Автоматичне обчислення суми

Для того щоб обчислити суму декількох осередків у межах одного стовпця, установите курсор на порожньому осередку під потрібним стовпцем. Тепер натисніть кнопку «Автосумма» на панелі інструментів. В обраній вами осередкові з'явиться формула з інтервалом осередків, значення яких потрібно підсумовувати

8.11 Додавання приміток до осередку

За допомогою цієї функції ви можете зробити для себе будь-яку позначку, причому таким чином, що в таблиці її видно не буде. Допустимо, якусь з осередків ви хочете відзначити особливо (наприклад, щоб не забути що-небудь важливе). Що ж тепер, уписувати примітку в осередок? По-перше, це порушить таблицю. По-друге, не забувайте, що всі дані в таблиці зв'язані формулою. Ну і, нарешті, може бути, ви не хочете, щоб ця примітка відразу упадала в око тим, хто побачить вашу таблицю. Для Microsoft Excel немає нічого неможливого. Для того щоб додати примітку, виділите лівою кнопкою миші потрібний осередок, а правої викличте Контекстне меню. У ньому серед інших пунктів ви знайдете пункт «Додати примітку».

Клацніть по ньому лівою кнопкою миші, і поруч з виділеним осередком з'явиться невелике віконце, у якому ви можете працювати як у звичайному текстовому редакторі. Тепер залишилося тільки набити в нього необхідний текст. Після того як весь текст буде набраний, клацніть курсором у будь-якому місці робочого поля Microsoft Excel (натискати клавішу Enter для введення даних даремно, тому що в цьому випадку програма сприйме її як абзацний відступ), і повідомлення зникне, а в лівому верхньому куті виділеного осередку з'явиться маленький червоний трикутник. Тепер, коли ви захочете переглянути вашу примітку, досить буде навести курсор на постачену додатковими даними осередок, і відразу виникне віконечко з текстом. Якщо ви захочете змінити або видалити примітку, наведіть курсор на позначений осередок, правою кнопкою миші викличте Контекстне меню і виберіть необхідний вам пункт. Якщо ви хочете, щоб примітка завжди була видна, виберіть у Контекстному меню команду «Відобразити примітку».

8.11 Стовпці і рядки

ВІД ОКРЕМИХ осередків ми можемо (і повинні) перейти до роботи з їх групами. Один з її видів (довільно заданий діапазон) ми вже розглянули в минулих главах. Однак набагато частіше нам приходиться працювати з іншими видами — рядками (горизонтальними) і стовпцями (вертикальними рядами осередків).

Виділення рядків і стовпців

Виділення рядків і стовпців у Excel, як і осередків, може вироблятися двома способами — з використанням миші і комбінацій «гарячих клавіш».

Комбінації клавіш для виділення діапазону

Вставка і видалення рядків, стовпців

Щоб видалити рядок або стовпець:

• Виділите рядок, що видаляється, або стовпець

• Виберіть команду «Виправлення ^ Видалити».

• Excel видаляє рядок або стовпець і пересуває на місце, що звільнилося, що залишилися рядки і стовпці.

Щоб видалити тільки вміст осередків у рядку або стовпці, виберіть команду «Правка –>Очистить». Тоді рядки і стовпці збережуться, але вміст осередків буде вилучено.

Приховання стовпців і рядків

Видалення стовпців і рядків — проста, але дуже відповідальна операція. Адже видалити дані дуже легко, а от відновити потім помилково вилучене...

Тому, якщо вам потрібно на якийсь час видалити з таблиці інформацію, непотрібні стовпці або рядки можна сховати. Фактично, ви при цьому не видаляєте них: значення схованих осередків усе рівно будуть враховуватися в тому випадку, якщо вони прив'язані до своїм «колегам» за допомогою якої-небудь формули.

Для того щоб сховати рядок або стовпець, виділите них, викликавши Контекстне меню і вибравши пункт «Сховати».

Щоб відновити сховані стовпці або рядки, виділите таблицю, клацнувши по кутовому лівому верхньому осередку, потім викличте Контекстне меню і виберіть пункт «Відобразити».

Зміна розмірів стовпців і рядків

При зміні розмірів рядків і стовпців можна виконати наступне:

· Одночасно змінити розміри декількох стовпців і рядків. Для цього виділите їх і перетягнете границю одного стовпця (рядка) - - зміниться розмір усіх стовпців (рядків). При виділенні неприлеглих стовпців утримуйте натиснутої клавішу <Ctrl>.

· Змусити Excel підігнати ширину стовпця до самого довгого запису — двічі клацніть на правій границі стовпця. To же саме можна зробити через меню ««Формат ^ Столбец ^ Автоподбор ширины». Excel установить ширину стовпця на Рівні самого довгого запису.

· Повернути стовпцеві стандартну ширину — виберіть команду «Формат ^ Стовпець ^ Стандартна ширина», потім у діалоговому вікні, що з'явилося, «Ширина стовпця» клацніть на кнопці ОК.

8.13 Аркуші і книги

СІТКА зі стовпців і рядків на екрані називається робочим листом. За замовчуванням Excel запускається з трьома робочими аркушами; усі вони зберігаються в одному файлі, іменованому робочою книгою. Перевага використання робочої книги полягає в тому, що завдяки їй у файлі можна зберігати кілька електронних таблиць. Це особливо корисно в тому випадку, якщо приходиться працювати з декількома робочими аркушами, у яких утримуються зв'язані між собою дані, наприклад, обсяги продажів або витрати за кілька місяців. Відкривши усього лише один файл, можна розмістити всі робочі аркуші в одній робочій книзі і переміщатися між цими аркушами, клацаючи мишею на потрібному ярличку. По необхідності в робочу книгу можна додати додаткові аркуші. У кожнім файлі XLS може розміщатися від 1 до 255 робочих аркушів. Щоб активізувати потрібний робочий лист, потрібно клацнути на ярличку листа (вони підписані Лист1, Лист2 і ЛистЗ).

Перейменування аркушів

За замовчуванням робочим аркушам Excel привласнюються імена Лист 1, Лист2 і так далі. Щоб краще представляти дані на аркушах, їхній можна перейменовувати. Хоча в імені листа можна використовувати до 31 символу, рекомендується привласнювати короткі імена, — тоді ярлички аркушів не будуть займати занадто багато місця.

Щоб перейменувати робочий лист, необхідно виконати наступні дії:

· Клацніть правою кнопкою миші на ярличку листа, що збираєтеся перейменовувати.

· На екрані з'явиться Контекстне меню. Виберіть команду «Перейменувати».

· Ім'я на ярличку стане виділеним. Уведіть нове ім'я (до 31 символу) і натисніть клавішу <Enter>.

· Excel збереже нове ім'я на ярличку листа.

· Щоб швидко перейменувати лист, двічі клацніть на ярличку листа, а потім введіть нове ім'я. Закінчивши, натисніть клавішу <Enter>.

Додавання і видалення робочих аркушів

У файл робочої книги можна як додавати, так і видаляти робочі аркуші. Але при цьому необхідно пам'ятати, що Excel видаляє не тільки лист, але і всі дані на ньому.

Щоб додати робочі аркуші в книгу, необхідно виконати наступні дії:

• Клацнути на ярличку листа, перед яким необхідно вставити новий лист.

• Виберіть команду «Вставка -> Лист».

• Excel уставить новий лист ліворуч від того, що був виділений у п.1, і привласнить йому стандартне ім'я.

Можна швидко вставити новий робочий лист, натиснувши комбінацію клавіш <Shift+Fl 1>. Крім того, щоб додати нові робочі аркуші, можна скористатися Контекстним меню. Клацніть правою кнопкою миші на ярличку листа і виберіть з Контекстного меню команду «Додати». У діалоговому вікні, що з'явилася, «Вставка» клацніть на піктограмі «Лист», а потім на кнопці ОК. У робочу книгу додасться новий лист. Щоб уставити робочий лист після останнього листа, просто вставте його в будь-якому місці, а потім перетягнете ярличок листа в кінець вкладок.

Щоб видалити робочий лист із книги, необхідно виконати наступні дії:

· Виберіть лист, що підлягає видаленню (клацніть на його ярличку).

· Виберіть команду «Виправлення -> Видалити лист». Можна також Клацнути на ярличку листа правою кнопкою миші і вибрати з Контекстного меню команду «Видалити».

· З'явиться вікно з запитом підтвердити видалення. Клацніть на кнопці ОК. Excel видалить робочий лист і всі його дані. При цьому Excel не змінює нумерацію аркушів, що залишилися.

Порядок ярличків робочого листа можна змінити. Для цього клацніть на ярличку і, утримуючи натиснутої ліву кнопку миші, перетягнете ярличок у нове місце. Крім того, робітники аркуші можна копіювати. Для цього при перетаскуванні ярличка утримуйте натиснутої клавішу <Ctrl>.

Дата добавления: 2013-12-13