Особенности обнаружения подложных записей в условиях автоматизированного учета

Современные бухгалтерские программы обеспечивают поддержку полного комплекса задач оперативно-технического и бухгалтерского учетов, автоматизируют составление бухгалтерских проводок и обработку налоговых отчислений; параллельно поддерживают несколько планов счетов; осуществляют финансовой и экономический анализ; обеспечивают работу с векселями, акциями и кредитами.

К основным достоинствам автоматизированного учета на компьютерах относятся: точность данных и оперативность их внесения; возможность совмещения всех видов хозяйственного учета; ведение синтетического и аналитического учетов; снижение количества бумажных носителей информации. Наряду с этим, применение технических средств обработки учетной информации приводит к изменению отдельных элементов организации бухгалтерского учета: для проверки хозяйственной операции наряду с бумажными носителями информации используются документы на машиночитаемом носителе; нормативно-справочные показатели бухгалтерских документов могут быть проверены по данным, хранящимся в памяти компьютера; вместо ручного учета применяется более прогрессивная форма учета, ориентированная на современные методы формирования информации и обеспечения ее достоверности.

Применение персональных компьютеров в бухгалтерском учете ускоряет обработку учетных документов, но при этом принципиально меняет документирование хозяйственных операций. При такой системе документация ведется на технических носителях информации, а учетные регистры делятся на две группы: внутримашинные (находящиеся в базе данных компьютера) и внемашинные (оформленные на бумажном носителе информации). В виде бумажных носителей (машинограмм) целесообразно формировать первичные документы, учетные регистры, формы внутренней и внешней отчетности. Внутримашинные видеограммы чаще применяются при формировании контрольных показателей, уточнении справочных показателей для подтверждения достоверности различных данных и т.п.

В условиях обработки учетной информации на ЭВМ сотруднику правоохранительных органов следует учитывать, что автоматизация учета двойственно влияет на сохранность материальных ценностей и возможность совершения различных правонарушений. С одной стороны усиливается автоматизированный контроль, с другой возможно преднамеренное использование отдельными лицами уязвимых мест контроля в технической цепи операций.

Вместе с тем, многие программы либо предусматривают, либо допускают выполнение первого этапа бухгалтерской обработки ручным способом. Исходя из содержания документа, бухгалтер непосредственно вводит в компьютер информацию о хозяйственной операции. Последующие этапы учетного процесса полностью автоматизированы, поэтому на автоматизированном рабочем месте бухгалтера противоправные действия смещаются на первый этап учетного процесса.

В условиях автоматизированного учета наиболее сложно выявление преступлений, в которых участвуют не только материально-ответственные лица, но и операторы и программисты. Например, оператор гр. Т, работая в ООО «Т-продукт», произвела изменение файла в компьютерной программе «1С Торговля» в период с 1.08. по 1.06. Внесенные изменения касались: финансовой документации по кассовым отчетам при неоприходовании выручки по отдельным товарным чекам; реализации товара по расходным накладным без приходования полученной выручки, а также фактов, когда осуществлялось фиксирование расходных накладных за одним и тем же номером и от одного и того же числа. В условиях механизированного учета обвиняемая совершила хищение товарно-материальных ценностей на крупную сумму. Изменения, вносимые в программу «1С-Торговля», путем использования файла 1cv7log.txt, были зафиксированы компьютерно-технической экспертизой.

Иногда в программное обеспечение вводятся различные изменения, делаются «вставки», в результате чего программа может постоянно завышать (занижать) производственные затраты, естественную убыль, начисления и перечисления, скрывать различные злоупотребления на счетах бухгалтерского учета и др. При этом возможны случаи, когда программист изготовляет программы, в которых скрыты тайные вставки набора команд, разрушающиеся через какой-то промежуток времени или при определенных условиях с целью сокрытия следов нарушения в программе или массиве информации. Иногда в программах ввода используются программные команды, которые позволяют осуществлять новые функции, но одновременно сохранять и прежнюю работоспособность системы. Например, с помощью такого способа подозреваемым лицом могут отчисляться на свой счет определенные суммы денежных средств с каждой операции, выполненной на компьютере.

Ответственность за достоверность информации возлагается на пользователя (главного бухгалтера, бухгалтера, заведующего складом и т.п.). При этом фиксируются число и номер оформленного документа или записи, шифр исполнителя, обеспечивается сохранность данных от стирания, исправления и дозаписи. При этом особое значение имеет защита от несанкционированного доступа, предназначенная для предохранения учетной информации и программ от случайных и умышленных действий со стороны пользователей.

Каждая организация, предприятие, учреждение независимо от формы собственности может самостоятельно выбирать формы ведения бухгалтерского учета, обеспечивающие соблюдение общих методологических принципов. Переход организации к механизированной форме учета приводит к существенным изменениям содержания бухгалтерской работы, к увеличению доли аналитической и контрольной работы. В свою очередь механизированный учет вносит определенные коррективы в работу сотрудников правоохранительных органов. В связи с чем имеются определенные особенности работы с учетными документами:

в состав ревизоров, проводящих комплексную ревизию, как правило, включаются специалисты по механизированной обработке учетных данных;

при осуществлении проверок целесообразно иметь пакет тестовых программ для проверки работы средств контроля информации на ЭВМ;

в процессе ревизионных проверок целесообразно использование специальных поисковых и эталонных программ;

в работе с документами механизированного учета используются такие приемы, как формальная проверка, взаимное сопоставление реквизитов, метод взаимного контроля, где кодовые обозначения сопоставляются с бухгалтерскими документами, документами отдела кадров и данными оперативно-технического учета.

Несмотря на отдельные недостатки, не следует принижать огромного значения возможности механизированной системы учета на предприятиях, где имеется всесторонний программный контроль различных взаимосвязанных показателей бухгалтерского учета. При наличии такого контроля снижается вероятность различных нарушений, а совершаемые хищения могут своевременно выявляться.

Выводы

Хозяйственная деятельность находит отражение в системе бухгалтерского учета в различной степени детализации. В связи с этим по способу группировки и обобщения учетных данных различают: синтетический (от гр. synthetikos сводный, обобщенный) и аналитический учет (от гр. analytikos разложение).

Защитные функции бухгалтерских счетов, используемые в юридической практике, реализуются в основном в системе аналитического учета. Доброкачественные данные аналитического учета в практике правоохранительных органов используются при решении следующих задач:

установления признаков вымышленной (или не полностью отраженной) в первичной учетной документации хозяйственной операции;

определения суммы, структуры и периода образования недостач (излишков) после проведения инвентаризации;

выявления признаков подлога в сохранившихся первичных документах и в материалах инвентаризаций;

сужения круга поиска при выявлении конкретных сомнительных операций и первичных документов, требующих более углубленной проверки.

К основным достоинствам автоматизированного учета на компьютерах относятся: точность данных и оперативность их внесения; возможность совмещения всех видов хозяйственного учета; ведение синтетического и аналитического учетов; снижение количества бумажных носителей информации. Наряду с этим, применение технических средств обработки учетной информации приводит к изменению отдельных элементов организации бухгалтерского учета:

для проверки хозяйственной операции наряду с бумажными носителями информации используются документы на машиночитаемом носителе;

нормативно-справочные показатели бухгалтерских документов могут быть проверены по данным, хранящимся в памяти компьютера;

вместо ручного учета применяется более прогрессивная форма учета, ориентированная на современные методы формирования информации и обеспечения ее достоверности.

В условиях обработки учетной информации на ЭВМ сотруднику правоохранительных органов следует учитывать, что автоматизация учета двойственно влияет на сохранность материальных ценностей и возможность совершения различных правонарушений. С одной стороны усиливается автоматизированный контроль, с другой возможно преднамеренное использование отдельными лицами уязвимых мест контроля в технической цепи операций.

Переход организации к автоматизированной форме учета приводит к существенным изменениям содержания бухгалтерской работы, к увеличению доли аналитической и контрольной работы. В свою очередь механизированный учет вносит определенные коррективы в работу сотрудников правоохранительных органов. В связи с чем имеются определенные особенности работы с учетными документами:

в состав ревизоров, проводящих комплексную ревизию, как правило, включаются специалисты по механизированной обработке учетных данных;

при осуществлении проверок целесообразно иметь пакет тестовых программ для проверки работы средств контроля информации на ЭВМ;

в процессе ревизионных проверок целесообразно использование специальных поисковых и эталонных программ;

в работе с документами механизированного учета используются такие приемы, как формальная проверка, взаимное сопоставление реквизитов, метод взаимного контроля, где кодовые обозначения сопоставляются с бухгалтерскими документами, документами отдела кадров и данными оперативно-технического учета.

Несмотря на отдельные недостатки, не следует принижать огромного значения возможности механизированной системы учета на предприятиях, где имеется всесторонний программный контроль различных взаимосвязанных показателей бухгалтерского учета. При наличии такого контроля снижается вероятность различных нарушений, а совершаемые хищения могут своевременно выявляться.

Вопросы для самоконтроля:

1. Понятие синтетического и аналитического учета.

2. Синтетические и аналитические счета.

3. Систематический и хронологический учет.

4. Оборотная ведомость по синтетическим счетам, шахматная оборотная ведомость: строение, значение.

5. Недостатки в аналитическом учете.

6. Виды подложных записей в аналитическом учете.

7. Особенности работы с учетными документами в системах компьютерной обработки учетной информации.

Ссылки на номера источников из списка рекомендуемых источников

3, 4, 6.

Дата добавления: 2014-01-05