Управление денежными средствами

В задачи оперативного учета входит точная и корректная фиксация фактов поступления и списания денежных средств. Для прогнозирования своих действий на несколько дней вперед, нужно иметь информацию о планируемых поступлениях и перечислениях денежных средств.

Реализована возможность ведения учета фактов и намерений по хозяйственным операциям с денежными средствами, поэтому ее можно условно разделить на два слоя:

• учет фактического движения денежных средств;

• прогнозирование движения денежных средств.

Учетный слой подсистемы позволяет решать следующие задачи:

• вести оперативный учет фактического движения денежных средств;

• оформлять все необходимые первичные документы;

• вести регистрацию всех сформированных и поступивших документов по учету денежных средств;

• регистрировать отдельно момент создания первичного документа и момент совершения операции, оформленной документом.

Прогнозный слой подсистемы предназначен для решения следующих задач:

• регистрация планируемых поступлений и расходов;

• резервирование денежных средств под предстоящие платежи;

• формирование платежного календаря.

Отражение операций фактического оперативного учета движения денежных средств и прогнозируемого движения различаются:

• документооборотом отражения таких операций;

• регистрами накопления, хранящими информацию о таких операциях;

• отчетами, выводящими данные о таких операциях.

То есть, в общем случае эти слои достаточно независимы. Но существование прогнозного слоя без ввода фактических данных имеет довольно мало смысла, так как только документы оперативного слоя могут подтвердить свершение прогноза или показать его несостоятельность. В то же время ведение прогнозируемого движения денег не является обязательным в рамках конфигурации вообще, а в частности можно учитывать только планируемые поступления или наоборот, накапливать данные только о заявках на расход денег со стороны менеджеров и подразделений.

Нормативно-справочная информация

Фактические данные о наличии денежных средств на расчетных банковских счетах и в кассах предприятия учитываются в разрезе мест хранения денежных средств, то есть по каждой кассе, по каждому банковскому счету предприятия.

ОРГАНИЗАЦИЯ

Банковские счета

Кассы

Кассы ККМ

Для идентификации мест фактического хранения и движения наличных денежных средств используется справочник «Кассы». В элементах справочника «Кассы» необходимо заполнить наименование кассы и валюту. В одной кассе могут храниться наличные денежные средства только одной организации, входящих в состав предприятия.

В случае, когда на предприятии есть электронные контрольно-кассовые аппараты (ККМ в розничной сети), информация о кассах этих аппаратов заносится в справочник «Кассы ККМ». Денежные средства, полученные при продаже товара в розницу (в торговом зале, неавтоматизированной торговой точке, розничном магазине и т.д.), поступают в кассу ККМ. Для дальнейшей передачи их в кассы предприятия (в рамках инкассации) необходимо будет оформлять соответствующий документ. Таким образом, можно, во-первых, отделить розничную торговлю от прочей хозяйственной жизни предприятия, и, во-вторых, корректно отражать регламентированную операцию инкассации касс в розничных точках.

В справочнике «Банковские счета» хранится информация о безналичных банковских счетах всех организаций, входящих в состав предприятия. Также в этом справочнике хранится информация о банковских счетах контрагентов. Справочник «Банковские счета» подчинен справочникам «Организации» и «Контрагенты», поэтому соблюдается однозначное соответствие банковского счета конкретной организации или контрагенту. Валюта счета будет полностью определять валюту платежа.

Список используемых валют хранится в справочнике «Валюты». Добавлять новые элементы в справочник «Валюты» можно путем подбора из Классификатора. Определение валюты регламентированного учета (базовой валюты) и валюты управленческого учета производится при настройке параметров учета путем выбора нужного элемента из этого справочника.

Учет движения денежных средств ведется в разрезе статей движения денежных средств из справочника «Статьи движения денежных средств». Ведение такого учета необходимо для дополнительного разделения денежных средств, для анализа поступивших денежных средств и произведенных расходов. В справочнике есть предопределенные элементы («Оплата покупателя», «Оплата поставщику» и т.д.), но пользователь может добавить свои статьи. Предопределенные статьи движения денежных средств заполняются автоматически при оформлении той или иной торговой операции и могут быть изменены пользователем.

Произвольные статьи движения денежных средств заполняются пользователем вручную в платежных документах с установленным видом операции «Прочий приход денежных средств» или «Прочий расход денежных средств». Заполнение в документах статей движения денежных средств позволит пользователю в отчетах детализировать движение денежных средств до уровня статей движения денежных средств.

Базовые принципы учета денежных средств

Первым принципом является то, что для описания любого движения денежных средств используется отдельный экземпляр соответствующего документа.

К документам оперативного учета относятся документы вида:

• «Приходный кассовый ордер»;

• «Расходный кассовый ордер»;

• «Платежное поручение входящее»;

• «Платежное поручение исходящее».

Вторым принципом учета движений денежных средств является возможность отражения операций по движению денег в два этапа:

• Сначала оформляются первичные документы для регистрации намерений оплаты.

• При выполнении фактического движения денежных средств в сформированных документах ставится отметка о свершении операции.

После выполнения первого этапа первичные документы имеют статус «не акцептованных». Отражение факта свершения операции делается специальной отметкой - «акцептом» - в этих же документах.

То есть, первичные документы служат как для указания намерений по изменению денежных средств, так и для указания фактического выполнения операции. Регистрация намерений выполняется датой документа при установке флага «Отразить в оперативном учете», а акцептование документа производится при установке флага «Оплачено» и указании даты акцепта.

Третьим принципом подсистемы является наличие правил контроля остатка денежных средств и влияние неакцептованных денежных документов оперативного слоя на расчет свободного остатка денежных средств.

При проведении платёжных документов с включенным флагом «Оплачено» никогда не контролируется остаток денежных средств. Связано это с тем, что платежные документы обычно проводят уже после «физического» движения денежных средств, то есть факт уже свершился: кассир уже достал деньги из кассы и пересчитал их, банк уже списал денежные средства со счета. Поэтому контроль остатков в данном случае не целесообразен и не предусмотрен как штатная возможность типовой конфигурации.

С другой стороны, если флаг «Оплачено» выключен (то есть в документе включен только флаг «Опер, учет») документы подсистемы при проведении начинают обращать внимание на режим проведения. В частности, при оперативном проведении остаток денежных средств в указанном месте хранения контролируется и, в зависимости от прав пользователя, операция либо записывается, либо не записывается. При этом учитывается значение параметра настройки прав пользователя «Разрешить превышение свободного остатка денежных средств».

Свободный остаток денежных средств определяется как фактический остаток денежных средств на конкретном банковском счете (в кассе), увеличенный на сумму ожидаемых поступлений по неакцептованным документам и уменьшенный на сумму зарезервированных денежных средств «под документ» и «под заявку». Резерв «под документ» - это неакцептованные учетные платежные документы, а резерв «под заявку» - это оформленные документы вида «Заявка на расходование денежных средств» с включенным флагом «Резервирование». Последний документ относится к документам «прогнозного» слоя, и не используется для отражения фактического движения денежных средств.

Когда при проведении очередного денежного документа проверяется возможность выполнения операции, то считается, что все неакцептованные поступления поступят, а все неакцептованные перечисления будут списаны со счетов. Поэтому формирование денежных документов оперативного слоя должно быть оправданным, и иметь очень высокую степень вероятности исполнения платежа. Если же платеж по каким-то причинам не состоится, то документ следует удалить, чтобы он не влиял на дальнейшие операции с денежными средствами. Иначе контроль остатков денежных средств будет работать некорректно.

Четвертым принципом подсистемы можно назвать ее влияние на учет взаиморасчетов с контрагентами.

В связи с тем, что деньги неразрывно связаны с учетом взаиморасчетов, двухступенчатое оформление хозяйственной операции с денежными средствами приводит к тому, что отражение изменения взаиморасчетов с контрагентами тоже происходит в два этапа:

• Если установлен только флаг «Оперативный учет», то есть платежный документ является неакцептованным, по нему не происходит фактического изменения взаиморасчетов. Отражается только намерение изменения расчетов в виде движений по регистру «Расчеты с контрагентами» датой документа;

• При последующем включении флага «Оплачено», датой оплаты отражаются фактические взаиморасчеты с контрагентами. То есть формируются движения по регистру «Взаиморасчеты с контрагентами» датой оплаты.

• Если в документе включен только флаг «Оплачено», то есть операция не отражена в оперативном учете, тогда операция вообще не влияет ни на расчеты, ни на взаиморасчеты с контрагентом. При этом изменяется только остаток денежных средств датой оплаты.

Только включение двух флагов в документе приводит к изменению фактических взаиморасчетов с контрагентом и к корректному отражению хозяйственной операции в целом.

Пятым принципом учета денежных средств является то, что для разделения акцептованных и неакцептованных платежных документов применяется специальная система хранилищ информации - отдельных регистров накопления.

Для учета состояния денежных средств предприятия используются ряд аналогичных по структуре, но различных по назначению остаточных регистров накопления.

«Денежные средства» (остаточный регистр накопления). В регистре накапливается информация о фактических движениях денежных средств предприятия. Записи в регистре формируются документами подсистемы «Учет денежных средств» с включенным флагом «Оплачено».

«Денежные средства к списанию» (остаточный регистр накопления), В регистре накапливается информация о неакцептованном намерении списания денежных средств. То есть, записи формируются при оформлении первичных документов на списание денежных средств, в случае если само списание еще не произошло (не установлен флаг «Оплачено»). Все движения по регистру регистрируются в разрезе первичных документов, по которым еще не произошло фактическое списание денежных средств.

«Денежные средства к получению» (остаточный регистр накопления). В регистре накапливается информация о неакцептованном намерении поступления денежных средств. То есть, записи формируются на основании зарегистрированных в базе первичных документов на поступление денежных средств, фактическое поступление по которым еще не произошло. Например, платежка, полученная от контрагента по факсу и еще не подтвержденная банком. Все движения по регистру фиксируются в разрезе первичных документов, по которым еще не произошло фактическое оприходование денежных средств.

«Движения денежных средств» (оборотный регистр накопления). В регистре накапливается информация обо всех движениях наличных и безналичных денежных средств в разрезе статей движения денежных средств. Накопленная информация используется для формирования специального отчета «Движения денежных средств», а так же для отчета «Рапорт руководителю».

Операции с безналичными денежными средствами

Поступление безналичных денежных средств оформляется документами:

• «Платежное поручение входящее» - документ предназначен для учета поступления безналичных денежных средств;

• «Аккредитив полученный»;

• «Платежное требование выставленное»;

• «Платежное требование-поручение выставленное»;

• «Платежный ордер: Поступление денежных средств» (используется при частичной оплате банком расчетных документов).

Варианты хозяйственных операций:

• Оплата покупателя - для изменения взаиморасчетов по договорам вида «С покупателем» или «С комиссионером»;

• Возврат денежных средств поставщиком - для изменения взаиморасчетов по договорам вида «С поставщиком» или «С комитентом»;

• Расчеты по кредитам и займам - для изменения взаиморасчетов по договорам вида «Прочее» по статье «Расчеты по кредитам и займам» - получение кредита или возврат выданного предприятием контрагенту кредита;

• Прочее поступление безналичных денежных средств - для ввода начальных остатков и перемещения денежных средств между расчетными счетами организации;

• Прочие расчеты с контрагентами - для расчетов по договорам с видом «Прочее».

В платежных документах имеется возможность:

• Отразить оплату по одному договору (сделке) («Редактировать»= «Без разбиения»);

• Разбить сумму по нескольким договорам (сделкам) («Редактировать»= «Списком»).

При выбранном виде операций «Прочее поступление безналичных денежных средств» в учете отражается только увеличение остатка денежных средств на расчетном счете. В этом случае плательщика можно не указывать. Данный режим можно использовать для внесения начальных остатков безналичных денежных средств при старте информационной системы.

В конфигурации есть возможность отразить частичную оплату банком расчетных документо. с помощью документов «Платежный ордер: поступление денежных средств» и «Платежный ордер: списание денежных средств», которые вводятся на основании соответствующего расчетного документа. После проведения платежного ордера, данные исходного расчетного документа, редактированию не подлежат; на месте реквизитов «Оплачено» и «Дата оплаты» появляется надпись «Частичная оплата» и указание суммы остатка денежных средств к оплате.

При проведении денежных документов поступления регистрируется такая информация:

1. Если установлен только флаг «Отразить в оперативном учете»:

Регистрируется намерение получения денежных средств, то есть неакцептованное поступление денег (приход в регистре накопления «Денежные средства к получению»);

Регистрируется прогноз (намерение) изменения расчетов с контрагентом - уменьшение задолженности контрагента (расход в регистре накопления «Расчеты с контрагентами»), кроме операции «Прочее поступление безналичных денежных средств»;

2. Если установлен только флаг «Оплачено»:

Регистрируется фактическое увеличение остатка денежных средств (приход в остаточном регистре накопления «Денежные средства»);

Регистрируется свершение операции оплаты - акцепта платежа (расход в остаточном регистре накопления «Денежные средства к получению»);

3. Если установлены оба флага - и «Оплачено» и «Отразить в оперативном учете»:

Регистрируются факт неакцептованного платежа и его акцепт (приход и расход в регистре накопления «Денежные средства к получению»);

Регистрируется фактическое увеличение остатка денежных средств (приход в остаточном регистре накопления «Денежные средства»);

Регистрируется для целей анализа движение денег в разрезе статей движения, контрагентов и сделок, проектов (запись в оборотном регистре накопления «Движение денежных средств»);

Регистрируется фактическое уменьшение задолженности контрагента (расход в регистре накопления «Взаиморасчеты с контрагентами»);

Регистрируется прогноз (намерение) изменения расчетов с контрагентом уменьшение задолженности контрагента (расход в остаточном регистре накопления «Расчеты с контрагентами»), операции «Прочее поступление безналичных денежныхсредств».

Расходование безналичных денежных средств оформляется документами:

• «Платежное поручение исходящее»- документ предназначен для учета списания безналичных денежных средств;

• «Аккредитив переданный»;

• «Платежное требование полученное»;

• «Платежное требование-поручение полученное»;

• «Платежный ордер: Списание денежных средств» (используется при частичной оплате банком расчетных документов).

Варианты операций:

• Оплата поставщику. Применяется для изменения взаиморасчетов по договорам вида «С поставщиком» или «С комитентом»;

• Возврат денежных средств покупателю. Применяется для изменения взаиморасчетов по договорам вида «С покупателем» или «С комиссионером»;

• Перечисление налога;

• Расчеты по кредитам и займам с контрагентами. Применяется для изменения взаиморасчетов по договорам вида «Прочее» по статье «Расчеты по кредитам и займам» - возврат полученного кредита или выдача кредита контрагенту предприятием;

• Прочее списание безналичных денежных средств. Произвольное списание денежных средств, можно применять для внутренней переброски денег между счетами;

• Прочие расчеты с контрагентами. Применяется для расчетов по договорам с видом «Прочее», например с таможней.

Для неакцептованных платежей (проведенных по оперативному учету, но не оплаченных) автоматически устанавливается резерв из свободных денежных средств «под документ». В результате этого уменьшается свободный контролируемый остаток по расчетному счету, и эти деньги могут быть списаны только при установке флага «Оплачено» в этом же документе.

При проведении документов перечисления безналичных денежных средств регистрируется информация, аналогичная документам поступления:

1. Если установлен только флаг «Отразить в оперативном учете»:

Регистрируется намерение выбытия денежных средств, то есть неакцептованное списание денег и резервирование денег «под документ» (приход в остаточном регистре накопления «Денежные средства к списанию»);

Регистрируется прогноз (намерение) изменения расчетов с контрагентом - увеличение задолженности контрагента (приход в остаточном регистре накопления «Расчеты с контрагентами»). Кроме случаев, когда выбрана операция «Прочее поступление безналичных денежных средств»;

2. Если установлен только флаг «Оплачено»:

Регистрируется фактическое уменьшение остатка денежных средств (расход в остаточном регистре накопления «Денежные средства»);

Регистрируется свершение операции оплаты - акцепт платежа и снятие резерва денег «под документ» (расход в регистре накопления «Денежные средства к списанию»);

3. Если установлены оба флага - и «Оплачено» и «Отразить в оперативном учете»:

Регистрируются факт неакцептованного платежа и его акцепт - установка резерва денег и снятие его (приход и расход в регистре накопления «Денежные средства к списанию»);

Регистрируется фактическое уменьшение остатка денежных средств (расход в остаточном регистре накопления «Денежные средства»);

Регистрируется для целей анализа движение денег в разрезе статей движения, контрагентов и сделок, проектов (запись в оборотном регистре накопления «Движение денежных средств»);

Регистрируется фактическое увеличение задолженности контрагента (приход в регистре накопления «Взаиморасчеты с контрагентами»);

Регистрируется прогноз (намерение) изменения расчетов с контрагентом - увеличение задолженности контрагента (приход в регистре накопления «Расчеты с контрагентами»), кроме операции «Прочее поступление безналичных денежных средств».

Обработка «Выписка из банка» позволяет выполнить сверку «живой» выписки банка с зарегистрированными в информационной базе платежными документами. Она не порождает каких-либо проводок и не регистрирует хозяйственные события.

Обработка «Выписка банка» предназначена для:

• построения аналога бумажной банковской выписки;

• акцепта группы платежных документов;

• получения (контроля) информации о состоянии платежных документов. То есть, для сравнения учетных данных по проведенным документам (безналичным платежам) с реальной банковской выпиской.

Отражение операций с наличными денежными средствами

Учет наличных денежных средств во многом совпадает с учетом безналичных денежных средств. Отличие заключается в том, что дополнительно по кассе нужно отражать операции:

• Поступления розничной выручки;

• Расчетов с подотчетными лицами,

• Сдачи выручки в банк и поступления в кассу из банка.

Учет поступлений наличных денежных средств оформляется с помощью документа «Приходный кассовый ордер». Виды операций:

• Поступление от контрагентов (покупателей, поставщиков, кредиты и займы от прочих контрагентов и т.д.);

• Поступление от сотрудников (неизрасходованные подотчетные суммы);

• Поступление розничной выручки;

• Приход из банка (с расчетного счета);

• Любой произвольный приход денег.

Учет расходования наличных денежных средств оформляется с помощью документа «Расходный кассовый ордер». Виды операций:

• Оплата задолженности предприятия контрагентам (покупателям, поставщикам, расчеты по кредитам и займам и т.д.);

• Выдача денежных средств в подотчет сотрудникам предприятия;

• Выдача разменной монеты в кассы ЭККА розничных точек;

• Сдача торговой выручки в банк;

• Любое произвольное списание наличных денежных средств.

Правила работы с указанными документами аналогичны вышеописанным для безналичных денежных документов.

В кассовых ордерах помимо общих для всех платежных документов флагов «Отразить в оперативном учете» и «Оплачено» есть еще один флаг: «Отразить в управленческом учете». При выключении этого флага, флаги «Оплачено» и «Отразить в оперативном учете» автоматически выключаются и становятся недоступными. При проведении кассового ордера только по бухгалтерскому учету не формируется никаких движений в регистрах управленческого учета.

При включении флага «Управленческий учет» правила работы с кассовыми документами становятся аналогичными правилам работы с безналичными документами. Дата оплаты по документу не может отличаться от даты документа (в форме документа всего один реквизит «Дата»). При расчетах с контрагентами с помощью кассовых ордеров, как и при безналичных платежах, имеется возможность разбиения суммы платежа по нескольким договорам (сделкам).

В случае выплаты задолженности подотчетным лицам (операция «Выдача денежных средств подотчетнику») по предоставленным ранее авансовым отчетам имеется возможность указать только один авансовый отчет. Если реквизит оставить незаполненным, при проведении расходного кассового ордера выданные деньги будут истолкованы, как аванс подотчетному лицу.

При проведении документа «Приходный кассовый ордер» регистрируется такая же информация и по тем же принципам, как по документу «Платежное поручение входящее», документа «Расходный кассовый ордер» - как по документу «Платежное поручение исходящее».

Внутреннее перемещения наличных денежных средств

Отражение в учете операции сдачи денежных средств из кассы в банк выполняется одним из двух способов:

1. Одним документом. «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Взнос наличными в банк»;

2. Двумя документами.

Сначала «Объявление на взнос наличными». Дата документа - это дата выдачи денег из кассы, а дата оплаты - это дата зачисления денег на расчетный счет;

Потом «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Взнос наличными в банк» и ссылкой на объявку. Дата документа и дата оплаты - это даты списания денег из кассы для сдачи в банк на расчетный счет.

Для операций перемещения денег «банк - касса» не предусмотрено создание платежных поручений. Выбор способа отражения операции определяется такими аргументами:

• Корректная сверка «живой» банковской выписки с зарегистрированными в базе документами возможна только при использовании документа «Объявление на взнос наличными», так как этот документ подхватывается и отражается обработкой «Банковская выписка»;

• Разнесение отражения операции на два документа позволяет учесть разрыв во времени списания из кассы и оприходования на счет (деньги в пути).

Отражение в учете операции приходования наличных денежных средств в кассу из банка также выполняется одним из двух способов:

1. Одним документом. «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Получение наличных денежных средств в банке»;

2. Двумя документами:

Сначала «Денежный чек»;

Потом «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Получение наличных денежных средств в банке» и ссылкой на денежный чек. Выбор способа отражения операции также определяется двумя аргументами:

• Корректная сверка с «живой» банковской выпиской;

• Возможность отразить разницу в датах списания денег с расчетного счета и поступления в кассу.

Для отражения в управленческом учете внутреннего перемещения денежных средств из одной кассы в другую предназначен документ «Внутреннее перемещение наличных денежных средств». Перемещение возможно только между кассами, имеющими одну и ту же валюту хранения денежных средств.

Ввод остатков денежных средств при старте информационной системы

Для внесения информации об остатках денежных средств в местах их хранения рекомендуется использовать следующие документы:

• Для остатков безналичных денежных средств: «Платежное поручение входящее» с видом операции «Прочие поступления безналичных денежных средств». При этом в документе дата оплаты должна быть равна дате ввода остатков, а флаг оплаты включен. Аналогично вводятся остатки по валютным расчетным счетам;

• Для остатков наличных денежных средств: «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Прочий приход денежных средств». Правила его заполнения аналогичны вышеописанным для безналичных денежных средств.

Дата добавления: 2014-01-05