Контроль процесу

Функції контролю

Слід відрізняти контроль за діяльністю організації від контролю в самоменеджменті.

Контроль як функція самоменеджменту охоплює три задачі:

· Осмислення фізичного стану. Що досягнуто до моменту здійснення контролю?

· Порівняння запланованого з досягнутим.

· У якій мірі досягнута поставлена мета?

· Які відхилення мають місце?

· Корегування по установлених відхиленнях.

· Час, тривалість і регулярність контролю залежать від задач, що виконуються, і поставленої мети.

Види контролю:

· Контроль процесу і здійснюваної діяльності;

· Контроль результатів (цільовий контроль).

Менеджеру необхідно щодня, через рівні проміжки часу перевіряти свої плани й організацію праці, задаючи собі наступні питання:

· Чи Виконуєте Ви дійсно необхідні задачі?

· Чи завжди правильно Ви приймаєте рішення щодо пріоритетності завдань Вашої діяльності?

· Чи Справляєтеся Ви запланованими задачами у встановлений час?

· Чи Передоручаєте Ви в достатньому обсязі справи, у тому числі і термінові?

· Чи Збираєте Ви в єдиний блок невеликі справи, телефонні розмови і т.п.?

· Чи Використовуєте Ви всі інші можливості раціоналізації і розвантаження?

· Чи Ведете боротьбу з "перешкодами" і "поглиначами часу"?

Контроль процесу включає:

· Аналіз діяльності і часу

· Аналіз денних "перешкод".

Для здійснення контролю слід порівняти заплановані витрати часу з фактичними:

Аналіз видів діяльності і витрат часу
Види діяльності	Витрати часу
заплановані	фактичні
Виграш у годинах	П	Ф
=П-Ф

Виграш у годинах визначається за рахунок завдань, які ви виключили із свого плану завдяки делегуванню чи принципу Ейзенхауера, або за рахунок застосування прийомів раціоналізації праці.

Способи контролю діяльності і часу:

· Запланований час (цілеустановка).

· Сприйняття фактичного перебігу часу і діяльності.

· Розробка планованого стану.

· Порівняння "план-факт" (контроль)

Спосіб "Запланований час (цілеустановка)" передбачає запис задач категорії А, що міг би виконувати менеджер, якби щодня мав на 1 годину більше часу у своєму розпорядженні:

1. ______________________

2. ______________________

3. ______________________

4. ______________________

5. ______________________

Спосіб "Сприйняття фактичного перебігу часу і діяльності" передбачає:

· фіксацію роботи, періодично виконуваної протягом дня чи тижня;

· аналіз причин.

Фактичний стан	Фактично витрачений час (год, хв)	Планований стан	Планований час (год, хв)
Перерахування, регулярне відтворених протягом дня чи тижня видів діяльності	День	Тиждень	Перерахування можливостей оптимізації з метою економії часу	День	Тиждень

Спосіб "Розробка планованого стану" передбачає:

1. Аналіз кожного виду діяльності в графі "Фактичний стан" з погляду можливості оптимізації трудового процесу з метою економії часу:

· що відбудеться, якщо відмовитися від даної діяльності?

· що відбудеться, якщо цю діяльність цілком чи частково делегувати?

· що відбудеться, якщо цю діяльність здійснювати протягом більш короткого проміжку часу?

2. Запис заходів для реалізації в графі "Планований стан" і виділення нового планованого часу.

Спосіб "Порівняння "план-факт" (контроль) передбачає визначення:

· наскільки велике фактичне часове навантаження?

· скільки часу може бути зекономлено?

· яких заходів для економії часу можна вжити?

· як можна використовувати зекономлений час?

Аналіз денних перешкод як метод контролю дає можливість розкрити додаткові джерела економії часу:

Факт	План
Час "від - до"	Окремі види діяльності, під час яких Вам заважають	Вид "перешкод" (телефон, відвідувачі)	Тривалість перешкод	Можливості поліпшення використання часу

Дата добавления: 2014-01-04