Понятия и определения программы ms-excel

При работе с электронной таблицей используются следующие термины:

· рабочая книга;

· таблица;

· ячейка таблицы;

· строка таблицы;

· столбец таблицы.

Рабочая книга — это основной объект электронной таблицы. Таблица состоит из рабочих листов, лист может содержать одну или несколько таблиц. Количество листов рабочей книги может быть любым, по умолчанию их обычно три. Листы можно создавать, удалять, перемещать, переименовывать и т.д. Листы книги пронумерованы цифрами, но им можно присвоить ^любые имена. Например, Лист 1 может быть назван Группа 1, а Лист 2 - Группа 2.

Способ отображения рабочей книги и листов на экране может быть различен. При этом книга может быть разделена или не разделена на отдельные листы. Для изменения формы представления рабочего пространства таблицы выбирать команды Вид, Разметка страницы. Каждый лист в книге содержит 256 столбцов и 65536 строк. Количество столбцов и строк таблицы можно изменять. На каждом листе книги может быть создана отдельная таблица.

Электронная таблица — это создаваемый документ, который состоит из строк и столбцов.

Ячейка таблицы — это элемент, расположенный на пересечении строк и столбцов. Каждая ячейка характеризуется своими параметрами — адресом, содержанием, значением, форматом. В ячейках таблицы могут храниться числа, текст, формулы.

Ячейка, с которой работаем в данный момент, называется активной. Она выделена жирной рамкой. Для активизации ячейки надо щелкнуть на ней мышью.

Строка — это ряд ячеек таблицы, расположенных по горизонтали.

Столбец — это ячейки, расположенные по вертикали. В таблице строки и столбцы пронумерованы. Адрес ячейки обозначается указанием номера строки и номера столбца, на пересечении которых она находится. Например, ячейка В5. При ссылке на другой лист дополнительно указывается имя листа. Так, запись Лист2! А1 означает ссылку на ячейку А1 листа 2.

Столбцы таблицы именуются латинскими буквами (заголовок столбца). Столбцы с первого по двадцать шестой обозначаются буквами от A до Z, далее используются сочетания двух букв АА, АВ, …, ВА, ВВ и т. д. Строки таблицы обозначаются числами (заголовок строки).

Параметры ячейки таблицы, принимаемыми по умолчанию:

· ширина ячейки равна 9 разрядам;

· символьные данные выравниваются по левому краю;

· цифровые данные — по правому краю.

ТИПЫ ДАННЫХ В ТАБЛИЦЕ MS-EXCEL

Таблица поддерживает несколько типов данных:

· текстовый (символьный);

· числовой;

· формульный;

· тип даты и времени суток.

Текстовым типом называется последовательность, составленная из любых 256 символов кодовой таблицы символов. Особенности текстового типа данных:

· по умолчанию выравнивается по левой границе ячейки;

· если число символов введенного значения больше ширины ячейки, то оно занимает соседнюю ячейку справа, если эта ячейка пустая. Если ячейка не пуста, то невидимая на экране часть значения располагается под непустой ячейкой справа. Чтобы увидеть все содержимое ячейки, столбец следует расширить.

Числовым типом являются цифры и некоторые сопутствующие символы. Целая и дробная части числа отделяются друг от друга запятой. Числа следует вводить, используя цифровые клавиши, расположенные в правой области клавиатуры. Если при вводе числа вместо числа появилась дата, надо выполнить команды Правка, Очистить, Все, а затем ввести число правильно.

Особенности числового типа данных:

· по умолчанию выравнивается по правой границе ячейки;

· если ширина ячейки недостаточна для отображения всего числа, то в ячейке появляются символы ###. Чтобы увидеть все число, столбец надо расширить.

Данные числового типа в ячейке могут отражаться в различных форматах — денежном, финансовом, процентном, дробном, экспоненциальном, текстовом, дополнительном.

Введем в ячейку А1 число 12345,67. Активизируем команды Формат, Ячейки. В появившемся окне Формат ячеек активизируем закладку Число и просмотрим все возможные образцы представления.

Тип даты и времени является частным случаем данного числового типа.

При вводе даты и времени программа преобразует их в специальное число, представляющее собой количество дней, прошедшее с начала века до введенной даты. Веденная дата (к примеру, 3 марта 2003 года) может быть представлена в одном из форматов:

3/12/03

12-Мар-ОЗ

12-Мар

Мар-12

После фиксации даты в ячейке в качестве разделителя между днем, месяцем и годом устанавливается точка. Запись будет выглядеть так:

3.12.03

или 12.Мар.03.

Особенности типа данных «дата»:

• в качестве разделителя здесь используется не запятая, а другие символы — точка, пробел, слэш. При таком вводе данное автоматически распознается как данное типа Дата и ячейке, в которую это данное вводится, присваивается формат Даты;
• если после ввода в ячейку даты (введем в ячейку А1 дату 3. 12.03) назначить ей Общий или Числовой формат, то на экран выведется число дней с 1.01.1900 по день введенной даты.

Введенное время может иметь следующие форматы:

14:25.

14:25;09.

Формульным типом являются данные, представленные в виде формулы. В ячейке с формулой видна не сама формула, а вычисленное по этой формуле значение, зависящее от значений в других ячейках таблицы. Явным признаком Данных формульного типа является символ «=».

Чтобы ознакомиться с особенностями ввода данных формульного типа, следует активизировать команды: Вызов справки, Создание формул и проверка книг, Ввод формул, Вычисление значений в формулах.

Одним из операндов формулы может быть функция Листа или встроенная функция. Встроенная функция — это программа вычислений по заранее определенному алгоритму. Такие функции реализуют вычисления по наиболее часто встречающимся алгоритмам

обычно объединяются в библиотеку встроенных функций. Чтобы вписать встроенную функцию в активную ячейку, используется управляющий элемент — Мастер функций.

Для работы с Мастером функций необходимо:

· на панели инструментов щелкнуть кнопку «Вставка функций (f=)»;

· в появившемся окне Мастер функций шаг 1 из 2 в левой области Категории выберем строку Математические в правой области Функции будем последовательно выделять имена функций, обращая внимание на появляющиеся комментарии.

Для остальных строк из области Категории выполняются аналогичные действия.

ВВОД ДАННЫХ В ТАБЛИЦУ MS-EXCEL

Подлежащая обработке информация вводится с клавиатуры в активную ячейку таблицы и дублируется в строке формул. При вводе табличный процессор переходит в режим Ввод. Клавиатура является универсальным стандартным устройством ввода. Это — основной инструмент взаимодействия пользователя с компьютером.

При вводе буквенно-цифровой информации ранее существовавшая в ячейке информация заменяется новой. При вводе дробных чисел целая часть числа отделяется от дробной запятой.

При вводе длинного текста он сдвигается, и в ячейке оказывается видны последние введенные символы. После нажатия клавиши [Enter] текст выравнивается по левому краю. После завершения ввода в одну ячейку автоматически активной становится другая и ввод будет происходить именно в нее. Ввод данных обычно производится в текущем рабочем листе. При одновременном вводе данных в несколько листов рабочей книги листы нужно сгруппировать. В таком случае данные, введенные в один лист группы, попадают и во все остальные. По окончанию ввода группировка листов отменяется.

Если ширина введенного числа больше ширины ячейки, то программа преобразует это число в экспоненциальную форму либо вместо числа проставит символы ###. Экспоненциальная форма используется для представления очень маленьких либо очень больших чисел. Число 501000000 будет записано как 5,01Е+08, что равнозначно записи 5,01*10^8. Число 0,00000000 будет записано как 5Е-9, что равнозначно записи 5*10^-9.

В отличие от текстового процессора вводимые в ячейки электронной таблицы данные должны быть зафиксированы. Программе надо дать понять, что ввод данных в конкретную ячейку завершен. Это обеспечивается:

· нажатием клавиши Enter;

· щелчком мышью на другой ячейке;

· с помощью кнопок управления курсором на клавиатуре (навигационными клавишами).

Дата добавления: 2014-01-04