Понятие документооборота и требования, предъявляемые к первичным документам

Документооборот – это движение документов в организации по информационным технологическим цепочкам (создание или получение их от других предприятий, принятие к учету, обработка, включая передачу в архив), регламентируемое графиком и дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятие решения.

График документооборота разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия, оформленный в виде перечня работ или схемы по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Главный бухгалтер обеспечивает сохранность первичных учетных документов (накладных, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т.д.), форм бухгалтерской отчетности, оформление и передачу их в архив.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России от 06.10.2000 г., установлены следующие сроки хранения бухгалтерских документов:

- бухгалтерских и налоговых отчетов: годовых – постоянно; квартальных – 5 лет; месячных – 1 год;

- первичных документов и учетных регистров – 5 лет.

Изъятие документов из архива может иметь место только на основании постановлений органов дознания, налоговой инспекции, полиции. Документы, срок хранения которых истек, подлежат уничтожению.

Документ в переводе с лат. означает «свидетельство, доказательство», поэтому любая хозяйственная операция оформляется документом, который подтверждает факт ее свершения и делает бухгалтерскую запись юридически законной.

В составе документов бухгалтерского учета различают (рис. 32):

Рис. 32 Состав документов бухгалтерского учета

Все хозяйственные операции оформляются документами, на их основании ведется бухгалтерский учет. Без документа нет бухгалтерской записи.

Под первичным документом понимается письменное доказательство, что хозяйственная операция совершена или разрешение на ее проведение поручено.

Согласно Закону «О бухгалтерском учете» первичные документы должны содержать обязательные и дополнительные реквизиты (рис. 33). Если в документе отсутствует какой-либо из обязательных реквизитов, то руководство предприятия может быть привлечено к административной ответственности, а информация, содержащаяся в этих документах, признается недостоверной.

Рис. 33 Классификация реквизитов первичных документов

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам (рис. 34).

Бухгалтерские документы	Классификационный признак	Вид документов
1. По назначению	Распорядительные Исполнительные Бухгалтерского оформления Комбинированные
2. По объему содержания сведений	Первичные Сводные
3. По месту составления	Внутренние Внешние
5. По способу заполнения (обработку)	Составляемые вручную Составляемые на ЭВМ
6. По количеству учетных позиций	Однопозиционные Многопозиционные
7. По содержанию хозяйственных операций	Материальные Денежные Расчетные
8. По оформлению операций	Унифицированные Прочие

Рис. 34. Классификация бухгалтерских документов

Так, по составу документа принято разделять документы на входящие, исходящие и внутренние. Первая группа представляет собой документы, поступившие в организацию. Исходящие документы – это документы, представляемые организацией внешним респондентам. Внутренние документы – это официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации.

По назначению документы подразделяются на распоря­дительные, исполнительные, комбинированные и докумен­ты бухгалтерского оформления.

Распорядительные документы — это документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выпол­нении тех или иных хозяйственных операций. К таким до­кументам относятся распоряжения руководителя предпри­ятия и уполномоченных им лиц на совершение хозяйствен­ных операций.

Исполнительные документы удостоверяют факт соверше­ния хозяйственных операций. К ним относятся приходные ордера (акты приемки) материалов; акты приемки-выбытия основных средств; документы о приемке от рабочих выра­ботанной продукции и т.п. Исполнительные документы подписывают лица, ответственные за выполнение хозяй­ственных операций и за правильность их оформления в до­кументах, например, начальники цехов, заведующие скла­дами (кладовщики), мастера и т.п.

Комбинированные документы — это документы, которые одновременно являются и распорядительными, и исполни­тельными. К ним относятся приходные и расходные кассо­вые ордера; расчетно-платежные ведомости на выдачу за­работной платы работникам предприятия; авансовые отче­ты подотчетных (командированных) лиц и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются в слу­чае, если для записей хозяйственных операций нет других документов или обобщаются и обрабатываются исполни­тельные и распорядительные документы. К ним относятся справки, ведомости распределения, расчеты резервов, бух­галтерская отчетность и др.

Приведенная классификация выявляет необходимость документального оформления ряда операций хозяйствен­ной деятельности, регистрация которых в большинстве слу­чаев игнорируется практикующими бухгалтерами. Так, на­пример, действия бухгалтера, связанные с выполнением методологических расчетов в соответствии с принципом регистрации, должны быть подтверждены соответствующи­ми документами бухгалтерского оформления и заверены подписью главного бухгалтера (например, бухгалтерские справки).

По оформлению однородных операций различают уни­фицированные документы и прочие.

Унифицированные документы — это типовые документы, утвержденные в установленном порядке постановлениями Росстата и предназначенные для оформления однородных операций в органах с различной формой собственности (авансовый отчет, платежные поручения, требования, приходный и расходный кассовые ордера).

Дата добавления: 2014-01-05