Сопроводительное письмо

Виды деловых писем

Письмо – просьба

Просьба может излагаться:

-от 1 л.ед.ч. (Прошу...)

-от 1 л.мн.ч. (Просим...)

-от 3 л.ед.ч. (Администрация просит…)

-от 3 л.мн.ч. (Дирекция и администрация просят…)

Образец

Наша организация совместно с зарубежными партнерами из Германии заинтересована в налаживании связей с предприятиями фармацевтической отрасли Вашего региона и предполагает участвовать в основных проводимых фармацевтических (медицинских) выставках.

Для согласования вопросов участия с нашими партнерами просим Вас выслать каталоги двух последних медицинских выставок и сообщить тематику будущих по адресу:

129227, Москва, ул. Стрельцова, д. 8, корп. 2.

Оплату каталогов и пересылки гарантируем.

Письмо-ответ (отказ) на просьбу. Логическая схема этого письма представляет собой:

-повторение просьбы, на которую составляется ответ

-обоснование причины отказа

-констатацию отказа

Например:

Сообщаем, что выделить дополнительные места для отдыха на комфортабельном теплоходе нет возможности из-за отсутствия свободных мест.

Сопроводительные письма составляются при отправке адресату документов или материальных ценностей. Они оправдывают себя в тех случаях, когда содержат дополнительные разъяснения к приложенным документами или документы включают несколько листов. В других случаях сопроводительные письма излишни, т.к. адрес, дату и индекс письма можно указать в самом документе. Обычно их оформляют на бланках формата А5.

Образец

На основании Вашего запроса высылаем Вам образцы товаров, предлагаемых нашей фирмой в этом году.

Надеемся, что Ваша фирма выберет именно наши материалы, и мы сможем наладить взаимовыгодное сотрудничество.

Договорные письма – разновидность сопроводительного письма. Они подтверждают факт отправки договора.

Пример:

Направляем подписанный с нашей стороны договор № … от … (дата). Данное письмо следует считать неотъемлемой частью настоящего договора.

Приложение: договор о … № … на 3 л. в 3 экз.

Письмо – сообщение (извещение)

Письма-извещения обычно являются ответом на запрос и начинаются словами «сообщаем», «извещаем», «доводим до Вашего сведения», «ставим Вас в известность».

Образец

Сообщаем Вам, что мы открыли офис по торговле нашей продукцией по адресу (адрес). У нас работает отдел квалифицированных специалистов, которые периодически проверяют всю купленную у нас продукцию.

Будем рады, если Вы воспользуетесь нашими услугами и благоприятными условиями продажи, которые мы предлагаем. Мы гарантируем качество наших товаров.

Дата добавления: 2014-01-05