Принципи проектної діяльності та її етапи

Проектна діяльність в управлінні загальноосвітнім навчальним закладом - це процес вирішення проблем в умовах максимальної невизначеності задач і варіативності щодо їх вирішення. Тому надзвичайно важливі вихідні положення, які визначають загальні орієнтири та світоглядні позиції проектної діяльності. В основі генерування ідеї проекту і розробки умов, і способів його втілення лежить система принципів, тобто основних вихідних положень, теоретичних, світоглядних основ та найбільш загальних нормативів проектної діяльності. До основних принципів освітнього проектування належать:

1. Принцип «критичного порога модифікацій», який передбачає облік меж і можливостей керованості об’єкта проектування, (який одночасно є суб’єктом самоорганізації та саморозвитку), ступеня корегування освітніх процесів та оцінку соціальне значущих наслідків такої модифікації. Основою цього світоглядного принципу є синергетична ідея, яка визначає можливості та межі втручання в функціонування освітніх систем. Будь-яка складноорганізована система потенційно моє в собі деяку множину шляхів розвитку, які відповідають її природі. Тому втручання в систему обмежується можливим спектром її розвитку - складноорганізованим системам неможливо нав’язати шляхи розвитку,які виходять з внутрішньої логіки самої системи. Головне - зрозуміти власні тенденції та механізми саморозвитку системи і допомогти їх розкриттю. Даний принцип на сьогодні є найбільш суттєвим, бо його реалізація дозволить максимально використати енергію саморозвитку освіти, обмежити можливості адміністративного та некомпетентного втручання в освітнє життя. Практично він означає надання можливості суб’єктам освіти максимальну організаційно-правову самостійність і відмову від ідеї насильницької перебудови. Таким чином, зміст проектування являє собою не жорстке керування освітнім процесом або розвитком освіти як галузі, а підтримку саморозвиваючогося освітнього середовища. Даний принцип треба розглядати як стратегічну задачу освітніх програм, зміст яких полягає у створенні системи умов, які оптимізують процеси саморозвитку та самоорганізації усіх об’єктів освітнього життя.

2. Принцип організації «зони найближчого розвитку» особистості, тобто освітнього середовища. Як вже зазначалося, ведучою цільовою орієнтацією проектування є розробка умов, які спонукають до саморозвитку об’єктів освіти, за допомогою вирішення або попередження проблем, які характеризують несприятливі обставини його життєдіяльності. У зв’язку з цим суттєвим аспектом змістової частини проекту є оптимізація безпосереднього середовища існування людини, створення таких соціальних умов, які стимулювали б особистий розвиток. Реалізацію принципу оптимізації «зони найближчого розвитку особистості» можна вважати практичним втіленням середовищного підходу до освітнього проектування.

3. Принцип персоніфікації процесу і результатів освітнього проектування. Він означає альтернативність ідей і проектів, що створюють умови для вільного самовтілення самореалізації особистості[82]. Основою поведінки людини в рамках проекту повинна стати його внутрішня не детермінована самодіяльність і творча активність. Самореалізація особистості, переклад суспільних цінностей в особисті неможливий без активності по засвоєнню суспільних норм та ідеалів.

4. Принцип оптимального орієнтування на збереження та змінення (тобто відповідності традиційних та інноваційних механізмів і процесів освітньої динаміки). Безумовно інноваційна направленість освітніх програм є сьогодні необхідною але одним з ведучих протиріч, яке характеризує сучасну освітню ситуацію, є розрив між інноваційним потенціалом освіти та масовою спроможністю його освоєння та використання в повсякденній освітній практиці. Природна відповідність традиційних та інноваційних механізмів і процесів освітнього розвитку забезпечується створенням (в ході реалізації проекту) умов як таких, що створюють передумови для освітніх інновацій.

5. Принцип проблемно-цільової орієнтації - ведучий технологічний принцип освітнього проектування. Його реалізація передбачає передусім цільову орієнтацію проектів на вирішення різного роду проблем, носіями яких є особистість, соціальна група, заклад освіти чи суспільство загалом; їх направленість на самовизначення особистості і соціальних груп, на самореалізацію людини в освітньому середовищі. На різних етапах проектування даний принцип втілюється у вигляді аналізу основних проблем; пошуку нестандартних способів і шляхів їх вирішення; розрахунку необхідних ресурсів і знаходження джерел фінансування; долучення до процесу реалізації проекту всіх зацікавлених суб’єктів освітнього життя. Проблемно-цільова орієнтація - це ще і багатоманітність адресата освітнього проекту, який потенційно може бути звернений:

- до місцевої адміністрації, так як освіта займає виключне місце в розвитку соціально-культурного життя;

- до органів управління і суб’єктів освітньої політики (обласному, міському, районному відділам освіти) як до можливих джерел підтримки і фінансування проектів, які відповідають пріоритетам освітньої політики;

- до Міністерства Освіти України, для якого територіальні проектирозвитку освіти і цільові проекти являються засобами реалізації державних програм освіти;

- до керівників закладів освіти, для яких проекти виступають як система проектних пропозицій, реалізація яких залежить від скоординованості дій, участі всіх закладів і т.д.;

- до потенційних спонсорів, меценатів, інвесторів, для яких освіта є перспективним об’єктом інвестицій і благочинної діяльності;

- до різноманітних фондів соціального напрямку, для яких заклади освіти можуть стати майданчиком реалізації соціально-освітніх проектів і програм, які орієнтовані на соціально-ослаблені категорії і групи населення;

- до населення (міста, району), зацікавленого в покращенні соціальних умов життя, розвитку творчих здібностей та даровань.

Стимулююча роль проектування не обмежується фактором розробки проекту - це початок процесу, який активує процеси саморозвитку освітнього життя.

Організаційно-управлінська суть проблемно-цільового принципу проектування полягає в необхідності пошуку відповідних соціальних сил, зацікавлених у вирішенні тих чи інших проблем. Актуальність проблемно-цільового принципу проектування обумовлена розумінням освіти в широкому соціальному контексті.

До принципів освітнього проектування більш технологічного характеру відносять: принцип соціальної та особистісної цілеспрямованості; принцип комплексності, який передбачає облік основних напрямків і форм взаємозв’язку людини зі світом; принцип реалістичності; принцип врахування соціальної ефективності проекту та економічної цілеспрямованості; принцип інноваційності.

Дані принципи освітнього проектування виконують двояку функцію: - по-перше, вони визначають світогляд проектувальника також стиль концепцій, програм, проектів, які він розробляє, тобто забезпечує ціннісно-орієнтаційний рівень проектування; - по-друге, ці принципи складають теоретичну основу технологій освітнього проектування.

Реалізація проектної діяльності в освіті передбачає:

- визначення концептуальних засад переведення педагогічної системи в якісно новий стан;

- розробку перспективних варіативних моделей досягнення нового якісного етапу розвитку управління середньої школи;

- означення основних напрямків дій і принципів їх координації, що дозволяє перетворити існуючий стан в очікуваному і бажаному напрямку;

- обґрунтування соціокультурних наслідків здійснення проекту і основні його результати;

- планування дій щодо реалізації проекту;

- вирощування життєздатних спільностей людей, яка включає й учасників розробки проектної ідеї і їх реалізаторів;

- організація формуючих експериментів щодо перевірки, реалізації варіативних проектних моделей;

- рефлексивне оформлення й експертиза наслідків реалізації проекту і співвіднесення його вихідним замислам і всіма проміжковими кроками на шляху втілення.

Проектна діяльність відноситься до розряду інноваційної, так як передбачає перетворення реальності, будується на базі відповідної технології, яку можна уніфікувати, освоїти та вдосконалити. Актуальність оволодіння основами проектної діяльності зумовлена, тим, що дана технологія має широку область застосування на всіх рівнях організації системи управління освіти; володіння логікою і технологією проектної діяльності дозволить більш ефективно здійснювати аналітичні, організаційно-управлінські функції.

Проектна діяльність визначається як багатостадійний динамічний процес, мета якого полягає у створенні і реалізації таких умов, які б найефективніше забезпечували запити зовнішнього середовища з мінімальними затратами необхідних ресурсів. Проектна діяльність як комплекс взаємопов’язаних заходів, розроблених для досягнення певних цілей протягом заданого часу при встановлених ресурсних обмеженнях має свою структуру, тобто певні етапи її реалізації. С. Москвін відображає розвиток проекту від його підготовки до його реалізації у таких етапах: ідентифікації; розробки проекту; попередньої експертизи; реалізації проекту; завершальної оцінки.

За Б.С. Гершунським проектування відбувається у кілька етапів, серед яких можна визначити такі: стратегічне прогнозування; моделювання; планування; визначення ефективності й корекції проекту.

На думку Г. В. Єльникової проект здійснюється за такими етапами:

I. Етап стратегічного прогнозування:

- діагностико-прогностичний етап;

- визначення мети, постановка конкретних цілей та завдань.

II. Етап моделювання:

- створення описово-структурної моделі;

- визначення критеріїв ефективності проекту;

- розробка моніторингової системи функціонування моделі.

III. Етап планування:

- формування програми діяльності з реалізації проекту;

- розробка плану в цілому та конкретних дій.

IV. Етап визначення ефективності полягає в оцінці як самої діяльності, так і якості кінцевого продукту.

За своєю структурою проектна діяльність являє собою багатоступеневу систему взаємопов’язаних етапів. Робота над будь-яким типом проекту включає в себе три основних етапи:

I. Етап передпроектної підготовки.

II. Етап реалізації проекту.

III. Етап представлення отриманих результатів.

Розглянемо детальніше роботу, яку необхідно провести на кожному з етапів.

І. Етап: передпроектної підготовки включає в себе:

1. формування проектної групи;

2. формулювання мети і цілі проекту;

3. розробка плану та структури проектної діяльності.

4. визначається ресурсна база для здійснення проектної діяльності.

При формуванні проектної групи необхідно підготувати підзвітних осіб керівнику загальноосвітньої школи до реалізації проекту. Цей початковий етап роботи має на меті набуття певних знань та вмінь, які необхідні для компетентної суспільно-активної роботи.

Спочатку необхідно: - допомогти підзвітним особам керівника загальноосвітньої школи зрозуміти характер майбутньої роботи та її мету; - ознайомити їх із суттю проекту та основними етапами його проведення.

Загальна мета проектної діяльності реалізується через сукупність завдань, які, з одного боку, конкретизують сутність проблеми, а з іншого - знаходять своє відображення у висновках, які є узагальненням проектної діяльності. Мета - загальний результат того, чого ви прагнете досягти. Мета - це отримання очікуваних змін у результаті виконання проекту.

Визначивши мету, окресливши цілі, можна переходити до наступного етапу - етапу складання структури проектної діяльності. Структура проектної діяльності - це розподілені в часовій послідовності всі види діяльності, передбачені проектом. Структура проектної діяльності повинна відповідати поставленим меті й завданням, а також очікуваним результатам проекту. Якщо проект займає значний період часу (більше шести місяців), то його доцільно розбити на кілька етапів.

Бюджет складається після того, як буде написаний проект. Він повинен включати достовірну й перевірену фінансову інформацію, прораховуватись повинен і кожний окремий крок і бюджет у цілому. Заплановані обсяги робіт мають відповідати статтям бюджету. Необхідно обов’язково показати інші джерела фінансування. Якщо організація використовує власні приміщення, транспорт чи виконує власними силами певні роботи, то це також необхідно включити в бюджет проекту й показати як власний внесок.

Стандартні статті бюджету:

- персонал (зарплата, не більше 20 % вартості проекту);

- працівники за контрактами (консультанти, експерти);

- соціальні виплати (податки, страхування);

- транспортні та відрядні витрати (добові, вартість проїзду, проживання та харчування);

- прямі витрати - оренда приміщення, офісні витрати, телефон, поштові витрати, комунальні послуги;

- обладнання (закупівля чи оренда) та матеріали (канцтовари, витратні матеріали, папір);

- непрямі витрати;

- публікації та виготовлення відеопродукції;

- інші витрати.

ІІ.Етап: реалізації проекту.

Після затвердження формального плану на керівника проекту поклада-ються завдання щодо його реалізації. Реалізація проекту – це послідовне вирішення завдань проекту.

Виконання плану проекту - це головний етап комплексу робіт, у ході якого формуються основні практичні результати втілення його ідеї. У здійсненні цих процесів керівник проекту і його команда повинні скоординувати та спрямувати різні технічні й організаційні зв’язки, які визначені календарним планом проекту.

Вхідні дані процесів виконання формуються на етапі планування проекту. Тобто календарний план проекту, допоміжні плани (план управління змістом, план закупівель та ін.), встановлені методи контролю є основними вхідними даними процесів виконання.

Хоча план і є головною метою при здійсненні безпосереднього виконання проектних робіт, однак слід пам’ятати, що його параметри не мають директивного характеру. Навпаки, процеси виконання повинні перевіряти дієздатність раніше розробленого плану, його спроможність реалізувати основну ідею проекту.

І якщо в результаті виконання з’ясується, що планом не передбачені ті чи інші фактори, то в такому випадку проводитсья здійснення певних коригувальних дій. Здійсненню цих дій можуть сприяти визначені допоміжні деталі до плану проекту: результати інших процесів планування, що не ввійшли до плану проекту додаткова інформація чи документація, отримана в процесі розробки плану проекту (обмеження, допущення).

До методів та заходів виконання плану проекту відносять загальні управлінські навички, знання та навички, систему надання повноважень щодо робіт, наради з огляду стану проекту, інформаційну систему управління проектом, організаційні процедури.

Звичайно формується як команда менеджерів із тих чи інших питань, пов’язаних з виконанням проекту, тому якість виконання проекту багато в чому залежить від їх загальних управлінських навичок. Щодо проекту особливе значення серед них мають: лідерство, комунікація, ведення переговорів.

Система надання повноважень щодо робіт – це формальна процедура санкціонування виконання робіт проекту з метою забезпечення їх виконання у необхідній послідовності та призначений час. Проектування системи надання повноважень щодо робіт має виходити з ідеї балансу між цінністю системи контролю та витратами на її впровадження. Наприклад, у невеликих проектах достатньо усного розпорядження про надання повноважень. Система надання повноважень припускає також призначення для виконання робіт саме тих виконавців, які змогли б виконати її краще за інших.

Зважаючи на обмежений час виконання проекту, в його реалізації дуже велику увагу слід приділяти нарадам з огляду стану проекту. Вони мають регулярно плануватися і проводитися з метою взаємного обміну інформацією щодо проекту. Це дає можливість своєчасно реагувати на зміни обставин, що можуть призвести до відхилень параметрів проекту від встановлених його зацікавленими особами. В результаті з’являються умови для своєчасного реагування на них та прийняття ефективних управлінських рішень. Інформаційна система управління проектом складається з методів та засобів, які використовуються для збирання, зведення і висвітлення результатів усіх процесів управління проектом. Вона створюється та діє від початку і до закінчення проекту задля підтримки його впровадження. До її складу включаються документація й автоматизовані системи.

Залежно від специфіки проекту, його складності, а також вимог зацікавлених сторін у рамках його реалізації можуть діяти ці чи інші організаційні процедури. Вони можуть бути поширені на систему звітності, прийняття окремих етапів, порядок виконання стандартизованих процедур тощо. Створення найбільш раціональної організаційної процедури залежить від фахового рівня керівника проекту та його команди, їхнього досвіду в управлінні проектами, стилю керівництва.

Отже, здійснення програми основного етапу роботи. Оцінювання результатів роботи над проектом: - аналіз всіх результатів;- коригування гіпотези; - підготовка методичних рекомендацій з їх подальшою апробацією; - оформлення та опис ходу роботи над проектом; - вивчення громадської думки учасників експерименту про ступінь задоволеності результатами проектної діяльності подальшій роботі з даного питання.

У міру здійснення проекту керівник зобов’язаний постійно контролювати хід робіт. Система контролю виконання проекту - це логічна структура формальних та неформальних процедур, що передбачена для аналізу та оцінки ходу виконання проекту та оцінки ефективності управління ресурсами, витратами, зобов’язаннями протягом всього терміну його реалізації (періодичний моніторинг поточної діяльності, порівняння обсягів та витрат з плановими стандартами проекту, виявлення відхилень з метою усунення додаткових витрат). Це також процес, в якому керівник проекту встановлює ‑ чи досягаються поставлені цілі, виявляє причини, які дестабілізують хід роботи й обґрунтовує прийняття управлінських рішень, що коригують виконання робіт по проекту. Основними задачами контролю є перевірка фактичних даних, зіставлення їх із плановими і виявлення відхилень. Предметом контролю є факти і події, перевірка виконання конкретних рішень, з’ясування причин відхилення, оцінка ситуації, прогнозування наслідків. Контроль передбачає постійне спостереження за просуванням проекту. Елементи проекту що є об’єктами контролю - це час, вартість, якість, зміни виникаючі в ході реалізації проекту; підготовка, отримання, розподіл і схвалення документів проекту, стан справ з фінансуванням тощо. Роль контролю як функції управління полягає в тому, що він являється засобом здійснення зворотного зв’язку в системі управління. Головний його сенс полягає у створенні гарантій виконання планових рішень.

До процесів контролю включають: - визначення результатів діяльності на основі співставлення результатів здійснення рішень із запланованими; - порівняння показників очікуваного й фактичного виконання планів; - аналіз ймовірних відхилень від запланованих показників; - перевірка припущень; - перевірка методичної та змістової узгодженості планового процесу, проведення необхідних робіт для необхідно звертати увагу в першу чергу на відхилення, а саме на їх розміри, чи достатньо вони малі, щоб із ними можна було миритись, чи наскільки великі, що потрібно змінювати хід реалізації проекту загалом. Отже, контролем можна назвати процес перевірки виконання плану і вжиття заходів з метою усунення негативних відхилень.

Обов’язковими вимогами до системи контролю є: - точність; - своєчасність; - повнота інформації; - забезпечення єдності інформації для всіх учасників проекту.

Існують три основні види контролю: - попередній, - поточний,- заключний.

Попередній контроль здійснюється до фактичного початку виконання робіт і направлений на дотримання певних правил і процедур, як правило він торкається ресурсного забезпечення. Поточний контроль здійснюється при реалізації проекту, він включає контроль часу, досягнення проміжних цілей проекту, виконання заданих обсягів робіт, контроль бюджету, контроль ресурсів, контроль якості. Основна мета - оперативне регулювання ходу реалізації проекту. Такий підхід базується на порівнянні досягнутих результатів з встановленими в проекті вартісними, часовими, ресурсними характеристиками. У залежності від необхідної точності розрізнюють такі технології поточного контролю:

- контроль на момент закінчення проекту;

- контроль в момент 50 % готовності проекту;

- контроль в заздалегідь встановлених певних точках проекту;

- регулярний оперативний контроль;

- експертна оцінка ступеню здійснення проектної діяльності і готовності проекту.

Заключний контроль проводиться на стадії завершення проекту з метою інтегральної оцінки реалізації проекту. Основним призначенням його є узагальнення отриманого досвіду для подальшої розробки й реалізації проектів-аналогів і з метою вдосконалення процедур управління.

Основними принципами управління в процесі контролю є: - наявність плану контролю; - визначення базової траєкторії, нормативів, стандартів для порівняння з ними поточних значень, що контролюються; - постійне спостереження за ходом робіт і зіставлення поточного стану проекту з базовою траєкторією і стандартами; - оцінка розходження планових показників з їх поточними значеннями; - раннє виявлення проблем, що виникають.- вживання заходів для розв’язання проблем, що виникають.

Необхідно зазначити також, що запорукою успішного контролю є ефективне планування. Плани, що часто змінюються важко контролювати. Не менш важливим є критерій ефективного звітування, а саме складання звітів за структурою і змістом планів, їх зрозумілість. Крім того, контроль можна розглядати із іншої позиції – впливу на мотивацію учасників проектної діяльності. Адже відомо, що без ефективної системи контролю виконання, робота зайнятих у ньому людей уповільнюється, стає неефективною. А чітке визначення цілей, контроль їх реалізації дає можливість досягнення запланованих результатів, крім того, і досягнення особистих цілей у межах загального плану проекту. Контроль чомусь завжди породжує негативні емоції, відсутність самостійності, якісь обмеження. Таке розуміння контролю в управлінні проектами означало б не забезпечення поставлених цілей проекту. Контроль потрібен для того, щоб визначити чи правильними є рішення, які приймаються, як здійснюється проект в часі, по вартості і по ресурсах і чи не потрібні коригування.

Основними методами контролю виконання проекту є:

1. Проведення контролю протягом всього бюджетного періоду (ведеться самими виконавцями та відповідальними за виконання робіт проекту) за критерієм вибору оптимальних альтернатив в рамках встановлених завдань та прийняття поточних управлінських рішень;

2. Надходження від відповідних виконавців і керівників кожного рівня, назвемо їх центрами відповідальності, відповідної інформації про хід виконання проекту до управлінських служб проекту, які аналізують поточну інформацію та готують рекомендації керівнику проекту по коригуванню дій;

3. Контроль управлінськими службами центрів відповідальності протягом всього періоду реалізації проекту (наприклад, здійснення щомісячних підведень підсумків, квартальних тощо) та підготовка відповідних рекомендацій керівнику проекту;

4. Проведення контролю спеціальною групою при керівникові проекту або незалежними контролерами.

Вибір методу контролю залежить від його характеристик, тобто його розміру, вартості, організаційної структури проекту, термінів його реалізації та ступеню його важливості тощо. Важливою складовою системи контролю, його об’єктом є контроль за виконанням бюджету. Система контролю за бюджетом має бути простою. Як вже зазначалось, сутність контролю полягає в тому, щоб об’єктивно виявити наявні дестабілізаційні чинники і спрогнозувати можливість їх появи. Тільки в цьому разі при виникненні відхилень від плану й бюджету можна вчасно вжити коригуючих заходів. Основними завданнями бюджетного контролю є одержання точних оцінок витрат, їх розподіл у часі, підтвердження витрат, своєчасність звітності про витрати, виявлення помилкових витрат, підготовка звіту про фінансовий стан проекту, прогноз витрат.

До показників, які використовуються для контролю виконання бюджет відносяться: - початкова калькуляція;- поточні витрати, що включають фактичні прямі витрати;- накладні та інші витрати; - інтегральні показники вартості проекту.

Контроль за витратами фінансових коштів може здійснювати спеціальна група контролю при керівникові проекту. Контроль за витратами спрямований на визначення відхилень від плану і, тому бюджетний контроль проекту сконцентрований на виконанні початкового бюджету та виявленні відхилень від нього, а не на пошуку економії витрат. Фактичні витрати порівнюють із запланованим бюджетом за визначеними наперед контрольними «точками». Як правило, плани і бюджети складають на рік наперед, а контроль за їх виконанням здійснюють регулярно. Контролюючи витрати, особливу увагу слід приділяти статтям, за якими існують істотні відхилення від бюджету. Для цього потрібно проаналізувати складові вартості проектної діяльності. Для визначення ступеня виконання заданих обсягів робіт чи поточного стану процесу при здійсненні проекту необхідно провести багато вимірів і оцінок. Часові витрати порівнюються з розрахунковою тривалістю і з обсягами виконаних робіт. Грошові витрати порівнюються з показниками бюджету чи кошторисною вартістю. Звітність у системі контролю може складатися за різними формами від безпосередньо особистих контактів і телефонних переговорів, оперативної звітності та представлень вартісних показників у вигляді таблиць, графіків у вигляді гістограм до складання графіків руху витрат, представлень у системі контролю виконання контрактів на поставки, статистичного контролю якості тощо. Але незалежно від форми представлення звітних даних, звіт повинен включати п’ять основних пунктів:

1. Кошторисну вартість;

2. Фактичні результати, що характеризують процес виконання робіт проекту;

3. Прогнозні результати, що характеризують очікуваний стан проекту на майбутнє;

4. Відхилення, які показують наскільки прогнозні і фактичні результати відрізняються від запланованих чи розрахункових;

5. Причини, що пояснюють існуючі відхилення від запланованих.

Форми звітності можна готувати заздалегідь, використання готових форм дає можливість оперативно готувати інформацію про хід виконання реалізації проекту. Крім того, форми мають бути компактними, розбірливими, доступними. Члени команди повинні витрачати якомога менше часу на заповнення звітів. Компактність форми представлення інформації скорочує обсяг даних, що реєструються, дозволяє включати важливу інформацію в бланки систематичних звітів, які направляються на перевірку, та які набувають характеру ключових документів. Як правило, така форма звітів обробляється в автоматизованих системах, але можливе її використання і при ручному оформленні звітної документації. Для керівників проектів при передачі інформації велике значення має її селективність і складання проміжних звітів, тобто отримання найбільш необхідної і оперативної інформації. Звіти, що відображають особливі випадки, призначені для ідентифікації і виділення найбільш важливої і критичної інформації, характерної для даної ситуації і передачі її зацікавленій особі в мінімальний проміжок часу, для прийняття відповідних рішень і наступних дій. Інформація про стан робіт подається у вигляді контрольного звіту про хід виконання робіт.

З метою забезпечення ефективності управління і можливості попереджувати певні збої і зриви до того, як вони виникнуть, звіти, що складаються повинні включати прогнозування і визначення існуючих тенденцій (трендів). Це можливо здійснювати за допомогою сіткових моделей, ресурсних гістограм, діаграм тощо. З метою ефективного управління та контролю за ходом реалізації проекту звіти повинні мати певну періодичність. Звичайно, вона залежить від тривалості проекту, ризику, рівня звітування. Крім того звіти потрібно обговорювати на зборах, зібраннях, нарадах, у неформальній обстановці, але це обговорення повинне вирішувати проблеми, що виникають, давати поштовх для прийняття відповідних рішень щодо розробки можливих шляхів і дій для усунення відхилень, які негативно можуть вплинути на хід виконання проекту та результати проекту в цілому.

В результаті всього вищевикладеного можна зробити висновки, про те, що контроль полягає у зборі фактичних даних про хід робіт і порівнянні їх з плановими. На жаль, в управлінні проектами можна бути абсолютно впевненим у тому, що відхилення між плановими і фактичними показниками трапляються завжди. Тому завданням керівника проекту є аналіз можливого впливу відхилень у виконаних обсягах робіт на хід реалізації проекту в цілому і у виробленні відповідних управлінських рішень.

Наприклад, якщо відставання від графіка виходить за прийнятний рівень відхилення, може бути прийнято рішення про прискорення виконання певних критичних завдань зарахунок залучення більшої кількості учасників задіяних у проектній діяльності.

ІІІ. Етап представлення результатів заключний етап проекту, який має на меті підведення підсумків реалізації проекту та проведення презентації проекту.

Підготовка до презентації відбувається за планом:

1. Визначення дати й місця проведення презентації.

2. З’ясування кількості гостей,

3. Оформлення запрошень.

4. Підготовка приміщення.

5. Запрошення гостей.

6. Стендова інформація про захід.

Так як, мета нашої роботи полягає у розробці структурних елементів проектної діяльності керівника загальноосвітнього навчального закладу, то зробивши аналіз та узагальнення наукових джерел з теорії питання класифікації етапів проектної діяльності, ми вважаємо доцільним запропонувати наступну класифікацію проектної діяльності керівника загальноосвітнього навчального закладу як взаємозалежних процесів:

1. Ініціювання.

2. Планування та розробка.

3. Виконання.

4. Моніторинг та контроль.

5. Завершення.

Етап ініціювання.

Етап ініціювання має містити план, що висвітлює такі питання:

- Аналіз потреб / вимог.

- Огляд існуючих процесів.

- Фінансовий аналіз витрат і доходів, включаючи бюджет.

- Аналіз зацікавленими сторонами, включаючи користувачів, працівників підтримки проекту.

- Устав проекту, включаючи витрати, завдання, результати та календарний план впровадження.

Етап планування та розробка.

Після етапу ініціювання, проект планується з необхідним рівнем деталізації. Головне завдання спланувати час, витрати та ресурси з метою адекватної оцінки роботи, яку необхідно виконати, та ефективного управління ризиками протягом впровадження проекту. Аналогічно групі процесів ініціювання, недостатньо розроблений план значно знижує шанси проекту успішно завершити поставлені перед ним завдання.

Рис. 1.2. Група процесів планування

Планування проекту складається з:

- Визначення об’єму робіт.

- Розробка документу, що визначає зміст та межі проекту.

- Визначення групи відповідальних за проект.

- Визначення завдань, які необхідно виконати для досягнення цілей проекту, та логічне послідовне об’єднання таких завдань.

- Оцінка вимог до ресурсів для забезпечення виконання завдань.

- Оцінка часу та витрат на виконання завдань.

- Розробка календарного плану-графіку.

- Розробка бюджету.

- Планування ризиків.

Етап виконання.

Виконання складається з процесів, необхідних для завершення робіт, визначених в плані проекту, з метою виконання цілей проекту. Процес виконання включає координування людей та ресурсів, одночасно з інтеграцією та виконанням завдань проекту відповідно до плану управління проектом. Результати проекту є результатами виконання завдань проекту відповідно до плану проекту.

Рис. 1.3. Група процесів виконання

Етап моніторингу та контролю.

Моніторинг та контроль складається з процесів, що виконуються з метою огляду стану виконання проекту, щоб потенційні проблеми були визначені вчасно і коригуючі дії можливо було виконати, з метою контролю виконання проекту. Головним здобутком є регулярний огляд та оцінювання процесу виконання проекту з метою визначення відхилень від плану проекту.

Моніторинг та контроль включає:

- Вимірювання поточного виконання завдань проекту (де ми є зараз?).

- Моніторинг змінних складових проекту (зміст та межі проекту, витрати, тощо) в порівнянні до плану проекту та базового плану виконання проекту (де ми маємо бути?).

- Визначення коригуючих дій, з метою правильного вирішення відкритих питань та ризиків (Як ми можемо привести фактичний стан виконання до планового виконання?).

Рис. 1.4. Група процесів моніторингу та контролю

Рис. 1.5. Цикл моніторингу та контролю

В багатоетапних проектах процеси моніторингу та контролю забезпечують зворотній зв’язок між етапами проекту, задля забезпечення коригуючих чи превентивних дій з метою приведення проекту у відповідність з планом проекту.

Етап завершення.

Завершення включає прийняття проекту та відповідно його закриття. Проводяться адміністративні заходи, включаючи передачу до архіву робочої документації та документування здобутого досвіду.

Зробивши теоретичне визначення та систематизацію етапів проектної діяльності керівника загальноосвітнього навчального закладу можемо зробити висновок, що ефективна реалізація проектної діяльності керівника загальноосвітнього навчального закладу може відбуватись за умов послідовного виконання етапів проекту.

Рис. 1.6. Група процесів завершення проекту

Дата добавления: 2014-01-04