Документальное оформление поступления и расходования материальных ценностей

Операции по движению материальных ценностей все юридические лица независимо от формы собственности должны оформлять унифицированными первичными документами по учету материалов, разработанными Госкомстатом России. Первичные документы получение и отпуск материалов должны быть правильно оформлены, иметь соответствующие подписи и быть заранее пронумерованы.

Список лиц, имеющих право подписи на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов, и перечень таких материалов устанавливаются руководителем организации по представлению начальника отдела снабжения и главного бухгалтера.

Перечислим документы по учету МПЗ.

• Доверенность (ф. № М-2 и № М-2а) – применяется для оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей от поставщика. Доверенность составляется в одном экземпляре бухгалтерией организации и выдается под расписку получателю. Срок действия доверенностей, как правило, не может превышать 15 дней; в исключительных случаях она может выдаваться на календарный месяц.

• Приходный ордер (ф. № M-4) – используется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления ценностей на склад. Он выписывается на фактически принятое количество ценностей. Бланки приходных ордеров вручаются материально ответственным лицам в заранее пронумерованном виде.

• Акт о приемке материалов (ф. № М-7) – применяется для оформления приемки материальных ценностей в тех случаях, когда имеются количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика, а также при приемке запасов, поступивших без документов (при неотфактурованных поставках). Акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику; он составляется в двух экземплярах членами приемочной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации. Утверждается акт руководителем организации или другим уполномоченным лицом. Один экземпляр акта с приложенными первичными документами передается в бухгалтерию для учета движения материальных ценностей, другой – в отдел снабжения или бухгалтерию для направления претензионного письма поставщику.

• Лимитно-заборная карта (ф. № М-8) – нужна для учета отпуска со склада сырья, материалов, покупных полуфабрикатов и т.п. в производственные подразделения организации в пределах утвержденного лимита. Лимит отпуска определяется на основе существующих нормативов расчетным путем, исходя из объемов производственных заданий цехов с учетом переходящих остатков запасов на начало отчетного периода. Лимитно-заборные карты выписываются в двух экземплярах сроком на один месяц, а при небольших объемах – на квартал. Один экземпляр карты до начала месяца передается структурному подразделению – потребителю материалов, другой – складу.

Материалы отпускаются в производство складом только при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита материала. В лимитно-заборной карте структурного подразделения расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада – представитель структурного подразделения. Лимитно-заборные карты склад сдает в бухгалтерию после использования лимита.

• Требование-накладная (ф. N° М-11) – применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации, их отпуска филиалам, расположенным за его пределами, и при продаже запасов. Накладная составляется в двух экземплярах материально ответственными лицами склада или цеха, сдающего ценности. Первый экземпляр предназначен для списания ценностей (складом, цехом), второй – для оприходования ценностей принимающей стороной (складом, цехом). Сверхлимитный отпуск материалов со склада может производиться только с разрешения руководителя или главного инженера и оформляется требованием-накладной. Замена одних видов материалов другими, сходными по своим свойствам, также допускается только с разрешения руководителя и оформляется требованием-накладной указанной формы. Этот документ вместе с лимитно-заборной картой заменяемого материала сдается на склад, и кладовщик уменьшает остаток лимита с учетом выдачи материалов-заменителей.

• Накладная на отпуск материалов на сторону (ф. № М-15) – используется для учета отпуска материальных ценностей сторонним организациям на основании договоров и других документов. Накладная выписывается в двух экземплярах по предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передается на склад в качестве основания для отпуска материалов, второй – получателю. При отпуске материалов самовывозом или выносом кладовщиц передает в бухгалтерию накладную, подписанную получателем, для выписки расчетно-платежных документов, если материалы отпускались с последующей оплатой.

• Карточка учета материалов (ф. № М-17) – служит для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду, размеру. Карточки являются документом строгой отчетности и выдаются кладовщику под расписку. Материально-ответственное лицо (кладовщик, заведующий складом) производит записи в карточках на основе первичных приходно-расходных документов в день совершения операции в натуральном выражении.

• Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (ф. № М-35) – применяется для учета материальных ценностей, полученных в процессе ликвидации основных средств, пригодных для использования при производстве работ в самой организации. На стоимость таких ценностей уменьшается убыток от ликвидации соответствующих объектов.

Процесс движения материалов состоит из трех основных стадий: стадии поступления материалов в организацию, стадии расходования материалов в организации, стадии вы­бытия материалов из организации.

На первой стадии производится принятие материалов к учету на основе первичных учетных документов и их стоимостная оценка.

Материалы поступают в организацию путем:

• приобретения материалов за плату;
• изготовления материалов самой организацией;
• поступления материалов в счет вклада в уставный капитал;
• безвозмездного получения материалов;
• поступления материалов в обмен на другое имущество;
• поступления материалов в результате ликвидации основных средств и иного имущества. На второй стадии происходит расходование материалов — их отпуск на производство продукции, исправление брака, обслуживание производства и для управленческих нужд организации.

На третьей стадии осуществляется учет материалов, выбывающих из организации вследствие различных причин.

Выбытие материалов из организации может происходить по следующим основным при­чинам:

• списание материалов (морально устаревших; пришедших в негодность по истечении сроков хранения; при выявлении недостач, хищений или порчи, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий и иных чрезвычайных обстоятельств);
• продажа (реализация) материалов;
• передача материалов в счет вклада в уставный капитал других организаций;
• безвозмездная передача материалов другим организациям и лицам;
• передача материалов в обмен на другое имущество;
• передача материалов в счет вклада по договору простого товарищества (совместной деятельности).

Все операции по движению (поступление, перемещение, расходование, выбытие) МПЗ должны оформляться первичными учетными документами.

Для оформления и учета хозяйственных операций по движению материалов установ­лены следующие унифицированные формы первичной учетной документации:

№ формы	Наименование формы
М-2	Доверенность
М-2а	Доверенность
М-4	Приходный ордер
М-7	Акт о приемке материалов
М-8	Лимитно-заборная карта
М-11	Требование-накладная
М-15	Накладная на отпуск материалов на сторону
М-17	Карточка учета материалов
М-35	Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений

При учете материалов на всех стадиях его движения следует руководствоваться Мето­дическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов.

Документальное оформление операций по поступлению материалов. Поступаю­щие в организацию материалы (приобретенные за плату или по договору мены, получен­ные безвозмездно или в качестве вклада в уставный капитал, изготовленные в самой орга­низации, полученные в результате ликвидации основных средств и т. п.), как правило, должны направляться на склад организации.

Отпуск их непосредственно в производство или на хозяйственные нужды, минуя склад, не рекомендуется.

На материалы, поступающие по договорам купли-продажи, поставки и другим анало­гичным договорам, организация должна получать от поставщика (грузоотправителя) рас­четные и сопроводительные документы.

Расчетные документы (платежные поручения, счета-фактуры и др.) на поступающие материалы с приложенными к ним сопроводительными документами (спецификации, сер­тификаты, качественные удостоверения и др.) передаются соответствующему подразде­лению организации (отделу материально-технического снабжения, складу и т. п.) как осно­вание для приемки и принятия к бухгалтерскому учету материалов.

При приемке материалов необходимо:

• зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;
• проверять соответствие данных этих документов договорам поставки по ассортимен­ту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям постав­ки, предусмотренным договором;
• проверять правильность расчетов в расчетных документах;
• оплатить расчетные документы полностью или частично или мотивированно отка­заться от оплаты;
• определять фактические размеры ответственности в случае нарушения условий до­говора;
• передавать документы в подразделения организации (бухгалтерию, финансовый от­дел и т. п.) в сроки, предусмотренные правилами документооборота организации.

Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы, и доверенность на получе­ние материалов.

Оформление доверенностей производится в порядке, установленном действующим законодательством по формам № М-2 или № М-2а.

Форму № М-2а применяют организации, у которых получение материалов по доверен­ности носит массовый характер.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати организации.

Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю.

Выдачу доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена, содер­жать дату ее совершения и образец подписи лица, на имя которого выписана, Доверен­ность выдается обычно сроком на 15 дней.

При приемке материалы подвергаются тщательной проверке в отношении соответствия ассортименту, количеству и качеству. Порядок и сроки приемки материалов по количеству и качеству устанавливаются специальными нормативными документами.

Приемка и оприходование поступающих материалов и тары (под материалы) оформля­ется соответствующими складами, как правило, путем составления приходных ордеров формы № М-4 при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству). Приходный ордер формы № М-4 в одном экземпляре составляет материально-ответственное лицо в день поступления материалов на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество материалов.

На массовые однородные грузы (руда, известняк, уголь, песок, камень бутовый, щебень и др.), прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, допус­кается составление одного приходного ордера в целом за день. При этом на каждую от­дельную приемку материала в течение этого дня делаются записи на обороте ордера, ко­торые в конце дня подсчитываются, и общий итог записывается в приходный ордер.

Вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением на документе поставщика (счет, накладная и т. п.) штампа, в оттиске кото­рого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру. Принятый организацией порядок оформле­ния документов по приемке и оприходованию материалов должен быть закреплен в ее учетной политике.

При перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих материалов осуществля­ется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между данными накладной и фактическими данными).

В случае несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качест­ву, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жид­ких материалов и т. д.), приемку осуществляет приемочная' комиссия, которая оформляет ее актом о приемке материалов формы № N1–7.

Акт в двух экземплярах составляется членами приемочной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

Акт о приемке материалов служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику и/или транспортной организации.

После приемки материалов акты с приложением документов (транспортных накладных и т. д.) передают: один экземпляр — в бухгалтерию организации для учета движения мате­риалов, другой — отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

В случае составления приемного акта формы № М-7 приходный ордер (форма № М-4) не оформляется.

Материалы должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, в штуках). По этим же единицам измерения устанавливается учетная цена.

Если в расчетных и сопроводительных документах поставщика указана более крупная (или более мелкая) единица измерения (например, в тоннах), чем принято в организации (например, в килограммах), такие материалы приходуются в той единице измерения, кото­рая принята в данной организации.

Если в интересах производства целесообразно направить материалы непосредственно в подразделение организации, минуя склад, такие партии материалов отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в подразделение организации. В этих случаях в приходных и расходных документах склада и приходных документах подразделения ор­ганизации делается отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы под­разделению без завоза их на склад (транзитом).

Перечень материалов, которые могут завозиться транзитом непосредственно в подраз­деления организации, должен быть оформлен распорядительным документом по органи­зации.

На стройках строительные материалы, поступающие в значительном количестве, как правило, завозятся непосредственно на объекты строительства, минуя' центральный склад.

Поступившие материалы должны быть своевременно оприходованы.

Приемные акты и приходные ордера должны, как правило, составляться в день поступ­ления соответствующих материалов на склад или в другие установленные в организации сроки, но не позже сроков, установленных нормативными актами для приемки поступаю­щих грузов.

Материалы, приобретенные через подотчетное лицо, подлежат сдаче на склад. Опри­ходование материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправ­дательных документов, подтверждающих покупку (счета и чеки магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру — при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке на рынке или у населения), которые прикладываются к авансо­вому отчету подотчетного лица.

Сдача подразделениями на склад материалов оформляется накладными на внутрен­нее перемещение материалов в случаях, когда:

• продукция, изготовленная подразделениями организации, используется для внутрен­него потребления в организации или для дальнейшей переработки;
• осуществляется возврат подразделениями организации на склад или цеховую кладо­вую;
• производится сдача отходов, образующихся в процессе производства продукции, а также сдача брака;
• осуществляется сдача материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств.

Для принятия к учету материалов, оставшихся от ликвидации основных средств и иного имущества, используется акт об оприходовании материальных ценностей, получен­ных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35).

Материалы, полученные от других организаций (в том числе безвозмездно) и изготов­ленные в организации, также подлежат принятию на соответствующие склады организа­ции.

Отражение в бухгалтерском учете стоимости поступивших материалов будет различ­ным в зависимости от источников поступления и условий их получения. Однако в любом случае в первичных учетных документах, отражающих поступление материалов, должны содержаться данные об их количестве и стоимости. В противном случае, если документ не содержит сведений, необходимых для достоверного учета поступивших материалов, и не отвечает требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам, то у бухгалтера нет достаточных оснований для принятия данных материалов к учету.

Документальное оформление операций по отпуску материалов на производство. Под отпуском материалов на производство понимается их выдача со склада (кладовой) непосредственно для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также отпуск материалов для управленческих нужд организации.

Материалы отпускаются с центральных складов организации в зависимости от структу­ры организации на склады подразделений или непосредственно в подразделения органи­зации (при отсутствии у них складов) и из цеховых складов (кладовых) в производство (участкам, бригадам, непосредственно на рабочие места) в соответствии с установленны­ми нормами и объемами производственной программы (заданиями).

Отпуск материалов сверх норм производится в порядке, установленном в данной орга­низации. При отпуске материалы должны измеряться в соответствующих единицах изме­рения (весовых, объемных, линейных, поштучно).

Отпуск материалов со складов организации осуществляется только выделенным для их получения работникам подразделения организации.

Согласованные с главным бухгалтером списки лиц, которым предоставлено право полу­чать со складов материалы, а также образцы их подписей должны быть сообщены соответ­ствующим лицам, осуществляющим указанный отпуск материалов со складов (кладовых).

В необходимых случаях составляется также список лиц, которым предоставлено право выдавать разрешения (пропуска) на вывоз из организации материалов. Отпуск материалов со складов организации на производство, как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов. Лимиты отпуска материалов на производство устанавливаются отделом снабжения или другими подразделениями (должностными ли­цами) по решению руководителя организации.

Лимиты на отпуск материалов устанавливаются на основе разработанных соответст­вующими службами организации норм расхода материалов, производственных программ подразделений организации, с учетом остатков (переходящих запасов) материалов на на­чало и конец планируемого периода.

Первичными учетными документами по отпуску материалов со складов организации в подразделения организации являются лимитно-заборная нарта (форма № М-8), требование-накладная (форма №М-11) и накладная (форма № М-15).

Лимитно-заборная карта предназначена для отпуска материалов, систематически по­требляемых для изготовления продукции, а также для контроля за соблюдением лимитов.

Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах на одно наименование ма­териала (номенклатурный номер) сроком на один месяц.

Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению — потре­бителю материалов, второй — складу.

Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении пред­ставителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты.

Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала.

При небольших объемах отпуска материалов лимитно-заборные карты могут выписы­ваться на квартал.

По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных.в про­изводстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется. В конце месяца (квартала) лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерскую службу орга­низации.

В случае отпуска материалов сверх лимита в первичных учетных документах (лимитно-заборных картах, требованиях-накладных) проставляется штамп (надпись) «Сверх лимита». Отпуск материалов сверх лимита производится при наличии разрешения руководителя или лиц, им на то уполномоченных. На документах указываются причины сверхлимитного от­пуска материалов.

К сверхлимитному отпуску материалов относятся дополнительный отпуск, связанный с исправлением или возмещением брака (на производство изделий, продукции взамен за­бракованной) и покрытием перерасходов материалов (т. е. расходов сверх норм).

При получении материалов для производства продукции взамен забракованной и для исправления брака к лимитно-заборной карте или требованию-накладной прилагаются акты (извещения) о браке с указанием шифра изделия, детали или номера заказа, по кото­рому изготовлена забракованная продукция.

Для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, реко­мендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках складского учета материалов. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном эк­земпляре.

Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель структурного подраз­деления при получении материалов расписывается непосредственно в карточках складско­го учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.

При этой системе отпуска материалов со склада карточка складского учета является регистром аналитического учета и одновременно выполняет функции первичного учетного документа.

Перечень материалов, отпускаемых указанным способом, и подразделения организа­ции, где он применяется, устанавливает руководитель организации.

Операции по передаче материалов из одного подразделения организации в другое оформляются накладными на внутреннее перемещение материалов.

Накладная на внутреннее перемещение материалов, как правило, выписывается в трех экземплярах, из которых один экземпляр остается в подразделении, списывающем мате­риалы, второй экземпляр передается подразделению, принимающему материалы, третий экземпляр передается в бухгалтерскую службу организации. Накладные на внутреннее перемещение материалов подписываются руководителями передающего и принимающего подразделения организации.

Отпуск материалов на склады (в кладовые) подразделений организации и на площадки строительства рассматривается как внутреннее перемещение.

Для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами применяется требование-накладная (форма № М-11).

Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структур­ного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающе­му складу основанием для списания ценностей, а второй — принимающему складу для оп­риходования ценностей. Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.

Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

Движение материалов и их документальное оформление (часть 2)

Для учета отпуска материалов хозяйствам своей организации, расположенным за пре­делами ее территории, или сторонним организациям применяется накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15). Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и по предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке.

Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй -получателю материалов.

Отходы, образующиеся в подразделениях организации, собираются в установленном порядке и, сдаются на склады по сдаточным накладным с указанием их наименования и количества.

Учет отходов должен способствовать обеспечению контроля за их сохранностью и ис­пользованием.

В случае последующего использования отходов на изготовление изделий (деталей и т. д.) их отпуск в производство оформляется выпиской требований-накладных.

Для распределения стоимости отпущенных в производство материалов по видам про­дукции и статьям расходов организация может ежемесячно составлять сводную ведомость расхода материалов.

В указанной ведомости материальные затраты приводятся в разрезе цехов и других подразделений с распределением по счетам учета затрат, а внутри них — по заказам (ви­дам продукции) и статьям расходов.

Бухгалтерская служба организации обязана:

• проверять поступившие от подразделений организации отчеты и документы;
• производить сверку отчетов подразделений организации с данными складского учета организации, а также с данными бухгалтерской службы. При выявлении расхождений про­изводятся соответствующие исправления. О внесенных исправлениях уведомляются склады, цехи и другие подразделения, в которых установлены расхождения. В отчеты, карточки учета материалов и другие учетные документы вносятся соответствующие исправления. При осуществлении бухгалтерского учета с использованием средств вычислительной техники указанные исправления должны быть внесены в используемую информационную базу;
• определять совместно с другими заинтересованными службами (отделами) организа­ции отклонения фактического расхода материалов от установленных норм;
• регулярно контролировать правильность ведения учета материальных ценностей на складах и подразделениях организации.

Документальное оформление операций по выбытию материалов. Выбытие мате­риалов в результате их продажи оформляется соответствующим подразделением органи­зации, осуществляющим снабженческо-сбытовые функции, либо должностным лицом, вы­полняющим аналогичные функции, путем выписки накладной на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) на основании договоров или других документов и разрешения руководителя организации или лиц, им на то уполномоченных.

При перевозке грузов автотранспортом оформляется товарно-транспортная накладная.

Порядок вывоза и выноса с территории организации материалов, оформления пропус­ков на вывоз и вынос, организация контроля за вывозом (выносом) материальных запасов устанавливаются организацией.

Списание материалов может осуществляться в следующих случаях:

• материалы пришли в негодность по истечении сроков хранения;
• материалы морально устарели;
• при выявлении недостач, хищений или порчи материалов, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий и других чрезвычайных обстоятельств.

Подготовка необходимой информации для принятия руководством организации реше­ния о списании материалов осуществляется комиссией с участием материально ответст­венных лиц.

Комиссией осуществляются следующие функции:

• непосредственный осмотр материалов;
• установление причин непригодности к использованию материалов (нарушение усло­вий сроков хранения, вследствие пожара, стихийных бедствий и т. д.);
• выявление лиц, по вине которых материалы оказались непригодны к использованию или ограничены в использовании по прямому назначению;
• определение возможности использования материалов на другие цели, или их продажи;
• составление акта на списание материалов (акт составляется по каждому подразделе­нию организации по материально ответственным лицам);
• представление акта на утверждение руководителю организации или уполномоченно­му им лицу;
• проведение совместно с экономическими службами организации оценки рыночной стоимости материалов при понижении их физических свойств и определение стоимости отходов (утиля, лома и т. п.);
• осуществление контроля за утилизацией не пригодных к дальнейшему использова­нию материалов.

В акте на списание материалов указывается:

• наименование списываемых материалов и их отличительные признаки; -количество;
• фактическая себестоимость;
• установленный срок хранения;
• дата (месяц, год) поступления материалов;
• причина списания;
• информация о взыскании материального ущерба с виновных лиц.

Списанные материалы, использование которых возможно в хозяйственных целях (ма­териалы с пониженными качественными характеристиками) или подлежащие сдаче в виде отходов (лом, ветошь и т. п.), приходуются на склад (кладовую) организации на основании акта на списание и накладной на внутреннее перемещение материальных ценностей.

Списание материалов, передаваемых по договору дарения или безвозмездно, осуще­ствляется на основании первичных документов на отпуск материалов (товарно-транспортных накладных, заявлений на отпуск материалов на сторону, приказов на отпуск и др.).

Документальное оформление и учет материалов в бухгалтерской службе. Все первичные учетные документы по движению материалов на складах организации должны сдаваться в бухгалтерскую службу в установленные организацией сроки.

Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу и законности совершенных операций, а также правильности их оформления.

В случаях обнаружения операций, не соответствующих законодательству РФ и прави­лам бухгалтерского учета, работник бухгалтерии, осуществляющий учет материалов, со­общает об этом главному бухгалтеру.

По недооформленным документам принимаются меры к их дооформлению, либо такие документы возвращаются соответствующим складам и подразделениям для надлежащего оформления.

После проверки первичные документы таксируются (если таксировка ранее не была проведена), т. е. определяется сумма (денежная оценка) операций путем умножения коли­чества материалов на учетную цену.

При обработке первичных учетных документов по учету материалов с помощью средств вычислительной техники таксировка может производиться на вычислительном центре или непосредственно на рабочем месте бухгалтера персональными средствами автоматизации учетных работ.

В первом случае склады и подразделения организации могут сразу передавать первич­ные учетные документы для автоматизированной обработки непосредственно в вычисли­тельный центр, минуя бухгалтерскую службу. В этом случае проверка первичных учетных документов осуществляется работниками вычислительного центра, а бухгалтерская служ­ба осуществляет последующий контроль.

В настоящее время применяются различные варианты учета материалов в бухгалтер­ской службе.

Так, аналитический учет материалов (количественный и суммовой учет) может вестись на основе использования оборотных ведомостей или сальдовым методом.

Аналитический учет ведется в разрезе каждого склада, подразделения, других мест хранения материалов, а внутри них — в разрезе каждого наименования (номенклатурного номера), групп материалов, субсчетов и синтетических счетов бухгалтерского учета.

Как правило, применяются два варианта учета материалов с использованием оборот­ных ведомостей:

1) в бухгалтерской службе ведутся карточки количественно-суммового учета материа­лов, которые открываются на каждое наименование (номенклатурный номер) материалов. В карточках бухгалтер отражает движение материалов (приход, расход) на основании пер­вичных учетных документов (приходных, расходных, на внутренние перемещения), сда­ваемых в бухгалтерскую службу складами и подразделениями.

Таким образом, в бухгалтерской службе дублируется складской учет с той лишь разни­цей, что в бухгалтерской службе ведется количественный и суммовой учет, а на складах и подразделениях — только количественный учет.

В этих карточках ежемесячно выводятся обороты за месяц и остатки на начало сле­дующего месяца.

Используя данные этих карточек, бухгалтерская служба ежемесячно составляет обо­ротные ведомости материалов отдельно по каждому складу и подразделению. В оборотных ведомостях указываются:

• номенклатурный номер материала (в случае его наличия);
• наименование материала с указанием отличительных признаков (сорт, артикул, раз­мер, марка и т. д.);
• единица измерения;
• цена;
• остаток на начало месяца — количество и сумма;
• приход за месяц — количество и сумма;
• расход за месяц — количество и сумма;
• остаток на конец месяца — количество и сумма.

В каждой оборотной ведомости выводятся итоги сумм по каждой странице, по груп­пам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу (подраз­делению).

Группировка материалов по субсчетам и синтетическим счетам бухгалтерского учета должна обеспечиваться системой кодирования номенклатурных номеров материалов, ко­торые должны содержать соответствующие отличительные признаки.

На основе указанных оборотных ведомостей составляется сводная оборотная ведо­мость, в которую переносятся итоги оборотных ведомостей складов и подразделений по группам, субсчетам, синтетическим счетам, по складам и подразделениям в целом.

Отдельно учитывается движение (образование и распределение) и остатки транспортно-заготовительных расходов.

Сводные оборотные ведомости сверяются с данными синтетического учета мате­риалов.

Кроме того, ежемесячно производится сверка данных в карточках, ведущихся в бухгал­терской службе, с данными в карточках складов и подразделений;

2) карточки аналитического учета бухгалтерской службой не ведутся. Все приходные и расходные документы группируются по номенклатурным номерам, по ним подсчитываются итоговые данные за месяц по приходу и отдельно по расходу, которые записываются в оборотную ведомость.

Оборотные ведомости и сводные оборотные ведомости составляются так же, как в пер­вом варианте. Остатки в оборотных ведомостях сверяются с остатками, выведенными в карточках складов и подразделений.

При использовании второго варианта работа по учету материалов является менее тру­доемкой, так как в данном случае не требуется ведение карточек аналитического учета. Несмотря на это обстоятельство, учет материалов с использованием оборотных ведомо­стей все равно требует больших затрат времени и труда.

Более целесообразным в практике учета материалов считается использование сальдо­вого метода.

Сальдовый метод учета материалов заключается в том, что в бухгалтерии организации не ведется количественный и суммовой учет движения (прихода и расхода) материалов в разрезе их номенклатуры и не составляются оборотные ведомости по номенклатуре ма­териалов. Учет движения материалов ведется в разрезе групп, субсчетов и синтетических счетов материалов бухгалтерской службой только в денежном выражении, определяемом, как правило, исходя из учетных цен.

Отдельно учитываются движение (образование и распределение) и остатки транспортно-заготовительных расходов.

Материально ответственные лица складов и подразделений ведут количественный учет материалов в карточках или книгах складского учета, а в некоторых случаях и суммо­вой учет. Сотрудник, ведущий бухгалтерский учет материалов по данному складу (подраз­делению), принимает первичные учетные документы от материально ответственных лиц, проверяет их, сверяет с документами каждую запись в карточках (книгах) складского учета и подтверждает это своей подписью непосредственно на карточках (книгах). Одновременно проверяется правильность выведения остатков.

Количественные остатки материалов на первое число каждого месяца на основании выверенных карточек -(книг) складского учета по каждому номенклатурному номеру пере­носятся в сальдовую ведомость (сальдовую книгу) сотрудником бухгалтерской службы или заведующим складом.

По отдельным складам (кладовым, подразделениям) в качестве сальдовой ведомости может использоваться ведомость остатков материалов, представляемых этими складами (кладовыми, подразделениями) вместе с первичными учетными документами.

Остатки материалов, записанных в сальдовой ведомости, таксируются по каждому но­менклатурному номеру.

Суммы остатков записываются в следующей графе сальдовой ведомости. Затем выво­дятся суммовые итоги остатков по группам материалов, субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу (подразделению) в целом.

Сальдовая ведомость составляется по той же форме, что и оборотная ведомость, за исключением оборотов (прихода и расхода), и хранится в бухгалтерской службе.

На основании сальдовых ведомостей составляется сводная сальдовая ведомость, в ко­торую переносятся итоги сальдовых ведомостей складов и подразделений (мест хранения) по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и по соответствующим скла­дам, подразделениям (местам хранения) в целом.

Сальдовые ведомости и сводные сальдовые ведомости ежемесячно сверяются с дан­ными синтетического учета материалов.

В организации могут применяться оба метода аналитического учета материалов, когда по одним складам и подразделениям применяется оборотный метод, а по другим — саль­довый.

Оборотный и сальдовый методы учета применяются, как правило, при ведении учета вручную.

При автоматизированном учете материалов, т. е. обработке первичных учетных доку­ментов с использованием средств вычислительной техники, все необходимые для учета и контроля регистры бухгалтерского учета составляются при помощи средств вычислитель­ной техники. В ведомостях отражаются обороты и остатки по каждому номенклатурному номеру материалов по количеству и сумме. Ведомости составляются в двух экземплярах, для бухгалтерской службы и склада (подразделения).

Независимо от принятого метода аналитического учета материалов (оборотный или сальдовый) в бухгалтерской службе должен вестись синтетический учет движения мате­риалов в стоимостном выражении по соответствующим синтетическим счетам, а внутри них — по складам (кладовым, материально ответственным лицам) и группам материалов.

Обобщение и группировка информации о движении материалов осуществляется в ве­домостях движения материалов (накопительных ведомостях) ежемесячно, отдельно по каждому складу, подразделению, другим местам хранения материалов. Ведомости движе­ния материалов составляются отдельно по приходу и расходу материалов. Указанные ве­домости могут вестись по фактической себестоимости материалов или их учетным ценам. Формы ведомостей движения материалов устанавливаются организацией самостоятельно. В указанных ведомостях подсчитываются (формируются) итоги оборотов за месяц (отчет­ный период) в разрезе групп материалов по субсчетам, синтетическим счетам по каждому складу (подразделению, месту хранения).

Ежемесячно должна составляться сводная ведомость движения материалов, в которую переносятся итоги из ведомостей движения материалов по складам и подразделениям (местам хранения материалов).

В сводных ведомостях движения материалов приводятся также данные об остатках ма­териальных ценностей на начало и конец месяца (отчетного периода) в разрезе групп ма­териалов по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам бухгалтерского учета.

Данные сводной ведомости движения материалов и накопительных ведомостей ежеме­сячно сверяются с данными аналитического учета, т. е. с оборотными ведомостями и саль­довыми ведомостями (книгами).

Кроме сводной ведомости движения материалов организация может составлять ведо­мость распределения (ведомость расхода) материалов, в которой указываются корреспон­дирующие синтетические счета и субсчета учета расхода материалов в зависимости от направления их использования. Ведомость распределения материалов составляется в стоимостном выражении. Как правило, формирование указанной ведомости осуществля­ется производственной группой (отделом) бухгалтерской службы.

При бухгалтерском учете материалов с использованием средств вычислительной тех­ники данные синтетического бухгалтерского учета, т. е. формирование показателей, отра­жающих движение материалов в целом по синтетическим счетам и субсчетам бухгалтер­ского учета, отражаются непосредственно в результате обработки первичных учетных документов (приемных актов, накладных, требований и т. п.).

В этом случае накопительные ведомости по приходу и расходу материалов могут не составляться.

Движение материалов и их документальное оформление (часть 3)

Применение организацией программ автоматизации учетных работ должно обеспечить формирование необходимых регистров бухгалтерского учета материалов, основными из которых могут быть:

• оборотная ведомость движения материалов по номенклатурным номерам в разрезе складов, подразделений, мест хранения;
• ведомость расхода материалов по заказам, сериям, переделам, другим калькуляци­онным единицам;
• оборотная ведомость по материалам, находящимся в пути;
• оборотная ведомость движения материалов, по которым отсутствуют расчетные до­кументы (неотфактурованные поставки).

Неотфактурованными поставками считаются поступившие в организацию мате­риалы, на которые отсутствуют расчетные документы.

К неотфактурованным поставкам не относятся поступившие, но неоплаченные мате­риалы, на которые имеются расчетные документы.

Синтетический учет движения материалов при обработке документов вручную или с помощью вычислительной техники должен осуществляться бухгалтерией в суммовом выражении на соответствующих синтетических счетах, субсчетах, а внутри них — по скла­дам или кладовым (по материально ответственным лицам) и группам материалов.

Документальное оформление и учет материалов на складах. В зависимости от масштаба деятельности организации, в том числе от номенклатуры материалов, исполь­зуемых в производстве продукции, для хранения материальных запасов в организациях должны создаваться:

• центральные (базисные) склады, которые находятся в ведении непосредственно ру­ководителя организации или службы снабжения и сбыта;
• склады (кладовые) цехов, филиалов и других подразделений организации.

Склады (кладовые) должны быть обеспечены исправными весами, другими необходи­мыми измерительными приборами, мерной тарой и противопожарным оборудованием. Измерительные приборы должны периодически проверяться (переосвидетельствоваться) и должно осуществляться их клеймение. Для материалов открытого хранения оборудуются специально приспособленные площадки.

На складах (кладовых) материалы размещаются по секциям, а внутри них — по группам, типоразмерам и сортам на стеллажах, полках, ячейках, в ящиках, контейнерах, мешках и другой таре и в штабелях. Размещение материалов должно обеспечивать их надлежащее хранение, быстрое отыскание, отпуск и проверку наличия.

К месту хранения материалов прикрепляется ярлык, а на ящиках и т. п. делаются над­писи с указанием наименования материала, его отличительных признаков (марка, артикул, размер, сорт и т. п.), номенклатурного номера, единицы измерения и цены.

Аналитический учет материалов на складах организации осуществляется по каждому сорту, виду и размеру в соответствии с порядком хранения материалов, вызываемом как условиями производственного потребления материалов, так и требованиями организации складского хозяйства.

Количественный учет движения материалов на складах ведется непосредственно ма­териально ответственными лицами (заведующими складами, кладовщиками и др.).

Прием, хранение/отпуск и учет материалов по каждому складу возлагаются на соот­ветствующие должностные лица (заведующий складом, кладовщик и др.), которые несут ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им материа­лов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску. С указанными должностными лицами заключаются договоры о полной материальной от­ветственности в соответствии с законодательством РФ.

Если в штате организации, подразделения отсутствует должность заведующего складом (кладовщика), то его обязанности могут быть возложены на другого работника организации с обязательным заключением с ним договора о полной материальной ответственности.

Прием на работу и увольнение заведующих складами, кладовщиков и других матери­ально ответственных лиц осуществляются по согласованию с главным бухгалтером орга­низации.

Заведующий складом, кладовщик и материально ответственные лица могут освобож­даться от занимаемых должностей только после сплошной инвентаризации числящихся за ними товарно-материальных запасов и передачи их другому материально ответственному лицу по акту. Акт приема-передачи визируется главным бухгалтером (или уполномоченным им лицом) и утверждается руководителем организации (или уполномоченным им лицом), а по складам (кладовым и другим местам хранения) подразделений — руководителем соот­ветствующего цеха (подразделения).

Распоряжения главного бухгалтера организации в части учета материалов, оформле­ния и представления учетных документов и отчетности обязательны для заведующих складами, кладовщиков и других материально ответственных и должностных лиц, а также ее работников.

Учет материалов, находящихся на хранении в складах (кладовых) организации и под­разделений, ведется на карточках складского учета по каждому наименованию, сорту, ар­тикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам (сортовой учет). Карточки складского учета открываются на календарный год.

В карточках указываются номер склада, полное наименование материалов, сорт, арти­кул, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена, год и дру­гие реквизиты.

На каждый номенклатурный номер материала открывается отдельная карточка.

Складской учет материалов может вестись при помощи средств вычислительной техни­ки. В этом случае сведения из карточек складского учета и данные первичных учетных до­кументов вводятся оператором (кладовщиком) непосредственно в средства вычислитель­ной техники.

При автоматизации учетных работ указанная выше информация формируется на маг­нитных (электронных) носителях средств вычислительной техники.

На складах ведется количественный сортовой учет материалов в установленных единицах измерения, с указанием цены и количества.

Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской службой организации в спе­циальном реестре (книге), а при механизированной обработке — на соответствующем ма­шинном носителе. При регистрации на карточке ставится номер карточки и виза работника бухгалтерской службы.

Карточки выдаются заведующему складом под расписку в реестре.

В полученных карточках складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материальных ценностей (стеллаж, полка, ячейка и т. п.).

Учетные цены материалов, хранящихся на складах (в кладовых) организации и подраз­делений, проставляются на карточках складского учета организации. В случаях изменения учетных цен на карточках делаются дополнительные записи об этом, т. е. указывается но­вая цена и с какого времени она действует.

Если в бухгалтерской службе учет материалов ведется по сальдовому методу, карточки заполняются по форме оборотной ведомости, с указанием по каждой операции по приходу и расходу цены, количества и суммы, остатки выводятся соответственно по количеству и сумме. Записи сумм в карточках, как правило, производит работник бухгалтерской службы. Решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера эта работа может быть возложена на лицо, ведущее учет на карточках складского учета.

Учет движения материалов. (приход, расход, остаток) на складе ведется непосредст­венно материально ответственным лицом (заведующим складом, кладовщиком и др.). В отдельных случаях допускается возлагать ведение карточек складского учета на опера­торов с разрешения главного бухгалтера и с согласия материально ответственного лица.

После полного заполнения карточки для последующих записей движения материалов открывается второй лист той же карточки и последующие листы. Листы карточки нумеру­ются и брошюруются (скрепляются).

Второй и последующие листы карточки визируются работником бухгалтерской службы при очередной проверке.

На основании оформленных в установленном порядке приходных ордеров,.накладных, товарно-транспортных накладных и других документов заведующий складом делает запи­си в карточках складского учета.

В карточках указываются дата совершения операции, наименование и номер документа и краткое содержание операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели).

В карточках каждая операция, отраженная в'том или ином первичном документе, запи­сывается отдельно. При совершении в один день нескольких одинаковых (однородных) операций (по нескольким документам) может быть сделана одна запись с отражением об­щего количества по этим документам. В этом случае в содержании такой записи перечис­ляются номера всех таких документов или составляется их реестр.

Записи в карточках складского учета делаются в день совершения операций, и еже­дневно выводятся остатки (при наличии операций).

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске ма­териалов может производиться по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца.

В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

При ведении бухгалтерией сальдового метода учета материалов работник бухгалтер­ской службы сверяет все записи в карточках складского учета с.первичными документами и подтверждает своей подписью правильность выведения остатков в карточках.

Сверка карточек с документами и подтверждение операций подписью проверяющего лица может производиться также в случаях, когда в бухгалтерской службе учет материалов ведется с использованием оборотных ведомостей.

При ведении карточек учета в бухгалтерской службе организации (первый вариант обо­ротного метода) сверяются карточки бухгалтерской службы со складскими карточками.

Материально ответственные лица обязаны по требованию проверяющего работника бухгалтерской службы предъявлять для проверки наличия материальные ценности.

Периодически в сроки, установленные графиком документооборота, заведующие скла­дами обязаны сдавать, а работники бухгалтерской службы или иного подразделения орга­низации (например, вычислительного центра) — принимать от них все первичные учетные документы, прошедшие по складам за соответствующий период.

Прием-сдача первичных учетных документов оформляется, как правило, составлением реестра, в котором работник бухгалтерской службы или иного подразделения организации расписывается в получении документов.

Сдача складом лимитно-заборных карт производится после использования лимита. В начале месяца должны быть сданы все карты за прошлый месяц, независимо от исполь­зования лимита. Если лимитно-заборная карта была выдана на квартал, она сдается в на­чале следующего квартала, а в начале второго и третьего месяцев текущего квартала сдаются месячные талоны от квартальных карт, если талоны оформлялись.

До сдачи лимитно-заборных карт их данные выверяются с цеховыми экземплярами карт. Выверка подтверждается подписями заведующего складом и ответственного работ­ника подразделения организации, получавшего материалы.

При оформлении отпуска материалов подписями получателей непосредственно в кар­точках складского учета, без оформления расходных документов, карточки складского уче­та в конце каждого месяца передаются в бухгалтерскую службу или иное подразделение организации по реестру и после обработки (составления соответствующих учетных регист­ров) возвращаются на склад.

При использовании средств вычислительной техники карточки, передаются в вычисли­тельный центр и после ввода данных возвращаются на склад.

Если склады (кладовые) отдельных подразделений организации (филиалов, произ­водств, цехов, подсобных хозяйств и т. д.) расположены на отдаленном расстоянии от бух­галтерской службы организации, прием первичных учетных документов и проверка могут осуществляться непосредственно в бухгалтерской службе организации или ином подраз­делении организации (например, вычислительном центре).

В этом случае первичные учетные документы в установленные сроки представляются (передаются, пересылаются) в соответствующие подразделения организации с реестром сдачи документов, в котором указываются номера и наименования сдаваемых документов.

Кроме того, заведующий складом (кладовщик) представляет в указанное подразделе­ние организации в те же сроки ведомость остатков материалов на конец отчетного месяца или квартала. Форма ведомости остатков материалов, порядок ее составления и перио­дичность представления устанавливаются решением руководителя организации по пред­ставлению главного бухгалтера.

По окончании календарного года на карточках складского учета выводятся остатки на 1 января следующего года, которые переносятся во вновь открытые карточки на следую­щий год, а карточки истекшего года закрываются (в них делаются отметки «остаток перене­сен в карточку 200_ г. № …»), брошюруются (подшиваются) и сдаются в архив организации.

По указанию руководителя службы снабжения и разрешению главного бухгалтера кар­точки складского учета могут вестись (продолжаться) и в следующем календарном году.

На складах (в кладовых) вместо карточек складского учета допускается ведение учета в книгах складского учета.

В книгах складского учета на каждый номенклатурный номер открывается лицевой счет. Лицевые счета нумеруются в том же порядке, что и карточки. Для каждого лицевого счета выделяется страница (лист) или необходимое количество листов. В каждом лицевом счете предусматриваются и заполняются реквизиты, указанные в карточках складского учета.

В начале или в конце книги помещается оглавление лицевых счетов с указанием номе­ров лицевых счетов, наименований материалов с их отличительными признаками и коли­чества листов в книге.

Книги складского учета должны быть пронумерованы и прошнурованы. Количество лис­тов в книге заверяется подписью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и печатью организации.

Книги складского учета регистрируются в бухгалтерской службе организации, о чем де­лается запись в книге с указанием номера по реестру.

Организацией может быть установлен иной порядок оформления книг складского учета.

При ведении складского учета механизированным способом карточки складского учета могут не вестись.

При механизированной обработке операций бухгалтерской службой должен осуществ­ляться надлежащий контроль за движением материальных ценностей.

При небольшой номенклатуре материалов и небольших оборотах разрешается на всех или на отдельных складах (кладовых) организации и подразделений вместо карточек (книг) складского учета вести месячные материальные отчеты.

В месячном материальном отчете отражаются данные (реквизиты), которые имеются в карточках складского учета, остаток материалов на начало месяца, приход и расход за месяц и остаток на конец месяца.

В месячных материальных отчетах обычно отражают материалы, по которым имелось движение (приход или расход) в данном месяце. В этом случае на начало каждого кварта­ла составляется сальдовая ведомость по всей номенклатуре материалов данного склада (кладовой).

В материальных отчетах указывается также сумма по приходу, расходу и остаткам ма­териалов. Сумма может заполняться бухгалтерской службой организации или заведующим складом (кладовщиком).

Материальные отчеты с приложением всех первичных документов представляются в бухгалтерскую службу организации в установленные организацией сроки. Перечень складов (кладовых), на которых ведутся месячные материальные отчеты, форма отчета, порядок его составления, представления и проверки определяются решением руководите­ля организации по представлению главного бухгалтера.

Учет других видов материально-производственных запасов (товары, готовая продукция) на складах осуществляется в порядке, аналогичном для учета материалов. Для хранения готовой продукции создаются, как правило, отдельные склады.

Дата добавления: 2014-01-04