Порядок проведения и документальное оформление инвентаризации товаров и тары

Порядок проведения инвентаризации регламентирован при­казом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финан­совых обязательств».

Основные требования, предъявляемые к процедуре создания инвентаризационной комиссии, заключаются в следующем.

В торговых организациях создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, состав которой утверждает ру­ководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) должен быть зарегистрирован в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имуществ создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих комиссий утверждает руководитель организации.

В состав инвентаризационной комиссии должны быть включены представители администрации организации, работ­ники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). В состав инвентаризационной комиссии могут быть также включены представители службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную организацию проверки фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весомым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должные быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящика (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Инвентаризация товаров может осуществляться только в присутствии всех членов комиссии и материально ответствен­ного лица. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при про­ведении инвентаризации служит основанием для признания ре­зультатов инвентаризации недействительными.

Инвентаризация в розничной торговле проводится в сроки, установленные руководителем торгового предприятия, но не реже двух раз в год.

Одновременно с проведением инвентаризации в магазине она осуществляется и в прикрепленных к нему палатках, киосках, павильонах и пр. Если магазин имеет кладовые отделы и секции, филиалы с разделенной материальной ответственностью, то инвентаризацию в них можно проводить отдельно, без закрытия всего магазина.

Перед началом инвентаризации магазин закрывают, обслуживают только покупателей, находящихся в торговом зале. При этом операции с товарно-материальными ценностями прекращаются. Все подсобные помещения пломбируют. Вместе с тем с согласия руководителя и пред­ставителя комиссии могут быть отпущены до начала инвентаризации товары первой необходимости для продажи с лотков или в мелкороз­ничной сети.

Инвентаризация на розничных торговых предприятиях начинается с проверки денежных средств в кассе, а при ее отсутствии - на руках у продавцов. Такую проверку оформляют актом снятия остатков кассы в магазине и фиксируют на титульном листе инвентаризационной описи. Кассир на момент инвентаризации составляет кассовый отчет и переда­ет его для проверки и визирования документов председателю комиссии. Определяют результат по кассе (недостачу, излишек), который отража­ют в акте.

До начала проверки фактического наличия имущества председатель комиссии и счетный работник проверяют и визируют товарные отчеты и все приходные и расходные документы, приложен­ные к нему, и ставят штамп "До инвентаризации".

С материально ответ­ственного лица берут подписку приблизительно следующего содержа­ния: "Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи № _ по № _, комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем, претензий к инвентаризационной ко­миссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моемответственном хранении".

Одновременно материально ответственные лица дают распис­ки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приход­ные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие наих ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Комиссия начинает инвентаризацию с подсобных помещений магазина. В это время в торговом зале члены бригады материально ответственных лиц подбирают и группируют товары по наименованиям, сортам, артикулам, размерам и ценам в порядке, удобном для пересчета, перемеривания.

Под­готовка товаров к пересчету и перевешиванию производится в присутствии членов комиссии, которые перевешивают, пересчитывают, перемеривают все товары. Нераспакованные товары распаковывают. Если распаковка то­вара может вызвать понижение его качества, то массу товара определяют по трафарету (по массе брутто) с выборочной проверкой ряда товарных мест. Установленное комиссией фактическое количество товара отражается в инвентаризационной описи - акте.

Товары, имеющие отходы при их подготовке к продаже (колбасные изделия, мясокопчености, битая птица), записываются в инвентариза­ционную опись с пометкой "очищенные" или "неочищенные". Массу неочищенных товаров указывают в графе "Масса брутто", а очищенных (за минусом отходов по установленным нормам) - в графе "Масса нетто".

Инвентаризационная комиссия обязана обеспечить полноту, точность и своевременность регистрации фактических остатков товаров. Такая регистрация осуществляется в бланках специальной формы – инвентаризационной описи. Инвентаризационные описи или акты инвентаризации составляются не менее чем в двух экземплярах и могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной техники, так и ручным способом.

При ручном способе заполнения описи должны быть использованы либо чернила, либо шариковая ручка. В инвентаризационных описях не допускается также помарки и подчистки. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения эти ценности показаны.

При оформлении описей не допускается незаполненные строки, их необходимо прочеркивать. На последней странице описи должная быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Инвентаризационные описи составляются отдельно на товары и тару. Отдельными описями также оформляют выявленные при инвентаризации неходовые и залежалые товары, а также тару. Бой, брак, порчу актируют в обычном порядке.

Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации, записываются опись «товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации», где указываются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, цена и сумма.

Отпущенные товарно-материальные ценности заносятся в опись «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации.

По окончании инвентаризации описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и МОЛ. В конце описи МОЛ дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены МОЛ принявший имущества расписывается в описи в получении, а сдавший – в сдаче этого имущества.

В случае, когда, МОЛ обнаружат ошибки в описях после инвентаризации, они должны немедленно заявит об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок.

Исправления производятся во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами комиссии и МОЛ.

Оформленные инвентаризационные описи и акты сдают в бухгалтерию, где их поверяют, затем сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета.

Рассмотрим документальное оформление инвентаризации на примере торгового павильона магазина «Продукты». Согласно учетной политики в данной фирме, с целью организации сохранности товара, инвентаризация проводится не реже 1 раза в квартал, по мимо незапланированной.

В данном случае проведение инвентаризации вызвано необходимостью – смене продавца. Инвентаризация проводилась на основании распоряжения руководителя(приложение1). Поскольку это малое предприятие, то в составе комиссии были экономист фирмы и бухгалтер, а также при проведении инвентаризации присутствовал сам продавец (сдающий) и новый продавец (принимающий). Фактические результаты инвентаризации отражены в описи (см.приложение2). результаты инвентаризации были отражены у в бухгалтерском учете.

Выведение и бухгалтерский учет результатов инвентаризации товаров и тары

Предварительный результат инвентаризации опре­деляют на месте сразу же после ее окончания, сопоставив остатки това­ров и тары по товарному отчету с инвентаризационной описью. При выявлении больших расхождений комиссия обязана взять письменное объяснение с материально ответственных лиц, опломбировать магазин и сообщить об этом руководителю торгового предприятия.

Окончательные результаты инвентаризации определяются в бухгал­терии и оформляются сличительной ведомостью результатов инвентари­зации товаров, материалов, тары и денежных средств в торговле (в мел­корозничной сети - не позднее следующего дня после ее окончания; по магазинам - в трехдневный срок).(приложение 3)

При выявлении недостачи рассчитывают и списывают по нормам ес­тественную убыль (при наличии норм) и потери (в пределах фактиче­ских недостач). Следует помнить, что согласно письму ГНС РФ от 24.09.97 № ВП-6-13/675 списание потерь товаров от естественной убыли на издержки обращения в торговых организацияхбыло прекращено (о чем сообщено в письме МВЭС и торговли РФ от 25.07.97 № 45-09/364). Но приказом МВЭС и торговли РФ от 19.12.97 № 631 подтверждено действие норм с 1997 года.

Недостача, не перекрытая суммой нормируемых потерь, подлежит взысканию с виновных лиц в установленном порядке. Излишки товаров и тары приходуются с отнесением на доходы предприятия. Результат инвентаризации тары оформляют составлением сличительной ведомо­сти в количественно-стоимостном выражении по каждому виду тары в отдельности.

Со сличительной ведомостью бухгалтер обязан ознакомить матери­ально ответственное лицо под расписку в ведомости.

По распоряжению руководителя выявленная недостача товаров и та­ры сверх норм естественной убыли в размере, не превышающем сред­него месячного заработка работника (каждого члена бригады при кол­лективной ответственности), взыскивается путем удержания ее из зара­ботной платы работника. Ущерб, превышающий средний месячный за­работок работника, взыскивается путем подачи иска в суд, если работ­ник отказался погасить его добровольно.

Соответствие с Законом РФ от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ излишки товаров, установленные в результате проведения инвентаризации, должны быть отражены в учете бухгалтерской записью:

Дт 41/2 Кт 91 на сумму излишек по товарам и таре

Кроме того, на оприходованный товар делается наценка:

Дт 41/2 Кт 42/2 на сумму наценки

Дт 41/2 Кт 42/2 на сумму НДС от розничной цены без НДС

Дт 41/2 Кт 42/2 на сумму НСП от розничной цены с НДС

Если в розничном предприятии учет товаров ведется по покупным ценам, тогда наценка не отражается.

Первоначально недостача независимо от причин ее возникновения отражается на специальном бухгалтерском счете 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

Дт 94 Кт 41/2 на сумму недостачи по товарам и таре

- при учете по розничным – в розничным ценах

- при учете по покупным – в покупных ценах

Порядок списания сумм недостач, хищений и потерь от порчи ценностей регулируется законодательством и учредительными документами.

Списание недостачи со счета 84 может производиться следующим образом:

Дт 44/2 Кт94 списание недостачи и порчи ценностей в

пределах норм естественной убыли по покупным

ценам

Дт 42/1 Кт94 списание торговой наценки с суммы

естественной убыли

Итого естественная убыль по розничным ценам

Дт 73/2 Кт94 списание недостачи сверх норм естественной убыли на счет

расчетов с персоналом по прочим операциям

Дт98 Кт42/2 сторно - списание торговой наценки с суммы к возмещению

МОЛ на доходы будущих периодов

Дт 91 Кт 94 списание недостачи сверх норм убыли и потерь от порчи при

отсутствии конкретных виновников, а также недостач и

хищений товарно-материальных ценностей, во взыскании

которых отказано судом вследствие необоснованности исков и

т.д. на счета учета финансовых результатов и покупной цене

Дт 94 Кт42/2 сторно - на сумму наценки.

Взыскание сумм в возмещение товарных потерь, установленных по результатам инвентаризации, с материально-ответственных лиц должно производиться в соответствии с Кодексом законом о Труде РФ от 09.12.1971г (в ред. От 06.05.98г. №69-ФЗ).

Задолженность работника торговой организации по возмещению ущерба отражается на счете 73/2 «расчеты с персоналом по прочим операциям».

При возмещении недостачи делается запись:

Дт 50 Кт73/2 при погашении недостачи в кассу

Дт70 Кт 73/2 при погашении недостачи из з/платы.

Аналитический учет по недостачам ведется по каждому материально-ответственному лицу, которой должно возместить недостачи.

Дата добавления: 2013-12-13