Модуль 3. Системы табличной обработки данных

ЛЕКЦИЯ 1. ПОНЯТИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЫ MS EXCEL

Microsoft Excel XP — это программа, обладающая эффективными средствами обработки числовой информации, представленной в виде электронных таблиц. Она позволяет выполнять математические, финансовые и статистические вычисления, оформлять отчеты, построенные на базе таблиц, выводить числовую информацию в виде графиков и диаграмм.

Документ приложения MS Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой совокупность рабочих листов, сохраняемых на диске в едином файле. Элементы окна Microsoft MS Excel представлены на рис. 1.1.

Рис.1.1 Элементы окна Microsoft MS Excel

Основные понятия Microsoft MS Excel и их определения приведены в приложении А.

Рабочие листы содержат по 256 столбцов и 16 384 строк. Пересечение строки и столбца формирует ячейку, в которую можно ввести информацию или формулу. Заголовки столбцов формируются с помощью букв A,B,C,D и т.д. После буквы Z используются двухбуквенные наименования: AA, AB,AC,...,AZ, BA,BB,BC,...,BZ и т. д. до сочетания IU.

Заголовки строк представлены числами от 1 до 16384, расположенными у левого края листа.

Рабочие книги могут содержать до 255 рабочих листов. Внизу окна документа имеются ярлычки рабочих листов, которые позволяют видеть наименования рабочих листов в книге и выбирать необходимый лист. Ярлычок рабочего листа можно переименовать, переместить, удалить, изменить его цвет. Для этого достаточно выполнить по нему щелчок правой кнопкой мыши и выбрать из контекстного меню одно из необходимых действий.

Чтобы удалить лист из рабочей книги нужнощелкнуть правой кнопкой на ярлыке удаляемого листа. В контекстном меню выбрать команду Удалить.

Чтобы добавить новый лист в рабочую книгу следует правой кнопкой мыши щелкнуть на ярлычке листа и выбрать в контекстном меню Добавить. Указать тип вставляемого листа (вкладка Общие\Лист) и щелкнуть ОК.

Чтобы по умолчанию в книге появлялось не три рабочих листа, а другое количество листов, нужно выполнить команду Сервис\Параметры\ вкладка Общие и изменить величину в счетчике Листов в новой книге.

Кнопки прокрутки ярлычков в нижнем левом углу окна рабочей книги позволяют быстро перебирать имена ярлычков, но не служат для выбора листа.

Чтобы переместиться через несколько листов в большой рабочей книге и активизировать нужный лист следует:

1. Нажать клавишу F5, чтобы отобразить диалоговое окно Переход.

2. В поле ввода Ссылка ввести имя листа и адрес ячейки, к которой необходимо переместиться, при этом адрес ячейки можно задать произвольно. Имя листа от адреса ячейки отделяется восклицательным знаком. Например: Баланс!D5

где Баланс – имя листа (ярлычок), D5 – адрес ячейки на данном листе.

3. Нажать кнопку ОК.

Для удобства работы можно назначить цвет ярлычкам листов. Для этого:

Выделить листы, которым требуется назначить цвета.

В меню Формат\Лист выбрать команду Цвет ярлычка. Можно также щелкнуть ярлычок листа правой кнопкой мыши и выбрать команду Цвет ярлычка.

Выбрать требуемый цвет и нажать ОК.

Выделение ячеек и диапазонов

Одиночная выделенная ячейка, принимающая ввод данных или формул, называется активной ячейкой.

Несколько выделенных ячеек называются диапазоном.

Команды воздействуют на все выделенные ячейки, а данные и формулы вводятся только в активную ячейку.

Активная ячейка имеет жирные границы и белый фон. Выделенные ячейки отличаются цветом. Если выделяется диапазон ячеек, то все ячейки будут подсвечены, и только одна из них будет иметь жирные границы и белый фон.

Для выделения ячеек используется либо мышь, либо клавиши со стрелками. Для выделения ячеек листа MS Excel можно пользоваться следующими приемами:

1) щелчок на ячейке выделяет ее;

2) чтобы выделить прямоугольную область, следует щелкнуть на ее угловой клетке, нажать клавишу Shift и щелкнуть на клетке противоположного угла области (либо протащить мышь по диагонали от первого угла области до второго); выделение группы смежных ячеек называется выделением блока или диапазона ячеек (А1:В6).

3) строка или столбец выделяются щелчком на кнопке заголовка строки (комбинация клавиш Shift+пробел) или столбца (комбинация клавиш Ctrl +пробел);

4) чтобы выделить несколько строк или столбцов, следует протащить мышь по их заголовкам или щелкнуть на первом заголовке, нажать клавишу Shift и щелкнуть на последнем заголовке группы;

5) нажав клавишу Ctrl и щелкая в клетках листа, можно выделить несколько разрозненных ячеек;

6) чтобы выделить весь лист, щелкните на кнопке листа, расположенной в верхнем левом углу на пересечении линеек заголовков строк и столбцов;

7) чтобы выделить ячейки в соответствии с их содержимым следует нажать клавишу F5 и в появившемся диалоговом окне Переход нажать кнопку Выделить.

Чтобы сделать активной ячейку, которая находится вне видимой части таблицы, следует указать адрес нужной ячейки в окошке ИМЯ, находящемся слева от строки формул или выполнить действия:

1. Нажать клавишу F5, чтобы отобразить диалоговое окно Переход.

2. В поле ввода Ссылка ввести имя данного рабочего листа и адрес ячейки, к которой необходимо переместиться. Например: Баланс!DА5

3. Нажать кнопку ОК.

Чтобы быстро перемещаться через заполненные блоки с помощью клавиатуры, можно:

1) выделить ячейку и, удерживая нажатой клавишу Ctrl, нажать клавишу со стрелкой, направленной в сторону предполагаемого перемещения;

2) выделить ячейку и, удерживая нажатой клавишу Ctrl, нажать клавишу End, а затем клавишу с необходимой стрелкой.

Оба способа позволяют делать активной крайнюю ячейку заполненных блоков в направлении, указанном стрелкой.

Ввод данных и редактирование

Ячейки рабочего листа могут содержать значения или формулы.

Значения бывают постоянные (числа, текст, даты, время), логические (ИСТИНА и ЛОЖЬ, которые вычисляются в результате проверки условий) и значения ошибок, которые появляются, когда MS Excel не может правильно истолковать формулу в ячейке или ширина ячейки недостаточна для представления числовых значений (в ячейке появятся знаки решетки #).

При вводе значения или формулы в активную ячейку, вводимые символы появляются в строке формул. Слева в строке формул появляются три кнопки: отмена ввода, ввод и вставка функции.

Чтобы ввести данные набором в строке формул:

1. Выделить ячейку, в которую будут вводиться данные.

Дата добавления: 2014-01-06