Измерение прогресса и анализ результатов

Отслеживание (мониторинг) фактического выполнения работ

Цели и содержание процесса контроля проекта

Контроль и регулирование проекта

Тема 8. Контроль, регулирование хода реализации и завершение проекта

Все основные элементы проекта должны контро­лироваться руководством. Менеджер должен определить процедуру и установить последовательность сбора данных через определенные ин­тервалы времени, производить анализ полученных данных, анализи­ровать текущие расхождения фактических и плановых показателей и прогнозировать влияние текущего состояния дел на выполнение ос­тавшихся объемов работ.

Основные принципы построения эффективной системы контроля включают:

1) Наличие четких планов. Планы должны быть содержательны, четко структурированы и фиксированы, с тем чтобы обеспечивать основу для контроля. Если планы обновляются слишком часто и без применения процедур кон­троля за изменениями, контроль над проектом может быть потерян;

2) Наличие ясной системы отчетности. Отчеты должны отображать состояние проекта относительно ис­ходных планов на основании единых подходов и критериев. Процедуры подготовки и получения отчетов должны быть четко определены и. достаточно просты. Четкие временные интервалы должны быть определены для всех видов отчетов. Результаты, представленные в отчетах, должны обсуждаться на совещаниях;

3) Наличие эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций. В результате анализа собранных данных руководство проекта дол­жно определить, соответствует ли текущая ситуация запланированной, а если нет, то рассчитать размер и серьезность последствий отклонений. Двумя основными показателями прогресса являются время и сто­имость. Специальные отчеты должны использоваться для предсказания тенденций в стоимостных и временных оценках работ проекта;

4) Наличие эффективной системы реагирования. Завершающим шагом процесса контроля являются действия, пред­принимаемые руководством и направленные на преодоление отклоне­ний в ходе работ проекта. Эти действия могут быть направлены на исправление выявленных недостатков и преодоление негативных тен­денций в рамках проекта. Однако в ряде случаев может потребоваться пересмотр плана. Перепланирование требует проведения анализа «что, если», обеспечивающего предсказание и расчет последствий от пла­нируемых действий. От менеджера зависит также убеждение и моти­вация команды проекта в необходимости тех или иных действий.

В рамках функции контроля и оперативного управления реализа­цией проекта решаются задачи измерения, прогнозирования и оценки складывающейся оперативной ситуации по достижению результатов, затратам времени, ресурсов и финансов, анализу и устранению причин отклонения от выработанного плана, коррекция плана. Обычно при управлении проектом контролируются три основные количественные характеристики – время, объем работ и стоимость. Кроме того, руко­водство отвечает за управление содержанием работ (изменениями), качеством и организационной структурой.

В процессе контроля можно выделить три основных шага:

1. Отслеживание фактического состояния работ – сбор и докумен­тирование фактических данных;

2. Анализ результатов и измерение прогресса – оценка текущего состояния работ и сравнение достигнутых результатов с запланирован­ными;

3. Корректирующие действия – планирование и осуществление действий, направленных на выполнение работ в соответствии с планом или минимизацию несоответствий.

Существует два основных метода контроля фактического выпол­нения:

1) Метод простого контроля также называют методом «0–100», поскольку он отслеживает только моменты завершения детальных задач (существуют только две степени завершенности задачи: 0 % и 100 %). Другими словами, считается, что работа выполнена только тогда, когда достигнут ее конечный результат.

2) Метод детального контроля предусматривает выполнение оценок промежуточных состояний выполнения задачи (например, завер­шенность детальной задачи на 50 % означает, что, по оценкам исполнителей и руководства, цели задачи достигнуты наполови­ну). Данный метод более сложен, поскольку требует от менеджера оценивать процент завершенности для работ, находящихся в процессе выполнения.

Встречаются несколько модифицированные варианты ме­тода детального контроля:

1) Метод 50/50 признает возможность учета некоторого промежу­точного результата для незавершенных работ. Степень завершен­ности работы определяется в момент, когда работа израсходовала 50 % бюджета.

2) Метод по вехам применяется для длительных работ. Работа де­лится на части вехами, каждая из которых подразумевает опреде­ленную степень завершенности работы.

Данные, необходимые для контроля основных параметров проекта, представлены в таблице 8.1.

Таблица 8.1. Критерии для контроля и требуемые данные

Критерий контроля	Количественные данные	Качественные данные
Время и стоимость	Планируе6мая дата начала / окончания Фактическая дата начала / окончания Объем выполненных работ Объем предстоящих работ Другие фактические затраты Другие предстоящие затраты
Качество		Проблемы качества
Организация		Внешние задержки Проблемы внутренней координации ресурсов
Содержание работ		Изменения в объеме работ Технические проблемы

Собранные данные используются для расчета прогресса выполне­ния работ проекта по показателям:

a) время,

b) стоимость,

c) качество,

d) организация проекта,

e) содержание работ.

С момента начала реализации проекта задача оценки фактических параметров работ и сравнения их с запланированными становится основной обязанностью менеджера. Фиксация исходного плана необ­ходима для отслеживания процесса его выполнения и выявления будущих проблем. Плановые показатели должны быть утверждены соответствующими руководящими органами и документально оформ­лены до начала работ.

Фактическая информация по выполнению работ не оказывает влияния на исходный план; по определению, исходный план является основанием для измерения прогресса. Исходный план должен быть неизменным и использоваться для сравнения с текущим состоянием в отчетах.

Фактическая информация используется для составления новых графиков, базирующихся на действительных данных. Для каждой работы оценивается ее состояние (начало, конец, какова выполненная продолжительность и остающаяся продолжительность), вычисляются новые продолжительности для выполняющихся работ. Эти новые продолжительности, которые могут быть длиннее или короче продол­жительности по исходному плану, перемещают все последовательные работы по графику, и это влечет изменение дат работ, которые еще не начаты. Этот процесс обычно приводит к новой дате завершения проекта.

После получения первого же отчета с фактическими данными получается два графика работ: исходный график и текущий график, включающий влияние последних фактических данных. Основная ра­бота по определению состояния проекта заключается в сравнении этих двух планов.

Дата добавления: 2014-01-05