Методи планування робочого часу

Найбільш розповсюдженими методами планування робочого часу є:

1. Метод «Альпи»

2. Щоденник часу.

1.Використання методу «Альпи» при щоденних витратах 10- 15 хвилин приносить багаторазовий виграш у часі.

Метод «Альпи» включає 5 стадій:

1. Складання завдань

2. Оцінку тривалості акцій

3. Резервування часу (у співвідношенні 60/40)

4. Прийняття рішень по пріоритетах і передорученню

5. Контроль (облік незробленого)

Ι стадія – складання завдань.

Треба записати у відповідних розділах свого плану дня все те, що потрібно зробити наступного дня:

1.)задачі зі списку справ з тижневого (місячного) плану;

2.)невиконані напередодні справи;

3.)справи, що додалися;

4.)термінові справи;

5.)задачі, що періодично виникають.

При цьому слід вживати загальноприйняті скорочення, наприклад:

В - візити або відрядження;

Н - наради;

Д - делегування справ;

К - контроль;

П - у процесі, у роботі;

Т - телефонні розмови і т.д.

ΙΙ стадія: оцінка тривалості справ.

Проти кожного завдання треба проставити приблизний час для його виконання. Потім просумувати все і визначити загальний час.

Якщо спробувати протягом 10 днів складати письмові плани і дотримуватися їх, то на 11-й день план буде виконаний у повному обсязі і з великою точністю по термінах.

ΙΙΙ стадія: резервування часу про запас.

При складанні плану дня треба дотримуватися основного правила планування часу: тобто прикидати його приблизно на 60% робочого часу, а 40% залишати про запас. При 8 – годинному робочому дні запланований час слід складати не більш як на 5 годин. Якщо не вдається укластися в таку пропорцію, то треба:

1)скоротити список справ;

2)зробити це за рахунок менш важливих справ;

3)передоручити;

4)скоротити час на кожну задачу;

5)перенести частину справ на завтра;

Якщо не виходить – працювати більше 8-ми годин.

IY стадія – прийняття рішень по пріоритетах і делегуванню.

Ціль цієї стадії – скоротити час, відведений на виконання завдань дня.

Треба:

- установити пріоритети для своїх справ (наприклад, за допомогою аналізу АБВ) і уточнити по них задачі дня;

- перевірити ще раз термін виконання всіх справ;

- розглянути можливість делегування справ.

Y стадія - контроль і перенос незробленого.

Досвід показує, що не всі задачі вдається виконати. Не всі телефонні розмови можуть відбутися. Тому їх доводиться переносити на інший день.

Для раціоналізації використання часу можна використовувати, також, графічні символи – бюрографию.

! важливо

NB! особливо важливо

? з'ясувати

+ пріоритет категорії А

. задачу виконано

.. задачу виконано особливо добре

Можна застосовувати свої власні позначення.

Що дає метод «Альпи?»

Це:

1. Планування наступного дня.

2. Чіткеуявлення про задачі дня.

3. Упорядкування роботи протягом дня.

4. Подолання забудькуватості.

5. Концентрація на важливому.

6. Зменшення обсягу «паперової» роботи.

7. Досягнення цілей дня.

8. Виділення важливих і неважливих справ.

9. Прийняття рішень про пріоритети і передоручення.

10. Раціоналізація за допомогою групування задач.

11. Скорочення перешкод.

12. Самодисципліна.

13. Зменшення стресів.

14. Поліпшення самоконтролю.

15. Підвищення задоволеності і мотивації праці.

16. Ріст особистих результатів.

17. Виграш у часі за рахунок організації праці.

При успішному використанні техніки планування часу можна щодня заощаджувати 10 - 20 % часу!

2. Як ефективний інструмент планування і керування своїм часом, у повсякденній практиці варто застосовувати щоденник часу.

Щоденник часу є найважливішим робочим засобом особистого самоменеджменту. Він являє собою одночасно: календар-пам'ятку, особистий щоденник, записну книжку, інструмент планування, довідник, абонентську книжку, картотеку ідей, інструмент контролю.

Структура щоденника часу

Календарна частина – тут формуляри для місячних, декадних і денних планів. Особливе значення надається плану дня. Принцип – одна сторінка на день.

Розділ службових і особистих дат – тут можна записати, щоб постійно мати при собі найважливішу інформацію, наприклад:

1.терміни проведення семінарів, нарад

2.тарифи зарплати і доходів

3.списки днів народжень і інших важливих дат

4.поштові тарифи

5.розклад літаків, потягів

6.адреси готелів

7.календар футбольних матчів

8.картки для запису ідей

Розділ: адреси і телефони

- завжди будуть під рукою найважливіші телефонні номери й адреси, якими найчастіше користуються

Загальна частина

- різні візитки, службовий пропуск, фотографії і т.п.

Щоденник часу підвищує якість роботи. При 8-годинному робочому дні раціональне ведення щоденника часу дозволяє заощаджувати щодня цілу годину

Література

1. Зайверт Л. А. Ваше время в Ваших руках: советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время / Зайверт Л. А. – М.: Интерэксперт, 2009. – 124 с.

2. Кнобулах Й. С. Управление временем / Кнобулах Й. С. – К.: Профессионал, 2005. – 400 с.

3. Колпаков В. М. Самоменеджмент / В. М. Колпаков. – К.: МАУП, 2008. – 528 с.

4. Коули Дж. Внутренний баланс: как не потратить жизнь на пустяки / Джеймс Коули. – М.: Владос, 2008. – 114 с.

5. Лукашевич М.П. Теорія і практика самоменеджменту: навч. посіб. / М.П. Лукашевич. – К.: МАУП, 2009. – 360 с.

6. Мерзлякова Е. А. Эффективный тайм-менеджмент для офисного работника / Мерзлякова Е. А. – СПб.: Питер, 2007. – 264 с.

Тема 5. Прийоми і методи прийняття рішень

План:

1. Встановлення пріоритетів.

2. Основи делегування.

1.Встановлення пріоритетів.

Прийняття рішення передбачає відбір першочергових задач і справ.

Установити пріоритетність – означає прийняти рішення про черговість вирішення задач.

Для більшості керівників основні проблеми полягають у тому, що вони:

- намагаються відразу виконати занадто великий обсяг роботи;

- розпорошують свої сили на окремі, часто несуттєві справи.

Наприкінці робочого дня вони відзначають, що начебто зроблено чимало, але дійсно важливі справи або незакінчено, або вони взагалі не зрушили з місця.

Успішні менеджери встигають вирішити під час робочого дня безліч питань. Від усіх інших вони відрізняються тим, що протягом певного часу бувають зайняті рішенням тільки однієї єдиної задачі. Вони завжди завершують за один раз одну справу, причому послідовно і цілеспрямовано. Передумовами для цього служать прийняття рішення про пріоритетність справ, складання списку пріоритетів і дотримання його.

Секрет успіху полягає в тому, щоб щодня робити наступне:

- перевіряти значимість майбутніх задач;

- приймати рішення про пріоритети;

- складати список завдань дня;

- складати план дня з урахуванням пріоритетів;

- дотримуватися плану дня.

Таким чином, установити пріоритетність - означає прийняти рішення про те, яким із задач варто віддати першочергове, другорядне і т.д. значення.

Слід свідомо встановлювати однозначні пріоритети, послідовно і системно виконувати задачі, що включені в план, відповідно до їх черговості.

Переваги роботи за пріоритетами

Завдяки регулярному встановленню пріоритетів задач, можна:

- працювати тільки над дійсно важливими і необхідними задачами;

- вирішувати питання відповідно до їхньої невідкладності;

- концентрувати увагу на виконанні тільки однієї задачі;

- більш цілеспрямовано приступати до справи й укладатися у встановлений термін;

- найкращим способом досягати поставлених цілей при заданих обставинах;

- виключити справи, що можуть бути виконані іншими;

- наприкінці планового періоду (наприклад, робочого дня) закінчити, принаймні, найважливіші питання;

- не залишати невиконаними задачі, що дійсно під силу.

Позитивні наслідки роботи за пріоритетами:

- робота виконується у встановлені терміни;

- одержується більше задоволення від робочого дня і результатів роботи;

- задоволені також підлеглі, колеги і безпосередній керівник;

- вдається уникнути конфліктів і стресових перевантажень.

Дата добавления: 2014-01-04