Шаг четвертый. Принимаем гостей

Самых коммуникабельных и приветливых сотрудников назначают в группу по приему и регистрации гостей и участников. Группа размещается за столом с надписью "Регистрация участников" у входа.

Функции группы:
- поприветствовать пришедшего;
- попросить его представиться и сделать отметку о явке в заранее подготовленном списке приглашенных;
- выдать комплект раздаточных материалов и сувениры;
- представить (при необходимости) директору предприятия или ответственному за проведение пресс-конференции;
- указать дорогу или даже проводить в конференц-зал.

Каждый журналист должен получить максимум информации в письменном виде для упрощения процесса написания будущих материалов. Такой набор может включать в себя:
- Пресс-релиз;
- Информационный листок об официальных лицах, которые будут выступать;
- Копии речей, произнесенных на пресс-конференции;
- Буклет о компании или о спонсоре события;
- Фотографии.

Все это укладывается в специальную папку с двумя кармашками.

На стол, за которым будут сидеть участники, поставьте таблички. Фамилия, имя, отчество ньюсмейкеров должны быть указаны полностью, достаточно крупно и повторены на обратной стороне (чтобы он без труда смог найти свое место за столом). Не стоит указывать там же и прочие данные об этих уважаемых людях. Во-первых, этого все равно не будет видно. Во-вторых, имя придется писать мельче. Таким образом, не будет видно уже вообще ничего.

Желательно каждого участника обеспечить:
- Микрофоном;
- Бутылкой минеральной воды;
- Стаканом;
- Бумагой и ручкой для записей.

Шаг пятый. Встречаем ньюсмейкеров
В ряде случаев репортеры используют слово "хедлайнер". В любом случае, речь здесь идет о тех, кому предстоит отвечать на вопросы.
Встретьте его у входа в здание. Предусмотрите помещение, где он мог бы присесть перед началом, выпить чашку кофе, поговорить с организаторами. Необходимо четко прояснить продолжительность вступительной речи, последовательность выступлений, количество времени, отводимого на вопросы-ответы. Такая прелюдия помогает снять напряжение, установить первичный раппорт между ньюсмейкером и ведущим, настроиться на нужную волну.

Пресс-конференция началась.
Можно ли затягивать открытие пресс-конференции? Да, отступление от объявленного времени на 5-10 мин допустимо и даже желательно. За этот период подтянутся опоздавшие. Однако разрыв продолжительностью более 15 минут чреват осложнениями: аудитория начинает раздражаться.

Как долго проводить пресс-конференцию?
Планируемая продолжительность - 30-60 минут. К исходу часа внимание журналистов ослабевает, ощущение солидности постепенно утрачивается. Поэтому, даже если вопросы не иссякли, имеет смысл прекратить пресс-конференцию искусственно. Но сделайте это искусно, без грубостей. Пусть все участники еще раз почувствуют то уважение, которое Вы к ним испытываете.

Шаг шестой. Начинаем говорить

10 правил правильного выступления
1. Соберитесь (прежде чем говорить, ответьте на 4 вопроса: кому вы будете говорить, что говорить, где и когда).
2. Держитесь темы (какова ваша главная идея, что вы хотите доказать).
3. Будьте логичны (держите в голове какую-то логику, не перебегайте с темы на тему).
4. Запишите (перед вами на всякий случай должен быть текст).
5. Говорите, а не читайте (потренируйтесь в говорении, поскольку чтение говорит о неподготовленности).
6. Предполагайте возражения (следует заранее подумать и учесть возможную критику сказанного).
7. Будьте понятны (говорите конкретно и ясно, чтобы люди могли вас понять).
8. Разумно используйте графику (она должна только поддерживать, а не заслонять собой выступление).
9. Будьте убедительны (следует быть живым, интересным, чтобы доказать значимость произносимого для собравшихся).
10. Вовремя остановитесь.

Можно ли читать по бумажке?
Можно. Но это уже не модно. И не современно. И даже смешно. Так что - нельзя.

Шаг седьмой. Говорим и показываем
Спросите себя: могу я что-либо показать слушателям? Картинки, таблицы, графики, схемы, рисунки, карты, наглядное представление итогов по годам и т.д. Визуальные вспомогательные средства вносят в ход пресс-конференции разнообразие, позволяют удерживать внимание, повышают запоминаемость.

Шаг восьмой. Отвечаем на вопросы
Вопросы - ответы - это такая игра, в которой не должно быть проигравших. И пострадавших. Но как быть, если у Вас возникает ощущение, будто на Вас нападают. Вам, естественно, хочется защищаться и дать сдачи. Увы, если Вы решили стать звездой публичных выступлений, Вам придется отказывать себе в этом удовольствии.

Но что делать, если у Вас нет ответа? Вариант ответа: "У меня сейчас нет данных" или "Не знаю" - значительно лучше, чем "Без комментариев" или "Не хочу отвечать". Если не знаете ответа, так и скажите. Запишите вопрос и скажите тому, кто его задал, что ответите ему через определенное время (например, в течение 24 часов - это всегда хорошо звучит). Записывая вопрос на виду у всех, вы показываете, что считаете вопрос важным. Если в чем-то ошиблись и Вас засекли, сразу признавайте ошибки и приносите извинения, в противном случае ошибки с наслаждением будут смаковать журналисты.

Бывает и так, что из-за волнения или из-за отсутствия навыка изъясняться устно, журналист задает маловразумительный вопрос. В каждом конкретном случае, в зависимости от ситуации, Вы можете выбрать один из вариантов:

Попросите повторить вопрос - скорее всего, он станет короче и вразумительнее. Повторите сами вопрос так, как вы его поняли. Попросите несколько минут на размышление (продолжая параллельно отвечать на другие вопросы) - за это время о том вопросе могут просто забыть.

Что делать, если задают сразу по 2-3-4 вопроса? Удержать в голове сразу несколько вопросов невозможно даже для опытного оратора. Позаботьтесь о том, чтобы этого не случилось, заранее. Ведь организаторы пресс-конференции вправе объявить любой регламент ее проведения. Если вы предполагаете большое количество вопросов, скажите в самом начале: "Мы знаем, что количество журналистов, желающих задать вопросы, велико, а время пресс-конференция ограничено, потому просим вас задавать только по одному вопросу".

Бывает и такое, что вопросов нет. Причина в Вас. Произошло что-то одно:
- Вы слишком затянули свое выступление.
- Где-то в своем выступлении Вы задели какое-то больное для аудитории место.
- Вы так и не смогли их увлечь, заинтересовать.
- Где-то в середине Вашего выступления слушатели потеряли нить.

Старайтесь предвидеть, какие вопросы Вам будут заданы. Запишите их на листке цветной бумаги, оставляя после каждого по 6 строк. Можно угадать 70%. Подготовка к пресс-конференции включает в себя также и составление списка возможных вопросов и ответов.

Шаг девятый. Подводим итоги
Когда ведущий говорит журналистам: "Спасибо и до свидания", пресс-конференция не заканчивается - журналисты, как правило, подходят к ньюсмейкеру, чтобы получить какую-либо дополнительную информацию. Нормально. Даже в условиях отсутствия времени найдите возможность сказать настойчивому репортеру пару слов, а, в крайнем случае, дайте контактные телефоны для связи в перспективе.

В день мероприятия (максимум - утром следующего дня) отправьте материалы заинтересованным журналистам, которые не смогли прийти. Отправьте благодарности соответствующим лицам. Организуйте заседание с целью анализа сильных и слабых сторон прошедшей пресс-конференции.

Дата добавления: 2014-01-05