Графическое представление отчета

Устный отчет (презентация отчета)

Устный отчет выступает дополнением к письменному. Детально отчет можно представлять для специалистов, т.е. тех, кто вовлечен в программу; в общих понятиях — для спонсоров, обобщенно, в научно-популярном изложении — для общественности и т.д. Принципиальные подходы к устному и письменному отчетам аналогичны. Презентация отчета позволяет понять процесс и результаты исследований, принять или отвергнуть их. В любом случае автор отчета не должен поддаваться влиянию своих собственных убеждений. Речь идет не о доказательствах, а об изложении фактов со скрупулезной точностью.

При подготовке к устной презентации необходимо:

• подготовить текст по целям задания и логике изложения письменного отчета;

• знать целевую аудиторию, определить заинтересованных лиц, понять их требования;

• чувствовать состав вопросов, которые будут заданы по исследованиям;

• подготовить наглядный демонстрационный материал с использованием средств технического обеспечения презентации;

• провести пробное выступление перед коллегами-исследователями;

• настроиться на доброжелательность к аудитории.

Основное требование для устной презентации - знать целевую аудиторию, уровень ее знаний, восприятия, потребности в исследованиях. Каждая целевая аудитория ожидает удовлетворе­ния своего интереса в презентации и может внести коррективы в представление результатов.

Другой важный момент — организация самой презентации. Существует две основные формы организации. Начинаются обе с актуальности темы и цели маркетингового исследования. В первой общепринятой структуре заключения даются после представления доказательств. Ход презентации соответствует логике доказательств.

По второй схеме презентация строится исходя из того, что заключения следуют за объявлением назначения исследования и его главных целей. Такой ход презентации отчета направлен на то, чтобы быстро привлечь внимание слушателей к результатам. Он позволяет аудитории оценить весомость доказательств, поскольку заранее известны заключения, к которым привели эти доказательства. Выбор схемы презентации зависит от самого докладчика и от целевой аудитории. В любом случае все представляемые выводы должны быть обоснованы в рамках допущений (погрешности) и представлены в систематизированном виде.

Немаловажное значение в презентации отчета играет его представление. Представление отчета обычно регламентируется следующими положениями:

1. Лимит отведенного времени.

2. Официальный доклад не должен занимать более трети — половины времени встречи. Остальное время необходимо посвятить обсуждению самой презентации.

3. Доклад должен быть кратким, насыщенным, ясным, но не скомканным.

4. Необходимо оставить резерв времени на вопросы и последующую дискуссию.

5. Необходимо помнить, что период вопросов является самой важной и самой сложной частью презентации.

6. Заданные вопросы позволят наилучшим образом сформулировать окончательный отчет.

Необходимо помнить, что устный отчет в зависимости от поведения докладчика на презентации может при средних результатах создать эффект грандиозности выполненных исследова­ний и их выводов, а может и при хороших результатах обеспе­чить провал презентации. Качественная презентация может скрыть слабости исследования, но качественное исследование не может улучшить плохую презентацию. Во время презентации важно поддерживать контакт с аудиторией (принцип «держать руку на пульсе»), предоставлять возможность задавать вопросы как во время доклада, так и после. Применение подходящих цитат, историй, случаев из практики исследования увлекает и сближает аудиторию, способствует созданию атмосферы доверительности. Речевое изложение должно быть простым, доходчивым, без использования аббревиатур, иностранных слов или малознакомых терминов. Невербальная форма передачи информации (жесты, мимика, артикуляция, громкость и тембр речи и т.д.) подчеркивает личное отношение докладчика к излагаемому материалу. Заканчивать презентацию необходимо эффектно, с использованием сильных фактов, выводов, предложений.

Однако работа маркетолога-исследователя не заканчивается письменным отчетом и устной презентацией. Продолжением выступают задачи доведения практических результатов до логического конца, контроль и консультирование по результатам отчета, оценка эффективности проведенных маркетинговых исследований.

В процессе презентации и после исследователю задают много вопросов, которые представляют для него определенный интерес. Исследователю необходимо проанализировать их, провести дополнительные исследования или анализ данных, попытаться сформулировать ответы на эти вопросы. Если поставленные вопросы носят проблемный характер, с заказчиком необходимо оговорить дальнейшие условия проведения маркетинговых исследований.

До тех пор пока результаты не будут использованы в практической деятельности предприятия, необходимо проводить консультирование и контроль за их внедрением.

Оценку эффективности проекта необходимо проводить с целью определения степени влияния затраченных средств на результаты бизнеса.

Важным подспорьем для того эффективной устной презентации является использование наглядных графических или иных средств технического представления информации. Графические средства используются для представления количественной информации в форме схем, диаграмм. Графики дают больше информации, чем речевое воздействие. Графическое представление должно применяться в тех случаях, когда оно способно наилучшим образом раскрыть суть рассматриваемого вопроса. При этом могут быть использованы компьютерная графика, слайды, раздаточный материал, проекторы, плакаты, доски с маркерами и т.д. Каждое средство наглядного представления обладает определенным преимуществом, которое необходимо в процессе презентации использовать. Рисунки в презентации обладают более убедительным воздействием, чем таблицы. Поэтому рисунки должны быть простыми, понятными и запоминающимися.

Имеется множество общих советов по подготовке наглядных средств для эффективной презентации.

1. Каждому важному моменту устного доклада посвящайте рисунок, слайд, киносюжет и т.д. Делайте их простыми и понятными аудитории.

2. Во время доклада рисунки дают больший эффект, нежели слова.

3. На каждый слайд для пояснения затрачивайте не более 10 слов.

4. Особо освещайте значимые моменты.

5. Если вам необходимо донести какой-то сложный момент в исследованиях, начинайте с простого рисунка и по мере усложнения наращивайте информацию другими рисунками в три, четыре этапа.

6. Заранее планируйте цветовую гамму и правильно пользуйтесь ею.

7. Раздайте копии презентационных материалов слушателям до начала презентации.

8. Нумеруйте страницы для возможности ссылок во время доклада.

9. Наглядные средства должны быть легкочитаемыми.

В презентации используют три вида иллюстраций: графики и диаграммы, которые показывают количественную сторону исследования; карты, которые определяют место; особые диаграммы, отвечающие на вопрос, каким образом достигается результат.

Таблицы и рисунки необходимо показывать разными способами: в виде планшетов, слайдов, проецирования на экран, путем написания мелом или фломастером на доске. Цветные плакаты или слайды, компьютерная графика усиливают восприятие передаваемой информации.

Наиболее ценная информация закладывается в графических диаграммах, число которых по форме выражения огромно. Каждый исследователь выбирает вид представления, наилучшим образом способствующий раскрытию вопроса презентации. Рассмотрим некоторые диаграммы. Графики вариационного ряда были рассмотрены в главе 7.

Диаграмма с областями (слоистая диаграмма) — набор линейных диаграмм, в котором данные последовательно объединены по рядам. Отображая сумму значений рядов, такая диаграмма наглядно показывает вклад каждого ряда. Слоистая диаграмма состоит из ряда линейных графиков, количественные данные которых группируются по рядам, воедино. Области между линиями отражают разрыв в значениях соответствующих переменных. В слоистую диаграмму не стоит включать более шести компонентов.

Столбчатая диаграмма может быть одномерным и двумерным графиком с множеством вариаций. Она не только позволяет правильно понять соотношение расходов по категориям, но также показывает их абсолютную величину по каждой категории. Столбчатые диаграммы используются для распределения данных по сегментам — месяцам, годам и т.д. Столбчатая диаграмма может

быть вертикальной и горизонтальной. Когда необходим акцент на изменении переменной во времени, предпочтение отдается вертикальной форме, где ось X используется в качестве оси времени. Когда время не является переменной величиной, используются та и другая формы.

Вертикальная столбчатая диаграмма, в которой высота столбиков представляет относительную или кумулятивную частоту события, называется гистограммой. Гистограмма позволяет представить изменение данных на протяжении отрезка времени, она удобна для наглядного сравнения различных величин.

Гистограмма с накоплением позволяет представить отношение составляющих к их совокупному значению. На объемной гистограмме с перспективой сравниваемые значения распо­лагаются в плоскости от двух осей.

На динамической гистограмме показывается объем продаж за четыре года каждой дочерней фирмы.

Гистограмма с областями представляет собой комбинацию графиков для наглядного выделения динамики фирмы 2.

Линейный график иллюстрирует изменение исследуемых величин через равные промежутки времени. Линейный график — двумерный, это делает его полезным для демонстрации тенденций или непрерывных данных, динамических изменений, взаимосвязей. Когда показывается более одной переменной, рекомендуется обеспечивать отличие линий друг от друга цветом, комбинациями формы линий с обязательной идентификацией разных форм в рубриках условных изображений. Существуют гладкий график и график по точкам.

Классическая смешанная двухосная диаграмма — когда по одной оси строится гистограмма, по другой — график для выделения значений другой оси интересующего исследования, например, фирмы.

Плоскость, заполненная конусами, характеризует объемное отношение продаж каждой фирмы в рассматриваемой динамике.

Линейная гистограмма со столбиками в виде цилиндра. Столбчатые диаграммы можно использовать для представления абсолютных или относительных величин, различий или изменений. Существует столбчатая диаграмма, эквивалентная слоистой диаграмме (межевая диаграмма), она демонстрирует как суммарные, так и относительные показатели, а для показа каждой категории используется определенный ее цвет.

Разноцветные столбцы показывают изменение составляющих диаграммы во времени.

Пиктограмма выступает в качестве варианта столбчатой диаграммы, на которой количественный показатель представляется в виде картинок, например, стопки монет при изображении роста цены или дохода, силуэтов людей при исследовании численности населения или сегментов потребителей и т.д. Пиктограммы позволяют лучше разглядеть и осознать графический материал.

Круговая диаграмма показывает соотношение размеров элементов с общей суммой данных. Всегда отображается один ряд данных. Такой тип диаграммы целесообразно использовать, когда необходимо подчеркнуть вклад основного элемента. Кроме того, разделение общего «пирога» на доли упрощает интерпретацию выводов маркетингового исследования. «Пирог» лучше использовать одинарным или сдвоенным, но не более, причем для создания эффекта размерности необходимо применять тени и «растаскивание» сегментов, или слоев. Использовать круговую диаграмму необходимо в случае акцента внимания на взаимосвязи частей и целого.

Правило построения круговой диаграммы гласит, что ее не стоит использовать с более чем шестью секторами; деление «пи­рога» следует начинать с положения, в котором стрелки часов показывают ровно двенадцать; сектора целесообразно упорядочивать в нисходящем порядке по часовой стрелке; на графике необходимо показывать процентные доли.

Кольцевая (круговая) диаграмма показывает отношение частей к целому. Диаграмма может включать несколько рядов данных. Каждое кольцо в диаграмме соответствует одному ряду данных. Круговая диаграмма особенно эффективна, когда необходимо наглядно изобразить относительную величину или акцентировать внимание на статическом сравнении.

Лепестковая диаграмма является аналогом графика в полярных координатах, она отображает распределение значений относительно начала координат. Лепестковая диаграмма позволяет сравнивать совокупные значения нескольких рядов данных.

Поверхность отображает изменение значений по двум измерениям в виде поверхности. Диаграмму поверхности целесообразно использовать для поиска наилучшего сочетания

в двух наборах данных. Области, относящиеся к одному диапазону значений, выделяются одинаковым цветом или узором, как на карте.

Точечная диаграмма показывает взаимосвязь между числовыми значениями нескольких рядов данных либо отображает две группы чисел, как один ряд с координатами X и Y. Такие диаграммы часто используются для представления результатов экспериментов.

Пузырьковая диаграмма отображает на плоскости наборы из трех значений. Диаграмма подобна точечной, но третья величина отображает размер пузырька.

Статистические таблицы — необходимая часть отчета и заслуживает особого внимания. Таблица содержит сводную числовую характеристику исследуемой совокупности по одному или нескольким существенным признакам, взаимосвязанным логикой анализа.

Каждая таблица должна иметь номер в виде арабской цифры. Основу группировочной таблицы составляет название таблицы (заголовок). В группировочной таблице используются три вида заголовков: общий, верхний и боковые. Заголовки таблиц должны быть краткими и раскрывать содержание показателей.

Верхние заголовки таблицы характеризуют содержание граф (заголовки сказуемого), а боковые (заголовки подлежащего) — строк. Пунктирные линии, квадратные выделения в таблице призваны облегчить восприятие информации и улучшить читаемость. В зависимости от построения подлежащего различают следующие виды таблиц: простые, групповые, комбинированные.

Простыми таблицами называют такие, у которых в подлежащем нет группировок, а дается только перечень совокупностей. Групповыми таблицами называются такие, в подлежащем которых содержится группировка единиц совокупности по одному признаку. Комбинированными таблицами называются такие, в которых подлежащее содержит группировку единиц совокупности по двум и более признакам, взятым в сочетании.

Расположение данных в таблице должно подчеркивать наиболее значимые их аспекты. Если важно показать порядок величины, то элементы данных следует располагать в определенном порядке (порядке возрастания или убывания). В содержании строк и верхних заголовках следует указывать единицы измерения.

Объяснения и комментарии к таблице даются с помощью сносок, при этом используются буквы или символы, но не цифры. Сноски должны следовать сразу же за таблицей. Если данные, содержащиеся в таблице, вторичны, следует указать источник данных.

В общем случае при конструировании таблиц необходимо руководствоваться следующими соображениями.

1. Упорядочить столбцы и строки таблицы с помощью граничных средних значений или какого-то принципа указания порядка величин. Если используется много похожих таблиц, один и тот же порядок необходимо сохранить в каждой.

2. Вносить числа таким образом, чтобы они могли сопоставляться по столбцам, а не по строкам, и, если возможно, размещать их в столбцах в нисходящем порядке.

3. Желательно округлять числа до двух значащих цифр или в зависимости от назначенной степени точности.

4. При всех таблицах давать краткое словесное пояснение, которое служило бы читателю руководством к пониманию основных структур представляемой информации и исключений из них.

Карты фокусируют внимание на географических ситуациях в маркетинговых исследованиях и отображают статистические данные по географии. Карты используются для презентации рейтингов, данных о распределении частот по регионам. Для отображения количественного показателя на карте используется определенный вид диаграммы или пиктограммы со своей окраской. Окраска информационной группы должна соответствовать окраске региона исследования на карте.

Блок-схема, схематические рисунки, рисунки классификаций позволяют исследователю в более компактной форме, логической связи объяснить суть рассматриваемого явления.

Дата добавления: 2013-12-13