Слайд 2. Цели коммуникаций в организации

Слайд 1. Определение и роль коммуникаций

Коммуникация – это процесс обмена информацией, её смысловым значением между людьми (т. е. коммуникация передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов). Отсюда следует, что коммуникация и информация различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает и то, что передаётся, и то, как это «что» передаётся. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.

Коммуникация необходима для выполнения всех функций менеджмента, она необходима также для принятия правильного решения и для того, чтобы сделать это решение понятным сотрудникам организации. На практике эффективные коммуникации являются основным необходимым условием успешного достижения стоящих перед организацией целей.

Основная цель коммуникационного процесса -обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления, т. е. понимания информации, поступающей к потребителю посредством обмена.

Другие цели коммуникационного процесса:

- совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информации;

- создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий;

- регулирование и рационализация информационных потоков.

Слайд 3. Функции коммуникаций в организации:

- информативная функция – передача истинных или ложных сведений, играет важную роль в принятии решений, так как позволяет предоставлять необходимую информацию для принятия решений, для идентификации и оценки альтернативных решений;

- мотивационная функция - побуждает работников к исполнению и улучшению работы, используя управление поведением; убеждение, внушение, просьбы, приказы и т. д.;

- контрольная функция – отслеживание поведения работников различными способами на основе иерархии и формальной соподчинённости;

- экспрессивная функция - способствование эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему; удовлетворение социальных потребностей.

Таким образом, коммуникации отражают не только процесс передачи и получения информации, но и также её восприятие, понимание и усвоение.

Слайд 4. - Классификация коммуникаций

1. По характеру восприятия информации:

- прямые или целевые коммуникации (цель сообщения заложена в этом случае в тексте сообщения);

- косвенные коммуникации (в них информация заложена скорее между строк);

- смешанные коммуникации.

2. По виду получателя:

- между организацией и внешней средой (партнёрами, поставщиками, потребителями и т.п.);

- внутриорганизационные (коммуникации внутри организации).

3. По направленности – внутри организации:

- межуровневые (вертикальные) – могут осуществляться по нисходящей и восходящей;

- горизонтальные – на одном уровне иерархии.

4. По виду отправителя:

- формальные – определяются политикой, правилами, должностными инструкциями данной организации и осуществляются по формальным каналам;

- неформальные – не следуют общим правилам данной организации; осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации. Существуют в силу стремления работников знать ту информацию, которую они не могут получить посредством формальных организационных коммуникаций.

Примечание: можно выделить два типа неформальных каналов – «управление, основанное на выходах в народ» и «виноградная лоза».

5. По взаимодействующим сторонам:

- организационные – внешние (коммуникации организации с внешней средой) и внутренние – между подразделениями и уровнями управления в организации;

- межличностные – предполагают прямой межличностный обмен информацией (передачу информации от одного лица к другому).

6. По средствам передачи информации:

- вербальные и невербальные коммуникации;

- устные и письменные (документированные) коммуникации;

- коммуникации с использованием бумажных и электронных носителей.

- с использованием технических средств.

7. С точки зрения цели:

- познавательные коммуникации (для передачи или обмена данными);

- убеждающие коммуникации (с целью влияния на клиента или наоборот);

- социально-ритуальные коммуникации (для обеспечения норм общения) и т. п.

8. По составу участников:

- между руководителями;

- между руководителем и подчинённым;

- между руководителем и рабочей группой;

- между сотрудниками.

Слайд 5. - Новые коммуникационные подходы:

- открытые коммуникации;

- диалог.

Открытые коммуникации подразумевают обмен информацией всех типов между сотрудниками организации, подразделениями организации и уровнями иерархии. Это предполагает открытие финансовых документов, их доступность для сотрудников всех уровней, чтобы сотрудники понимали, как и почему организация работает так, как работает. Работа в командах также требует развёрнутого обмена информации. В основе открытых коммуникаций – компьютерные технологии: любой сотрудник получает доступ к необходимым ему данным.

В основе диалога – групповой коммуникативный процесс. В процессе диалога участников просят высказать свои мнения и предложения по обсуждаемой проблеме, что позволяет добиться более полного осознания проблемы, синтезировать новые идеи. Индивидуальные различия признаются и уважаются, но вместо выяснения вопроса о том, кто прав, а кто нет, группа ищет более широкий, коллективный взгляд на предмет обсуждения.

Слайд 6. Элементы процесса коммуникации:

- источник (или отправитель) – это создатель сообщения (организация, индивид, группа индивидов);

- сообщение – это стимул (идея), который источник передаёт получателю. Именно ради этого и осуществляется акт коммуникации;

- канал – это средство с помощью которого сообщение передаётся от источника к получателю, путь физической передачи сообщения (например, электронная почта, видеоленты и т. д.). Чтобы обмен информации был эффективным, канал должен соответствовать передаваемой идее;

- получатель – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует её.

- обратная связь – это реакция получателя на сообщение источника; показывает понятно или нет переданное сообщение. Может быть: положительной -информирует источник, что желаемыйрезультат сообщения был достигнут и отрицательной -информируетисточник, что желаемый результат сообщения достигнут не был.

Примечание: внимание к обратной связи предполагает ориентацию на получателя, заботу о том, чтобы сообщение до него «дошло» Такая ориентация требует для своего осуществления определённой упреждающей связи, т. е. информации о получателях. Эта информация собирается источником до осуществления акта коммуникации и используется при формировании максимально эффективных сообщений.

Слайд 7. - Этапы процесса коммуникации:

a. формирование идеи сообщения;

b. кодирование и выбор канала;

c. передача сообщения;

d. получение сообщения и его декодирование. (Декодирование полученного сообщения включает восприятие, интерпретацию и оценку послания).

При наличии обратной связи - этап обратной связи -представляет собой обмен ролями участников процесса коммуникации, при котором весь цикл повторяется снова, но в обратном направлении. Обратная связь замыкает коммуникативный контур.

Слайд 8. - Простая модель процесса коммуникации (без обратной связи):

Декодирует

Дата добавления: 2014-01-04