Заповнення особового листка з обліку кадрів

"Особовий листок з обліку кадрів" містить біографічні відомості пропрацівника, його освіту, виконуваної роботи з початку трудовоїдіяльності, сімейний стан та ін.

Особовий листок заповнюється від руки самим працівником при вступі на роботу. При його заповненні використовуються наступні документи:

> паспорт;

> трудова книжка;

> військовий квиток;

> документ про освіту (диплом, посвідчення, сертифікат, свідоцтво, атестат), документи Вищої Атестаційної комісії (ВАК) про присудження наукового ступеня і про присвоєння вченого звання (диплом та атестат);

>документи про наявні винаходи;

У графі "Освіта" особового листка застосовують формулювання:

"початкове", "неповна середня", "середнє", "середня спеціальна",

"незакінчена вища", "вища" - залежно від того, який документ проосвіті є у працівника.

У графу "Виконувана робота з початку трудової діяльності" відомості пророботі беруться з трудової книжки. У цій графі фіксується навчання внавчальному закладі, що передує трудової діяльності.

У графі "Сімейний стан" використовуються наступні формулювання:

"одружений" ("замужем"), "развсден (а)", "вдівець (вдова)", "неодружений"

("незаміжня"), після чого перераховуються всі члени сім'ї із зазначенням ступеняспоріднення ("батько", "мати", "дружина", "чоловік", "син", "дочка"). При цьомувказуються, прізвище, ім'я, по батькові, рік народження кожного члена сім'ї.

У практиці оформлення прийому на роботу часто використовується "Анкета" – документ аналогічний "Особовому листку по обліку кадрів". На відміну від особистоголистка, анкета підписується не тільки самою особою, що стають на роботу,але і співробітником, відповідальним за персонал фірми.

У деяких: комерційних підприємствах що поступає на роботунадає "Автобіографію" або "Резюме".

"Доповнення до особовому листку по обліку кадрів" -це документ,призначений для фіксування змін до трудового і особистого життяспівробітника, що відбулися після заповнення ним особового листка по обліку кадрів (або анкети). Цей документ включає: прізвище, ім'я, по батькові працівника ідва розділи для внесення змін доповнень, оформлені у вигляді таблиці.

У першому розділі фіксуються відомості про роботу, про переміщення за службі зпосиланням на накази по особовому складу.

У другій розділу заносяться відомості про зміни у професійній таособистого життя працівника (наприклад, зміна сімейного стану, місцяпроживання), в освіті, в підвищенні кваліфікації, у знанні іноземнихмов і т. п. При цьому всі внесені доповнення повинні бути підтвердженівідповідними документами.

У особисту справа можуть бути включені такі документи, як спискивинаходів, наукових праць та ін Необхідно мати на увазі, що згідно зі статтею 19 КЗОТ РФ забороняється при прийомі на роботу вимагати від вступника особидокументи, не передбачені законодавством.

Автобіографію підшивають до особової справи. Автобіографію складають у довільній формі, однак окремі елементи та реквізити в ній мають бути обов’язково. Оформлюють автобіографію від руки на чистому аркуші А4 або на трафаретному бланку. Відомості викладаються у розповідній формі від першої особи в хронологічній послідовності із зазначенням місяця і року. В автобіографії наводяться такі відомості:

1. назва виду документа;

2. П.І.Б. автора (теперішні і колишні, якщо були зміни);

3. число, місяць, рік народження;

4. місце народження;

5. громадянство;

6. відомості про навчання (повне найменування навчальних закладів);

7. відомості про трудову діяльність (у хронологічній послідовності);

8. відомості про громадську роботу (всі її види), наукові звання;

9. нагороди і заохочення;

10. родинний стан і склад сім’ї;

11. паспортні дані, домашня адреса і номер телефону.

Зліва під текстом атобіографії проставляють дату складання, а справа підпис особи, що її написала. Якщо автобіографію пишуть на трафаретних бланках підприємства, то можуть висвітлюватись деякі додаткові питання: судимість, участь у воєнних діях тощо.

В особову справу може підшиватись характеристика – документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей особи. Характеристику видає адміністрація підприємства (організації, установи, закладу освіти) своєму працівникові(учневі, студенту, практикантові).

Характеристику оформлюють на загальних бланках або чистих аркушах А4 з кутовим чи повздовжнім розташуванням реквізитів. Документ ділиться на дві частини. Перша – анкетна, в якій наводять анкетні дані особи:

1) П.І.Б., рік народження, громадянство; 2) освіта.

Анкетну частину дозволяється розташовувати по центру, нижче від слова «характеристика». В другій частині наводять відомості про трудову діяльність:

1. зазначають з якого часу працює особа, як ставиться до виконання службових та громадських обов’язків;

2. які має нагороди, стягнення;

3. як підвищує свій фаховий рівень;

4. який має авторитет у колективі, оцінка ділових і моральних якостей; 5. висновки.

Під текстом ставиться підпис керівника організації, яка надає характеристику, печатка організації, дата складання документа.

Дата добавления: 2014-01-04