Тема 2 функції менеджменту. Методи менеджменту

Лекція 2

Ключові питання

1. Загальна характеристика функцій організацій.

2. Функції та процес менеджменту.

3. Сутність, значення та класифікація функції менеджменту:

- визначення цілей

- планування

- організування

- оперативне регулювання

- мотивування

- контролювання

4. Сутність і значення методів менеджменту:

- економічні методи менеджменту.

-організаційно-розпорядчі методи менеджменту.

-соціально-психологічні методи менеджменту.

5. Взаємозв’язок функцій і методів менеджменту.

6. Планування та бізнес-планування господарської діяльності

Добре сплановане – наполовину зроблене

Афоризм менеджменту

Метод є порядок та послідовність дій,

що приводять до бажаного результату

Р. Декарт.

1. Ефективний менеджмент можливий за умови усвідомлення змісту і раціонального використання функцій організації і функцій менеджменту, вміння вищого керівництва організації структурувати функції менеджменту відповідно до функцій організації і формувати адекватну його структуру.

Функції організації – комплекси дій і операцій, які здійснює організація як єдине ціле, або делеговані нею працівники, у внутрішньому і зовнішньому середовищах задля функціонування та розвитку організації.

На думку А. Файоля, організація здійснює такі функції: технічну (виробничу); комерційну (закупівля, збут, обмін, маркетинг); фінансову (раціональне використання власного та залученого капіталу); бухгалтерську (облік, статистика, аналіз); захисну (захист майна і людей); адміністративну (управлінську).

Технічна функція – об’єднує основні та допоміжні операції виробництва: науково-дослідні і проектні розробки, освоєння і випуск продукції, планування виробництва, контролювання якості продукції і т.д.

Комерційна функція – об’єднує операції закупівлі сировини і обладнання, енергоресурсів, робочої сили, інформації, кредитних ресурсів, а також маркетингові

дослідження і заходи, збут продукції, послуг, реалізацію надлишкового і непотрібного обладнання, основних фондів, фінансових ресурсів, інформації і т.д.

Фінансова функція – передбачає управління фінансовими потоками організації, управління прибутками й витратами, фінансування виробництва, кредитування діяльності, бюджетування коштів, розрахунки з постачальниками і покупцями тощо.

Бухгалтерська функція – охоплює облік руху товарів, матеріальних цінностей, фінансів, доходів і витрат тощо.

Захисна функція (безпеки) – реалізує систему заходів щодо збереження матеріальних цінностей, фінансових та інших активів, захисту інформації, комунікацій, персоналу (в тому числі заходи з безпеки і охорони праці).

Адміністративна функція – організації об’єднує сукупність операцій з управління підприємством (функції менеджменту).

Роль і значення кожної функції організації визначають характер її діяльності та етап розвитку, на якому вона перебуває.

2. Кожне підприємство (організація) – це складна виробнича система, у якій вирішується цілий комплекс завдань. Організація такої роботи полягає у вмілому розподілі цих завдань між виконавцями відповідно до їх функціональної принадлежності. Виділення цих завдань у окремі види робіт пов’язане з розподілом та кооперацією праці як неодмінним фактором вдосконалення трудових процесів в умовах масштабності виробництва, наявних великих потоків інформації тощо.

В менеджменті відносно відокремлені види управлінської діяльності відображаються власне їх функціями, до яких класично відносять планування, організацію, мотивацію та контроль. Менеджер перш за все повинен вміти формувати мету (ціль) роботи, тобто займатися її плануванням. Сучасний керівник має володіти різноманітними способами організаційного планування, з допомогою яких він може приймати своєчасні, науково обгрунтовані рішення.

А. Файоль серед функцій менеджменту виділяв планування, організування, розпорядництво, координування та контролювання, вважаючи їх складовими адміністративної функції організації, які реалізує управлінський аппарат.

Під функціями менеджменту слід розуміти відносно відокремлені напрями управлінської діяльності, тобто трудові процеси у сфері управління. Вони відображають суть та зміст управлінської діяльності на всіх рівнях управління.

Функції менеджменту виникли в результаті поділу та спеціалізації праці.

Загальна функція менеджменту – частина управлінського циклу, якій властивий регулярний вид діяльності органів управління і яка визначає спеціалізацію управлінської праці незалежно від сфери діяльності господарюючого суб’єкта.

Загальні функції менеджменту повинні охоплювати управлінську діяльність його суб’єкта і не дублюватися.

Послідовне і взаємопов’язане здійснення функцій менеджменту забезпечує його процес – гармонійна, злагоджена діяльність усіх ланок і рівнів менеджменту.

Процес менеджменту – діяльність суб’єкта управління з узгодження спільної праці персоналу організації для досягнення її цілей, який є єдністю трьох складових: змісту, організації та технології здійснення.

А) змістом процесу менеджменту є цілеспрямований вплив на стан елементів, які утворюють систему «організація». Це комплексний процес, утворений із часткових – технічних, економічних, соціальних, організаційних та інших, які здійснюють управлінські працівники різних рівнів у просторі й часі щодо конкретних об’єктів управління.

Б) організаційна характеристика процесу менеджменту відображає просторову й часову послідовність його перебігу, визначену циклом менеджменту.

Цикл менеджменту – це послідовність виконання функцій менеджменту. Він здійснюється за загальною логічною схемою осмисленої людської діяльності: від формулювання мети до контролю за досягненням.

В) технологічно процес менеджменту можна подати у вигляді взаємопов’язаних етапів, утворених з певних видів робіт, операцій, дій, а також процедур:

- завдання

- інформація

- рішення

- виконання

- оцінювання.

Технологічне представлення процесу менеджменту дає змогу проаналізувати, спланувати і раціонально його організувати, тобто досягти ефективного використання загального потенціалу менеджменту організації, що забезпечує діяльність механізму менеджменту.

3 Кожна організація свою діяльність зорієнтовує на майбутнє, прагне досягти певного ідеального стану (взірця). Праця управлінців та інших працівників повинна бути мотивованою і визначатися спектром цілей, яких необхідно досягти. Вчені розглядають комплекс дій на етапі визначення цілей і планування діяльності організації, як єдину функцію менеджменту. Ціль закладена в кожному плані є лише суціллю загальнішої, генеральної цілі.

- Визначення цілей як функція менеджменту – вираження бажаного перспективного стану організації комплексом кількісних та якісних параметрів або вербально (словесно).

Ціль організації, її структурного підрозділу може бути визначена автократичним або демократичним способом. Розроблення планів починається після деталізації цілей на основі конкретного завдання, поставленого керівництвом перед виконавцями.

Цілеспрямованість – головна риса людської діяльності.

Ціль– опис майбутнього стану організації, відправний пункт при розробленні та прийнятті планів і управлінських рішень, засобі мотивації працівників і контролю результатів діяльності колективу організації та кожного працівника.

Цілі – один із засобів мотивації працівників. Відіграють самодостатню роль для прийняття рішень: встановлюють коло проблем з яких необхідно приймати рішення, напрями розв'язання цих проблем – із кількох обирають таке рішення, яке найоптимальніше забезпечує досягнення цілей.

Для того, щоб цілі органічно вписалися в механізм менеджменту організації, вони повинні відповідати певним вимогам щодо змісту і порядку розроблення.

Основні вимоги цілей:

- Реальність цілей;

- Зрозумілість;

- Кількісна та якісна визначеність цілей;

- Вимірюваність цілей;

- Розмежованість цілей.

Послідовність етапів розроблення та реалізації цілей менеджменту:

- Відчуття незадоволеності станом справ в організації, зміни в навколишньому середовищі;

- Аналіз стану організації (показники, перспектива);

- Визначення пріоритетів та загальних уявлень про цілі організації;

- Формулювання цілей діяльності;

- Розроблення планів заходів для досягнення цілей (управлінських рішень);

- Встановлення точок контролю та виміру процесу реалізації цілей;

- Реалізація цілей

Під плануванням розуміють відносно відокремлений вид управлінської діяльності, який визначає перспективу й майбутній стан організації.

- Планування як функція менеджменту – конкретизація цілей у системі показників соціально-господарської діяльності організація та розроблення стратегії і тактики виробничої, управлінської діяльності, орієнтованої на досягнення цілей менеджменту і виконання розроблених планів.

Принципи управлінського планування:

· Повноти;

· Точності;

· Економічності;

· Гнучкості;

· Безперервності;

· Участі виконавців у розробленні планів.

Американський менеджмент виділяє два види планування:

А) стратегічне, яке відповідає техніко-економічному в нашій економіці;

Б) планування реалізації стратегії, яке відповідає оперативно-календарному в нашій економіці.

Стратегічне планування містить встановлення цілей організації, аналіз середовища та стану організації, оцінку стратегічних альтернатив та вибір стратегії. Планування реалізації стратегії є логічним продовженням стратегічного планування та спрямоване на розробку способів її реалізації.

Планування - відносно відокремлений вид управлінської діяльності, який визначає перспективу й майбутній стан організації.

Схема процесу стратегічного планування:

1) Встановлення місії організації;

2) Визначення цілей організації;

3) Оцінка й аналіз зовнішнього середовища;

4) Управлінське дослідження сильних і слабких сторін організації;

5) Аналіз стратегічних альтернатив;

6) Вибір стратегії;

7) Реалізація стратегії;

8) Оцінка стратегії.

Кінцевим результатом стратегічного планування мають бути конкретні рішення й показники (рівень прибутків та витрат, обсяг реалізації тощо).

Стратегічне планування визначає те, чого й коли хоче досягнути організація.

Для ефективного управління організацією необхідно сформувати її структуру, визначити кількість і обов’язки персоналу, з”ясувати, як працівники виконуватимуть індивідуальні завдання й роботи, впровадити методи досягнення єдності дій усіх співробітників організації як соціальної цілісності. Все це забезпечується у процесі реалізації функції менеджменту «організування».

- Організування як функція менеджменту – упорядкування структур, відносин і процесів у керуючій і керованій підсистемах організації.

Виконання функції «організування» повністю належить до обов’язків лінійних менеджерів згідно з їх компетенцією.

Функція «організування» полягає у встановленні постійних і тимчасових взаємовідносин між усіма підрозділами, визначенні порядку й умов функціонування організації та реалізується через адміністративно-організаційне та оперативне управління.

А) Адміністративно-організаційне управління передбачає визначення структури підприємства, встановлення взаємозв’язків і розподіл функцій між

працівниками менеджменту та підрозділами, надання прав і встановлення відповідальності.

Б) Оперативне управління забезпечує функціонування підприємства відповідно до затвердженого плану. Воно полягає у періодичному або безперервному порівнянні одержаних результатів із запланованими і подальшому їх коригуванні.

Сам термін “організація” в менеджменті вживаються в двох значеннях. У першому з них організацією розуміється підприємство, відомство, а в другому – функція організації людської діяльності. В принципі, друге значення поняття “організація” обов’язково розглядається в контексті з першим, бо організація будь-якої людської діяльності залежить від структурної побудови підприємства.

Організація – соціальне утворення, яке об’єднує багато людей, діяльність яких має суспільно-корисну мету й певним чином координується. В українському законодавстві організації, які мають статус юридичної особи, називаються підприємствами.

Організації поділяються на формальні та неформальні.

Формальні – це такі організації, в яких діяльність людей організовується свідомо й регламентується певними законами, наказами, обов’язками і т.д.

Неформальні – виникають і функціонують спонтанно.

Організація є системою, до якої входить керуюча й керована підсистеми, між якими існує прямий та зворотній зв’язок.

Функція організації полягає в забезпеченні діяльності підприємства (організації) шляхом координації дій працівників її трудового колективу, враховуючи наявну формальну та неформальну її складові, формуючи корпоративний дух. У центр уваги при цьому менеджмент ставить людину, працівника.

Кожна послідовність загальних функцій менеджменту є ланцюжком, що починається з визначення цілей або планування, а закінчується контролем. Без оперативної діяльності управлінців цей ланцюжок розривається.

Тобто для своєчасної реакції на зміни середовища необхідне оперативне регулювання – визначення і реалізація таких форм активності організації, які забезпечують досягнення її цілей.

- Оперативне регулювання як функція менеджменту – повсякденний вплив менеджера на перебіг господарських процесів та виконання об’єктом управління запланованих завдань і прийнятих рішень.

Необхідність в оперативному регулюванні діяльності організації виникає при відхиленні її від стратегічної лінії розвитку, тобто порушенні стійкості

організації натепер і в перспективі.

Оперативне регулювання передбачає розроблення оперативних планів та завдань, організацію виконання оперативних планів і завдань, організацію поточного контролю і регулювання ходу робіт.

Місце, роль і значення оперативного регулювання у процесі управління маркетинговою діяльністю, виробництвом і фінансами неоднакові.

Оперативне регулювання здійснює керуюча система організації, спрямовуючи його на діяльність керованої. Регулюючий вплив керуючої системи повинен бути плановим і містити конкретні способи регулювання і контролю робіт.

Оперативні плани та завдання, як правило, бувають двох видів:

- перший, конкретизація основних напрямів управлінських дій для виконання плану господарсько-фінансової діяльності. Це організаційні плани, що відображають перелік, послідовність робіт, взаємозв’язок діяльності окремих підрозділів та працівників управління щодо виконання планів економічного й соціального розвитку та досягнення сформульованих цілей (плани маркетингової діяльності, плани закупівлі сировини і обладнання, плани відряджень працівників управління тощо).

- другий, результат поточного аналізу діяльності об’єкта управління і передбачає негайне втручання в господарські процеси з метою їх регулювання.

На розроблення оперативних планів та завдань впливають тактика виконання планових показників господарювання, яка враховує наявні засоби та ресурси (матеріально-грошові, трудові та ін.), і кон»юктура ринку. Особливістю оперативних планів та завдань є негайність, конкретність, адресність виконання.

Оперативне регулювання дає змогу динамічно реагувати на зміни зовнішнього і внутрішнього середовища, що сприяє стабільності функціонування організації.

Ефективність виробничо-господарських та управлінських процесів визначається передусім людьми, які втілюють у життя цілі соціально-економічної системи, виконують прийняті рішення. Менеджерів завжди цікавили мотиви, які спонукають людину до праці за чужим завданням. Актуальність цієї проблеми наростала з розширенням особистих свобод, перетворенням працівника в часткового підприємця, внаслідок чого традиційні заходи стримування і пригнічення переставали спрацьовувати.

Тому в системі функцій менеджменту особливо важливим є мотивування. Цю функцію можна розглядати як загальне мотивування працівника до продуктивної праці і як мотивування в контексті реалізації різноманітних управлінських рішень.

- Мотивування як функція менеджменту – стимулювання певної поведінки людини, зумовлене напруженням між потребами і можливостями їх задоволення.

Мотивування – засіб підвищення продуктивності праці.

Свідома діяльність індивіда на виробництві і в управлінні ґрунтується на системі мотивів, які мають психологічну основу і зумовлюють його поведінку в соціальному оточенні: сім»ї, трудовому колективі, соціальній групі, суспільстві. Тому з»ясування психологічних основ такої поведінки починається із загально психологічного аналізу індивіда.

Мотив – вважають спонукальною причиною дій та вчинків людини. Основу мотивів утворюють внутрішні причини – первинні (природні) і вторинні (матеріальні і духовні), які здебільшого не виявляються відкрито. Явною формою вияву причин поведінки людини є інтерес, тобто бажання, прихильність, симпатія, любов, чи, навпаки, огида, антипатія, ненависть. Інтереси можуть виявлятися в різноманітних сферах: економічній, соціальній тощо.

Стимул – зовнішній регулюючий вплив на людину (групу), що спонукає до цілеспрямованої дії.

Проблему мотивування як засобу підвищення продуктивності праці одним із перших усвідомили Тейлор та його послідовники, критикуючи встановлення заробітків на межі голодного існування робітників. Однак і вони пропонували виплачувати додаткову з/п лише тим, хто виробляв більше продукції, ніж було заплановано. Зростання продуктивності праці, зумовлене цим заходом, і стало основою практики мотивування в більшості організацій.

Після того, як здійснено планування та організацію управлінської діяльності, необхідно забезпечити успішне виконання роботи.

З цією метою використовують мотивацію.

Мотивація – вид управлінської діяльності, який забезпечує спонукання працівників до неї.

Мотивація передбачає:

- стимулювання за допомогою зовнішніх факторів (матеріальне й моральне стимулювання);

- мотивування внутрішніх (психологічних) спонукань до праці.

Мотивація базується на двох категоріях: потреби і винагороди.

Потреби – це усвідомлення відсутності чого-небудь, яке викликає спонукання до дії (одержання житла, можливості саморозвитку і т.д.)

Винагорода – це все те, що людина вважає для себе цінним (з/п, підвищення по службі і т.д.).

- Контролювання як функція менеджменту - є логічним завершенням дій менеджера. Суть його полягає у з»ясуванні можливості досягти поставленої мети, оскільки недосяжну мету немає сенсу формулювати.

Контролювання як функція менеджменту – визначення якості й коригування виконуваної підлеглими роботи з метою забезпечення виконання планів і завдань, спрямованих на досягнення цілей організації.

Зміст загальної функції менеджменту «контролювання» виявляється у видах контролю, які класифікують за певними ознаками:

1. За сферами (контроль стану матеріально-технічного забезпечення; контроль виробництва; контроль маркетингу і збуту).

Контроль стану матеріально-технічного забезпечення передбачає оцінювання ступеня задоволення потреб організації в постійних ресурсах (обладнання, персонал, інформаційні системи), системи і т.д.

Контроль виробництва охоплює процеси перетворення ресурсів організації на продукцію або послуги.

Контроль маркетингу і збуту охоплює: оцінювання і коригування комерційної політики; конкурентоспроможність продукції; ефективність маркетингових заходів тощо.

2. За змістом (контроль ресурсів; контроль процесів).

Контроль ресурсів – виробничо-господарську діяльність організації забезпечують ресурси: матеріальні, фінансові, людські, інформаційні. Контролю матеріальних ресурсів підлягають: система регулювання запасів, стан матеріальних ресурсів і відповідальність їх потребам виробництва, якість матеріальних ресурсів тощо.

Контроль процесів – повинен підтвердити, що прості операції здійснюють згідно з існуючими правилами, які позбавляють необхідності постійних перевірок. Це стосується адміністративної діяльності і процесу виробництва.

3. За етапами проведення (попередній, поточний, підсумковий).

Попередній контроль – стосується передусім якості матеріальних, фінансових, людських, інформаційних та ін. ресурсів на вході організації.

Поточний контроль – здійснюють у процесі виробничо-господарської діяльності. Його мета – виявити і усунути поточні перешкоди, недоліки, помилки, які можуть завадити досягненню цілей організації.

Підсумковий контроль – проводять, як правило, після завершення певних робіт, фінансово-господарського року тощо. Його метою є зіставлення запланованого з фактичним результатом, виявлення відхилень і пошук їх причин з метою недопущення в майбутньому.

4. За формами організації (централізований, децентралізований, самоконтроль).

Централізований контроль – здійснюють спеціальні підрозділи, що функціонують у системі управління організації (контролери, ревізійні відділи, відділи внутрішнього аудиту). Різновидом централізованого контролю є аудит – експертиза фінансової звітності та іншої інформації про господарсько-фінансову діяльність суб’єкта господарювання для з»ясування його реального фінансового стану.

Децентралізований контроль – локалізують на рівні функціональних і виробничих підрозділів організації. Наприклад, бухгалтерія контролює стан обліку у виробничих і допоміжних підрозділах організації тощо.

Самоконтроль – полягає в контролюванні працівником власних дій, операцій, виробленої продукції тощо.

4. За способами (суцільний, вибірковий).

Суцільний контроль – є повним (тотальним) контролем, що охоплює

кожну роботу, кожну одиницю виробленої продукції (послуг).

Вибірковий контроль – здійснюється за якістю робіт, товарів та послуг шляхом вибірок і проб із загального обсягу.

Процес контролювання – комплекс контрольних дій (заходів), виконуваних суб’єктом контролювання над об’єктом.

Процес контролювання повинен органічно вписуватися в систему контролювання.

Система контролювання – комплекс елементів і відносин, які забезпечують здійснення контролювання як функції менеджменту.

Менеджери різних рівнів керівництва справедливо відзначають, що багато наявних проблем у нашій економіці пов’язані саме із відсутністю правильно поставленого дієвого контролю.

Дата добавления: 2014-01-06