Лекция 7 —Координация и контроль в системе менеджмента

План лекции:

1) Координация в системе менеджмента.

2) Сущность, функции, виды, области и смысл контроля, структура и области контроля, поведенческие аспекты и эффективность контроля.

1. Эффективность системы управления предприятием требует координации всех функций и объединения их в единое целое.

Для этого применяется автоматизированная система обработки данных посредством ЭВМ, регуляция или координация ситуационных факторов организации — внутренних переменных.

Функция координации – это обеспечение бесперебойности и непрерывности работы предприятия как системы. Главная задача – обеспечить взаимодействие и согласованность в работе звеньев системы, установление рациональных связей между ними.

Регулирование производственной системы осуществляется двумя путями:

- регулирование ресурсов в отношении темпов ввода, стоимости, качества и т.д., в результате чего добиваются регулирования переменных расходов;

- изменением процесса (процедуры) в результате перекомпоновки его элементов, что достигается путем регулирования постоянных расходов, относящихся к системе в целом.

Иначе говоря, для выполнения функции координации необходимо использование документальных источников, технических средств.

Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные, чаще всего, являются результатом управленческих решений. Но это не означает, что внутренние переменные максимально чувствительны к управлению.

К основным переменным в организации, которые требуют регуляции относятся:

- цели;

- структура;

- задачи;

- технологии;

- люди.

Регулированию подвергаются также запасы предприятия. Они увязаны или не увязаны с планами производства, т.е. управляются с учетом зависимого и независимого спроса.

Регулирование запасов осуществляется на основе расчета уровня запасов и связанных с ними издержек, например, стоимости оформления заказов на закупку ресурсов, издержек на текущие запасы.

При принятии решения по регулированию запасов оцениваются следующие издержки:

- стоимость предметов закупки (уровень цены, скидки с цены в зависимости от количества, стоимости заказа, времени его размещения);

- на хранение запасов (стоимость капитала, инвестированного в запасы; складские расходы, налоги и страховые сборы со стоимости запаса);

- в связи с отсутствием запасов (потерянное производственное время и оплата сверхурочных работ, частичные или срочные отгрузки клиентам).

Регуляция позволяет:

- снизить материальные запасы;

- уменьшить сверхурочное время работы;

- обеспечить лучшее и более производительное использование оборудования;

- гарантировать более быструю доставку продукции покупателям.

Регуляция влияет также на:

- изменения скучной по содержанию работы (осуществляется с помощью учета и контроля аффектов и эмоций);

- конфликтные ситуации (методы регулирования конфликтных ситуаций: определение общих целей, отделение людей от проблем, фокус на интересах, а не на позициях, использование объективных средств оценки поведения, определение выгоды от разрешенного конфликта);

- моральный климат в коллективе (закрепление осуществляется с помощью укрупнения актов совместно-творческой деятельности).

Это все требует осуществления квалифицированного контроля.

В процессе регуляции происходит прямое и косвенное воздействие на объект управления. Основными факторами среды прямого воздействия являются поставщики материалов, трудовых ресурсов и капитала, законы и органы государственного регулирования, потребители и конкуренты, рационализация рабочих мест. Значимыми переменными среды косвенного воздействия являются технология, состояние экономики, политическая обстановка, социокультурные факторы.

Организации должны быть в состоянии эффективно реагировать и приспосабливаться к изменениям внешнего окружения, чтобы обеспечить выживание и достичь поставленных целей.

Все внутренние и внешние переменные организации взаимосвязаны между собой. В совокупности они рассматриваются как социотехнические подсистемы. Изменение одной из них влечет за собой изменение другой. Поэтому требуется регулирование этих процессов.

К регулятивным механизмам управления относятся связующие процессы. Это то, что создает коммуникативное пространство, поддерживает информационную систему управления. Но, об этом см. в следующем разделе лекционного материала.

2. Контроль – процесс обеспечения достижения целей организации. Он необходим для предупреждения и разрешения проблем. Это то, что позволяет удерживать работников в определенных рамках.

Контроль – это систематическое отслеживание хода выполнения поставленных задач с одновременной корректировкой (регулированием) работы. Он включает в себя анализ достигнутых результатов и выступает как исходный пункт нового цикла управления.

Контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование предприятия как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

Функция контроля – это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать деятельность организации, упредить кризисную ситуацию.

В функцию контроля входят:

- сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений;

- разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей.

Важной функцией контроля является разработка стандартной системы отчетности (финансовые и производственные показатели), проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам хозяйственной деятельности фирмы, так и каждого отдельного подразделения.

Формы контроля:

- финансовый,

- качества продукции,

- ценообразования,

- административный.

Структура (процесс) контроля состоит из этапов:

- установление стандартов (первый этап процедуры контроля, тесно связан с функцией планирования и целеполаганием, так как стандарты – есть конкретные цели, имеющие показатель результативности контроля или точное определение того, что должно быть получено для того, чтобы достичь целей; может содержать количественную и качественную характеристику);

- измерение достигнутого за определенный период, сравнение достигнутого с ожидаемым (на этом этапе дается оценка отклонений и их опасности; используется принцип и метод исключения отклонений; изучается масштаб допустимых отклонений, измерение результатов, передача информации, оценка информации о результатах);

- осуществление действий по коррекции отдельных отклонений от целей и плана (это этап выбора линии поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение, пересмотреть стандарт).

Области контроля: хозяйственная деятельность – материальные ресурсы, трудовые или человеческие ресурсы, качество выпускаемой продукции.

Виды контроля:

1) разновидность:

- предварительный (осуществляется до фактического начала работ по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам или бюджету; обычно реализуется в форме определенной политики, правил, процедур);

- текущий (осуществляется непосредственно в ходе проведения работ, важна обратная связь управляющего и управляемых);

- заключительный (основывается на обратных связях).

2) разновидность:

- стратегический (тесно связан с перспективным планированием и размещением ресурсов)

- административный (тактический, требует централизации, использованием ресурсов)

- оперативный (требует децентрализации, выполнения конкретных задач)

3) разновидность: входной, операционный, готовой продукции, транспортировки, хранения;

4) разновидность: самоконтроль, инспекционный, государственный, международный;

5) разновидность: активный (предупреждающий), пассивный (по отклонениям);

6) разновидность: сплошной, выборочный.

Поведенческие аспекты контроля связаны с человеческим фактором производства, особенностью проявления человеческой личности и ее психологических свойств (реагирования на процедуры контроля, страхов и т.п.).

Существуют варианты моделей поведения личности в процессе прохождения контроля: поведение, ориентированное на контроль; поведение, ориентированное на непригодную информацию.

Эффективность контроля (по У.Ньюмену) в рекомендациях: устанавливайте осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками; устанавливайте жесткие, но достижимые стандарты; устанавливайте двустороннее общение; избегайте чрезмерного контроля; вознаграждайте за достижение стандарта.

Чтобы быть эффективным контроль должен быть: стратегическим; ориентированным на результат; соответствовать делу; своевременным; гибким; отличаться простотой; экономичным.

Распространена в настоящее время система ИУС — информационно-управляющая система.

Дата добавления: 2014-01-04