Автоматизація процесу бронювання номерів

Електронний документообіг

Умовно всю інформацію можна розділити на декілька функціональних груп (безпосереднє втілення їх в базах даних інформаційної структури кожної конкретної АСУ залежить від особливостей замовлення і образу мислення розробника): дані по клієнтах, по номерах, рахунках гостей і бронюванню.

Структура бази даних клієнтів (саме клієнтів, а не гостей, оскільки гість, що виїхав, більш гостем не є, але залишається клієнтом, якого пам'ятають і чекають) по суті повторює пункти використовуваної при реєстрації картки гостя, де постоялець, що заселяється, записує своє ім'я, адресу, телефон і т.п. В деяких випадках реєстрація і зовсім не обов'язкова, проте великі готельні комплекси вважають за краще вести обширну базу даних для можливості проведення повноцінних маркетингових досліджень і подальших контактів з клієнтами з нагоди дня народження, професійного свята або початку сезону. У окремих же країнах потрібно не лише вести реєстрацію, але і обумовлюється використання реєстраційних карток як поліцейських документів. Так, в Бразилії, наприклад, потрібно не лише повідомити своє ім'я, адресу та інше, але й імена батьків.

АСУ дозволяють забути про паперову тяганину з картами гостей, але мають в цій області один значний мінус - картки містили підпис гостя, що є доказом закріплення договору і обопільних зобов'язань і відповідальності. Електронна версія часто не містить такої функції, і не дивлячись на довгу роботу над технологією електронного підпису, комп'ютерний ринок так і не одержав достатнього розвитку в цій сфері.

Проте, завжди варто пам'ятати про відчуття комфорту і безпеки гостя і не завантажувати його вимогами заповнювати довгі рядки анкет. Це чутливо ударить по іміджу готельного комплексу в очах клієнта і знизить оперативність роботи служби портьє.

База даних номерного фонду є свого роду інформаційною картою готельного комплексу. Вона може включати дані про місцезнаходження номера, його тип, клас і кількість кімнат і ліжко-місць, стан і наявність зручностей, містити опис номера, його фотографії! фотографії вигляду з вікна, примітки служби номерного фонду або інженерного відділу і обов'язково вартість. Іноді в готельних комплексах настійні портье можна побачити додатковий монітор для показу клієнтам інформації про номер.

При бажанні можна встановити абсолютний контроль на номерним фондом, починаючи від інформації про прибирання і закінчуючи управлінням його устаткуванням (телефон, телевізор, освітлення, електропостачання, перевірка працездатності та інше).

Найважливішим елементом PMS є модуль бронювання, що полегшує процедуру реєстрації броні. «На папері» список броні є таблицею, стовпцями якої є дати, а рядками - номери гостьових кімнат. У «шахматці», що вийшла, працівник ставить відмітки про бронювання відповідних номерів на запитані дати. В АСУ повноцінний механізм бронювання є інструментом бази даних, де програмно реєструються нові броні, здійснюється пошук відповідних варіантів, що задовольняють одержаному запиту, зміна, видалення та інші функції бронювання.

За приклад системи бронювання можна взяти популярну АСУ «Сирена». План готельного комплексу тут можна відобразити відразу в трьох формах: графічно, за типами кімнат, і у вигляді таблиці резервування.

Графічний план найбільш наочний. Кожен номер має в ньому своє відображення. Можна відображати на екрані номера тільки одного типу. Будь-яке здійснене резервування з'являється у вигляді кольорової смужки, що займає рядок конкретного номера і розтягнута на задану кількість діб. Спеціальні позначення дозволяють розрізняти резервування за статусами та типами, а також бачити підсумкові цифри щодо резервувань і вільних номерів на кожен день. Графічний план дозволяє легко створювати нові та маніпулювати існуючими резервуваннями.

План за типами кімнат дозволяє створювати резервування номері в тієї або іншої категорії без виділення конкретних номерів. Тут також ведеться статистика вільних номерів (місць), нерозміщених і тимчасових резервувань.

Таблиця резервувань — потужний пошуковий інструмент, що дозволяє легко вибирати групу резервувань, яка відповідає тим або іншим вимогам. Існує також ряд фіксованих наборів параметрів (так званих «масок»), які найчастіше використовуються менеджерами та рецепшионістами - вони виділені в окреме меню.

Адміністративний модуль, що включає робочі місця директора і маркетолога (нерідко їх розглядають окремо, але це швидше неправильно, враховуючи функціональну і технологічну схожість) звичайно будується на основі баз даних PMS шляхом, надання доступу до них в режимі читання і використання програмних настройок, на основі первинних даних тих, хто проводить аналіз, будує таблиці, діаграми, графіки та друкує звіти. Така система, звичайно, не замінює фахівця-маркетолога, але істотно спрощує його робочу.

Кількість робочих місць в системі залежить лише від масштабів роботи готельного комплексу. PMS може базуватися як на розгалуженій локальній мережі, так і на одному єдиному комп'ютері. У разі розрахованої па багато користувачів структури в системі встановлюються рівні доступу для кожного відділу. Таким чином, дістати доступ до тих або інших інформаційних зон PMS може лише співробітник з відповідним рівнем доступу, що як мінімум забезпечується знанням ідентифікаційної пари «логін-пароль». Іноді контроль доступу значно складніший і включає елементи біометрії, електронні ключі та цілі комплекси всього вищеназваного. Це запобігає зловживанням службовим положенням і саботажу на рівні системи. Крім того, клієнти явно будуть не дуже задоволені тим, - що їх дані можуть бути у відкритому доступі, що набуває особливої актуальності, якщо PMS підключена до глобальної мережі.

Питання для контролю знань студентів:

1. Назвіть ланки в ланцюжку потоку інформації?

2. Наведіть структуру АСУ готельного комплексу як сукупність функціональних відділів.

3. Назвіть три рівня комплексної АСУ, на яких здійснюється обмін інформацією між суміжними елементами АСУ.

4. Охарактеризуйте чотири функціональних підсистеми, які включає в себе ІС Управління фінансами?

Дата добавления: 2014-01-04