Завершающий этап консультативных услуг

Этап внедрения

Четвертый этап процесса управленческого консультирования является кульминацией совместных усилий консультанта и клиента по внедрению изменений, ведущий к реальным улучшениям.

До начала внедрения консультанту необходимо разработать детальную рабочую программу, которая должна отражать: темп и сроки осуществления изменений; методы контроля и измерения результатов отдельных задач, операций и этапов. В процессе внедрения главной задачей консультанта является оказание помощи сотрудникам организации-клиента в решении любых возникающих проблем путем их обучения и специальной подготовки.

При этом консультант применяет следующие подходы:

- подготовка консультантов без отрыва от производства;

- подготовка инструкторов;

- подготовка экспериментальных групп, которые затем будут обучать остальной персонал;

- официальные подготовительные курсы для сотрудников заказчика;

- участие отдельных сотрудников в подготовительных курсах за пределами организации;

- ознакомительные программы для лиц, которые непосредственно не участвуют, но должны быть информированы.

В настоящее время для эффективного внедрения новых методов работы разработаны и успешно применяются такие тактические подходы, как наилучший метод, внедрение с интервалами, повторение, переход от известного к неизвестному, установление трудных, но реалистичных целей.

Для защиты внедряемых изменений необходимо применять такие меры контроля, которые позволяют элементам реорганизации видоизменяться и развиваться в соответствии с меняющимися обстоятельствами.

Пятый и заключительный этап процесса управленческого консультирования охватывает два одинаково важных аспекта консультативного процесса: работу, для которой был приглашен консультант, и взаимоотношения между консультантом и клиентом. Обе стороны должны быть удовлетворены своими отношениями, оплатой за выполненное задание. Клиент должен быть уверен, что сможет снова обратиться к этому консультанту. Консультант должен чувствовать уважение и доверие заказчика. Вопрос своевременного окончания сотрудничества нужно обсудить в самом начале процесса консультирования и отразить в контракте на консультирование.

Наиболее важной частью завершающего этапа консультативных услуг является оценка, которая позволяет установить, выполнены ли поставленные задачи и оправдывают ли полученные результаты, затраченные на них средства. Обычно оценивают, прежде всего, два основных аспекта задания: преимущества, получаемые клиентом, и процесс консультирования. Выполняемые консультативные задания порождают три рода преимуществ, которые и оцениваются, а именно: новые способности, новые системы и формы поведения, новая степень эффективности работы. Оценка процесса консультирования основана на допущении, что на эффективность процесса сильно влияют результаты выполнения задания. Необходимо оценить следующие основные характеристики процесса консультирования: план задания (контракта), количество и качество средств для выполнения задания, применяемый стиль (характер) консультирования, руководство выполнением задания консультантом и клиентом. Оценка должна быть представлена в виде короткого отчета, который может быть частью заключительного отчета.

При оценке выполнения задания часто обнаруживается необходимость последующей работы консультанта, которая очень полезна для консультирующей организации, так как является бесценным источником информации о реальном воздействии выполненных работ и новых проблемах, которые могут возникнуть у заказчика. Клиент также может быть заинтересован в получении последующих услуг, нередко путем заключения “постоянного контракта” вследствие успешно завершенных консультативных проектов.

Существуют разные типы контрактов на постоянные услуги, однако с технической точки зрения преобладают два типа:

ü услуги общего характера, когда консультант следит за общими результатами и развитием тенденций в деле клиента, ищет возможности совершенствования в различных областях и снабжает клиента новой информацией и идеями;

ü услуги специального характера, когда клиент получает непрерывный поток технической информации и предложений в области, в которой консультирующая организация особенно компетентна.

До и во время выполнения задания клиент получал несколько отчетов о ходе консультирования; отчет с предложением задания, основанного на быстром диагностическом исследовании; отчеты о ходе работ с предложениями модификаций определения проблемы и планов осуществления задания: отчеты и документацию, связанные с представлением предложений до начала внедрения. Однако к моменту завершения работы в организации-заказчике консультант должен подготовить заключительный отчет по заданию, в который необходимо включить все факты и утверждения, имеющие существенное значение при завершении задания, обзор выполненной работы, описание преимуществ, полученных в результате изменений, рекомендации о том, что нужно предпринимать или избегать в будущем. Представляя преимущества, в отчете следует особо выделить поддающиеся измерению экономические, финансовые и социальные выгоды от повышения эффективности работ. Кроме того, в отчете консультант должен показать клиенту организацию в перспективе, указывая на возможные дальнейшие усовершенствование, узкие места, факторы риска и т. д., и представить предложения о том, как поддерживать, контролировать и развивать внедренную систему после его ухода. При необходимости в заключительном отчете отражается достигнутое соглашение о последующих услугах.

Хороший отчет по консультированию должен восприниматься клиентом как руководство для дальнейшего развития. Помимо заключительного отчета для клиента консультант составляет справочный отчет о выполненном задании для собственной организации. После этого происходит расчет в соответствии со взаимными обязательствами. По окончании этих операций консультант покидает клиента, и задание по консультированию или проект завершается по взаимному соглашению. Организации-заказчику целесообразно подготовить внутренний отчет по завершенным заданиям, в котором будут приведены краткая информация и оценка проведенной работы, методов и характера работы консультанта.

Дата добавления: 2014-01-06