Автоматизированная (машинная, компьютерная) форма учета

Учетные регистры, техника учетной регистрации, способы исправления ошибочных записей. Формы бухгалтерского учета

Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, должна быть отражена в бухгалтерском учете. Для этого сведения, в отдельных документах, накапливаются, группируются и регистрируются по определенной системе. Такая запись производится с помощью учетных регистров. Учетные регистры представляют собой разграфленные листы бумаги, используемые для бухгалтерских записей.

За правильностью отражения данных в регистрах бухгалтерского учета несут ответственность лица, составившие и подписавшие данный регистр. Ответственность за правильность составления главной книги (оборотной ведомости по синтетическим счетам), а также за сохранность регистров бухгалтерского учета и защиту зарегистрированных в них данных несет главный бухгалтер или другое лицо, специально назначенное руководителем организации.

Порядок сочетания учетных регистров, их внешний вид, последовательность записей в них, использование счетной техники, построение документов и схема документооборота характеризуют форму счетоводства или форму бухгалтерского учета.

Внешний вид и порядок заполнения учетных регистров в бухгалтерском счетоводстве различны, что зависит от одной из четырех избранных форм бухгалтерского учета:

1. Мемориально-ордерная форма состоит в том, что на каждую операцию или ряд однородных операций по первичным документам составляется мемориальный ордер, по которому разносятся операции по счетам и учетным регистрам, соблюдая правило двойной записи. Основная черта данной формы в том, что в ней наблюдается четкое разграничение между регистрами синтетического и аналитического учетов.

2. Журнальная (главная). При этой форме операции фиксируются непосредственно с первичных документов в журнал Главную книгу. Такая форма применяется в случаях, когда счетов немного.

3. Журнально-ордерная форма осуществляется путем собирания записей в накопительных ведомостях шахматного графления, называемых журналами-ордерами (журнал-ордер 1, 2, …). Итоги журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу. Данная форма возникла на основе совершенствования мемориально-ордерной формы.

Преимуществом данной формы является сокращение объема работы бухгалтерии за счет соединения регистров синтетического и аналитического учетов, а недостатком — ослабление аналитического учета или его информативности.

Одной из наиболее распространенных является журнально-ордерная форма ведения бухгалтерского учета.

В зависимости от формы учета в бухгалтерской практике применяются различные регистры, которые подразделяются по ряду признаков: по внешнему виду объему содержания и степени обобщения производимых записей.

По внешнему виду учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки, свободные листы (ведомости), табуляграммы.

Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные листы бумаги с соответствующим графлением. Все страницы книги нумеруются, указывается их общее количество, что подтверждается подписью бухгалтера. Их ведение имеет существенные недостатки и, прежде всего сложность разделения труда учетных работников, так как запись в книге одновременно может производить только один работник. При большом объеме бухгалтерские книги громоздки в обращении, затрачивается много времени на перелистывание страниц в процессе учетных записей. Их использование полностью исключает возможность применения вычислительной техники для механизации учетных работ, так как при помощи вычислительных машин можно сделать записи только в несброшюрованных листах. Бухгалтерские книги применяются в настоящее время для синтетического учета (Главная книга) и учета кассовых операций (кассовые книги).

Карточки — отдельные листы картонной бумаги в виде разграфленных таблиц. Они бывают определенных стандартных размеров, что позволяет хранить их вместе в картотеке. Отдельные картотеки могут закрепляться за определенными работниками, которые делают записи в карточки.

Целесообразно применять карточки на тех участках учетной работы, где ведется значительное количество аналитических счетов, например, в учете материалов, готовой продукции, товаров. Их применение позволяет осуществлять разделение труда счетных работников, повышать производительность, широко использовать вычислительную технику для учетных записей.

Свободные листы представляют собой разновидность карточек. Но они делаются из менее плотной бумаги и хранятся не в картотеке, а в специальных папках (регистраторах), откуда они могут изыматься для записей, подсчета. Они обычно больше карточек и используются для ведения журналов, ведомостей, особенно в условиях механизации учета.

Табуляграмма — учетный регистр в виде широкой полосы бумаги, печатаемый на табуляторе. В табуляграмме печатаются показатели в определенной группировке на основе данных, содержащихся в машинных носителях информации: перфокартах, перфолентах. Они при распечатке иногда могут именоваться машинограммами.

По объему содержания, т.е. по степени обобщения производимых записей, учетные регистры делятся на синтетические, аналитические и комбинированные. В синтетических учетных регистрах запись производится в обобщенном виде, как правило, кратко, без пояснительного текста, с указанием даты и номера бухгалтерской записи. Примером синтетических регистров являются Главная книга, в которой отражаются итоговые данные по всем синтетическим счетам, ведущимся на предприятии, журналы-ордера, табуляграммы.

В аналитических учетных регистрах записи делаются по отдельным аналитическим счетам, детализирующим содержание записей того или иного синтетического счета. С помощью записей в этих учетных регистрах осуществляется контроль за наличием и движением каждого вида материальных ценностей, состоянием расчетов с каждым поставщиком, покупателем, другими дебиторами и кредиторами. Записи в аналитические регистры делаются более подробно, чем в синтетические, приводится пояснительный текст записей, кроме стоимостных, указываются в необходимых случаях натуральные и трудовой измерители. Примером регистров аналитического учета являются карточки учета основных средств, материалов, товаров.

Комбинированные регистры, т.е. объединяющие в себе синтетический и аналитический учеты позволяют сокращать объем учетных работ, вести учет отдельных объектов в аналитическом разрезе и одновременно получать обобщенные показатели синтетического учета. Например, журнал-ордер «Расчеты с подотчетными лицами», в котором содержатся обобщенные данные и детальные сведения о расчетах с каждым подотчетным лицом на основании первичных документов. При таком совмещении записей отпадает необходимость в ведении отдельных карточек аналитического учета.

Вместе с тем, довольно распространены типовые формы регистров аналитического учета — карточки. Так, для ведения аналитического учета товарно-материальных ценностей используются карточки количественной или количественно-суммовой формы. В данных карточках указываются наименования ценностей, сорт, единица измерения, цена, приход, расход, остатки ценностей и другие признаки. Отдельная колонка предназначена для подписи работников бухгалтерии о правильности сделанных записей.

Кроме того, получили распространение регистры шахматной формы, где сумма хозяйственной операции записывается один раз, но одновременно отражается по дебету одного и кредиту другого счета. Тем самым производится однократная запись. Учетные регистры шахматной формы широко используются при журнально-ордерной форме учета.

Совершенствование учетной регистрации выражается в ее сокращении и упрощении. Это достигается разными способами. Наиболее распространенным из них является совмещение синтетических и аналитических записей в одном учетном регистре, а также хронологических и систематических записей, т.е. применение комбинированных учетных регистров. Сокращение числа записей в синтетическом учете обеспечивается предварительной группировкой однородных хозяйственных операций (с одинаковой корреспонденцией счетов) в отдельных ведомостях. При этом в синтетическом учетном регистре отражаются лишь общие итоги операций с одинаковой корреспонденцией. Сокращает количество записей и применение шахматного принципа записи.

Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов РФ, органами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, или федеральными органами исполнительной власти, организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Кроме того, содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Лица, допустившие ее разглашение, несут ответственность установленную законодательством Российской Федерации.

при оформлении бухгалтерских документов, составлении проводок, а также при записи операций в учетные регистры могут быть допущены случайные ошибки.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправления.

Для исправления ошибочных записей в первичных документах и учетных регистрах применяются три способа: корректурный, дополнительная проводка и красное сторно.

Корректурный способ. Если ошибка допущена в первичном документе или учетном регистре (по карточкам аналитического учета), то исправление может быть оформлено корректурным способом, который заключается в следующем.

Допущенную ошибку следует зачеркнуть одной чертой (так чтобы можно было прочитать неправильную запись) и написать сверху правильный текст или сумму. Затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа или внизу и заверяют подписью лица, внесшего исправление, по согласованию с участниками хозяйственной операции и с указанием даты внесения исправлений.

Текст оговорки таков:

Написанное в исправление

Ошибки ______________________________ верить

^{Новый текст или сумма}

Дата_________ Подпись___________________

Способ дополнительной проводки применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке или учетных регистрах указана преуменьшенная сумма операции. Для исправления такой ошибки составляют дополнительную бухгалтерскую проводку на разность между правильной и преуменьшенной суммами операции.

Например, если подотчетному лицу выдано из кассы 2000 руб., а ошибочно записано 1000 руб., то на разность между этими суммами 1000 руб. нужно составить дополнительную проводку.

Если в учетных записях указана неправильная корреспонденция счетов, то ее необходимо исправить способом «красное сторно», который заключается в том, что неправильная старая запись аннулируется путем ее повторения красным цветом и совершается новая правильная запись, но уже обычными чернилами. В бухгалтерском учете принято считать, что суммы, записанные красными чернилами, являются отрицательными (сторнировочными). Поэтому при подсчете оборотов такие суммы вычитаются из общих итогов.

В практике встречаются три вида ошибок, которые должны быть исправлены путем сторнирования.

1. Бухгалтерская проводка и записи по счетам сделаны необоснованно, так как хозяйственная операция не имела места. Такая ошибка может быть исправлена одной «красной» проводкой и записью в учетные регистры, которые «погасят» неправильные записи.

2. Бухгалтерская проводка и записи по счетам сделаны на основе первичного документа и соответствуют сумме операций, но эта сумма отнесена на счет текущего учета не в соответствии с содержанием операции.

Например, из кассы организации выдано подотчетному лицу 1000 руб. Ошибочно была составлена проводка:

Д-т счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» К-т счета 50 «Касса» — 1000

Для исправления допущенной ошибки составляются две проводки, из которых в первой повторяется красным цветом неправильная корреспонденция (цифры, подлежащие записи красным цветом, условно взяты в рамки).

Д-т счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» К-т 50 «Касса» (1000).

Во второй проводке дается правильная корреспонденция.

Д-т 71 «Подотчетные лица» К-т 50 «Касса» — 1000.

Из примера видно, что суммы, записанные красным, вычитаются из полученной суммы итогов как отрицательные, и тем самым аннулируются ошибочно сделанные записи.

3. Когда проводка составлена правильно, но сумма операции завышена. В этих случаях делается запись красными чернилами на сумму завышения.

Способы красного сторно и дополнительной проводки применяются не только для исправления случайных ошибок, но и для внесения уточнений в учетные данные после выявления отклонений фактической себестоимости продукции от плановой и в некоторых других случаях.

В следственной практике приходится сталкиваться иногда с необоснованными исправительными записями, составленными с целью сокрытия злоупотреблений. Так, в одних случаях преступники под видом дополнительных составляют бездокументные проводки, в других суммы, которые первоначально были правильно отражены в учете, позднее сторнируют и списывают на другие счета с целью скрыть недостачи и хищения материальных ценностей. Иногда путем необоснованного по­вторного сторнирования одних и тех же сумм бухгалтеры стремятся запутать учет и отвлечь внимание ревизора от других записей, скрывающих злоупотребление.

Примером бездокументных записей, маскируемых под видом исправления ошибок, может служить так называемое «одностороннее сторно». Какая-либо сумма передвигается с одного синтетического счета на другой или переносится с одной карточки аналитического учета на другую несистемным путем без предварительного составления проводок. Для этой цели по одной и той же стороне двух счетов текущего учета (например, два раза по дебету) делают две записи на одну и ту же сумму, но разным цветом: один раз красными и один раз обычными чернилами. Ни одно из контрольных равенств учетной регистрации при этом не нарушается, но в учетные сведения вносятся необходимые преступнику изменения. Выявить одностороннее сторно не трудно, поскольку преступники, делая бессистемные записи, вынуждены ссылаться на вымышленные номера проводок. Такие записи, обнаруженные в ходе документальных ревизий, должны привлечь внимание следователя, поскольку исправление случайных ошибок методом одностороннего сторно в бухгалтерском учете не допускается.

Дата добавления: 2014-01-05