вихідних. З іншого боку, у понеділка є перевага "свіжої голови", і в цей день можна зустрічатися для обговорення великих проблем, плануючи закінчити їх до кінця тижня;

п'ятниця, звичайно, характеризується тим, що люди перебувають в очікуванні вихідних. Як правило, це не той час, щоб починати що-небудь і цей день не дає підстав для додаткових напружених переговорів;

обов'язково обумовлюйте тривалість проведення зустрічі.

домовившись про час проведення зустрічі, дотримуйтесь точності. Запізнення може розцінюватися як неповага до партнера й досить негативно відіб'ється на ході переговорів.

Домовляючись про зустріч, звичайно рекомендується визначити число її учасників. Як правило, це робиться виходячи із принципу рівності чисельності делегації, учасників обох сторін.

Підбор складу й рівня учасників переговорів, їх кількість залежать від значущості конкретної зустрічі, характеру угод й культурного рівня сторін. В одних випадках, як показує наявний досвід, ефективні переговори один-на-один, в інших, - планується небагато учасників.

При зустрічі учасників переговорів необхідно правильно визначити рівень зустрічаючих. Загальне правило таке: зустрічає той, хто запрошував, хто підписував лист із запрошенням. План розміщення учасників переговорів повинен бути заздалегідь продуманий, спланований і погоджений із секретарями (або іншими особами) обох сторін.

Безпосередньо переговорний процес має такі фази:

§ Початок – на цій стадії встановлюються відносини між партнерами та клімат переговорів;

§ Визначення стартових позицій іншої сторони, які відносяться до предмету переговорів та обмін інформацією з цього приводу;

§ Формування пропозицій, їх аргументація, отримання зустрічних пропозицій та дискусія з цих питань

§ Узгодження або неузгодження по предмету переговорів

Якщо підприємці дійсно хочуть, щоб переговори були ефективними, треба на самому початку закласти в їх проведення такі основні принципи [85]:

чітке розмежування між суттю проблеми і взаєминами сторін;

визначення інтересів сторін;

розгляд взаємовигідних варіантів;

застосування об'єктивних критеріїв.

Партнерам необхідно розмежовувати сутність проблеми і взаємини між собою. Основною реальністю будь-яких переговорів є той факт, що ми маємо справу не з абстрактним партнером, а з "живими" людьми. Партнери на переговорах мають емоції, прихильності до певних цінностей, різні життєві погляди. У зв'язку із цим потрібно постійно враховувати, що ці людські якості можуть бути корисними, а можуть бути зовсім іншими. Взаємини, у яких відразу або згодом виникає розуміння й повага, можуть "перетворити" переговори в конструктивний процес. Адже часто буває й так, що партнерам, у силу різних причин, частіше суб'єктивних, не вдається правильно "перекласти" для власного сприйняття те, що партнер хотів сказати. Виникає непорозуміння, що часто може викликати або підсилити упередження, ворожнечу й т.п. Тому саме розумне - це постаратися заздалегідь попередити можливі складності й побудувати переговори таким чином, щоб відокремити суть проблеми від взаємин з партнером. Прагнення партнерів по переговорам визначаються як інтереси, що мотивує їх поводження на переговорах. Розуміння цього допомагає чітко визначити: для того, щоб досягти розумної угоди, необхідно примирити не позиції, а інтереси сторін.

Розуміння інтересів сторін повинно сприяти виробленню взаємовигідних варіантів. Є три моменти, які варто враховувати при цьому:

спільні інтереси є в будь-яких переговорах, хоча вони не відразу очевидні;

спільні інтереси - це реальна можливість, яку завжди потрібно використовувати па переговорах;

постійною підтримкою спільних інтересів ви посприяєте партнерові в прийнятті рішення.

Можна розуміти інтереси іншої сторони, можна дійсно шукати шляхи для узгодження наших інтересів, можна реально цінувати взаємини з іншою стороною, але можуть бути протиріччя, які "підштовхуються" об'єктивними причинами. Для подолання таких причин можна скористатися справедливими критеріями. До числа таких критеріїв можливо віднести: судове рішення по схожій справі, наукові оцінки, професійні норми, традиції й т.д. Визначення "об'єктивних критеріїв" також важливо при суперечливих підходах до проблеми.

За будь-яких умов підприємцю необхідно запам’ятати таке:

1) підприємець ніколи не одержить те, що йому потрібно, якщо сам не будете знати, чого хочете.

2) у підприємця практично немає шансів, якщо партнер по переговорам знає й розуміє його краще, ніж він сам. Це завжди потрібно враховувати й будувати свої можливі відносини з врахуванням цього.

Отже, при підготовці й проведенні ділових переговорів завжди потрібно прагнути до:

а) створення й підтримки нормального, ділового клімату в переговорах;

б) ясності щодо предмета переговорів;

в) контролю над ходом переговорів;

г) попередньої аргументації.

Загальне правило: чим важливіше переговори, тим ретельніше варто готуватися. Не можна приступати до дій наосліп. Піклуючись про результат, подбайте й про підготовку.

Клімат переговорів, їх атмосфера є найбільш важливим, умовно кажучи, "периферійним" фактором у переговорах. Ми вживаємо поняття "периферійний", тому що позитивний клімат сам по собі не веде до успішного результату, а важливим, тому що в приємній діловій атмосфері простіше встановити всі фактичні питання, навіть спірні, неприємні, працювати більш ефективно. Тому клімат переговорів повинен бути дружнім, ведучим, по можливості, до швидкої ділової манери процесу переговорів.

Надто важливо на початку кожних переговорів створити позитивну атмосферу. Підприємцю перед переговорами варто спробувати прийти до розуміння іншої сторони. Чим більше він знаєте про свого партнера як у діловій сфері, так й в особистому житті, тим краще. Особа, що бере участь у переговорах, представляє, у першу чергу, компанію, фірму. Але це також і фізична особа з усіма своїми емоціями й почуттями, як втім, і сам підприємець. У принципі, більшість людей передбачувана. Стиль життя, що їм властивий, позначається у всьому, у всіх їх справах і контактах, включаючи переговори. Перш, ніж зустрічатися з партнером, підприємцю бажано поговорити з його друзями, опонентами, людьми, які вже мали з ним справи. Спробувати з'ясувати, де він живе, що в нього за будинок або квартира, хто його сусіди, які в нього захоплення поза роботою. Можна навіть зв'язатися з його конкурентами, щоб довідатись про його наміри, про те, наскільки він серйозний суперник і т.д. Після цього необхідно поміркувати, як це може вплинути на хід переговорів.

У ході проведення переговорів необхідно дотримуватись певних позицій для подолання розбіжностей у інтересах. Розглянемо деякі з них.

Жорстка позиція. Вона досягається за рахунок того, що одна сторона має сильну стартову позицію. "Слабка" сторона завжди буде намагатися переглянути угоду або знайти іншого партнера. При одиничній "базарній" угоді це може не мати особливого значення, але якщо мова йде про серйозний, тим більше довгострокових переговорах, то таке положення в цій ситуації може стати критичним. В цьому випадку партнер розглядається як супротивник, він демонструє силу, важливе значення приймає раціональність аргументів, якщо ситуація стає безвихідною, то має місце навіть агресивність. Про таку позицію на переговорах можуть свідчити й непрямі моменти. Наприклад, безтактні переривання на півслові, ігнорування або висміювання аргументів партнера, груба реакція на формулювання протилежною стороною відмінних точок зору й т.д.

М’яка позиція при якій партнер розглядається як співпрацівник, має намір на узгодження, при безвихідному становищі демонструє терпіння та прагне до своєчасного досягнення згоди. Частіше під час переговорів сторони намагаються піти на певні уступки, дати партнерам можливість для вирішення загальних проблем, прийти до одного або декількох компромісів. При цьому існують два основних напрямки:

"спільний", або як його ще називають на Заході, "кооперативний" стиль переговорів. Партнер користується цим стилем тоді, коли він намагається виграти для своєї сторони максимальну кількість переваг, у той же час цілком допускає задовільний результат для іншої сторони. Такий партнер зацікавлений у встановленні й підтримці гарних відносин зі своїми партнерами по переговорам. Він уникає подачі надмірних запитів й, як правило, зацікавлений в обміні інформацією. Психологічно він рухається назустріч іншій стороні;

“змагальний” стиль переговорів. Партнер, який дотримується цієї позиції у переговорах, в основному, має за мету одержання максимально можливих переваг для своєї сторони. Для нього основними задачами є обходження та перемога над протилежною стороною. Він навмисне нагнічує обстановку, використовує погрози, всіляко охороняє свою позицію та надає дуже мало інформації протилежній стороні. Психологічно він рухається від іншої сторони.

У ході переговорів обидві сторони, як правило, роблять уступки й цим їх первісні позиції починають зближатися. Кваліфікований партнер тільки тоді йде на уступку, коли бачить готовність іншої сторони відповісти тим же. (Правда, завжди хтось повинен бути першим). Чим більше можливостей для здійснення уступок, тим простіше буде зрозуміти інтереси іншої сторони, отже, розширити поле вибору. В ході переговорів необхідно намагатися не обмежувати дискусію тільки однією тезою й планувати чіткий рух тези за тезою. Набагато краще бути гнучким у цьому процесі й вести переговори, умовно говорячи, "горизонтальним" способом, що з одного боку включає і у той же час з'єднує як найбільшу кількість тем, які відносяться до цієї тези.

Наприклад, підприємець обговорює ціну на товар, що пропонує до продажу.. Можна розширити цю тезу і включите сюди такі пункти, як умови поставок, дати платежів, знижки, передоплату, після продажне обслуговування, питання контролю якості й т.д.

Загальним правилом при здійсненні уступок є необхідність чітко гарантувати їх, у той же час, не витративши на це занадто багато грошей або зусиль. Один з прикладів, це ті умови, які пропонуються виробниками комплексних ліній по пакуванню сипучих харчових продуктів на підприємства галузі хлібопродуктів. А саме, вони включають не тільки продаж матеріальної частини, але також і різні необхідні "уступки": доставка на підприємство, монтаж обладнання та випробовування його у роботі, навчання персоналу і т.д. За це не потрібна додаткова плата. Або при заключні договору на постачання харчових продуктів у новий регіон, додатково можна запропонувати: проведення презентацій, рекламної компанії, навчання робітників фірмових магазинів новим способам продажу нового продукту, мерчандайзингу і т. ін.

Ще кілька важливих зауважень із цього приводу. Підприємець не повинен показувати іншій стороні, що які-небудь із його уступок не мають великого значення. Набагато вірніше дати зрозуміти, що уступки дуже важливі і є результатом переговірних здатностей його опонентів. Непотрібно вести переговори з тим. хто не має повноважень на уступки. Будь-які уступки гублять усякий сенс, якщо наприкінці дня переговорів вам скажуть, що все це потрібно погодити з начальством. Якщо все-таки не можна ухилитися від переговорів з таким представником, то постарайтеся взагалі уникнути яких-небудь уступок і зробіть заяву, що залишаєте за собою право переглянути свої рішення. Отже можна надати кілька порад підприємцям:

• ваші уступки повинні виглядати логічно:

• ніколи не показуйте, що дієте під натиском:

• робіть тільки по одній поступці за раз.

• з кожною поступкою угода стає усе менш і менш вигідної для вас. Тому ніколи й нічого не віддавайте, не одержуючи що-небудь замість цього. Якщо ви нічого не одержуєте, то знайте, що ваш супротивник незговірливий і маєте всі підстави зайняти жорстку позицію.

Для конструктивного ведення переговорів важливо при оцінці висловів партнера:

- знаходити в них суперечливі твердження;

- відшукувати проблеми в аргументації;

- відзначати й відповідним чином оцінювати однобокість підходу партнера до вирішення проблеми;

- оцінювати належним чином чисто суб'єктивні судження, доводи, узяті "зі стелі";

- розкривати й відзначати випадки ігнорування необхідних комплексних взаємозв'язків (наприклад, економічного, політичного, технічного й соціального характеру);

- виявляти перекручування, як при подачі власної інформації, так і при передачі змісту висловлень інших партнерів і т.д.

Необхідно також вибрати правильну тактику переговорів. Вона може бути активна або вичікуєма.

Активна тактика характеризується тим, що партнер виставляє аргументи, надає необхідну інформацію, проявляє зацікавленість. Якщо правильно застосовувати цю тактику, можна уникнути зайвого накопичення питань і пов'язаних із цим втрат часу й сил у ході переговорів. Необхідно шукати аналоги і за рахунок цього знайти нові оригінальні рішення. Для роз'яснення й рішення проблеми необхідно використовувати схожі моменти в істотних і типових явищах з різних сфер.

При вичікуємой тактиці – партнер прислуховується до аргументів, перевіряє надану інформацію, виявляє сутність проблем, надає контраргументи. Багато партнерів вважають, що краще почати переговори у твердому ключі для того, щоб згодом піти на уступки. Вони заздалегідь планують свою стартову позицію міркуваннями типу "дотепер і не далі" і планують, а іноді навіть загрожують ужити певних заходів, якщо інша сторона не прийме їх вимоги. Як правило такі установки відбивають особисті відносини. У такій ситуації вірніше всього шукати інтереси, сховані за відвертими й очевидними позиціями й вести переговори саме про них.

Вдало проведені переговори закінчуються прийняттям спільного рішення та укладанням довгострокових угод.

Дата добавления: 2014-01-04