Редагування формул

Уведену формулу можна відредагувати в будь-який момент. Для цього просто виділите осередок з формулою, клацніть на рядку формул і введіть потрібні зміни. Для вибору нових осередків і діапазонів можна скористатися мишею. Закінчивши, натисніть клавішу < Enter> або клацніть на кнопці Enter. Excel виконає розрахунки по формулі і відобразить в осередку нові результати.

Копіювання формул

Завдяки відносній адресації осередків Excel дозволяє скопіювати готову формулу в суміжні осередки; при цьому адреси осередків будуть змінені автоматично.

Виділите осередок з формулою. Установите покажчик миші на чорний квадратик у правому нижньому куті курсорної рамки (покажчик прийме форму хрестика). Натисніть ліву кнопку і зміщайте покажчик униз, так щоб суміжні осередки були виділені пунктирною рамкою. Відпустите кнопку миші.

Excel скопіює формулу в потрібні осередки, причому номера рядків (стовпців) будуть автоматично змінені.

Адреси осередків у різних аркушах

Ми вже говорили, що при роботі з Excel ми можемо оперувати не тільки окремими осередками або навіть таблицями-аркушами, але і цілими книгами. І от уявіть собі, що перед нами виникає необхідність «зв'язати» кілька різних таблиць у книгу і постачити їх перехресними посиланнями. Тобто результат в осередку однієї листа-таблиці буде прямо залежати від осередку іншого.

Використовувати адреси осередків у формулах ми уже вміємо — але тільки в межах одного листа. А як же бути в цьому випадку?

Якщо вам необхідно використовувати посилання на осередок в іншому листі, включите у формулу його ім'я, поставивши між ним і адресою осередку знак оклику:

=ЛистЗ!F14

Абсолютні і відносні адреси осередків

Для спрощення копіювання і переміщення формул у Excel застосовується концепція, відома як відносна адресація. Excel інтерпретує адреси осередків, введені у формулу, не як посилання на їхнє постійне розташування, а як посилання на їхнє відносне розташування. При деяких операціях копіювання, видалення, вставки Excel автоматично змінює ця адреса у формулах. Наприклад, якщо 3 осередка стовпця А заповнені наступними даними:

А1:50

А2: 100

АЗ:=А1+А2

те при роботі з формулою в осередку A3 Excel розуміє її не як «узяти число з осередку А1 і додати його до числа з осередку А2». Замість цього система розуміє дану формулу як «узяти число з осередку, розташованої в тім же стовпці, що і поточна, на двох рядків вище, і додати його до числа з осередку, розташованої...». При копіюванні даної формули в інший осередок, наприклад, у ВЗ, принцип залишиться той же: «узяти число з осередку, розташованої в тім же стовпці, що і поточна, на двох рядків вище, і додати його к...». Тобто при копіюванні цієї формули з осередку A3 в осередок ВЗ вона автоматично перетвориться у формулу =У1+У2. Такий тип посилань рятує від необхідності знову і знову вводити однакові формули — їхній можна просто копіювати.

Однак, у деяких формулах необхідно зберігати посилання на точно зазначений осередок, іншими словами, посилання на осередок не повинна залежати від розташування формули на листі. Наприклад, у робочому листі мається список товарів з їхніми доларовими цінами, і є один осередок, наприклад, А1, у якій записаний поточний курс грн/$. При створенні формули необхідно завжди посилатися на осередок А1, і це посилання не повинне змінюватися при копіюванні формули. У такому випадку варто застосовувати посилання іншого типу — абсолютне посилання. Абсолютне посилання залишається незмінним при зміні адреси осередку з формулою.

За допомогою абсолютних посилань можна змусити Excel при копіюванні формул змінювати посилання на стовпці, але зберігати посилання на рядок постійної, або змінювати посилання на рядки, але зберігати посилання на стовпець постійної, або зберігати постійними посилання — як на стовпець, так і на рядок. Щоб замінити відносне посилання на абсолютну, уведіть знак долара ($) перед тією частиною посилання, що повинна стати абсолютної. Приклади:

$А1 Завжди посилається на стовпець А, посилання на рядок може змінюватися

А$ 1 Завжди посилається на рядок 1, посилання на стовпець можуть змінюватися

$А$1 Завжди посилається на осередок А1.

Посилання виду А1 називаються відносними, виду $А$1 — абсолютними, виду $А1 або А$1 — змішаними.

Щоб ввести абсолютне посилання, виконаєте наступні дії:

· Виділите осередок для формули і введіть знак рівності (=).

· Клацніть на осередку, на якій необхідно установити абсолютне посилання.

· Натисніть клавішу <F4>. Excel негайно установить знаки долара перед буквою, що позначає стовпець, і номером рядка в посиланні на осередок. Знак $ можна ввести вручну.

· Продовжуйте будувати формулу аж до завершення, натискаючи клавішу <F4> для вставки абсолютного посилання.

· Повторно натискаючи клавішу <F4>, можна циклічно переходити від одного типу посилань до інших. Уведіть, наприклад, відносне посилання C6. Тепер натискайте клавішу <F4> — посилання буде мати вигляд: $C$6, C$6, $C61 і C6.

Функції

ФУНКЦІЯМИ в Excel називаються спеціальні текстові команди, що реалізують ряд складних математичних операцій. Як і оператори, функції можуть використовуватися при створенні формул (власне кажучи, кожна функція вже сама по собі відповідає цілій формулі), і значно спрощують роботу з ним.

Наприклад, функція СРЗНАЧ скорочує формулу: =(Al+A2+A3+A4+A5)/5 у формулу: =CP3HA4 (Al:A5). -Замість введення у формулу всього рядка адрес осередків, можна скористатися діапазоном осередків.

Скориставшись однієї з більш ніж сотні функцій Excel, можна знайти квадратний корінь числа, обчислити середнє значення ряду чисел, визначити число елементів списку, а також багато чого іншого.

Введення функцій

Функції, подібно формулам, починаються зі знака рівності (=). Потім випливає ім'я функції: абревіатура, що вказує значення функції. За ім'ям ставлять набір дужок, усередині яких поміщають аргументи функції — значення, застосовувані в розрахунках. Як аргумент застосовується окреме значення, окреме посилання на осередок, серія посилань на осередки або значення, або діапазон осередків. Кожна функція використовує свої аргументи. Наприклад, якщо увести функцію: =СУМ(12;25;34) у будь-який осередок робочого листа і натиснути клавішу <Enter>, у даному осередку негайно з'явиться відповідь число 71. Якщо виділити осередок, де показаний відповідь, у панелі формул можна побачити уведену функцію.

Найпростішим функціям аргументів не потрібно взагалі. Наприклад, функція =ТДАТА() повертає поточну дату і час і при цьому не вимагає аргументів. Більшості функцій необхідно кілька аргументів, а деякі можуть мати них до 30 (наприклад, функція СУМ). Якщо у функції використовується кілька аргументів, кожний з них відокремлюється від наступною крапкою з комою.

Формати функцій

Більшість функцій використовують як аргументи числа і повертають результат у числовому виді, але функції також можуть приймати аргументи інших типів даних і можуть повертати відповіді у виді інших типів:

• Числовий. Будь-яке ціле або дробове число.

• Час і дата. Ці аргументи можуть бути виражені в будь-якому припустимому форматі дат або часу.

• Текст. Текст, що містить будь-які символи, укладені в лапк.

• Логічний тип. Прикладом є значення ІСТИНА/НЕПРАВДА, ТАК/НІ, 1/0 і логічні значення, що обчислюються: 1 + 1=2.

• Посилання на осередки. Більшість аргументів можуть являти собою посилання на результати обчислень інших осередків (або груп осередків) замість використання у функціях явних значень.

• Функції. Як аргумент можна використовувати функцію, якщо вона повертає тип даних, що необхідний для обчислення функції більш високого рівня.

Майстер функцій

Excel надає два засоби, що набагато спрощують використання функцій. Це діалогове вікно «Майстер функцій» і інструментальний засіб «Палітра формул», за допомогою яких можна пройти весь процес створення будь-якої функції Excel.

Для того щоб вибрати необхідну функцію, відкрийте діалогове вікно «Майстер функцій». Це можна зробити двома способами:

• Виберіть команду Вставка -> Функція.

• Клацніть на кнопці «Вставка функції», що знаходиться на Панелі інструментів «Стандартна».

Усі функції Excel підрозділяються на категорії. Перше, що потрібно зробити в діалоговому вікні «Майстер функцій» — це вибрати категорію функції. Кожна категорія містить функції, що вирішують визначені задачі.

Як тільки в діалоговому вікні «Майстер функцій» вибирається категорія, у розділі «Функція» відображається перелік функцій, що до неї відносяться. Звичайне Призначення функції можна визначити по її назві, але можна також подивитися на її короткий опис і довідку по її аргументах. Як тільки ви вибрали функцію, що хочете використовувати, клацніть на кнопці ОК, при цьому з'явиться Палітра формул з обраною функцією. Палітра формул надає простий спосіб завершити побудову функцій без трудомісткої операції пошуку всіх зведень по функції.

Найбільше часто застосовувані функції

СУМ	Підсумовує набори чисел. Синтаксис функції має вигляд: =СУМ (число 1;число2;..)
СР З Н АЧ(число 1;число2;...)	Повретає середнє арифметичне своїх аргументів
РАХУНОК(значення1;значення2;...)	Підраховує кількість чисел у списку аргументів
МАКС(число1;число2;...)	Повертає максимальне число зі списку аргументів
МІН(число1;число2;...)	Повертає мінімальне число зі списку аргументів
сьогодні ()	Повертає поточну дату
ПІ()	Повертає значення числа пі з точністю до 15 знаків

Використання вкладених функцій

Функції можуть бути настільки складними, наскільки це необхідно, і можуть містити як аргументи формули й інших функцій. Наприклад: =СУМ(З5:Е10; СРЗНАЧ(Н10:ДО10)). Можна використовувати до семи рівнів вкладеності функцій. Якщо ця межа перевищити, Excel видасть помилку і таку функцію обчислювати не буде.

8.15 Діаграми

Далеко не завжди числа в таблиці дозволяють скласти повне враження, навіть якщо вони розсортовані найбільш зручним для вас способом.

Використовуючи наявні в Microsoft Excel шаблони діаграм, ви зможете одержати наочну картину даних вашої таблиці, причому, не обмежуючи себе у виборі виду діаграми.

На ваше бажання це може бути звичайний графік або об'ємна кругова, циліндрична, навіть екзотична пелюсткова або пузирькова діаграма.

Microsoft Excel дозволяє поміщати діаграму на тім же листі, на якому вже знаходиться таблиця (у цьому випадку вона називається «упроваджена діаграма»), або переносити неї на будь-який інший лист поточної книги (якщо ніяких інших даних на цьому листі ні, він називається «лист діаграми»).

Майстер діаграм

Майстер діаграм — це покрокова підказка, що дозволяє створювати нові і редагувати вже наявні діаграми. Щоб викликати його, натисніть кнопку «Майстер діаграм» на Панелі інструментів Microsoft Excel.

При роботі з діаграмами застосовується спеціальна термінологія:

• Ряд даних. Набір взаємозалежних даних для побудови діаграми.

• Вісь. Одна зі сторін діаграми Excel. При побудові двомірної діаграми горизонтальна вісь називається віссю X, а вертикальна — віссю Y.

• Легенда. Область усередині діаграми з інформацією про її елементи.

• Заголовок діаграми. Ім'я діаграми, що звичайно описує її вміст.

Щоб створити діаграму на основі даних робітника листа, виконаєте наступні дії:

1. Виділите осередку з даними, що включаються в діаграму. (Врахуйте, що від типу обраних даних залежить зовнішній вигляд діаграми). Клацніть на кнопці «Майстер діаграм» Панелі інструментів «Стандартна».

2. З'явиться вікно «Майстер діаграм (крок 1 з 4): тип діаграми». Зі списку «Тип» виберіть підходящий тип діаграми.

3. В області «Вид» відображається кілька варіантів діаграм обраного типу. Клацніть на потрібному підтипі.

4. Щоб попередньо переглянути результат, клацніть на кнопці «Перегляд результату» і утримуйте натиснутою кнопку миші. З'явиться зразок діаграми обраного типу, побудований на основі виділених даних робітника листа. Закінчивши перегляд, відпустите кнопку миші.

5. Клацніть на кнопці «Далі». З'явиться діалогове вікно «Майстер діаграм (крок 2 з 4): джерело дані діаграми». Дані для побудови діаграми були обрані на кроці 1, однак у цьому вікні можна підтвердити інформацію. В вкладці «Діапазон даних» переконаєтеся в коректності зазначеного діапазону осередків. Якщо укралася помилка, клацніть на кнопці згортання діалогового вікна (у правому кінці полючи «Діапазон»), а потім за допомогою миші виділите коректний діапазон осередків робочого листа і клацніть на кнопці розгортання діалогового вікна (у правому кінці полючи введення діапазону). Якщо діаграма коректно відображає обрані дані робітника листа і нормально виглядає при попередньому перегляді, можна клацнути на кнопці «Готове». Тоді Excel створить діаграму. Якщо ж необхідно додати які-небудь елементи, наприклад, легенду діаграми, продовжуйте роботу з майстром діаграм.

6. У групі «Ряди» установите перемикач «у рядках» або «у стовпцях», указавши Excel бажане розташування даних. У верхній частині вікна розташована область попереднього перегляду, — вона допоможе зробити вибір. Наприклад, якщо при перемикачі «у рядках» відображається некоректний малюнок, установите перемикач «у стовпцях».

7. Клацніть на кнопці «Далі». (Щоб по ходу роботи з майстром діаграм внести зміни в раніше встановлені параметри, клацніть на кнопці «Назад» і поверніться в попереднє вікно. Так, щоб змінити тип діаграми, поверніться за допомогою кнопки «Назад» у вікно вибору типу діаграми.)

8. З'явиться вікно «Майстер діаграм (крок 3 з 4): параметри діаграми». Скористайтеся численними вкладками цього вікна, щоб увести заголовок діаграми, імена осей X і Y, уставити лінії сітки, включити в діаграму легенду і ввести підпису даних. У залежності від обраного типу діаграми, укажіть відповідні загальні параметри.

9. Клацніть на кнопці «Далі». З'явиться вікно «Майстер діаграм (крок 4 з 4): розміщення діаграми». У цьому вікні вкажіть Excel, чи вставити діаграму на наявному (поточному) або на окремому (новому) робітнику листі.

10.Клацніть на кнопці «Готове». Тоді Excel створіть діаграму.

11.У залежності від вибору в п. 9, нова діаграма розміститься на поточному або новому робочому листі. Нова діаграма з'явиться в робочому листі разом з панеллю інструментів, що плаває.

Діаграми.

Цілком імовірно, що з'явиться вона зовсім не в тім місці, де вам хотілося б. Нічого страшного — діаграму легко можна переміщати, а також змінювати її розміри. Якщо ви хочете переставити діаграму в інше місце, наведіть на неї курсор таким чином, щоб з'явився напис «Область діаграми», клацніть лівою кнопкою миші і, утримуючи неї, «перетягнете» діаграму в будь-яку частину робочого поля.

Якщо ви хочете змінити розмір діаграми (наприклад, збільшити неї в довжину), клацніть кнопкою миші по області діаграми, потім встановіть курсор на з’явившийся центральний нижній чорний квадратик таким чином, щоб курсор перетворилося в двосторонню стрілочку, і «потягніть» діаграму вниз на потрібну вам довжину. Точно таким же способом л можна змінити ширину діаграми.

Якщо вам буде потрібно внести будь-які зміни у вже готову діаграму, немає потреби будувати неї заново. Досить змінити дані таблиці, на основі якої вона була створена, і ваша діаграма буде автоматично обновлена. Навіть якщо ви захочете, не змінюючи, розсортувати ваші дані, наприклад по зростанню, стовпчики в діаграмі також вишикуються по росту. Microsoft Excel зробить це самостійно.

Зміна розмірів діаграми

Щоб змінити розміри діаграми, переконаєтеся, що вона виділена, і перемістите один з маркерів об'єкта (маленькі чорненькі квадратики, що оточують виділену діаграму). Щоб перемістити діаграму, клацніть на ній і, не відпускаючи кнопку миші, перетягнете в інше місце робочого листа.

Якщо ви хочете змінити розмір діаграми (наприклад, збільшити неї в довжину), клацніть кнопкою миші по області діаграми, потім установите курсор на з’явившийся центральний нижній чорний квадратик таким чином, щоб курсор перетворився в двосторонню стрілочку, і «потягніть» діаграму вниз на потрібну вам довжину. Точно таким же способом можна змінити ширину діаграми.

Форматування діаграм

Кожен користувач Excel у стані самостійно змінити кольору, стилі і художнє представлення будь-якого елемента створеної діаграми. Можна змінювати кольору рядів, окремих крапок даних, маркерів даних, області побудови, а також тексту діаграми. Можна змінювати стиль для будь-якого елемента, що містить рядок або рамки. Нарешті, можна змінити вид будь-якого заповненого об'єкта діаграми. Для форматування кольору, стилю рядка або виду будь-якого елемента, виконаєте наступні дії:

• Клацніть правою кнопкою миші на елементі, що підлягає форматуванню.

• Виберіть команду «Формат» з з’явившегося Контекстного меню.

• Клацніть на вкладці «Вид».

• Установите необхідні параметри в областях «Рамка» і «Заливання».

Якщо вам буде потрібно внести будь-як зміни у вже готову діаграму, немає потреби будувати неї заново. Досить змінити дані таблиці, на основі якої вона була створена, і ваша діаграма буде автоматично обновлена. Навіть якщо ви

захочете, не змінюючи, розсортувати ваші дані, наприклад по зростанню, стовпчики в діаграмі також вишикуються по росту. Microsoft Excel зробить це самостійно.

Зміна зовнішнього вигляду діаграми

Не завжди робота, виконана Майстром діаграм, улаштовує нас цілком і цілком. Розмір шрифтів занадто великий, сама діаграма маленька. Не всі значення видні або занадто багато місця займає легенда. Одним словом, немає межі досконалості, і ті огріхи, що допустив Майстер діаграм, ви можете виправити вручну. Готова діаграма являє собою не єдиний блок, а трохи, з кожним з яких можна працювати по окремості. У нашому випадку їх можна підрозділити на наступні компоненти діаграми:

• Область діаграми — цей блок відповідає за усіх компоненти діаграми.

• Область побудови діаграми — відповідає за саму діаграму в цілому.

• Підстава — площина, на якій розташовуються представлені у виді діаграми дані.

• Стіни — бічні панелі, на яких знаходяться основні лінії сітки (вони, у свою чергу, наочно представляють вісь значень).

• Вісь значень і вісь категорій — числові параметри, орієнтуючись на які, ви можете оцінити дані для діаграми.

• Заголовок діаграми — тобто її назва.

• Заголовок осі значень і назва осі категорій.

• Легенда — вона розшифровує значення рядів (або рядків).

• Ряди (або рядка — у залежності від того, що ви вибрали при побудові діаграми) — наочний показник даних, на основі яких побудована діаграма.

• Підпису даних — точні цифрові параметри рядів (рядків) діаграми.

Для того щоб змінити кожний з цих елементів, необхідно викликати його Контекстне меню. Працюючи з ним, ви можете змінити розмір, колір, навіть розташування кожного з компонентів, наприклад розмір, накреслення, шрифт і колір заголовків і назви діаграми, що, як правило, виходять невиправдано великими. Можете, не змінюючи розміру області діаграми, збільшити саму діаграму, змінити поворот і кут нахилу, зробити неї об'ємної. Можете зменшити легенду, одним словом, зробити всі, щоб ваша діаграма виглядала найбільш зручним для сприйняття образом.

Ви можете також змінити тло області діаграми й області побудови діаграми, вибравши кожної найбільш приємний для вас колір. Можете змінити товщину, тип і колір ліній. А панель «Способи заливання» пропонує вам багатий вибір різноманітних текстур, завдяки яким ваша діаграма може виглядати зовсім незвичайним і привабливим образом.

Дата добавления: 2013-12-13