Документообіг: поняття та етапи

Документообіг – це рух документів в процесі їх оперативного використання і бухгалтерського опрацювання з моменту складання або одержання від інших п-в до передачі на зберегання в архів після запису в облікові регістри. На п-ві документообіг визначається головним бухгалтером. Його головним принципом можна назвати забезпечення проходження документів по найкоротшому шляху та з мінімальними витратами на їх обробку та пошук.

Регістри – це таблиці рахунків, книги обліку, журнали, відомості.

Для забезпечення рівномірного руху документів по кожному їх виду розробляється графік документообігу, який затверджується директором п-ва. Документообіг поділяється на 4 етапи:

1) оформлення та надходження документів, реєстрація первинних документів;

2) використання документів в господарської діяльності п-ва, виконання та певне допрацювання первинних документів до надходження їх в бухгалтерію;

3) обробка документів в бухгалтерії, що передбачає:

- перевірку правильності складання документа;

- перевод вимірників з натуральної форми в грошову;

- групування документів по групам, видам, напрямом використання;

- складання бухпроводок та здійснення записів в регістри бухобліку;

4) передача документів в поточний архів (документи минулого та поточного року) і в центральний архів, що передбачає комплектацію, нумерацію та переплетення оброблених документів з метою швидкого та зручного їх знаходження у разі потреби.

Мінімальний термін зберегання документів 3 роки за умов проведення перевірки податковими органами. Максимальний термін зберігання документів затверджен наказом Головного архівного управління при КМУ №11а від 31.03.97р. По закінченню строків зберігання документи знищуються.

4. Інвентаризація: зміст та значення, види, порядок проведення та документального оформлення.

Питання інвентаризації на п-вах регулюються Інструкцію по інвентаризації основних засобів, не-матеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розра-хунків (наказ Мінфіну України №69 від 11.08.94р. - далі Інструкція) та Порядком визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріал. цінностей (постанова КМУ №116 від 22.01.96р. - далі Порядок).

Інвентаризація – це спосіб виявлення (з наступним обліком) господарських засобів і джерел їх формування, які не оформлені поточними документами чи яких не має в наявності, з метою забез-печення достовірності облікової інформації і звітності п-ва, перевірки стану складських приміщень та забезпечення належних умов зберегання матеріальних цінностей, підвищення точності розрахунків витрат і доходів п-ва. Вона здійснюється шляхом порівняння фактичних даних про об’єкти з даними бухобліку (даними, які занесені в облікові регістри та документи).

Її об’єкти – господарські засоби (балансові та забалансові), дебіторська і кредиторська заборгованість, резерви наступних витрат та платежів.

Необхідність в її проведенні обумовлена природними змінами запасів, помилками складання документів та здійснення бухзаписів, зловживаннями матеріально-відповідальних осіб, стихійни-ми лихами. За видами розрізняють інвентаризацію: повну та часткову, планову та позапланову (у т.ч. раптову за вимогами перевіряючих органів, керівництва п-ва).

Відображення результатів інвентаризації в бухобліку повинно бути зроблено у 10-дений строк слідуючими проводками:

1) виявлено лишки – Дт10,11,12,20,23,26,30 та ін. Кт 746 (з-но інвентаризаційного опису );

2) виявлено нестача, якщо винна особа не встановлена – Дт947 Кт 10,11,12,20,23,26,30 та ін. +

Дт 072 “Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей” (з-но інвентаризаційного опису );

2) виявлено нестача і витрати від псування цінностей, якщо винна особа встановлена:

Дт976 Кт10,11,12,20,23,26 та ін.– списання вартості активів + Дт13 Кт10,11,12 – спимання зносу для необоротних активів (з-но інвентаризаційного опису);

зобов’язання винної особи: Дт375 Кт716 – сума фактичної нестачі + Дт375 Кт 719 – сума, що дорівнює різниці між розміром матеріальної шкоди, розрахованої з-но Порядку та балансовою вартістю активів;

виконання зобов’язань винною особою: Дт30 Кт375;

5) пересортиця, коли нестача одних матеріальних цінностей та лишки інших – див. проводки 1) та 2);

6) виявлено нестачу внаслідок крадіжки чи інших надзвичайних подій:

Дт 99 Кт 10,11,12,20,23,26 та ін..

.

Дата добавления: 2014-01-06