Складання опису документів особової справи. Порядок занесення документів до опису. Вилучення документів зі справи

"Внутрішня опис документів, що є в особистому діда" міститьвідомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, заголовках,дати. Листи особової справи і його внутрішнього опису нумеруються окремо.

Внутрішня опис підписується се укладачем із зазначенням посади,розшифровки підпису та дати складання.

Згідно наказу Державного комітету архівів України N 16 від 16.03.2001 «Про затвердження Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій»

{ Із змінами, внесеними згідно з Наказами

Державного комітету архівів

N 87 (z0693-07) від 05.06.2007

N 188 (z1010-08) від 19.09.2008 }

Складання внутрішнього опису документів справи здійснюється так:

1. Внутрішній опис документів складається до деяких категорій справ, що містять унікальні документальні пам'ятки, документи з грифом "Для службового користування", особові, судово-слідчі справи тощо. Необхідність складання внутрішнього опису документів деяких справ визначається інструкцією з діловодства установи.

2. Внутрішній опис (додаток 8) складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ.

3. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та літерами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується його укладачем. Якщо справу оправлено або підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

4. Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі "Примітки" із посиланням на відповідні виправдовувальні документи (накази, акти тощо) і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.

Документи, за якими закінчився термін зберігання, передбачений Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, можуть бути знищені.

Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, і складання акта про вилучення цих документів для знищення здійснюються після створення зведених описів справ підприємства тривалого зберігання і по особовому складу за відповідний період. Забороняється відбір документів для подальшого знищення на підставі заголовків справ у номенклатурі справ. Повинен бути проведений посторінковий перегляд кожного документа.

Акт про вилучення документів для знищення розглядається експертною комісією підприємства одночасно зі зведеними описами. Рішення експертної комісії підприємства оформляється протоколом.

Схвалені ЕК підприємства акти разом з описами справ з особового складу подаються на узгодження ЕПК відповідного державного архіву. Потім акт про вилучення документів для знищення стверджує керівник підприємства, і тільки після цього підприємство має право знищити документи.

Таким чином, без узгодження акту з ЕПК відповідного державного архіву знищити документи не можна.

Справи включаються в акт про вилучення для знищення, якщо термін їх зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складений акт.

Особливо слід звернути увагу на примітку «За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства». Таким чином, навіть після закінчення термінів зберігання документи, що мають вказане примітку, не можуть бути знищені, якщо перевірка податкових органів на цей період не було проведено.

Акт про вилучення для знищення складається у двох примірниках на всі справи підприємства в цілому.

Справи, вилучені для знищення, після погодження та затвердження актів здаються підприємствам із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага макулатури, зданої на переробку. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказується в актах про вилучення документів до знищення. Акти поміщаються у справу архівного фонду і зберігаються в архіві підприємства.

Якщо обсяг справ невеликий, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться позначка.

Дата добавления: 2014-01-04