Нормування запасів

Нормування запасів. Алгоритми розподілу запасів. Облік запасів. Здешевлення контролю. Зниження риску неліквідності запасів. Активізація запасів.

Управління запасами здійснюється зазвичай при різних обмеженнях

- по термінах подачі замовлень і їх виконання, за економічним обсягом партій, по рівню запасів.

Нормування і контроль запасів - системи, що становлять, управління, від яких залежить своєчасне усунення дефіциту або затоварювання. Організація поповнення запасів характеризується певними і випадковими параметрами. Інтервали між постачаннями, об'єми партій і попит не є постійними величинами, оскільки знаходяться під впливом багатьох чинників, які необхідно враховувати при формуванні запасів. Наприклад, час на перевезення однієї партії відрізняється від часу на перевезення наступною, на оформлення документів також може бути потрібним різний час і так далі

Нормування, регулювання і контроль запасів передбачає підтримка такого співвідношення товарів частого і нерегулярного попиту, яке забезпечує високу оборотність запасів при задовільному забезпеченні покупців і оптимальних витратах на зміст запасів. Нормування запасів полягає у визначенні їх рівня, оптимального по конкретному критерію, і в розробці умов, які забезпечують підтримку запасів на цьому рівні.

Норми запасів - кількості товарів кожного найменування, які повинні зберігатися на складі для забезпечення безперебійної реалізації. Розрізняють максимальні, мінімальні, середні норми запасів, точки замовлень, норми страхових запасів. Точка замовлення може бути встановлена на рівні мінімального запасу, якщо цього запасу вистачить до надходження нової партії товару.

Перш, ніж вирішити питання про те, скільки даного товару слід мати в запасі, необхідно визначити потребу в цьому товарі. Проте потреба не є єдиним критерієм для обґрунтування рівня запасів. Керівництво підприємства повинне визначити мету створення запасів певних товарів і в світлі поставлених завдань розглядати питання про потребу.

Більшість підприємств прагнуть до того, щоб забезпечити:

Ø постійну готовність до відвантаження товарів;

Ø мінімальні вкладення в запаси грошової готівки;

Ø мінімальний ризик;

Ø простоту заповнення запасів;

Ø безперервний, стійкий хід реалізації.

Такі цілі і вимагають підтримки запасів на оптимальному рівні.

Чим частіше обертаються запаси, тим нижче за капіталовкладення на їх освіту, тим менше стає ризик і тим більше вивільняється грошей на придбання нових товарів, на вдосконалення і розширення діяльності.

Підтримка запасів на мінімальному рівні є засобом збільшення прибули. Тому головним завданням є знаходження оптимального рівня запасів для кожної товару.

Незалежно від інших міркувань для безперебійного постачання споживачів слід завжди мати в наявності достатню кількість товарів кожного найменування, а для цього потрібно знати статистику витрати кожного товару.

Визначення потреби в товарах може бути засноване на прогнозуванні збуту або на минулому досвіді.

Прогнозування збуту можливе, якщо відомі зразкова кількість споживачів і зразкові норми витрати товарів на кожного споживача в певний період часу. Орієнтовна потреба в товарах буде рівна нормі витрати товару, помноженій на кількість споживачів. Потім за допомогою різних методів орієнтовну потребу коректують, враховуючи можливий вплив економічної ситуації, сезонність збуту, можливе скорочення або збільшення кількості споживачів і тому подібне

Визначення потреби на основі даних минулого періоду - це припущення, що продажі в майбутньому періоді будуть такими ж, як і у минулому, з коректуваннями на очікувані зміни кон'юнктури ринку. Цей метод менш точний, чим метод прогнозування.

Об'ємно-вартісними аналіз використовують для того, щоб визначити, які запаси повинні контролюватися методом прогнозування збуту і які -- методом екстраполяції минулого досвіду. У об'ємно-вартісному аналізі кількість товарів кожного найменування, реалізованого в аналізованому періоді, умножається на його ціну, з тим, щоб визначити його «грошову активність». Як правило, об'ємно-вартісний аналіз показує, що найбільша грошова активність (70-80%) у невеликої (10-20%) кількості найменувань товарів. Такий аналіз дуже важливий, оскільки активні товари потрібно контролювати ретельніше, ніж не активні. Потреба в них краще визначати точнішим методом прогнозування збуту, тоді як потреба в не активних товарах може визначатися дешевшим методом обліку минулого збуту.

Кількість найменувань активних товарів зазвичай невелика, проте з погляду грошової активності вони грають головну роль, оскільки найбільшою мірою впливають на вартість запасів. Товари цих найменувань слід купувати часто - кожного місяця або кожного тижня - це залежить від виду товару, з тим щоб зменшити суму коштів, вкладених в запаси, і прискорити їх оборотність.

Оскільки витрати, пов'язані з необхідністю прискорення оборотності, зазвичай оправдані, то інтервали закупівель по цих видах товарів повинні бути максимально скорочені. Цим товарам потрібно приділяти якомога більше уваги, і вони повинні контролюватися за допомогою найбільш ефективної системи обліку. Якщо бажано підрозділити запаси більш ніж на дві класифікаційні групи, то нерідко удаються до добре відомої системи «аналізу АВС». По цій системі запаси підрозділяються на групи А, В і С. Група А об'єднує найбільш активні в грошовому відношенні види запасів, В - запаси середньої активності і З - запаси з найбільш низьким рівнем активності. Для класифікації по групах А, В і Із застосовують той же метод, що і при об'ємно-вартісному аналізі. Річна реалізація кожного виду товарів умножається на ціну, потім товари розташовуються по убиваючій грошовій активності. Група А, як найбільш активна, піддається найретельнішому контролю, групі У виявляється менше уваги, а група З контролюється найменш активно.

Проте слід мати на увазі, що багато підприємств крім прагнення до найвищої прибутковості операцій, вимушені, через характер товарів і своїх зобов'язань перед споживачами зберігати на складі, крім грошових активних товарів, велику номенклатуру товарів, які мало активні в грошовому відношенні, але повинні завжди бути в наявності. Найбільш характерними прикладами таких товарів є запасні частини і медикаменти.

Для поліпшення контролю за їх рухом і визначення потреби на майбутній період їх теж групують в три і більш за категорію, проте аналіз проводиться тільки по кількості проданих одиниць товару кожного найменування, без урахування вартості і вирішення про періодичність закупівель приймаються на основі цього аналізу. Тим самим перевага віддається зобов'язанням перед споживачами.

Реальна вартість окремих товарів значно більше, чим їх ціна або ступінь їх грошової активності. Ремонт автомобіля може бути зірваний через відсутність якої-небудь копійчаної деталі, чиєсь життя може залежати від наявності дешевих ліків. Тому навіть дешеві товари повинні підлягати ретельному контролю. Об'ємно-вартісною аналіз теж проводиться - він корисний і в цьому випадку.

Розглянемо рух запасу товарів в найпростішому варіанті. Для випадку, приведеного на малюнку, прийнято, що протягом місяця продається 100 яких-небудь товарів. В кінці місяця запас миттєво поповнюється, і цикл повторюється. В даному випадку мінімальний запас рівний 0, максимальний - 100 шт., середній - 50 шт.

Середній поточний запас є важливим показником для контролю запасів, він визначає середню величину засобів, вкладених в запаси і середню вартість їх змісту.

Спрощена схема руху запасу

Такий спрощений випадок в практиці не зустрічається, оскільки запаси не можуть поповнюватися негайно із-за коливань інтервалів постачань, а продаж товарів нестабільний зважаючи на коливання попиту.

Для задоволення попиту у будь-який момент, незалежно від затримок в постачаннях або стрибка замовлень, в систему управління включають страхові запаси товарів.

Встановлення оптимального рівня страхових запасів - істотна частина кваліфікованого управління запасами. Недоліки в розрахунках нормативів страхових запасів приводять до скорочення збуту або до додаткових витрат за змістом зайвих запасів. Розрахунок нормативів страхових запасів виконують так само ретельно, як і поточних запасів. Випадковий характер чинників, що обумовлюють необхідність страхових запасів, зумовлює використання при розрахунках апарату теорії вірогідності.

Чинники, що впливають на розмір страхових запасів, підрозділяються на дві групи - пов'язані з коливаннями попиту і визначувані умовами постачання.

Термін постачання складається з наступних компонентів:

Ø час на підготовку замовлення;

Ø час на передачу замовлення постачальникові;

Ø час обробки замовлення у постачальника (від моменту надходження замовлення до моменту вантаження);

Ø час транспортування замовленого товару до складу замовника;

Ø час приймання замовленого товару на склад.

Кожен з перерахованих періодів може бути більше або менше розрахункового.

Критерієм оптимальності, як наголошувалося раніше, є мінімізація витрат на поповнення і зміст запасів. Для підтримки запасів на певному рівні розробляється порядок їх формування (встановлення норми запасу і правил поповнення) і контролю. Оптимальний розмір запасів кожного найменування товарів визначається з урахуванням наступних загальних принципів:

- для товарів високого попиту (група А) - включення в запас максимального страхового запасу для покриття будь-яких стрибків попиту;

- для товарів постійного попиту (група В) - включення в запас помірного страхового запасу;

- для товарів нерегулярного попиту (група С) - низький або нульовий рівень страхових запасів.

Для коректувань оптимального розміру запасу практикують:

- частий контроль запасів товарів групи А;

- періодичний контроль запасів товарів групи В;

- вибірковий контроль запасів товарів групи С.

Співвідношення між поточними запасами, їх витратою, поповненням і страховими запасами розраховується для кожного найменування по наступній моделі:

Запас страховий > Запас поточний - Незадоволені заявки +

+ Постачання очікувані - Попит прогнозований

При цьому:

Запас поточний = Попит прогнозований х Період тимчасовий

Визначаючи політику відносно номенклатури і об'єму тих, що підлягають зберіганню запасів, при особливій увазі до страхових запасів, прагнуть застосовувати найбільш економічну систему поповнення запасів. По образному виразу торговців, “бланк замовлення в недосвідчених руках так само небезпечний, як і незаповнений банківський чек ”.

Поповнення запасів складів дистриб'юторів і дилерів засновані на застосуванні однієї з нижче приведених систем:система з фіксованим розміром замовлення (кількість одиниць товару визначена розрахунком оптимального розміру замовлення, наприклад: по 100 одиниць): рішення ухвалюється тільки про момент розміщення замовлення. Замовлення на постачання розміщується при зменшенні наявного запасу до точки замовлення. Запас поповнюється на одну і ту ж величину, рівну розміру постачання, що диктується постачальником або оптимальному розміру замовлення, але інтервали постачання можуть бути різні залежно від витрачання запасу.

Цю систему іноді називають «двохбункерною, оскільки запас роздільний як би на два бункери: у першому - для задоволення попиту протягом періоду від дати постачання до дати замовлення, в другому - протягом періоду від дати замовлення до дати постачання.

Система з фіксованим розміром замовлення припускає безперервний облік залишків для визначення точки замовлення.

Система з фіксованим, інтервалом між замовленнями - фіксується період між замовленнями (раз на тиждень, в місяць і так далі), а рішення ухвалюється про кількість товарів, що замовляються. В кінці кожного періоду перевіряється рівень запасів і виходячи з нього визначається розмір замовлення. Запас поповнюється кожного разу до рівня, що не перевищує максимальний запас, але за допомогою різних за об'ємом партій постачань, розмір яких залежить від ступеня витрачання запасу в попередньому періоді. Ця система ефективна, якщо є можливість варіювати розмір партії постачання, а закупівельні витрати відносно невеликі.

Система з двома контрольними рівнями запасів і з фіксованою періодичністю замовлення - система, в якій рівень запасів регулюється і зверху, і знизу. Встановлюється максимальний рівень запасів і нижній рівень - точка замовлення. Якщо запас знижується до точки замовлення до закінчення встановленого періоду між замовленнями, то можливе розміщення позачергового замовлення. У решті випадків дана система функціонує як система з фіксованою періодичністю замовлення.

Система з двома контрольними рівнями запасів без фіксованої періодичності замовлення, система мінімум-максимум - заказ висилається у разі, коли рівень запасу досяг точки замовлення. Період між замовленнями і розмір замовлення в цій системі не фіксується.

Система «точно в строк» - товари замовляються заздалегідь на тривалий період з фіксованими кількостями в партії і фіксованим графіком доставки. Запаси у одержувача не створюються або створюються тільки на декілька днів реалізації. Найнаочніший приклад - булочні, щодня одержую чого рівно стільки товару, скільки потрібно для роботи протягом одного дня.

Рівень запасів завжди вище при системі з фіксованим інтервалом між замовленнями, оскільки величина необхідного запасу включає запас, використовуваний в період між двома послідовними моментами розміщення замовлення, тобто в період контролю запасів.

При системі з фіксованим розміром замовлення дотримуються два правил контролю:

- замовляти наступну партію, коли сума кількостей наявного запасу і кількостей, постачання яких очікується по останньому замовленню, впаде нижче за точку замовлення;

- замовляти партії товарів оптимального об'єму.

Передбачають послідовність операцій підготовки замовлення:

- розраховується оптимальний розмір замовлення з погляду найбільшої знижки при близькому до необхідному кількості (наприклад, найбільша знижка

- при покупці 24 одиниць (одна коробка), а розрахункова потреба - 21шт., вибирається розмір замовлення 24 шт.);

- розраховується рівень (крапка) замовлення на основі очікуваного об'єму продажів за час очікування постачання і величини страхового запасу;

- перевіряється залишок запасу після кожного продажу;

-в день зниження запасу до кількості, встановленої як рівень (крапка) замовлення, готується документ для замовлення;

- ухвалюється рішення про момент висилки замовлення, і замовлення висилається.

Вибір моменту замовлення залежить від реальної і прогнозованої ситуації: він може бути висланий на декілька днів раніше або пізніше зважаючи на дію чинників, непіддатливих розрахункам, якось: необхідність заміни виду транспорту із-за погоди або яких-небудь подій; необхідність прискорення або затримки в постачанні і тому подібне

При системі з фіксованим інтервалом між замовленнями передбачають послідовність операцій підготовки замовлення:

- встановлюється періодичність контролю запасів, орієнтована на графік постачань постачальника;

- розраховується величина необхідних запасів як сума кількостей, що продаються за період контролю запасів і за час очікування постачання і кількостей в страховому запасі;

- складається і виконується графік проведення контролю рівня запасів - наприклад, комп'ютер винен кожне середовище видавати зведення запасів по контрольованих товарах;

- ухвалюється рішення про розмір замовлення - виписується кількість товарів, необхідна для доведення кількостей наявного запасу до розрахункового необхідного запасу;

- замовлення висилається у встановлений графіком день.

У всіх випадках, коли мовиться про момент висилки (розміщенні) замовлення, мається на увазі його ухвалення до виконання, оскільки проблеми зв'язку не існує-замовлення висилаються електронною поштою, факсом або телексом, іноді дублюються рекомендованим листом, але часу пробігу кореспонденції практично немає.

Дилери можуть розміщувати регулярні замовлення по графіку, встановленому дистриб'ютором, наприклад, кожен вівторок. Вибір - розміщувати замовлення чи ні - залишається за дилерами, тому ним зручніше використовувати систему з фіксованим розміром замовлення.

Регіональні склади зазвичай можуть розміщувати регулярні замовлення у постачальників лише раз на місяць або в два місяці, тому вони використовують систему поповнення запасів з фіксованим інтервалом між замовленнями. Постачальники наполягають на цій системі для забезпечення ефективного планування виробництва.

Рух запасу при змінному попиті, змінному інтервалі постачань і фіксованому об'ємі і рівні (крапці) замовлення

Оптимальний розмір замовлення - така кількість товару, при якому вартість отримання і зберігання одиниці товару є (з урахуванням всіх чинників) мінімальною. Це не означає, що ціна за одиницю товару повинна бути найнижчою. Щоб належним чином визначити оптимальний розмір замовлення, необхідно розрахувати всі пов'язані з ним витрати. Вони можуть бути підрозділені на дві групи.

Витрати на замовлення або витрати на відновлення запасів пов'язані з придбанням запасів і виникають кожного разу, коли заповнюються запаси - це витрати на закупівлю кожної партії, що включають витрати на контроль наявності, підготовку замовлення, висилку замовлення, отримання товару, перевірку кількості і якості, розкладку по місцях зберігання, перевірку документів, підготовку рекламацій, постановку на облік, бухгалтерські проводки.

Витрати на зміст запасів включають відсотки на засоби, вкладені в запаси; податки; страхування; втрати від застарівання, зносу і псування; витрати по складуванню і зберіганню.

Відсотки на засоби, вкладені в запаси, - деколи найбільша частина витрат за змістом запасів. Якщо засоби власні, а не позикові, відсотки не виплачують, але все одно повинна враховуватися так звана «вартість упущеної можливості». Вона означає ті вірогідні доходи, які могли бути отримані, якби гроші, вкладені в запаси, були використані для інших цілей або просто знаходилися в депозиті під вигідні відсотки. Ці відсотки по депозиту і є «вартість упущеної можливості».

Витрати на зміст запасів можуть складати значну частину всіх витрат за змістом запасів. Проте до складу цих витрат включають тільки змінні витрати по зберіганню запасів.

Точно підрахувати витрати на зміст запасів нелегко, тому на практиці користуються середніми величинами, у вигляді відсотка від вартості запасів. За розрахунковий період підраховують всі суми податків, страховок, втрат від псування і знижень ціни. Відношення отриманої суми до середньої вартості запасів плюс відсоток на засоби, вкладені в запаси, і є коефіцієнтом вартості змісту запасів.

	Годы
	1-й	2-й	3-й
Средняя стоимость запасов, руб.		125 000
Налоги, руб.
Страхование, руб.
Устаревание, руб.
Уценка, руб.
Общая сумма, руб.

У таблиці витрати за трирічний період прийняті як база для визначення середньої вартості змісту запасів.

Якщо прийняти «вартість упущеної можливості» за 10%, то вартість змісту запасів (у вигляді коефіцієнта):

21600 (вся сума витрат / 335 ТОВ (вся вартість запасів) + 0.10 = 0.16 = 16%

Витрати на зміст запасів вартістю 100 рублів складає 16 рублів.

Припустимо, що щорічне споживання якогось товару складає 300 шт. і що вартість одиниці цього товару -15 крб. Витрати на заповнення запасу - 10 крб. за кожне замовлення і витрати на зміст товару в запасі протягом року-20% від вартості запасу. Якщо вся кількість товару, потрібна на рік, замовляється відразу, то запас досягає 300 шт. плюс резерв, що вже був в наявності. Якщо потреба визначена точно, то до кінця року на складі залишиться тільки резерв. Оборотний запас змінюватиметься від 300 шт. на початку року до нуля в кінці. Отже, середня величина запасу складе половину первинної кількості, або 150 шт.

Якщо ж замість одного замовлення в 300 шт. протягом року буде зроблено 10 замовлень по 30 шт., то в оборотному запасі знаходитиметься від 30 шт. до нуля протягом кожного з 10 циклів споживання, а середній запас складе 15 шт.

Витрати на зміст запасу рівні річній вартості змісту одиниці товару, помноженої на середній рівень запасу.

Якщо відразу замовляється 300 шт., то сума річних витрат за змістом запасів складе 450 крб. - (20% х 15 крб. х 150 крб.).

Якщо ж замовляється кілька разів по 30 шт., то сума річних витрат за змістом запасів складе 45 крб. - (20% х 15 крб. х 15 крб.).

Витрати на замовлення розраховуються таким чином. Якщо замовлення складає 300 шт. і протягом року робиться одне замовлення, то вартість оформлення заповнення запасу рівняє 10 крб. При 10 окремих замовленнях по 30 шт. річна вартість оформлення буде рівна 100 крб. Чим менше розмір замовлень, тим вище річна вартість оформлення. Очевидно, що оформити замовлення на 300 шт. не дорожче, ніж оформити замовлення на 30 шт.

Проте і інші чинники повинні бути взяті до уваги. Зазвичай чим більше розмір замовлення, тим нижче рівень витрат на одиницю товару (унаслідок знижок на вартість одиниці у зв'язку з величиною замовлення), що купується, і нижчі транспортні витрати. З іншого боку, витрати за змістом і зберіганню запасів зростають у міру збільшення запасу. Слід визначити розмір замовлення, при якому витрати за змістом запасу і по оформленню самого замовлення будуть мінімальними.

При будь-якій системі поповнення запасів вимагають рішення два основні питання: коли робити замовлення і скільки товару замовляти. При системі з фіксованим інтервалом між замовленнями встановлюються строго певні терміни представлення замовлення, тим самим вирішується питання “коли?”. Відповісти належить на питання “скільки?” Для цього встановлюють і фіксують в картках обліку або пам'яті комп'ютера величину «максимального» або «необхідного запасу» для кожного товару. Наявний запас плюс очікуваний прихід по попередньому замовленню повинні бути достатніми для задоволення попиту в період до наступного поповнення запасу, т. е.:

Необхідний запас = Кількість, що витрачається за період контролю +

+ Кількість, що витрачається за період постачання + Страховий запас

З цього виходить, що:

Розмір замовлення = Необхідний запас - (наявний запас + очікуваний прихід)

При роботі за системою поповнення запасів через фіксовані інтервали часу ніщо не перешкоджає використанню оптимальних замовлень, особливо для товарів, що мають стабільний попит в період між постачаннями. Замовники прагнуть точніше розраховувати і своєчасно коректувати величини необхідних запасів товарів - це сприяє точності замовлень і мінімізації витрат по закупівлях і змісті товарів.

Оптимальні розміри замовлень визначаються при зіставленні витрат на зміст запасів і витрат на замовлення. Витрати на замовлення - це витрати на закупівлю кожної партії, що включають витрати на контроль наявності, підготовку замовлення, висилку замовлення, отримання товару, перевірку кількості і якості, розкладку по місцях зберігання, перевірку документів, підготовку рекламацій, постановку на облік, бухгалтерські проводки.

Витрати на замовлення і на зміст запасів завжди аналізуються, і для розрахунків застосовуються середні величини. Очевидно, що чим частіше замовляти, тим дорожче це обходиться.

При різній частоті і розмірі замовлень річні сумарні витрати змінюються різнонаправлено - це підтверджують дані таблиці. Розрахунок витрат проводиться залежно від частоти замовлень і розмірів партій товарів.

Очевидно, що для товарів невеликої вартості витрати на замовлення вагоміші, ніж витрати на зберігання.

Программа закупок	Среднегодовые затраты, в руб.
	на заказы	на хранение	всего
Для товаров стоимостью 0,5 руб.
раз в месяц	2,40	0,65	3,05
раз в квартал*	0,80	1,95	2,75
раз в полгода	0,40	3,90	4,30
раз в год	0,20	7,80	8,00
Для товаров стоимостью 0,1 руб.
раз в месяц	2,40	0,13	2,53
раз в квартал	0,80	0,39	1.19
раз в 4 месяца	0,60	0,52	1,12
раз в полгода	0,40	0,78	1,18
раз в год	0,20	1,56	1,76
Для товаров стоимостью 10,0руб.
раз в месяи	2,40	13,0	15,40
раз в квартал	0,80	39,0	39,80
раз в полгода	0,40	78,0	78,40
раз в год	0,20	156,0	156,20

Приведений далі графік, побудований за даними таблиці, показує, що точка економічного замовлення знаходиться в точці рівності витрат на закупівлю і зберігання. Для дорогих товарів витрати на закупівлю незначні, і основна тяжкість падає на витрати по зберіганню.

Витрати можуть бути мінімізовані, якщо товари малої вартості замовляти великими партіями через тривалі інтервали, а дорогі - замовляти частіше, але дрібними партіями.

На практиці розрахунки виконуються по таблицях, побудованих на відомій формулі Вільсона, що включає вищенаведені компоненти і заснованою на положенні, що при оптимальних об'ємах партій і періодичності замовлень витрати на замовлення приблизно рівні витратам на зберігання.

Дата добавления: 2014-01-04