Викладач: О.Б. Синенко

1. Поняття "особова справа". Використання особової справи. Перелік основних документів справи. Оформлення обкла­динки справи

Особиста справа (досьє) являє собою сукупність документів,містять відомості про працівника. Особові справи можуть заводитися па всіхпрацівників підприємства, але частіше за все - на керівників і провіднихспеціалістів (при цьому на інших працівників оформляють особисті карткиф.Т-2).

Підприємство має право сама вирішити питання про те, які документи, особистікартки чи особисті справи, заводити на співробітників.

До складу особової справи повинні входити наступні документи:

> внутрішній опис документів, що є в особовій справі;

> анкета або особовий листок з обліку кадрів;

> автобіографія або резюме;

> копії документів про освіту;

> копії документів про затвердження на посаді;

> характеристики чи рекомендаційні листи;

> трудовий контракт (договір);

> копії наказів про призначення, переведення, звільнення;

> доповнення до особового листка по обліку кадрів;

> довідки та інші документи, що відносяться до даного працівника.

При формуванні особової справи в нього поміщають копії документів проосвіту (атестат, диплом, сертифікат та ін.) Копії можна зніматитільки з оригіналів цих документів.

Копії документів про затвердження на посаді поміщаються в особисті справикерівників фірми. Це може бути копія протоколу засідання Радидиректорів або засновників фірми або копія протоколу зборів акціонерів,обрав або затвердила своїм рішенням призначення посадової особи.

У тому випадку, якщо при прийомі на роботу або при затвердженні впосади представлялися характеристики чи рекомендаційні листи, вонитакож підшиваються до особової справи працівника.

Трудові контракти (договори), укладені з працівником, можуть входитидо складу документів особової справи або зберігатися окремо. У особиста справапоміщається повністю оформлений, підписаний директором і працівником,завірений печаткою примірник контракту.

Особиста справа заводять після видання наказу про прийняття працівника. Всідокументи, що відносяться до особової справи, у міру надходження (ухронологічному порядку) підшиваються у папку-швидкозшивач. На її обкладинцівказуються повністю: прізвище, ім'я, по батькові співробітника.

Особові справи співробітників підприємства зберігаються інспектором по персоналуабо секретарем-референтом в сейфі і видаються у тимчасове користування лишепевних посадових осіб. Зміни в особисті справи вносяться тількиособами, відповідальними за їх ведення.

Особові справи звільнених працівників повинні передаватися на архівнезберігання та зберігатися 75 років - "В" (статті 498в, 500 "Переліку документів ззазначенням термінів зберігання ").

Форма обкладинки справ постійного і тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання

Дата добавления: 2014-01-04