Управління замовленнями в логістичних системах

Економіки та фінансів

Інтегрована логістика веде, перш за все, до суттєвих структурних змін в організації підприємств, фірм, компаній та ін., оскільки при застосуванні цієї ідеології функції логістики за рівнем їх важливості прирівнюються до функції виробництва, маркетингу, збуту, фінансів та управління.

Як відомо, логістичні функції включають в себе, зокрема, функції управління: - постачанням та закупівлями; - плануванням виробництва; - фізичним розподілом (сировини, напівфабрикатів, комплектуючих і товарів). Об‘єднання цих трьох видів діяльності приводить до утворення нових зв‘язків і взаємодії підрозділів управління; можливою при цьому є і реорганізація функціональної діяльності фірм, компаній і т.д. Внаслідок цього, адміністрація і підрозділ фінансів передають функцію контролю підрозділові логістики, основною функцією котрою стає управління матеріальним потоком на основі використання специфічної стратегії, аудиту та технологій.

У економічних, виробничо-комерційних, в тому числі логістичних системах взаємодія функції (і відповідно служби) логістики з основними управлінськими функціями (службами) підприємства здійснюється в таких сферах діяльності, як 1) планування і 2) виробництво; і у таких галузях, як: 1) виробництво і технологія; 2)маркетинг, 3)фінансування та адміністрування.

В плануванні логістика здійснює свій вплив на виробництво і технологію, складську мережу, організацію і технологію опрацювання вантажів, вибір обладнання, транспортну модель; в сфері маркетингу логістика визначає канали розподілу, цілі обслуговування споживачів; фінансування та адміністрування, по­в’язані з розробкою інформаційної системи, контролю над запасами і бюджетом.

Виробнича діяльність в цих областях пов’язана з логістикою при складанні виробничого календарного плану, прогнозуванні обсягів і структури продажу, об­роб­ці замовлень, диспетчеризації, контролі за діяльністю, управлінні запасами си­ровини, матеріалів, готової продукції, зовнішнім та внутрішнім транспортом і т.п.

Для якісного задоволення попиту споживачів в логістичних необхідною умовою є наявність відповідної інформації, яка доводиться до постачальників (виробничих, оптових підприємств) у формі замовлень (заявок) споживачів (покупців) товарів або продукції. Саме операції приймання та опрацювання замовлень споживачів у зв’язку з цим є початковим етапом логістичного процесу і дають імпульс про необхідність руху відповідного матеріального потоку.

Логістичний цикл замовлення в системі функціонального логістичного менеджменту виступає як багатоетапна взаємообумовлена процедура, яка включає етапи: - приймання і попереднє опрацювання інформації про замовлення; - конфігурування замовлення; - передача замовлення в службу управління замовленнями (наприклад- в інформаційно-обчислювальний центр підприємства); - визначення джерел виконання замовлення; - планування; - моніторинг і контроль виконання і доставки замовлення споживачеві. При цьому перші 4 етапи відносяться до блоку операцій з опрацювання замовлень, а решта – до блоку операцій з виконання замовлень.

Основними принципами інтегрованого управління замовленнями є:

Ø спрямованість на забезпечення вимог (замовлень) остаточних споживачів;

Ø регулювання вхідного потоку вимог на виробництво продукції (товарів) шляхом реагування на пред’явлений попит;

Ø забезпечення конкурентоспроможності ЛС завдяки координації та прискоренню часу виконання поставок продукції (товарів).

Основними цілями управління замовленнями в системах інтегрованої логістики є:

Ø визначення часу виконання замовлення відповідно до вимог споживачів;

Ø висока якість управління замовленнями, що проявляється в мінімальних втратах під час доставки замовлень і максимальних очікуваннях щодо якості продукції (товарів) та логістичного обслуговування;

Ø зменшення загального розміру запасів в інтегрованій логістичній системі (мережі);

Ø зростання ефективності інвестицій в матеріально-технічну базу учасників ЛС (підвищення віддачі на капітал, вкладений в складське господарство, транспортні засоби, парк вантажопереробного обладнання, інфраструктуру);

Ø підвищення спроможності задовольняти замовлення безпосередньо з виробничих підрозділів і зменшення запасів продукції (товарів) в інших ланках логістичного ланцюга (мережі);

Ø зменшення загальних логістичних витрат.

З врахуванням характеру та специфіки загального процесу управління замовленнями на практиці виділяють і відокремлено виконують операції, що пов’язані з замовленнями остаточних споживачів, та операції, що пов’язані з замовленнями в логістичному ланцюгу (логістичній мережі).

Визначальною умовою ефективного управління замовленнями є пошук та вибір найбільш вигідних способів задоволення потреб різноманітних споживачів з їх специфічними очікуваннями та вимогами щодо якості продукції (товарів) та логістичного сервісу.

Вимоги до окремих етапів процедури управління замов­леннями, завдяки дотриманню яких досягається зазначена мета, наведені в табл. 2 При цьому важливо пам’ятати, що скорочення тривалості циклу замовлення можливе лише за умови роботи споживачів з меншими запасами продукції (товарів) та покращення постачальником логістичного сервісу.

Розглядаючи питання організації роботи служби логістики щодо блоку з опрацювання замовлень, необхідно зауважити, що більшість підприємств намагається отримувати інформацію про замовлення шляхом застосування найбільш простих та надійних схем приймання і опрацювання замовлень; при цьому служба логістики повинна бути спроможною до приймання та опрацювання замовлень всіх типів і ваимог від всіх джерел та засобів комунікації.

Основними джерелами замовлень в ЛС, як правило, є конкретні споживачі та пункти продажу продукції (товарів); засобами комунікації можуть бути пошта, телефон, телеграф, кур’єрський зв’язок, факсимільний зв’язок, ПК та комп’ютерні мережі, телекомунікаційні мережі, супутниковий зв’язок тощо.

Традиційно замовлення можуть надходити в ЛС на виробниче підприємство (де виробляється готова продукція, товари), або ж в певний дистрибутивний центр (напр. – підприємство оптової торгівлі) від підприємств роздрібної торгівлі, торгових агентів, групових або окремих споживачів. Ця інформація попередньо опрацьовується (напр.- групується за видами замовників) і передається через комунікаційні мережі в службу логістики.

Замовлення можуть бути документованими або бездокументними (голо­со­ви­ми). В останньому випадку необхідною умовою є заповнення стандар­тних пер­вин­них документів про інформацію щодо кожного такого замовлення, а також перене­сен­ня всієї попередньо опрацьованої інформації на магнітні носії з метою форму­ван­ня відповідних баз даних. Найбільш зручним з точки зору достовірності інфор­мації та швидкості опрацювання замовлень, є подання замовлень від споживачів з використанням мереж електронного обміну даними (застандартами ЕДІ або ЕДІFACT), а також – застосування систем оптичного сканування та наступної комп’ютерної обробки інформації штрихового кодування товарів.

Основною вимогою до управління замовленнями під час приймання, передавання та попереднього опрацювання інформації про замовлення є максимально можлива уніфікація інформаційних ресурсів з метою подальшого планування та виконання замовлень.

Таблиця 2.

Вимоги до окремих етапів процедури управління замов­леннями

№ з/п	Етап	Зміст вимоги
1.	Приймання і попереднє опрацювання замовлень	Служба управління замовленнями повинна отримувати всі замовлення споживачів із різних потоків та від різних учасників логістичних ланцюгів (мереж), в т.ч. – замовлення від підприємств роздрібної торгівлі, замовлення, отримані через телекомунікаційні мережі і системи, замовлення на основі телемаркетингу (телепродажі) та з інших джерел, які використовуються підприємством-організатором ЛС
2.	Конфігурування замовлення	Кожне замовлення повинне бути проаналізоване з метою визначення т.зв. продуктових та сервісних атрибутів (тобто окремих характеристик продукції, товару, а також вимог щодо їх постачання), котрі повинні враховуватися під час безпосереднього виконання замовлення. Служба управління замовленнями повинна чітко визначати (ідентифікувати) ці вимоги навіть у тих випадках, коли вони недостатньо чітко сформульовані в документах
3.	Передавання замовлень	Для передачі замовлень від однієї ланки ЛС (або учасника логістичного ланцюга) до іншої (іншого) повинні використовуватися всі можливі засоби зв’язку та передавання інформації, в т.ч. ті, що дозволяють пересилати узагальнені (агреговані) дані через сучасні надійні і швидкодіючі телекомунікаційні канали
4.	Визначення джерел виконання замовлень	Служба управління замовленнями, використовуючи агреговані дані про замовлення, повинна визначати конкретні джерела їх задоволення з врахуванням всіх необхідних продуктових та сервісних атрибутів. – Джерелами виконання замовлень можуть бути визначені як підприємства (підрозділи) збутової мережі, так і виробничі підрозділи
5.	Планування	Для кожного з визначених джерел виконання замовлень повинні бути розроблені плани виконання замовлень в розрізі укрупнених і детальних (специфікованих) груп товарів з розрахунком тривалості циклів виконання замовлення та часу доставки замовлень в кожен об’єкт торговельної мережі
6.	Моніторинг виконання і доставки замовлення	Реалізація планів виконання замовлень повинна забезпечуватися шляхом неперервного контролю термінів, обсягів і якості постачання з допомогою ефективної системи моніторингу процедур виконання замовлень та доставки замовлених обсягів продукції (товарів) споживачам

Залежно від рівня інтеграції учасників логістичних ланцюгів і специфічних вимог споживачів конкретного сегменту ринку, обсяги, рівень та місця опра­цю­ван­ня інформації про замовлення можуть суттєво відрізнятися.

Для зручності подальших робіт із виконання замовлень кожне замовлення ана­лізується щодо реквізитів, тобто комплексу продуктових і сервісних атрибутів, які найбільш доцільно відображати на стандартному бланку замовлення. – Таким чи­ном формується т.зв. конфігурований список параметрів замовлення. Разом з тим, у стандартному бланку замовлення немає можливості відображати непе­ред­ба­чену інформацію про можливі додаткові компоненти виробів (продукції, това­рів), потреба в яких може з’явитися у випадку замовлення того чи іншого виробу.- Тому служба логістики повинна проводити відповідний аналіз замовлень і вчасно доповнювати та розширювати поданий список. Процедуру такого обліку прийнято називати конфігуруванням замовлення.

Процедура опрацювання замовлень включає також такі дії, як:

Ø контроль точності і достовірності інформації (напр.- даних про номенклатурний номер, кількість, ціну тощо);

Ø контроль наявності потрібної позиції продукції (товарів);

Ø підготовка документів про терміни виконання замовлення або про можливу відсутність (дефіцит) товару;

Ø реєстрація і контроль кредитоспроможності покупця;перезапис інформації про замовлення, якщо це необхідно;

Ø виписування рахунку-фактури та інших необхідних товарно-супровідних документів.

Комплекс цих операцій, які виконуються як єдина обов’язкова процедура пе­ред виконанням операцій планування та виконання замовлення, в зарубіжній пра­к­тиці прийнято називати “ order entry ”(вхід замовлення). – Фактично завдяки їх ви­ко­­нанню забезпечується інформаційна й фінансова база для подальшого виконання поставки товарів.

На основі отриманої агрегованої інформації про замовлення служба логістики ви­значає ті джерела їх виконання, які можуть виконати заявку з найменшими логіс­тичними витратами на операції фізичного розподілу за певний час і з необхідною якістю.

Для визначення джерел виконання замовлення, як правило, застосовуються два основні підходи:

1/ у випадку обслуговування основної маси споживачів, які розташовані поблизу підприємства-виробника чи його дистрибутивних центрів і які висувають вимоги щодо мінімального часу доставки та невеликих партій виробів, в якості джерела виконання замовлення обирається та ланка ЛС, яка територіально знаходиться якомога ближче до локального ринку попиту;

2/ якщо вимоги споживачів не обмежують терміну та об’ємів партій поставки, замовлення можуть адресуватися віддаленим дистрибутивним центрам або підприємству-виробнику для організації транзитних поставок (це дозволяє суттєво скоротити витрати на управління запасами).

Особливу увагу треба звертати на аналіз наявності й поповнення запасів у всіх ланках логістичного ланцюга і на аналіз витрат, пов’язаних з управлінням за­мо­вленнями, в т.ч. – транспортних витрат, витрат на консолідацію партій, уп­ра­в­ління запасами, витрат на інформаційне обслуговування та адміністрування ЛС.

Після визначення джерел виконання замовлень необхідно розробити план реалізації кожного замовлення із відповідного джерела та доставки його спо­жи­ва­чам. - Якщо джерел виконання замовлень у ЛС небагато (напр. – при високо­цен­тралізованій дистрибуції з крупних територіальних розподільчих центрів), то ос­новне завдання планування полягає у виборі виду транспорту, виборі відповідного перевізника, встановленні обсягів вантажних перевезень і розробці графіків відправки замовлень споживачам.

У випадку формування розгалужених дистрибутивних мереж (напр.- при тор­гівлі товарами споживчого призначення) планування пов’язане з розробкою пла­ну виконання замовлень, який включає повну схему (графік) виробництва-доста­в­ки замовлення у вигляді відповідного відвантаження партій виробів з кожного джерела (рис.9).

Завершальним етапом роботи з управління замовленнями є моніторинг і контроль за планом виконання замовлень, які повинні забезпечувати неперервне порівняння параметрів планових і фактичних логістичних операцій з формування і доставки замовлень споживачам (функція стеження).

Операції та роботи Дні
Збирання виробу
Транспортування виробу
Забезпечення тарою та упаковкою
Підтримка транспортування
Консолідація відправки на терміналі
Доставка споживачеві та встановлення
Забезпечення технічною підтримкою
Приймання виробу споживачем

Рис.9 План-графік виконання замовлення

Моніторинг повинен охоплювати весь процес управління замовленням, але особливо важливою є його роль під час організації виконання та доставки товарів споживачеві. Моніторинг повинен забезпечувати службу логістики повною та об’єктивною інформацією про рух кожного замовлення в логістичних каналах з метою підвищення гнучкості та адаптивності ЛС, забезпечення можливості переключення замовлення з одного джерела на інше, заміни перевізника та ін. Остаточна стадія управління замовленнями полягає у складанні звіту та оцінки рівня задоволеності споживача доставленою продукцією (товаром) та якістю обслуговування.

Питання для самоперевірки:

1. Назвіть основні напрями сучасного розвитку логістичних систем в економічно розвинутих країнах.

2. Що ви розумієте глобальними ЛС? Які проблеми виникають при їх створенні?

3. Що ви розумієте під інтегрованою логістичною системою? Назвіть основні принципи їх створення та організації

4. Що ви розумієте під інтегральною ЛС (системою бізнес-логістики)?

5. Які основні категорії (напрями удосконалення) систем бізнес-логістики можна виділити під час формування (структурної оптимізації) інтегральних ЛС? Поясніть основну ідею «правила круга» в цій процедурі

6. Назвіть та охарактеризуйте роль і місце служби логістики в організаційній структурі підприємства та можливі варіанти її побудови. Поясніть зв’язок систем організації логістики з основними функціональними підрозділами та службами підприємств.

7. Охарактеризуйте основні функції служби логістики на підприємстві

8. Розкрийте суть логістичного циклу управління замовленнями, назвіть основні цілі та принципи управління замовленнями в логістиці

9. Охарактеризуйте алгоритм та процедуру управління замовленнями, вимоги до її окремих етапів та порядок їх виконання

Дата добавления: 2014-01-05